MINISTERIO DE SALD PÚBLICA. Carta Circular No 12/2012

Transcripción

1 MINISTERIO DE SALD PÚBLICA Carta Circular No 12/2012 Economía y Servicios 12 de diciembre del 2012 Año 54 de la Revolución Asunto: Diagnóstico de los principales problemas contables-financieros que afectan a las unidades de Subordinación Nacional. Teniendo en cuenta las actividades de revisión y control que ha desarrollado el Área de Economía del MINSAP durante este año, hemos decidido emitir las principales deficiencias detectadas en cada uno de los subsistemas contables, para que sirvan de guía de control y análisis por parte de los directores. PRINCIPALES DEFICIENCIAS 1.- Subsistema de Inventario de Medios Materiales. a) Realización del cuadre diario entre contabilidad y el almacén de los movimientos de inventario originados. b) Chequeos periódicos del físico de los inventarios en uso (fondos fijos) contra las actas de responsabilidad material y semestralmente realización de inventario físico total y cuadre contable del mismo. c) Medios materiales almacenados en condiciones que violan los requisitos establecidos para el almacenamiento y conservación de los recursos. 2.- Subsistema de Activos Fijos Tangibles. a) Confección y control de la documentación establecida para cada movimiento de Activos Fijos Tangibles. b) Realización de chequeos periódicos programados por trimestre y ejecución de inventario físico total con cuadre contable una vez al año. 1

2 Pág Subsistema de Nóminas. a) No se separan las funciones entre las personas que: Controla el tiempo laborado Confecciona la nómina Emite el cheque Paga la nómina Contabiliza b) No se hacen muestreos de las nóminas después de firmadas para verificar que no hayan pagos dobles, que no se incluya persona que no sea trabajador de la unidad. c) No se entrega la nomina a la caja mediante un comprobante firmado. d) Tramitar y autorizar nómina con enmiendas, borrones y tachaduras. 4.- Subsistema de Caja y Banco. CAJA. a) No se designa a las personas facultades para autorizar los pagos a ejecutarse contra el fondo de pagos menores. b) Pagos hechos por la Caja sin la documentación oficial que los justifiquen. c) No se depositan los ingresos de Caja al día siguiente de su recepción y los reintegros de salarios sobrepasan los cinco días hábiles de la extracción. d) No se habilita en la Caja el Registro Diario del Movimiento de Caja para anotar todas las operaciones que se realizan, de forma que al cierre de cada día el cajero verifique la existencia física de efectivo contra el saldo de dicho registro. e) No realización de arqueos sorpresivos de todo efectivo y documentos de valor en Caja por personas ajenas a ella, con una periodicidad mensual de dos como mínimo y dejando constancia escrita en modelo normado. 2

3 Pág. 3 f) El Jefe de Contabilidad no posee los documentos siguientes, los cuales de existir tienen que estar bajo llave: Resolución nombrando al cajero. Acta de creación de los distintos fondos en caja. Acta de entrega al cajero de los fondos Acta de responsabilidad material por los valores en caja (Decreto 249) Relación de las personas facultadas a autorizar pagos por los fondos identificando las firmas. g) Que la combinación de la caja se conozca por más de una persona. h) Mantener en la caja valores ajenos a la entidad y talonarios de cheques en blanco. i) Mantener ingresos fuera de la caja. j) Recepcionar ingresos en efectivo o en cualquier instrumento de pago, sin amparo documental. k) Utilizar comprobantes de ingreso (recibo o facturas) sin folio y control consecutivo por persona ajena a la caja. l) Entregar efectivos del Fondo para Pagos Menores y del Fondo para Devoluciones: Sin la autorización escrita de la persona autorizada. Sin el justificante que lo ampare. m) Aceptar como justificante de pago: Copias de documentos. Documentos que presentan señales de enmiendas o tachaduras. Documentos que no sean oficialmente emitidos por la entidad vendedora o prestataria del servicio debidamente acuñado. Documentos ilegibles. 3

4 Pág. 4 n) Mantener Vales de Pagos reembolsados sin el cuño de PAGADO. o) Garantizar las medidas de seguridad y protección contra robos y desastres del local que ocupa la Caja. BANCO. a) No se controla por el Jefe del Área Contable, por el consecutivo, la recepción del banco y la entrega de las chequeras al financiero o persona que realiza las funciones de pago. b) No existencia de un registro de cheques a fin de controlar la recepción de cheques firmados y la entrega al proveedor. c) Los cheques no se guardan en la caja o en un lugar seguro y bajo la custodia de una persona. d) Centralizar en una sola persona las operaciones de caja y banco, (ingreso y pago), violando el principio de Compartimentación y adecuada División del Trabajo. e) Establecer relaciones mercantiles sin la firma del contrato económico. Efectuar compras de mercancías y servicios a vendedores fortuitos o desconocidos. f) Efectuar compras por funcionarios ajenos al autorizado. g) Efectuar compras de mercancías y servicios sin la aprobación por el funcionario designado. h) Introducir mercancías directamente en las aéreas de trabajo sin previa recepción y entrega por el almacén de la entidad. i) Firmar cheques o cualquier otro mandato de pago sin constancia de factura e Informe de Recepción. j) Firmar cheque o cualquier otro mandato de pago sin previa revisión de la Nómina o Reembolso del fondo según se trate. 4

5 Pág Inversiones. a) Iniciar inversiones sin previo: Estudio de factibilidad Documentación técnica Carpeta de Proyectos Calculo detallado del valor de la obra por especialidad y objeto de obra. Contrato con contratistas y proveedores Contrato con constructores sin inventario de materiales b) Compra de recursos materiales con destino a la inversión con cargo al presupuesto de gastos corrientes de la unidad. c) Pagar sin factura o certificación de avance de obra debidamente firmado por el inversionista. d) Pagar sin conciliar Certificaciones Proyectos Contratos. e) Pagar por adelantado importes superiores al 15 % del valor del objeto de obra que se construye. 6.- Combustible. a) No se actualiza el listado de combustible asignado a cada tarjeta. b) No se definen por escrito las personas autorizadas a realizar la carga de las tarjetas. c) No se encuentra habilitado un registro de control de la existencia, entrega y devolución de tarjetas pre pagadas para combustible mediante firmas. La Habana, 12 de diciembre del 2012 Año el 54 de la Revolución Lic: Luis Danilo Tolosa Escalona Director de Economía MINSAP Registrado por: Dpto de Sistemas y Métodos. 5