INSTRUCTIVO. INSTRUCTIVO RECLAMOS A ENTES BANCARIOS Página 1 de 8

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1 INSTRUCTIVO RECLAMOS A ENTES BANCARIOS Página 1 de 8 1. OBJETO Establecer en forma detallada las tareas a desarrollar al efectuar los reclamos a los Bancos y a las Delegaciones por las diferencias detectadas en la conciliación de montos acreditados y comprobantes rendidos. 2. ALCANCE Comprende las siguientes actividades: 5.1. Reclamos a entidades bancarias por diferencias mensuales Listar los códigos positivos y negativos Reunir la documentación respaldatoria Confeccionar y entregar los reclamos a los entes recaudadores Registrar los reclamos efectuados Recibir, controlar y registrar las respuestas obtenidas Compensar códigos 5.2. Reclamos a entidades bancarias a solicitud de afiliados Reclamo de boletas con fecha de pago posterior al 28 de febrero de 2002 Reunir la documentación de respaldo Confeccionar y entregar los reclamos a los entes recaudadores Registrar los reclamos efectuados Recibir, controlar y registrar las respuestas obtenidas Archivar en el sistema de correspondencia la copia del reclamo dándole cierre a la nota reclamada. Informar al sector que originó el reclamo que el pago fue aplicado. Reclamo de boletas con fecha de pago anterior al 28 de febrero de 2002 Fotocopiar las boletas no acreditadas ni rendidas Solicitar al banco la certificación de dichas boletas Presentar el caso en reunión de Mesa Directiva Grabar código 88 Compensar dicho código con el correspondiente código DEFINICIONES Ver las definiciones del Instructivo Preparación y armado de lotes y órdenes IT-D02-D01 4. RESPONSABILIDADES de reclamos a entes Bancarios 5. DESARROLLO Se detallan a continuación los pasos a seguir para efectuar los siguiente tipos de reclamos: Reclamos a las entidades bancarias por diferencia mensuales Reclamos a las entidades bancarias a solicitud del afiliado 5.1. Reclamos a las entidades bancarias por diferencias mensuales Listar los códigos positivos y negativos Una vez finalizada la conciliación de un mes conforme al Instructivo IT-D02-03, deberán generarse los códigos positivos y negativos correspondientes a la rendición de dicho mes, de acuerdo a los siguientes pasos:

2 INSTRUCTIVO RECLAMOS A ENTES BANCARIOS Página 2 de 8 1. Utilizar la opción Consulta de códigos del menú Códigos de diferencias dentro del sistema de rendiciones. 2. Ingresar los siguientes datos solicitados por el sistema: Código (s): se carga el o los códigos que se quieren listar (s): se carga la o las cuentas bancarias de las cuales se quieren listar los códigos (s): se cargan el o los bancos de los cuales se quieren listar los códigos Reclamos: No Reclamados Lote: desde-hasta : desde-hasta Fecha código: desde-hasta Fecha carga: desde-hasta Fecha estado: desde-hasta Estado: seleccionar Pendientes Clasificado: seleccionar Código 3. Imprimir los listados de códigos generados en el paso anterior presionando Imprimir grilla códigos 4. Cargar en archivo de Excel denominado Reclamos mensuales, los códigos para reclamar ingresando los siguientes datos: N Código Concepto del código Fecha pago Importe Lote Orden Fecha acreditación Estado Reunir la documentación respaldatoria Para respaldar los reclamos a presentar se debe reunir la documentación necesaria de acuerdo al tipo de código y a las siguientes pautas: a. Códigos negativos (del tipo 88): 1.- Acreditación faltante por una sucursal entera Teniendo en cuenta el banco, la cuenta y el Nº de lote del código según listado, se deberán ubicar y fotocopiar: - las boletas correspondientes a la sucursal no acreditada 2.- Acreditación faltante por alguna/s boleta/s de una sucursal Teniendo en cuenta el banco, la cuenta y el Nº de lote del código según listado, se deberán ubicar y fotocopiar: - las boletas correspondientes a la sucursal no acreditada - el resumen que forma parte del lote, donde consta importe de cada boleta rendida. - La sábana del orden correspondiente. 3.- Códigos negativos por débitos sin explicación Teniendo en cuenta el banco, la cuenta, el importe y fecha de débito del listado de códigos, se debe fotocopiar la hoja del extracto bancario en la que consta el mismo. b. Códigos positivos (del tipo 77):

3 INSTRUCTIVO RECLAMOS A ENTES BANCARIOS Página 3 de 8 1.-Acreditación sobrante por falta de una sucursal entera Teniendo en cuenta el banco, la cuenta y el número de lote del código según listado, se deberá ubicar y fotocopiar la Sábana del orden correspondiente. 2.- Acreditación sobrante por falta de alguna/s boleta/s: Este caso también es aplicable a la rendición y acreditación por parte del banco, de boletas no pertenecientes a la Caja (códigos 89 boletas de terceros ). Teniendo en cuenta el banco, la cuenta y el número de lote del código según listado, se deberán ubicar y fotocopiar: - El resumen que forma parte del lote, donde consta importe de cada boleta rendida. - Todas las boletas rendidas en el lote - La sábana del orden correspondiente 3.- Acreditación sobrante en resumen bancario sin documentación de respaldo (ni boletas, ni sábanas, ni contestación bancaria) Teniendo en cuenta el banco, la cuenta, el importe y fecha de acreditación del listado de códigos, se debe fotocopiar la hoja del extracto bancario en la que consta la misma. Confeccionar y entregar los reclamos a los entes recaudadores 1. Generar en Word tablas de códigos (bases) para cada banco de acuerdo al siguiente detalle: a. Códigos negativos (del tipo 88): Se deben cargar, por mes de rendición, los siguientes datos: Código Concepto Fecha de pago Importe Lote Orden Fecha de Rendición b. Códigos negativos 71 (débitos sin explicación): Se deben cargar, por mes de rendición, los siguientes datos: Código Concepto Fecha del débito Importe Fecha de código c. Códigos positivos (del tipo 77): Se deben cargar, por mes de rendición, los siguientes datos: Código Concepto Fecha del código Importe Lote

4 INSTRUCTIVO RECLAMOS A ENTES BANCARIOS Página 4 de 8 Orden Fecha de Acreditación 2.- Generar las notas mediante las cuales se efectuarán los reclamos al Banco. Para esto realizar lo siguiente: 1- Utilizar la opción combinar del programa Word para enlazar las tablas de códigos ( bases ), con las Notas tipo 2- Generar una nota y copia por cada tipo de código y por cada sucursal. Además detallar en cada nota los siguientes datos: Para los códigos 88 por cada boleta reclamada: nombre y apellido del afiliado nº e importe de boleta Para los códigos 77: Fecha Proceso Importe acreditación global Para los códigos 89: Nombre terceros Importe de la boleta Comisión cobrada por el Banco 3- Cargar las notas en el sistema de correspondencia y asignarles a cada una el número indicado por éste. 4- Adjuntar la documentación respaldatoria 5- Sellar y entregar para la firma del del Sector Control de Entes Recaudadores. 6- Entregar las notas a los responsables de cada Banco y retener copia con constancia de recepción. 7- Sellar las copias con salida en mano en Mesa de entradas de la calle Archivar las copias por sistema de correspondencia de acuerdo al bibliorato donde serán archivadas físicamente (bibliorato GDB) 9- Archivar las copias en el bibliorato GDB ordenadas por Nº de nota. Registrar los reclamos efectuados 1.- Registrar los reclamos efectuados en el sistema de rendiciones, para lo cual se seguirán los siguientes pasos: a. generar el listado de códigos pendientes de acuerdo a lo detallado en los puntos 1 y 2 de la actividad Generar los códigos positivos y negativos. b. del listado generado, seleccionar el código e ingresar en éste presionando la opción Administración de reclamos c. dentro del recuadro Reclamos cargar los siguientes datos: Nº de nota GDB N Fecha de nota Ubicación del archivo de la nota en Word.

5 INSTRUCTIVO RECLAMOS A ENTES BANCARIOS Página 5 de 8 Recibir, controlar y registrar las respuestas obtenidas 1.-Retirar las respuestas bancarias. 2.-Controlar que las respuestas bancarias se correspondan con los reclamos efectuados. 3.-Registrar en Reclamos mensuales las respuestas obtenidas Si la respuesta bancaria coincide con el reclamo efectuado: a.- registrar la respuesta en el sistema de rendiciones: - repetir pasos a y b del punto 1 de la actividad Registrar los reclamos efectuados - dentro del recuadro Contestación cargar los siguientes datos: - Fecha contestado - debitado, acreditado o envían boletas - Fecha de proceso - Recaudado - Comisión - Grabado como: Código Lote Orden b- Grabar un nuevo código siguiendo el proceso mencionado en el Instructivo de grabación, verificación y aplicación de aportes y préstamos. Este nuevo código se compensará con el código inicial (ver actividad compensar códigos ) c- Cerrar y archivar la copia en el sistema de correspondencia (bibliorato GDB). d- Archivar físicamente la respuesta bancaria en el bibliorato Respuestas bancarias Si la respuesta bancaria no coincide con el reclamo: a. repetir pasos a y b del punto 1 de la actividad Registrar los reclamos efectuados. b. dentro del recuadro Observaciones detallar los comentarios pertinentes. c. reiterar el reclamo repitiendo el procedimiento explicado. d. Registrar la reiteración: - repetir pasos a y b del punto 1 de la actividad Registrar los reclamos efectuados - dentro del recuadro Reiteración cargar los siguientes datos Nº de nota Fecha de nota Ubicación del archivo de la nota en Word Compensar códigos 1.- Utilizar la opción Compensa códigos del menú Códigos de diferencias dentro del sistema de rendiciones. 2.- El sistema abrirá una pantalla denominada Selección de códigos a compensar dividida en dos: a la derecha códigos negativos ($< boletas) y a la izquierda códigos positivos ($> boletas). 3.- Ingresar los datos de los códigos a compensar: Código

6 INSTRUCTIVO RECLAMOS A ENTES BANCARIOS Página 6 de 8 Lote Fecha de código: desde/hasta 4.- Aceptar 5.- El sistema mostrará un apantalla denominada Compensación de códigos en la cual se deben seleccionar los códigos a compensar de ambos lados (derecho e izquierdo). 6.- Una vez seleccionados los códigos a compensar presionar la flecha en dirección inferior para que se transcriban al pie de la pantalla. 7.- Compensar: a) diferencia = 0: los montos de los códigos a compensar son iguales - presionar la opción Compensar - tomar nota del número de reimputación que arroja el sistema - cargar en el archivo Reclamos mensuales el n de reimputación que representa la compensación efectuada. b) diferencia >0: los montos de los códigos a compensar son distintos por lo que se deben igualar : - seleccionar con doble clic el código al cual se le modificará el importe. - Aparecerá una pantalla denominada Modificación de códigos para compensar que mostrará los datos del código seleccionado. - En la opción Monto a compensar modificar el monto por aquel que iguale al monto del código contrario. - Aceptar - El sistema dará aviso de que el monto original del código se dividirá en dos Aceptar. - Presionar Compensar y luego salir - Por la porción del código que no se compensó y quedó pendiente, se debe asignar otro código, para lo que se seguirán los siguientes pasos: Volver a la pantalla Compensación de códigos y seleccionarlo Presionar la flecha en dirección inferior. En la opción Nuevo código completar el N del código y presionar Cambiar Reclamos a las entidades bancarias a solicitud del afiliado De acuerdo a la fecha de pago de la boleta cuya acreditación faltante se reclama, se deberá proceder de diferente forma. La fecha determinante es el 28 de febrero de 2002, de manera que existen dos procedimientos que a continuación se detallan: Reclamo de boletas con fecha de pago posterior al 28 de febrero de 2002 Habiendo recibido el memo de pedido de reclamo efectuado por otro sector de la Caja (por ejemplo Atención al Afiliado, Seguridad Social o Delegaciones) se deberán cumplir los siguientes pasos: 1. Reunir la documentación de respaldo: fotocopiar las boletas no acreditadas ni rendidas correspondientes al profesional y la nota de pedido ambas adjuntas al memo que originó el reclamo. 2. Confeccionar y entregar los reclamos a los entes recaudadores: proceder de acuerdo a esta misma actividad desarrollada para el caso Reclamos a entidades bancarias por diferencias mensuales

7 INSTRUCTIVO RECLAMOS A ENTES BANCARIOS Página 7 de 8 3. Registrar los reclamos efectuados: a. proceder de acuerdo al punto 2 de esta misma actividad descripta para el caso de Reclamos a las entidades bancarias por diferencias mensuales. b. Cargar en el archivo de Excel Reclamos Afiliados, según se trate de préstamos o aportes: los datos de la boleta: Tipo de pago Legajo Apellido y nombre Número de boleta Mes y año de imputación Importe Fecha de pago Sucursal Banco Los datos del reclamo: Fecha Recibido Fecha Reclamado GDB N Solicitado por Memo N Para cada reclamo se confecciona en forma manual una planilla de Seguimiento llamada Historia de Reclamos donde se carga los datos del reclamo y el seguimiento 4. Recibir, controlar y registrar las respuestas obtenidas: a. Retirar las respuestas bancarias. b. De acuerdo al tipo de respuesta bancaria, proceder de la siguiente manera: 1. si el banco realiza la acreditación correspondiente: buscar el N de orden perteneciente a dicha acreditación, asignarle un número de lote y grabar la boleta reclamada. 2. si el banco envía los datos de la acreditación perteneciente al reclamo efectuado y por dicha acreditación ya se generó un código 77 pendiente: grabar un código (88) y compensarlo con el código 77 que menciona la contestación bancaria. 3. Si la respuesta bancaria no coincide con el reclamo, reiterar el reclamo, y cargar observaciones. c. Registrar las respuestas obtenidas en el archivo Reclamos mensuales Novedades. 5. Archivar en el sistema de correspondencia la copia del reclamo dándole cierre a la nota reclamada. 6. Informar al sector que originó el reclamo que el pago fue aplicado. Reclamo de boletas con fecha de pago anterior al 28 de febrero de 2002 Habiendo recibido el memo de pedido de reclamo efectuado por otro sector de la Caja (por ejemplo Atención al Afiliado o Seguridad Social) se deberán cumplir los siguientes pasos:

8 INSTRUCTIVO RECLAMOS A ENTES BANCARIOS Página 8 de 8 1. fotocopiar las boletas no acreditadas ni rendidas, correspondientes al profesional y solicitar al Banco por medio de una nota, la certificación de dicha boleta. 2. presentar el caso en reunión de Mesa Directiva para decidir la aplicación del pago en la cuenta de aportes del afiliado. 3. en el caso de que la decisión de la Mesa directiva sea favorable, proceder de la siguiente manera: a. grabar un código 88 por la acreditación faltante con la fecha de pago de la boleta. b. compensar el código grabado en el paso anterior con el código 95 (acreditación faltante anterior) más antiguo de la entidad bancaria con la excepción de que se identifique un código 95 coincidente con la fecha, el importe y la sucursal. 6. REGISTROS Código F--01 Registro Reclamos presentados Estado de revisión 00 F--02 Reclamos mensuales 00 F--03 Reclamos afiliados 00 F--04 y Memorando, tema: Solicitud de compra de formularios de boletas. 7. DOCUMENTOS RELACIONADOS No Aplica.- 8. ANEXOS No Aplica.- 9. MODIFICACIONES Fecha Modificaciones No Aplica.- 00 del Sector del Sector del Sector del Sector Lugar Bibliorato GDB (reclamos a Bancos) Archivo de World F/Usuarios/co mún/jenny Archivo de Excel F/Usuarios/co mún/ Jenny Outlook Archivo de correspondenci a Memorando Lapso mínimo Permanente Permanente Permanente Permanente Revisado por: Aprobado por: Fecha: 31/01/07 Fecha: 31/01/07