SESION Nro - 04 CAJA Y BANCOS

Transcripción

1 SESION Nro - 04 CAJA Y BANCOS Caja y Bancos El rubro Caja y Bancos comprenden el disponible representado por los medios de pago en efectivo y sus equivalentes de efectivo. Excluyendo aquellos depósitos a plazo cuyo vencimiento excede a los 12 meses posteriores a la fecha del balance general, siempre que existan cláusulas que impidan su disposición. La cuenta Caja y Bancos es una de las mas importantes dentro del programa de los estados financieros, por cuanto controla precisamente el dinero en efectivo o cheques, los mismos que por su propia naturaleza conlleva a riesgos en su manejo y control. Esta cuenta generalmente se relaciona con todos los ciclos de transacciones, por lo que en la revisión debe considerarse su interrelación con otras cuentas, ya sea de balance o del estado de ganancias y pérdidas, siendo de este último muchas veces por donde se inicia la operación. Hay muchas empresas que no reflejan saldos importantes en caja y bancos a fin de año sin embargo, sus movimientos de cobranza y desembolso han sido muy significativos durante el año. Es así, que caja y bancos se relaciona directamente con las cobranzas y pagos, lo primero generado básicamente por las ventas y cuentas por cobrar (Caja Ingresos) y lo segundo derivado por las compras y cuentas por pagar (Caja Egresos) Es importante recordar la importancia que tiene el control interno en el área de tesorería, que es donde se desarrolla principalmente las operaciones de este componente, la importancia también se extiende a todas las demás áreas relacionadas con operaciones de los demás componentes de los estados financieros, las que necesariamente tenemos que evaluar Si bien es cierto, que el propósito principal de la evaluación del control interno por el auditor en una auditoria financiera es para determinar la naturaleza, el alcance y las oportunidad de los procedimientos de auditoria, los clientes se sienten muy satisfechos cuando el auditor como consecuencia de la evaluación de control les hace llegar una serie de recomendaciones para fortalecer sus controles internos y le previenen de fraudes y errores

2 La experiencia nos ha demostrado que es muy frecuente encontrar deficiencias como las que se enuncian a continuación: Falta de directivas internas que contenga normas y procedimientos para el manejo y control de los fondos. No se depositan los ingresos recaudados en forma intacta y de inmediato en bancos No se acostumbra como medida de seguridad y de control interno efectuar todos los pagos con cheques y los gastos menudos en efectivo de un fondo fijo renovable. No se cuida la separación de funciones entre: - El que ejerce las funciones de cobranzas y prepara los depósitos al Banco de quien realiza la contabilización. - El que realiza y aprueba las conciliaciones bancarias del que realiza las funciones del manejo de ingresos y egresos de fondos. No se practica arqueos sorpresivos de fondos por alguna persona distinta del que maneja y registra las operaciones de ingresos y egresos de fondos. No se adopta medidas de seguridad para la custodia de los fondos y los cheques en blanco etc. Por lo expuesto y de acuerdo al conocimiento que obtenga el auditor sobre las actividades de la empresa, aplicará su evaluación del control interno a través del método más conveniente. En nuestro caso la evaluación se efectuara mediante cuestionarios.: auditoría de caja y bancos.- objetivos de la auditoría De forma general, se puede afirmar que el objetivo del trabajo de auditoría en el sector de caja y bancos es determinar: Si los saldos activos de la caja y bancos representan realmente dinero en efectivo propiedad de la empresa, en poder de la empresa o en transito. Si los saldos pasivos de caja y bancos recogen todas las deudas contraidas por, la empresa en sus relaciones con terceros. Si todos los saldos están debidamente descritos y clasificados en los estados financieros. Si se han efectuado una correcta periodificación tanto de las transacciones que afectan a cuentas patrimoniales como de las que afectan a cuenta de resultados

3 Si en los estados financieros se desglosan la información necesaria para la total interpretación de estos saldos: de uso restringido, hipotecados, gravados. Si están observando todas las normas legales aplicables a esta clase de transacciones. Si los procedimientos administrativos y las normas de control interno definidos por la dirección para este sector se están aplicando correctamente y si tales procedimientos y normas son los mas adecuados para asegurar un buen control sobre los saldos de estas cuentas El arqueo de caja La verificación mas usual en auditoría para comprobar la autenticidad del saldo de caja es el arqueo de caja El resultado del arqueo de caja tiene que estar firmado por el responsable de la caja y el auditor que controla el arqueo. El arqueo de caja ha de realizarse, a poder ser, por sorpresa. El arqueo de caja se puede describir como sigue a continuación: Relación de fondos disponibles Inventario de las partidas Efectivo. Talones a cobrar comprobantes no contabilizados. anticipos no contabilizados. fondos auxiliares. Comprobación de cobros y pagos anteriores en efectivo. Comprobación de los pagos por banco. Examen de los talonarios Comprobar todos los pagos por cheque durante los diez últimos días con los correspondientes justificantes. Comprobar el corte de los extractos bancarios a la fecha de arqueo de caja. Preparar una lista de las transferencias entre cuentas bancarias durante los siete días anteriores y posteriores al arqueo de caja. En caso de existir varias cajas, el recuento debe de ser realizado simultaneamente

4 Un punto importante en el arqueo de caja es el análisis de los justificantes de los anticipos o vales de caja existentes a la hora del arqueo, teniendo que verificar: Si su antigüedad es razonable. Si están debidamente documentados. Si están debidamente aprobados..- El fondo fijo de caja El sistema de fondo fijo de caja consiste en: Fijar un importe adecuado para las necesidades de pagos por caja. Entregar dichos importe al cajero. Suprimir todo ingreso directo en caja. Reponer fondos al cajero, contra justificantes de pago aprobados, por su mismo importe..- Circulación del fondo bancario Se suele utilizar en auditoría para verificar de la exactitud de los saldos bancarios recogidos en el balance, la confirmación directa, esta recogerá toda la información adicional de interés para la auditoría. La firma de auditoría debe de recibir directamente la información del banco, con autorización para ello de la empresa auditada. El contenido de la confirmación directa bancaria es el que sigue: Toda clase de saldos haciendo constar si los mismos son restringidos o no, e indicando la naturaleza de la restricción en caso de que esta exista. Cuentas que hayan tenido movimiento durante el pasado año y que aparezcan saldadas al cierre del ejercicio, indicando los detalles de dichas cuentas. Prestamos o anticipos pendientes de liquidación y no incluidos en las cuentas de los apartados anteriores. Total de las letras. Pormenores sobre toda clase de valores a favor de la empresa auditada que hayan estado en poder del banco, en custodia o en depósito. Cualquier otra información relativa a las operaciones de la empresa auditada con el banco. Personas que figuran en los registros del banco autorizadas para la firma de cheque, letras, endosos, indicando cuantas de ellas son indispensables y combinaciones de las mismas

5 Estas circulaciones bancarias deben de estar perfectamente controladas por el auditor, desde su envío hasta su recepción, para que el procedimiento tenga validez