2.- Solicitar al auditado el capital de trabajo que tiene bajo su responsabilidad para realizar el recuento físico en la siguiente forma:

Transcripción

1 AUDITORIA INTERNA AL CAPITAL DE TRABAJO. Definición: El objetivo de la auditoria es verificar que las cantidades de capital de trabajo impresas en los reportes correspondan a las existencias físicas y la correcta aplicación del Reglamento de caja y bancos. Proceso: I.- INSTRUCCIONES GENERALES. Las auditorias al capital de trabajo serán a través de arqueos de caja sorpresivos y censales a las cajas de ventanillas, cajas de sucursales y/o bóveda. El personal autorizado para realizar las auditorias son la Gerencia de Sucursal, Dirección de servicios y Dirección de finanzas. Las auditorias sorpresivas se realizaran en cualquier momento, siendo al inicio, al final y durante la jornada de trabajo y las censales al finalizar la jornada de trabajo el día ultimo de cada mes. Deberán realizarse en presencia del cajero auditado, el auditor y un testigo como mínimo. Como mínimo cada mes deberán realizarse las auditorias que se indican quedando a criterio del auditor el realizar más auditorias dependiendo de los resultados obtenidos. Arqueos sorpresivos. 8 Cajas de ventanillas. 3 Cajas de sucursales y/o Bóveda Arqueos censales. 1 el día ultimo de cada mes a todas las cajas de ventanillas, sucursales y bóveda. II.- ARQUEO DE CAJA. 1.- Solicitar al auditado la documentación siguiente. Caja de ventanilla Cierre de jornada y arqueo de caja del día inmediato anterior y (Solicitar al responsable de la sucursal). Resumen de jornada del día de la auditoria (sin cerrar caja). Reporte de dotaciones y retiros. Comprobantes que amparen los movimientos de dotaciones y retiros. Cajero de sucursal y/o Bóveda. Reporte de saldos reales del día inmediato anterior. Estado de Posición del día inmediato anterior al de la auditoria Reporte de saldos reales del día de la auditoria. (sin cerrar caja) Reporte de dotaciones y retiros. Comprobantes que amparen los movimientos de dotaciones y retiros. 2.- Solicitar al auditado el capital de trabajo que tiene bajo su responsabilidad para realizar el recuento físico en la siguiente forma: Fajillas de billetes en Moneda nacional. Pruebas aleatorias. Bolsas de monedas cerradas en moneda nacional. Pruebas aleatorias. Billetes y monedas sueltos. Recuento al 100%. Billetes y moneda extranjera. Recuento al 100%.

2 Existencia oro y plata. Recuento al 100%. Cheques en moneda nacional. Recuento al 100%. Cheques en moneda extranjera. Recuento al 100% Tarjetas telefónicas. Recuento al 100% Importante el recuento físico del capital de trabajo deberá realizarlo el cajero auditado, mientras que el auditor toma nota de los importes y se requerirá de la presencia de un testigo como mínimo. 3.- Conciliación entre el recuento físico obtenido del arqueo de caja del punto dos y la documentación solicitada en el punto uno. Los saldos finales de los reportes de Resumen de Jornada y Saldos Reales del día inmediato anterior deberán ser iguales a los saldos iniciales de los reportes del día de la auditoria. Validar que los comprobantes que respaldan las dotaciones y retiros correspondan a los reflejados en el reporte de dotaciones y retiros. Las cantidades reportadas en el Resumen de Jornada y/o Saldos Reales del día de la auditoria deben corresponder a los resultados obtenidos en el arqueo de caja. 4.- Lista de cumplimiento a los procedimientos de control interno. Durante el desarrollo de la auditoria deberá evaluarse los procedimientos establecidos en el Reglamento de caja y bancos, así como de los controles internos establecidos, el cual se hará a través de la lista de cumplimiento a los procedimientos de control interno. 5.- Actas de hechos. Al término de la auditoria levantar el acta de hechos. El cajero auditado podrá manifestar las causas de las diferencias por faltantes o sobrantes determinadas en la auditoria. En el caso de diferencias relevantes informar inmediatamente al Gerente de sucursales, Director de servicios y Dirección de finanzas. Firma del acta de hechos correspondiente en un tanto cuando los resultados obtenidos no sean relevantes, cuando por la gravedad de los resultados obtenidos sean relevantes enviar copias a Dirección de Servicios, Gerencia de Sucursal y Dirección de Finanzas. El acta de hechos, la cédula de recuento físico y la lista de cumplimiento a los procedimientos de control interno deberán contener las firmas de los que intervinieron. (cajero auditado, auditor y testigo) 6.- Cierre de la auditoria. Con los puntos 4 y 5 el auditor deberá emitir un juicio sobre los resultados de la auditoria, en el caso de violaciones e incumplimientos al reglamento de caja y bancos y controles internos, se elaborara oficio observando las irregularidades dentro de los treinta días posteriores a la fecha del acta de hechos. Estándares de calidad: Cero diferencias entre las cantidades de los reportes y los arqueos de cajas. Ingreso total al sistema de los movimientos por dotaciones y retiros. No deberá faltar ningún comprobantes que respalde los movimientos de las cajas. Cumplimiento del 100% de la lista de procedimientos de control interno.

3 Problemas mas comunes y su solución. No se ingresaron las dotaciones y retiros al sistema./ Hacer la observación en el acta de hechos que las diferencias determinadas corresponden a las dotaciones o retiros no ingresadas en el sistema. Se determino faltante en el arqueo de caja./ Elaborar pagaré a nombre del cajero auditado estableciendo como fecha límite de pago dentro de los tres días hábiles siguientes. Se determino sobrante en el arqueo de caja./ Ingresar el importe del sobrante al sistema. Evidencia de cumplimiento: Acta de hechos. Cédulas de recuento físico. Lista de procedimientos de cumplimiento. Informe si los resultados de la auditoria son relevantes. Archivo: Las actas de hechos, las cedulas de recuento físico, lista de procedimiento de cumplimiento e informes en caso de que los resultados sean relevantes, deberán ser enviados para su archivo a la Dirección de Finanzas.

4 LISTA DE CUMPLIMIENTO A LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO. PROCEDIMIENTO 1.- Las entradas y salidas de capital de trabajo son las permitidas por el reglamento de caja y bancos. 2.- Los cheques en moneda nacional y moneda extranjera que obran en poder del responsable de la caja no rebasan la fecha límite para su deposito. 3.- El monto total de cheques en dólares americanos que obran en poder del cajero principal no rebasa el monto máximo permitido para su envío al deposito. 4.- El monto total de dinero que obra en poder del responsable de la caja no rebasa el monto máximo permitido. 5.- Se observaron vales de quincena por montos mayores a los autorizados, según tabulador de anticipos de quincena. 6.- Las facturas utilizadas contienen la firma o huella del cliente. 7.- Los vales de dotación y retiro entre cajeros están ingresados al sistema y contienen firma de conformidad de los cajeros y sello. 8.- En caso de observarse faltantes estos no son superiores al monto máximo, permitido en el reglamento, en el caso de ser mayor se levanto el acta de faltante y se firmo el pagare. 9.- En el caso de haber operaciones relevantes e inusuales se tienen los formatos que se indican en el manual de operaciones relevantes e inusuales En el caso de operaciones pendientes de autorizar en el sistema estas cuentan con la firma del responsable de sucursal En la revisión le consecutivo de facturas se observo que no falta ningún folio. CUMPLI MIENTO OBSERVACION

5 En la Ciudad de Oaxaca de Juárez, Oax. siendo las horas del día de del año 2005, se constituyeron en el domicilio de en esta Ciudad, los señores, en calidad de EL AUDITOR, en calidad de EL TESTIGO y en calidad de EL AUDITADO para llevar a cabo una conciliación de las existencias de dinero en la caja a cargo de este último. Lo anterior en cumplimiento a lo establecido en el Reglamento para el manejo de efectivo, caja y bancos vigente. Los trabajos aquí descritos se desarrollaron de la siguiente manera PRIMERO.- EL AUDITADO imprimió el reporte titulado RESUMEN DE JORNADA Y/O SALDOS REALES, en el cual constan los importes de dinero a haber como consecuencia del registro de las entradas y salidas de dinero realizadas por EL AUDITADO en lo que va de su jornada de trabajo, dicho reporte quedo foliado con el número de inventario mismo que se anexa a la presente acta bajo la letra A SEGUNDO.- Se procedió al recuento físico del dinero que obra en poder de EL AUDITADO, estas cantidades de dinero se detallan en el anexo identificado con la letra B TERCERO.- Se verificó que las cantidades de dinero existentes y descritas en el punto SEGUNDO de esta acta fueran las mismas reportadas en el punto PRIMERO. Habiendo terminado este proceso de verificación EL AUDITOR informa el haber encontrado las siguientes diferencias:. CUARTO.- En adición a las observaciones descritas en el punto tercero EL AUDITOR manifiesta QUINTO.- En uso de la palabra EL AUDITADO manifiesta No habiendo más hechos que hacer constar se da por concluida la presente conciliación de saldos de caja a las del día citado al inicio de la presente, firmando quienes intervinieron en el acto Sr(a). Sr(a). EL AUDITADO EL AUDITOR Sr(a).

6 EL TESTIGO No. Caja Nombre del cajero: DEDOMINACION CANTIDAD IMPORTE DEDOMINACION CANTIDAD IMPORTE

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8 COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE DIVISAS, S. A. DE C. V. CONCENTRADO ARQUEOS DE CAJA SUCURSAL : ANEXO FECHA: C A J A S D I V I S A Principal TOTAL Moneda nacional Dólar americano efectivo Dólar americano cheques personales Dólar americano travell check Dólar canadiense efectivo Franco suizo efectivo Libra esterlina efectivo Quetzal guatemala efectivo Onzas libertad Dólar USA moneda Dólar billete deteriorado Euro efectivo Centenarios Aztecas $ Hidalgo $ 2.50

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