Rendición y Arqueo de Cajas

Transcripción

1 I. RENDICIÓN DE CAJA DIARIA Responsabilidades La revisión y cuadratura, debe ser realizada por el Encargado de Recaudación del Colegio 1.1. INGRESO A SISTEMA PARA EMISIÓN DE INFORMES DE RENDICIÓN DE CAJA DIARIA. Paso 1: acceder a I Wired seleccionar menú matrículas y pagos seleccionar informes - seleccionar rendición de caja diaria Paso 2: ingresar el mes y año del día en el cual se realizará la rendición, seleccionar sólo matrículas o sólo pagos, dependiendo de la rendición a realizar y luego seleccionar ver rendición. Las rendiciones de matrículas y pagos se efectúan por separado, en registros de rendición diferentes.

2 Paso 3: seleccionar día a rendir. Paso 4: Imprimir rendición de caja. Detalle de la rendición de caja Matrículas Pagos En caso de requerir el detalle de los pagos, se debe seleccionar el ítem del tipo de pago que se desea revisar e inmediatamente aparece la información de todos los RUT que cancelaron. Para mayor detalle sobre el pago, sólo basta seleccionar el RUT.

3 En caso de requerir el detalle de algún tipo de pago, por cajero, se debe seleccionar ver por cajero en el ítem del tipo de pago que se desea revisar e inmediatamente aparece la información los pagos efectuados por el cajero en el ítem de consulta. Otra forma de hacerlo, es seleccionando Ver resumen por cajero en la rendición diaria, lo que arrojará el detalle de todos los tipos de pagos efectuados por cada cajero del colegio.

4 Cómo imprimir: ir a archivo, imprimir GENERACIÓN DE MEMORANDUM DE RENDICIÓN DE PAGOS Encabezado - A: debe ir el nombre del encargado en tesorería de la revisión de las cajas que corresponde a la sede. - DE: debe ir el nombre del Encargado de Recaudación del Colegio. - FECHA DE ENVÍO: es la fecha en la que se envía la rendición - día-mes-año: es la fecha de la rendición de la caja. - MEMORANDUM N XXXX - AÑO: las xxxx corresponden al correlativo de las rendiciones enviadas durante el año y Año se debe llenar con el año en curso Rendición de efectivo.

5 - En la columna N de depósito, el número a anotar debe ser el indicado en la papeleta de banco, el cual debe estar escrito completo (sin abreviaciones), para luego ser rendida y entregada a la empresa de valores (Dumbar) Rendición de cheque al día. En la columna N de depósito, el número a anotar debe ser el indicado en la papeleta del banco, el cual debe estar escrito completo (sin abreviaciones), para luego ser rendida y entregada a la empresa de valores (Dumbar o empresa de transporte de valores) Rendición de cheque a fecha. - En la columna N de cheque(s) se deben ingresar el o los números de cheques. Cuando sea más de un cheque y exista correlativo, se debe señalar la secuencia mediante intervalos, como se indica a continuación: En el caso de existir un salto en la correlatividad, se expresará como se indica a continuación: 1-9/11. Solo se deben ingresar los últimos 4 dígitos del número de cheque. - En la columna Valor, se debe anotar el monto del cheque individual o el monto de la suma de la serie de cheques descritos en la línea, según corresponda. - En la fila Rendición de Caja por día/cheque a fecha se debe transcribir el valor que indica el resumen de caja diaria para dicho ítem obtenido a través del I Wired. Si la caja está cuadrada en este ítem, en la fila Caja Cuadrada no figurará ningún valor. En caso contrario, se genera un mensaje automático que indica sobrante o faltante, dependiendo del caso y adicionalmente se genera un mensaje que indica motivo de la diferencia. En el recuadro de la fila que indica motivo de la diferencia se debe

6 detallar el motivo de la diferencia, adjuntando la evidencia de respaldo en caso de aplicar Comprobante Transbank. - En columna Tipo de tarjeta se debe indicar el tipo de tarjeta utilizada por cliente para hacer cancelación (Visa, Mastercard, Magna, Diners Club, American Express, Debito, Más, Presto, Ripley). - En la columna Voucher (s) Transbank, se ingresa la cantidad de vouchers que corresponden a cada tipo de tarjeta utilizado. - En la columna valor se indica la suma de todos los vouchers del tipo de tarjeta indicado en cada fila. - En la fila Rendición de Caja por día/tarjetas (total) se debe transcribir el valor que indica el resumen de caja diaria para dicho ítem obtenido a través del I Wired. Si la caja está cuadrada en este ítem, en la fila Caja Cuadrada no figurará ningún valor. En caso contrario, se genera un mensaje automático que indica sobrante o faltante, dependiendo del caso y adicionalmente se genera un mensaje que indica motivo de la diferencia. En el recuadro de la fila que indica motivo de la diferencia se debe detallar el motivo de la diferencia, adjuntando la evidencia de respaldo en caso de aplicar Repactación. - En columna repactación se indica el número del nuevo pagaré generado a partir de la repactación. - En la columna Valor, se indica el monto total del nuevo pagaré.

7 En la rendición se debe adjuntar: - Comprobantes de entrega, firmados y timbrados por el encargado de administración - Cheques a fecha. - Vouchers de tarjetas. - Copia tesorería de las boletas de Servifran, para cada pago, cuando aplique GENERACIÓN DE MEMORANDUM DE RENDICIÓN DE MATRÍCULAS Encabezado. - A: debe ir el nombre del Encargado en tesorería de la revisión de las cajas que corresponde al Colegio. - DE: debe ir el nombre del Encargado de Recaudación del Colegio. - FECHA DE ENVÍO: es la fecha en la que se envía la rendición - día-mes-año: es la fecha de la rendición de la caja. - MEMORANDUM N XXXX - AÑO: las xxxx corresponden al correlativo de las rendiciones enviadas durante el año y Año se debe llenar con el año en curso Ingreso de formulario(s) de matrícula(s), n (s) forma de pago pagaré. - En columna n de formulario, se debe anotar el número del contrato de matrícula. - En columna monto pagaré se debe indicar el monto total del pagaré suscrito. - En la fila Rendición de Caja por día/pagaré-mandato se debe transcribir el valor que indica el resumen de caja diaria para dicho ítem obtenido a través del IWired. Si la caja está cuadrada en este ítem, en la fila F.M cuadrados no figurará ningún valor. En caso contrario, se genera un mensaje automático que indica sobrante o faltante, dependiendo del caso y adicionalmente se genera un mensaje que indica motivo de la diferencia. En el recuadro de la fila que indica motivo de la diferencia se debe detallar el motivo de la diferencia, adjuntando la evidencia de respaldo en caso de aplicar.

8 Ingreso de formulario(s) de matrícula(s), n (s) forma de pago cheque a a fecha. - En columna n de formulario, se debe anotar el número del contrato de matrícula. - En la columna banco, indicar a qué banco pertenecen el o los cheques. - En la columna N de cheque(s) se deben ingresar el o los números de cheques asociados al N de formulario/contrato de matrícula. Cuando sea más de un cheque y exista correlativo, se debe señalar la secuencia mediante intervalos, como se indica a continuación: En el caso de existir un salto en la correlatividad, se expresará como se indica a continuación: 1-9/11. Solo se deben ingresar los últimos 4 dígitos del número de cheque. - En la columna Valor, se debe anotar el monto del cheque individual o el monto de la suma de la serie de cheques descritos en la línea, según corresponda. - En la fila Rendición de Caja por día/cheque a fecha se debe transcribir el valor que indica el resumen de caja diaria para dicho ítem obtenido a través del IWired. Si la caja está cuadrada en este ítem, en la fila F.M. cuadrados no figurará ningún valor. En caso contrario, se genera un mensaje automático que indica sobrante o faltante, dependiendo del caso y adicionalmente se genera un mensaje que indica motivo de la diferencia. En el recuadro de la fila que indica motivo de la diferencia se debe detallar el motivo de la diferencia, adjuntando la evidencia de respaldo en caso de aplicar ASPECTOS CLAVES A REVISAR EN LA RENDICIÓN DE CAJA DIARIA En los totales. Chequear que los totales informados en la rendición diaria impresa por el cajero correspondan a los mismos totales que muestra el sistema I-Wired para ese día al momento de la revisión por parte del Director. Revisar que la suma de los depósitos bancarios corresponda a la suma del monto de efectivo más el monto de cheques al día ingresados a sistema.

9 Revisar que la suma de los cheques a fecha recibidos y que se tienen a la vista corresponda al monto ingresado a sistema por ese concepto. Revisar que la suma de los comprobantes por transacciones con tarjeta de crédito y/o débito corresponda al monto ingresado a sistema por estos conceptos. En las rendiciones de matrícula, chequear la sumatoria de los formularios con mandato con el monto de sistema para ese concepto En los documentos. a. Comprobantes de depósito: chequear que los comprobantes de depósito cumplan con las siguientes condiciones: Depósito original. Fecha de timbre de caja igual a fecha de rendición o en su defecto fecha del día hábil siguiente al de la rendición. b. Cheques a fecha: chequear que los cheques a fecha recibidos cumplan con las siguientes condiciones: Cheques nominativos y cruzados a favor de Colegio. Cheques con firma. Chequear fecha de emisión de los documentos. Al reverso del cheque identificar RUT y teléfono del girador y el RUT del alumno (puede ser también el folio del formulario de matrícula del alumno). Cheques bien extendidos, sin enmendaduras. c. Formularios de matrícula (manuales y/o emitidos por sistema, ver IT 04 P-PC-01 Instructivo para Control de Contratos y Pagarés). Chequear que los documentos de matrícula cumplan con las siguientes condiciones: Formularios sin enmendaduras. Formularios debidamente firmados y acompañados de copia del carné de identidad. Formularios con firma y timbre de cajero (aunque incluyan sólo mandato).. Otros documentos que apliquen al momento de la matrícula. Toda la información contenida en cada uno de los formularios físicos (fechas, nombres, RUT, direcciones, teléfonos, etc.) deben coincidir plenamente entre ellos y con la información registrada en el sistema. Las matrículas en que no exista dicha coincidencia serán devueltas a la sede para su corrección. Se deben completar todos los datos que los formularios solicitan, sin dejar antecedentes en blanco. Los formularios deben ser enviados en el original que corresponda y no en fotocopia. d. Comprobantes de pago y/o boletas: chequear que los documentos de recepción de pagos cumplan con las siguientes condiciones: Cupones de pago y/o boletas sin enmendaduras. Cupones de pago y/o boletas con timbre y firma de cajero (todos). Chequear correlatividad de cupones de pago manual y boletas asignado a cada cajero Consideraciones en la revisión por parte del Director.

10 Para efectos de cuadratura el Encargado de Recaudación del Colegio, además de los cheques a fecha, vouchers y contratos (mandato-pagarés), deberá tener a la vista los comprobantes de pago manuales, las boletas de servicios emitidos y los comprobantes de depósito realizados, lo que confrontará con lo registrado en el sistema I Wired. Adicionalmente, deberá chequear la correlatividad de cupones de pago manual y boletas asignado a cada cajero. El Encargado de Recaudación del Colegio, una vez que revisa y da V B a las rendiciones de caja del día (matrículas y pagos), tiene la obligación de bloquear la caja revisada por sistema. ASPECTOS IMPORTANTES Por ninguna circunstancia se deben dejar pagos o matrículas retenidas, por descuadres u otra circunstancia. En caso de existir descuadres, se debe informar inmediatamente. La rendición de matrículas y/o pagos debe estar firmado por el Encargado de Recaudación del Colegio. Una vez generada y enviada la rendición física a Tesorería Central, el Director debe bloquear diariamente la caja revisada y firmada.. Las rendiciones solo deberán utilizar los memos únicos (Formato rendición pagos R-01 PC- 03; Formato rendición matrículas R-02 PC-03), Formato Rendición (R01-02 PC03 V Documentación pendiente. Esta situación se puede generar de forma excepcional, sólo en el caso de los contratos de matrícula y la documentación asociada a éstos. El plazo y condiciones para el envío de este tipo de documentación pendiente se detallan en el Instructivo para Control de Contratos y Pagarés. Cualquier otra documentación pendiente, debe ser informada en el memorándum de rendición y en un mail enviado a Tesorería, con copia a Contraloría Corporativa, quienes resolverán las medidas a tomar y entregarán los lineamientos pertinentes a la sede.

11 Límites máximos a mantener en caja. Los montos máximos a mantener en caja son $ II. ARQUEO DE CAJAS. Responsabilidades El Encargado de Recaudación es responsable de ejecutar al menos dos arqueos mensuales y sorpresivos, bajo las siguientes consideraciones: - Los arqueos deben ser realizados en días distintos y en horarios distintos. - Los arqueos deben ser realizados en períodos de menor afluencia de público, para no entorpecer el funcionamiento del Colegio y EN CASO de existir más de una cajera, cerrando una previa apertura de la otra PROCEDIMIENTO DE ARQUEO Conteo de efectivo. - Se debe realizar en forma ininterrumpida. - Se debe realizar siempre en presencia del cajero. - Todo el efectivo debe estar en la correspondiente caja metálica y en un mismo lugar físico., incluyendo el sencillo para vuelto Conteo de cheques. Se debe verificar la correcta emisión de la totalidad de los documentos, esto es, que estén debidamente nominados (Colegio Terraustral del Sol o Colegio Terraustral Oeste), nominativos (tachado a la orden y al portador ) y cruzados Revisión de sistema. Se debe confrontar todo el conteo realizado con lo ingresado en sistema para ese día en el ítem respectivo (efectivo, por ejemplo). Se deberá realizar print de pantalla de lo ingresado al sistema por cajero, más el resumen de caja. Deberá considerar también, si corresponde, documentos y efectivo aún no depositado en el banco; y el efectivo utilizado por el cajero como sencillo de caja, para efectos de cuadratura entre lo registrado en el sistema como efectivo y lo físicamente existente. Al finalizar estas actividades se deberá dejar la debida constancia por escrito, en el Registro de Arqueo

12 Registro Arqueo (R03 PC03 V Indicando: - Monto arqueado - Hora de Inicio - Hora de término - Diferencias (de existir) - Nombre, firma y timbre del cajero - Nombre, firma y timbre del Encargado de Recaudación del Colegio Estos arqueos deberán ser archivados en la sede y presentados a los auditores en caso que lo requieran ACCIONES A TOMAR COMO RESULTADO DEL PROCEDIMIENTO DE ARQUEO. - En caso de diferencias, tener especial cuidado con las diferencias a favor, esto es, cuando la suma de arqueo sea mayor a lo ingresado al sistema, ya que a lo menos esto implica un manejo descuidado de la caja, sumado a una falta a los procedimientos establecidos al no haberse ingresado inmediatamente el pago al sistema. - No es inusual que existan diferencias producto de la operatoria de caja, las que según la experiencia debieran fluctuar entre $1 y $999, razón por la cual existe la asignación de caja. - Tanto las diferencias a favor como las en contra detectadas en el arqueo, por mínimas que sean, deberán ser registradas en el memorándum de rendición que se despache ese día a Tesorería Central, en la parte inferior, como nota destacada, indicando el nombre de la cajera y el monto de la diferencia. Lo anterior, aún cuando la diferencia sea inferior o se encuentre cubierta por el sencillo para vuelto. - Toda diferencia a favor, y las diferencias en contra superiores a $ detectadas en el arqueo, deberán ser además informadas vía correo al Tesorero Casa Central y a Contraloría, el mismo día en que se detectan. - Conjuntamente con la revisión de los ítems arqueados, se deberá proceder a la revisión de los cupones de pago manual emitidos, las boletas de servicio emitidas y los cupones de cuponera recibidos, verificando que todos aquellos que se encuentren timbrados con la fecha correspondiente al día del arqueo se encuentren ingresados a sistema. Adicionalmente se deberá revisar la correlatividad y control de stock y flujo de los documentos mencionados. - Si la diferencia a favor corresponde cuota no ingresada se debe instruir el inmediato ingreso de ésta al sistema.

13 III. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO V1.1 Adaptación Colegios Terraustral REVISIÓN MOTIVO DE MODIFICACIÓN FECHA DE MODIFICACIÓN