A continuación, enumeraremos los diferentes tipos de pagos que se ejecutan en ASDE, así como los documentos requeridos para se emitidos:

Transcripción

1 Un pago puede ejecutarse por diferentes conceptos, y en consecuencia los documentos que servirán de soporte para realizar el mismo, se organizan y clasifican de acuerdo a su naturaleza. A continuación, enumeraremos los diferentes tipos de pagos que se ejecutan en ASDE, así como los documentos requeridos para se emitidos: 1) Pagos por concepto de Nomina Se ejecutan en dos formas: electrónica y por cheques. Para analizar y validar una determinada nomina se requiere de: toma de posesión o nombramiento, certificación de cancelación, documento constancia de cambios salariales, constancia de traslado de personal, constancia para retención descuento aprobado, así como cualquier otra novedad o acción de personal. 2 Pagos proveedores servicio recogida basura Contrato para ejecutar servicios ASDE/Proveedor Certificación de estar al día en sus compromisos fiscales (impuesto sobre la renta, y tss si es personal jurídico). Certificación proveedor del estado. Cartas de rutas firmadas y selladas por la parte que intervienen (originales y una copia). Factura gubernamental (tipo 15). Relaciones con sumatoria cartas de ruta por día y valor contrato. Copia cedula (si es personal fiscal). Comunicación u oficio de la unidad o Dirección donde se ejecuta el servicio o quien requirió el servicio solicitando el pago; esta comunicación debe contener # de factura a pagar, monto, periodo trabajado y nombre del beneficiario. 3 Pagos servicios publicitario Certificación de pagos del impuesto Certificación de pago TSS (si es persona jurídica) Factura gubernamental Certificación proveedor del estado Comunicación u oficio solicitud de pago de la dirección de relaciones publicas Copia de cedula (si es personal jurídico) Constancia ultimo pago

2 4 Pagos servicio prestados Requerimiento base de unidad que solicita el servicio, aprobada por el Sr. Alcalde u orden municipal, con montos aprobados, copia de cedula. Listado o relación del personal detallado, con su # de cedula, monto a pagar y nombre completo (siempre que se trate de mas de una persona) Certificación o constancia asistencia al trabajo asignado Oficio solicitando el pago correspondiente 5 Pagos por ejecución de obras Actas de licitación Contrato de ejecución de obra Constancia carnet CODIA (personal jurídica) Certificación de impuesto sobre la renta Certificación TSS (personal jurídico) Certificación proveedor del Estado Presupuesto base Constancia pago póliza de avance, póliza de avance, póliza de fiel cumplimento Cubicaciones Certificación de la Dirección de Supervisión y Fiscalización de obras Copia pagos anteriores Copia Cedula (persona física) Oficio solicitud de pago Si se trata del pago de adicionales, se debe anexar el contrato base. 6) Pago a jornaleros Nómina o relación aprobada por el Sr. Alcalde. Listados y constancia de tiempo trabajado (nombre, cedula, montos) Validación de personal, por la Dirección de Recursos Humanos Solicitud de la unidad donde está asignado este personal 7) Ayuda o Donaciones Y Contribuciones Solicitud del interesado o solicitante Copia de cedula del beneficiario o solicitante, o del representante, si es una institución Contrato interinstitucional

3 Oficio de la Dirección o Unidad que somete la solicitud, si esta es requerida por y para miembros del ASDE. Evaluaciones de solicitudes (cuando aplique) 8 Pagos Proveedores de Bienes y Servicios Requerimiento del bien o servicios determinando Orden de Compra y Orden de Servicio o contrato Cotizaciones requeridas de acuerdo a umbrales. (tipo 15) Certificaciones Pago Impuestos Certificación TSS (persona jurídica) Copia de Cedula (persona física) Análisis Cotizaciones Entrada almacén Salida Almacén (en caso que aplique) Certificación Proveedor del Estado Factura Pro-Forma cuando es al contado (Adelanto Órdenes de Compra) Actas de Licitaciones Carta de Rutas o documentos que justifiquen la ejecución del servicio. 9) Contratos por Alquiler de Locales Certificación de Pago Impuesto S/ Renta Certificación TSS (si es persona jurídica) Copia de cedula (persona física) Certificación Proveedor del estado Solicitud (oficio) del pago correspondiente Si quien recibe el pago no es el beneficiario, se requiere un poder notarial 10) Pago Por Alquiler de Equipos Contracto u Orden de Servicio Requerimiento base aprobado por el Alcalde (orden de servicio) Cartas de Ruta o documentos que justifiquen el trabajo realizado Certificación de Impuestos al día Certificación TSS (persona Jurídica) Certificación Proveedor del Estado Copia de Cedula (persona física) Oficio conteniendo solicitud de pago

4 11) Pago por Incentivos y Dieta Solicitud de la Dirección correspondiente Listados completos (montos, cedula, nombre y apellido), con los cálculos y días sometidos) Validación de Recursos Humanos Aprobación de Sr. Alcalde 12) Pagos por servicio Técnico y Profesionales o solicitud con aprobación del Sr. Alcalde (casos específicos). Copia de Cedula Oficio o solicitud de la unidad donde se solicite este servicio 13) Pago por Servicio Igualados Contracto de Servicio Documentos Constancia del Trabajo realizado Certificación de ejecuciones Factura gubernamental Certificaciones de Impuesto s/renta y Proveedor del estado Certificación TSS (persona jurídica) Copia de cedula (persona física) Oficio o Solicitud para pago 14) Solicitud de Reembolsos de Gastos Facturas y recibos pagados, sellados con un sello que diga pagado Si se trata de una adquisición de un activo menor, se requiere de entrada y salida de almacén (sellados también como pagados) Solicitud u oficio solicitud el reembolso 15) Reposición fondos de Caja China Y Fondos Especiales Solicitud de reembolso correspondiente Relación o listados de los comprobantes de caja chica, con sus detalles (concepto, valor, firmas, etc.) Comprobantes de caja chica en orden secuencial, amparado en facturas o comprobantes validos; estos comprobantes deben estar a nombre del Ayuntamiento Santo Domingo Este, y no puede contener tachaduras ni borrones

5 Solicitudes deben contener el # comprobante de inicio de caja chica hasta el final reportado y especificar monto total del fondo, monto solicitado en reembolso, monto restante en custodia. Los soportes para Fondos Especiales deben estar soportados por solicitudes de los interesados, constancia de aprobación y documento que sirva de soporte al mismo. En caso de fondo para reparaciones de equipos, las facturas Deben ser gubernamentales, deben contener entradas al almacén y salidas en los casos que apliquen, e igual que las cajas chicas sus comprobantes deben estar relacionados en orden secuencial y detallar monto total del Fondo en custodia, monto solicitado y efectivos restante. Ultimo cheque emitido (copia) 16) Pagos Regalía Pascual Nóminas de Pago. Novedades y acciones de personal correspondiente al año en cuestión. 21) Compensaciones Salariales Solicitud de compensación aprobada por el Alcalde. Soportes que justifiquen la compensación (en caso que aplique) como copia matrícula vehículos, constancia de alquileres, etc. Copia de cédula del solicitante o beneficiario. Solicitud de pago del mes correspondiente. (Dirección financiera). 22) Pagos Sujetos a Liquidación Se ejecutan por lo general en base a un presupuesto determinado, para una actividad dentro del año fiscal, siempre y cuando estos gastos estén dentro del presupuesto general y posean aprobaciones para el gasto. Presupuesto aprobado por el Alcalde. Listados de los montos y conceptos a pagar. Oficio de solicitud de la actividad en cuestión aprobada por el Alcalde. Copia de cédula de los beneficiarios Si se trata de dieta a personal (montos pequeños, menos de RD$1, ); éstas solicitudes deben estar validadas por la Dirección de Recursos Humanos. Otras Constancias. Solicitud del pago sujeto a liquidación.