4. GESTION OPERATIVA 4.5. TARJETA DEBITO DE AFINIDAD VISA COASPLATA SOLICITUD, EXPEDICIÓN TARJETAS Y SOBREFLEX

Transcripción

1 Publicación 1. NORMAS Y POLITICAS DE LA SOLICITUD Y RECEPCIÓN DE TARJETAS Y SOBREFLEX Generales: Banco BNG Sudameris, es el responsable de grabar la información tanto en el Chip como en la banda Magnética, así como, de personalizar la Tarjeta Débito de Afinidad Visa Coasplata y generar el Sobreflex con la Clave respectiva. Las claves y tarjetas se reciben en bolsas de seguridad debidamente selladas y relacionas, en días diferentes por parte del Banco BNG Sudameris. El Banco GNB Sudameris entregara en Coasmedas DG, los Sobreflex (Claves), al área de Tesorería y los plásticos (tarjetas) a la Coordinación de Operaciones Normas Específicas Es responsabilidad del Técnico de Sistemas y Soporte. Diariamente a las 3:30 p.m., generar y transmitir el archivo de Novedades de Tarjeta Débito de Afinidad Visa Coasplata al Banco GNB Sudameris. Es responsabilidad del Analista de Operaciones: Recibir y verificar el correcto envió y estado de las Tarjetas por parte del tercero que autorizo el Banco para el envío de los sobres. Custodiar las Tarjetas en la Caja Fuerte. Informar la cantidad de Tarjetas recibidas a la Dirección de Contabilidad y a Servicios Administrativos, para que registren y contabilicen el ingreso de los plásticos en el Software de activos fijos. Es responsabilidad del Analista de Tesorería: Recibir y verificar el correcto envió y estado de los Sobreflex por parte del Banco GNB Sudameris. Custodiar los Sobreflex en la Caja Fuerte del área de Tesorería. Llevar y mantener actualizado el Kardex de los Sobreflex. Informar la cantidad de Sobreflex recibidos a la Dirección de Contabilidad y a Servicios Administrativos, para que registren y contabilicen el ingreso de los plásticos en el Software de Activos Fijos. Es responsabilidad del Coordinador de Operaciones: Área de Organización y Métodos Página 1 de 5

2 Publicación Recibir y verificar el correcto envió y estado de las Tarjetas por parte del tercero que autorizo el Banco para el envío de los sobres. Controlar el stock de Tarjetas que mantendrá el Banco BNG Sudameris. Coordinar y autorizar el pedido de Tarjetas con el Banco GNB Sudameris. Supervisar y verificar el correcto envío de las Tarjetas por parte del Banco GNB Sudameris. Es responsabilidad del Tesorero Supervisar y verificar el correcto envío de los Sobreflex por parte del Banco GNB Sudameris. 2. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 2.1. Generación y envío Archivo de Realce de Tarjetas y Sobreflex Técnico de Sistemas y Soporte Coasmedas DG Ingrese a la aplicación de Procesos Diarios ATM y ejecute el proceso Archivo Novedades Tarjeta HOG (opción 32) para generar el archivo de novedades Verifique en la ruta /home1/cobis1/atm/batch/listados, que haya quedado dispuesto el archivo NOV485012_AAAAMMDD_CCCC.txt, donde AAAA corresponde al año, MM al mes, DD al día y CCCC al consecutivo del archivo Cifre el archivo en la aplicación CryptoVault Suba el archivo cifrado a la ruta. D:/Convenios/Servibanca/Año_AAAA/MM/Coasmedas/arcgnb_ent_banco, donde AAAA corresponde al año y MM al mes del archivo Recepción Tarjetas (día hábil siguiente) Analista de Operaciones Coasmedas DG Ingrese a la ruta D:/Misdocumentos/0.Administracion_Control_Coordinacion_Operaciones/ sql/terjeta_debito y ejecute el script Realce_Coasplata para obtener el listado de tarjetas con solicitud de realce Guarde el listado en formato PDF en la ruta. Área de Organización y Métodos Página 2 de 5

3 Publicación D:/Misdocumentos/3.Convenio_Tarjeta_Credihogar_Servibanca/Personaliz ación/aaaa/mm/dd, donde AAAA corresponde al año, MM al mes y DD al día del listado Obtenga del Coordinador de Operaciones la bolsa de seguridad con la Tarjetas Coasplata y su respectiva Remisión, previa firma y revisión que la bolsa este en buen estado y sellada Abra el sobre, verifique el estado y que la cantidad de Tarjetas corresponda a la solicitada según el script Realce_Coasplata. (1) Firme con fecha y hora, que recibió los plásticos y obtenga la revisión y aprobación del Coordinador de Operaciones Guarde las tarjetas recibidas en la Caja Fuerte Envíe listado de tarjetas recibidas al área de Tesorería para validación frente a la recepción de sobreflex Envíe correo electrónico a la Coordinación de Servicios Administrativos con copia a la Dirección de Contabilidad, e informe la cantidad de tarjetas recibidas, para que registren el ingreso de los plásticos en el Sistema y se contabilicen en cuentas de orden Recepción Sobreflex Analista de Tesorería Coasmedas DG Reciba correo electrónico, donde se le informa la cantidad de tarjetas que se solicitaron a Banco GNB Sudameris, para seguimiento y control de la recepción de los Sobreflex de las tarjetas respectivas Reciba de Banco GNB Sudameris bolsa de seguridad debidamente sellada con los Sobreflex Revise que la bolsa este en buen estado, sellada y firme la guía como evidencia del recibo de los Sobreflex Abra sobre, verifique el estado y que la cantidad de Sobreflex corresponda a la solicitada y a la relacionada en el listado recibido del área de Operaciones. (1) Firme con fecha y hora que recibió las claves, obtenga la revisión y aprobación del Tesorero. Área de Organización y Métodos Página 3 de 5

4 Publicación Ingrese a Excel al archivo de Sobreflex Tarjeta Débito Coasplata, y en el Kardex de ingreso a las nuevas claves, actualizando los siguientes campos: Fecha (Días Mes_ Año) de recibo de las claves Detalle (Nombre de la entidad o persona que entrega las claves) Cantidad (Número de claves recibidas) Entradas Del No. Al No. (Registra el número de las claves recibidas) Saldo (Total existente en caja fuerte ) Responsable Custodie los Sobreflex en la Caja Fuerte hasta el momento de envío a las oficinas y arqueos de Control Envíe correo electrónico a la Coordinación de Servicios Administrativos con copia a la Dirección de Contabilidad e informe la cantidad de sobreflex recibidos, para que registren el ingreso de las claves en el Sistema y se contabilicen en cuentas de orden, e imprima correo. 3. FLUJOGRAMA 3.1. Solicitud Tarjetas y Sobreflex 3.2. Recepción Sobreflex 3.3. Recepción Tarjetas 4. DOCUMENTOS 4.1. Documentos de Entrada del proceso (O) Archivo Plano (O) Correo electrónico, para Tesorería 4.2. Documentos de ejecución o desarrollo del proceso (O) Tarjetas débito (O) Sobreflex (O) Script Realce Coasplata Documentos de Salida o informes del Proceso Área de Organización y Métodos Página 4 de 5

5 Publicación Correo Electrónico (Servicios Administrativos Contabilidad) NOTAS (1) Si los Sobreflex o tarjetas están en mal estado, comuníquese en forma inmediata con Banco GNB Sudameris Dirección de Operaciones y reporte la inconsistencia. Igualmente debe destruir la tarjeta levantando el Acta de Destrucción y envié copia a Tesorería para que proceda a la destrucción de los Sobreflex o viceversa. (Previo acuerdo con Banco GNB Sudameris.) Área de Organización y Métodos Página 5 de 5