GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS ASEGURAMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

Transcripción

1 Paginas:1 de 7 1. PROPÓSITO: Gestionar que los bienes muebles e inmuebles de propiedad de Fecolsa, estén amparados mediante póliza de seguro en caso de eventos naturales o fortuitos. 2. ALCANCE Inicia con el envio de la relación de los bienes adquiridos o de exclusión durante el mes a las respectivas pólizas adquiridas por Fecolsa y finaliza con la recepción de la cuenta de cobro de la compañía aseguradora correspondiente de los servicios asegurados. 3. POLÍTICAS Y NORMAS ESPECÍFICA Garantizar que los activos fijos e infraestructura de la sede principal y sedes vacacionales se encuentren durante todo el año completamente asegurados. Realizar la inclusión o exclusión de un activo fijo, el mismo dia de la compra o a más tardar dentro de los tres siguientes a la fecha que se produzca la novedad. Las pólizas de seguros deben ser suscritas con la empresa de seguros autorizada por Junta Directiva, responsables de dar el visto bueno a la contratación de pólizas nuevas, a su renovación y/o a su modificación, según la conveniencia. El seguimiento de las fechas de vencimiento y renovación de cada una de las pólizas de seguros, así como las fechas y ejecución de los pagos oportunos de las primas, es responsabilidad del de Fecolsa. Para todos los casos de modificación de una póliza, la compañía aseguradora debe emitir el correspondiente certificado de seguro. 4. RESPONSABLES Recepcionista 3. Analista Contable 4. Coordinador Contabilidad 5. Coordinador Tesorería

2 Paginas:2 de 7 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Modificaciones Póliza de Seguros 1.0 Realice en forma escrita la solicitud de modificación de la póliza de seguros, indicando claramente las inclusiones o exclusiones de un activo o cambio en la infraestructura de Fecolsa. 2.0 Envié la solicitud y los documentos necesarios de soporte, por correo certificado al proveedor respectivo. 3.0 Vía mail o correo certificado, coordine con la compañía aseguradora la modificación y la entrega de su correspondiente certificado en las instalaciones de Fecolsa. 4.0 La compañía de seguros entrega dos originales y dos copias del certificado. 5.0 Verifique que la póliza se haya modificado conforme las condiciones, requerimientos y necesidades de la solicitud. Además verifique que concuerde con la cotización o condiciones aprobadas por la Gerencia. 5.1 Si la póliza fue correctamente modificada, coloque visto bueno sobre el certificado en señal de que se cumplió con todo el proceso de revisión y garantía de calidad de éste. 5.2 Si la póliza fue erróneamente modificada, comuníquese con la compañía aseguradora y solicite la corrección correspondiente. 6.0 Lleve un registro en un archivo de Excel las compras, exclusiones y novedades que se consideran importantes, especificando el detalle de las mismas. 7.0 Mensualmente elabore un informe de las novedades presentadas con destino a Gerencia. 8.0 Clasifique los certificados y archive los documentos. Recepcionista 9.0 Reciba y radique la factura correspondiente 10.0 Entregue factura al Reciba y revise la factura del proveedor de póliza de seguros 12.0 Coloque visto bueno, fecha de pago y entregue a Contabilidad. Auxiliar Contable 13.0 Reciba y revise factura 14.0 Ingrese y contabilice la factura en el Sistema Linix Entregue factura al Coordinador de Tesorería.

3 Paginas:3 de 7 Coordinador de Tesorería 16.0 Reciba y revise la factura 17.0 Ingrese al sistema Linix, genere orden de pago y archivo plano correspondiente Diligencie el formato ruta para el desembolso Ingrese al archivo plano y verifique la información Registre en la hoja de ruta la validación del archivo Ingrese al portal de Davivienda y realice el pago Imprima el soporte de pago y adjunte listado Coloque sello de cancelado y datos en el original Ingrese al sistema Linix y registre el pago Archive documentos en carpetas de Tesorería. Fin del procedimiento 1 Renovación de Pólizas 1.0. Mensualmente verifique el control de vencimientos Establezca un punto de negociación verificando y actualizando los datos técnicos de la póliza, la información administrativa, el costo de la prima y las posibles reclamaciones Realice sondeos e investigaciones del comportamiento de las pólizas a renovar en el sector asegurador, esto con el fin de identificar mejores condiciones, costos y coberturas a las ofrecidas por la compañía aseguradora vigente En caso de identificar mejores opciones, preséntelas ante la Gerencia y solicite su aprobación Comuníquese con la compañía aseguradora y acuerde las nuevas condiciones, requerimientos y necesidades de la póliza, para ejecutar su renovación. Deje una cotización formal por escrito que respalde la propuesta Vía mail o correo interno, coordine con la compañía aseguradora la renovación y entrega de la póliza en las instalaciones de Fecolsa. La compañía debe entregar, dos (2) originales, y dos (2) copias Verifique que la póliza se renovó conforme las condiciones, requerimientos y necesidades de la solicitud. Además verifique que concuerde con la cotización aprobada por la Gerencia (esto comprende el monto, el cubrimiento, deducibles, etc.) 6.1. Si la póliza fue correctamente renovada, coloque visto bueno sobre el(los) documento(s) en señal de que se cumplió con todo el proceso de revisión y garantía de calidad de ésta Si la póliza fue erróneamente renovada, comuníquese con la compañía aseguradora y solicite la renovación correcta de ésta Clasifique las pólizas y archive los documentos

4 Paginas:4 de 7 Fin del procedimiento 2 Siniestros 1.0. Informe a mas tardar el día hábil siguiente a la compañía aseguradora la ocurrencia del siniestro, a través de memorando escrito o vía e mail Asigne un número consecutivo al siniestro y registre los datos de éste en la base de datos de Excel con el nombre Informe Siniestros Registre el siniestro en la Hoja de Ruta para hacer seguimiento a la reclamación Obtenga una copia de estos documentos soporte y envíe los originales a la compañía aseguradora Realice el seguimiento minucioso al proceso de cobro del siniestro Reciba el cheque y verifique que el monto girado por la compañía aseguradora, corresponda al pactado en la póliza y de acuerdo a la liquidación del siniestro Realice el ingreso del cheque 8.0. Archive en el fólder de siniestros los documentos soportes de cada reclamación presentada ante la aseguradora, de acuerdo con el número consecutivo asignado. DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA NOTIFICACIÓN DE UN SINIESTRO SEGUROS GENERALES TIPO DE PÓLIZA DOCUMENTO SOPORTE Seguro de Incendio Informe del cuerpo de bomberos. Relación de los bienes afectados en forma detallada y valorizada. Mínimo dos (2) cotizaciones o facturas con el valor de reposición o reparación de los bienes afectados. (puertas, ventanas, rejas, alarmas etc.) Fotocopia de las Facturas iniciales de compra. Seguro de Informe detallado de los hechos que conllevaron al hurto. Sustracción Original o copia al carbón de la denuncia penal. Relación de los bienes hurtados en forma detallada y valorizada. Mínimo 2 cotizaciones o facturas de reposición del bien hurtado. Mínimo 2 cotizaciones o facturas del valor de reparación

5 Paginas:5 de 7 de los bienes afectados (puertas, ventanas, rejas, alarmas etc.) Fotocopia de las Facturas iniciales de compra de los bienes hurtados. Seguro de Manejo Copia de la denuncia penal contra el empleado, sindicado o contra desconocidos según sea el caso. Acta de auditoria mediante la cual se certifica el faltante y su valor. Copia o fotocopia del contrato de trabajo, carta de despido o de renuncia. Copia o fotocopia de la liquidación de prestaciones sociales, indicando si éstas fueron pagadas o consignadas en un juzgado laboral. Soportes (copias) correspondientes al faltante tales como recibos, planillas, consignaciones, etc. Arqueo de caja indicando el faltante firmado por el contador o auditor según sea el caso. Información actualizada sobre las posibles recuperaciones. Seguro de Corriente Débil (Equipo Informe técnico amplio y detallado indicando las causas y circunstancias del daño. eléctrico y Para el caso de equipos de cómputo de características electrónico). especiales y equipos médicos de alta tecnología, el informe técnico lo debe realizar un perito experto y de experiencia reconocida en esta clase de equipos. Relación detallada y valorizada de la pérdida de los bienes afectados. Mínimo 2 cotizaciones o facturas a valor de reposición de los bienes afectados. Fotocopia de las Facturas iniciales de compra de los bienes afectados. Para el caso de hurto, Original o copia al carbón de la denuncia penal. Fin del procedimiento 3

6 Paginas:6 de 7 6. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Los documentos que regulan y direccionan la actividad son: TIPO LUGAR DE UBICACIÓN OBSERVACIONES Convenios comerciales con las aseguradoras???????????????????????????????????????? 8. REGISTROS: Los registros utilizados en el procedimiento son los siguientes: REGISTROS- CONTROLES OBSERVACIONES????????????? 9. GLOSARIO POLIZAS DE SEGUROS: SINIESTROS:????

7 Paginas:7 de ANEXOS Anexo 1.