HISTORIAL DE CAMBIOS. DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Elaboración del Documento Modificación en los ítems 4,6 y 4,9 VERSIÓN MOTIVO DEL CAMBIO N/A

Transcripción

1 PD-M-DC-0 1 de 1 HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN 1 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Elaboración del Documento Modificación en los ítems,6 y,9 Creación de formato nuevo MOTIVO DEL CAMBIO FECHA N/A Codificación de Formato FO-M-DC Se crea formato FO-M-DC-0-03 para certificar ingresos de estudiantes nuevos en el proceso de matriculas Modificación de formato de matricula Se modifica el formato FO-M-DC-0-0 eliminando las firmas que incluía el documento Adición de dos formatos nuevos, FO-M-DC-0-0 y FO-M-DC-0-05 Se adicionan dos formatos para aceptación de aplicación a la nueva tabla de matrículas Adición del formato FO- M-DC-0-06 Se adiciona el formato de hoja de vida para aspirantes a Doctorado Eliminación del formato FO-M-DC-0-0 Se elimina el formato ya que este trámite se realiza directamente en el usuario del estudiante desde CHAIRÁ Adición del formato FO- M-DC-0-07 Se adiciona el formato FO-M-DC-0-07 con el propósito de reglamentar y controlar el cambio de calificaciones Adición del formato FO- M-DC-0-08 y eliminación del formato FO-M-DC-0-03 Se adiciona el formato FO-M-DC-0-08 para certificar aquellos que no presentan declaración de renta, por consiguiente se elimina el formato FO-M-DC Modificación del formato FO-M-DC-0-08 Modificación del formato FO-M-DC-0-01 y creación del formato FO- M-DC-0-09 Se actualiza el formato de no declarante con los cambios según el año gravable para el 015 Se modifica y crea los formatos bajo la luz de la resolución rectoral No. 367 de 017 y de acuerdo a lo establecido en el acuerdo de 01 par requisitos de matrícula estudiantes nuevos Eliminación de los formatos FO-M-DC-0-0 y FO-M-DC-0-05 La utilización de estos dos formatos no se requiere ya que todos los estudiantes matriculados actualmente si rigen por el acuerdo del 6 de enero del 01 tabla de matrículas para estudiantes de pregrado presencial

2 PD-M-DC-0 de 1 Adición de formatos FO- M-DC-0-10, FO-M-DC- 0-11, FO-M-DC-0-1 y FO-M-DC-0-13 Se adicionan formatos y documentos orientadores para el proceso de seleeción de estudiantes al Doctorado en Educación y Cultura Ambiental

3 PD-M-DC-0 3 de 1 1. OBJETIVO Explicar a los estamentos y partes interesadas los pasos a seguir para realizar la Matrícula de Estudiantes.. ALCANCE Este procedimiento, inicia con la compra del PIN por parte del interesado (aspirante nuevo, reingreso o transferencia interna o externa) en la caja o vía electrónica y termina con la respectiva matricula. 3. DEFINICIONES 3.1. Admitido: Persona natural que, previo el proceso de selección realizado por el programa académico o la institución de educación superior y el cumplimiento de los requisitos de ley, es aceptado en calidad de estudiante en el programa en el que se inscribió. 3.. Admisión: Acto por el cual la Universidad selecciona entre los aspirantes inscritos, a quienes de acuerdo con el lleno de los requisitos establecidos por la Institución puedan matricularse, como estudiantes nuevos, de reingreso o de transferencia en cualquiera de los programas académicos que ésta ofrece *Caja: Existirá una sola caja o tesorería donde se percibirán todas las rentas y recursos de la universidad y con ellas se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas. Los recursos con destinación específica deben llevarse separadamente de los demás fondos. (Acuerdo 013/001-Consejo Superior). 3.. Calendario Académico: Es la distribución del tiempo que se requiere para realizar las actividades de trabajo académico con estudiantes, las actividades de desarrollo institucional, las vacaciones de los docentes y directivos docentes y el receso estudiantil, determinando las fechas precisas de iniciación y finalización de cada período lectivo semestral Comité de Currículo: Son órganos asesores de los Programas Académicos, en la permanente revisión de éstos, para garantizar su normal desarrollo, para la búsqueda de la excelencia académica. Está presidido por el jefe de programa, dos representantes de los estudiantes, un representante de los docentes por cada área del conocimiento y un representante de los egresados. Sus decisiones son remitidas al respectivo Consejo de Facultad Consejo de Facultad: El Consejo de Facultad es el máximo órgano de dirección de la Facultad y está conformado por el Decano, quien lo preside, los 3 directores de departamento (Ciencias Básicas, Ciencias Administrativas y Estudios Interdisciplinarios), el director de la Escuela de Posgrados, 1 representante de los egresados, 1 representante del profesorado (escalafonado y de tiempo completo) y 1 representante estudiantil (estos dos últimos, para un período de dos años) Control Interno: Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas procedimientos y

4 PD-M-DC-0 de 1 mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos Curso: Es el conjunto de conocimientos disciplinares teóricos o prácticos organizados y desarrollados a través de diferentes estrategias pedagógicas, en periodos de tiempo definidos en el plan de estudios DARCA: División de Admisión, Registro y Control Académico; esta división es la encargada de la organización y manejo de los documentos inherentes a inscripciones, matrículas y demás funciones relacionadas, que dan fe de los procesos académicos formales de la institución, realizando tareas administrativas, tendientes a organizar, actualizar y custodiar las historias académicas de los estudiantes activos e inactivos Decanatura: Según lo dispuesto en él articulo 9 del estatuto general de la Universidad de la Amazonia, el decano es la máxima autoridad ejecutiva en cada facultad. Tiene a su cargo la dirección de los asuntos académicos, administrativos y disciplinarios de la misma, de acuerdo con las normas vigentes Estudiante: Persona natural que posee matrícula vigente para un programa académico y que siendo centro destinatario del proceso educativo, recibe la formación a través del acceso a la cultura, al conocimiento científico y técnico, a la apropiación de valores éticos, estéticos, ciudadanos y religiosos, que le facilitan la realización de una actividad útil para el desarrollo socioeconómico del país Estudiante Nuevo: Persona natural que formaliza su matrícula en primer curso en el programa académico al que fue admitido Facultad: Unidad académica cuya finalidad es administrar programas académicos de Educación Superior Formal, en los distintos niveles y modalidades, Departamentos o programas, donde se reúne el personal docente para impulsar la investigación y realizar actividades de docencia y extensión, en áreas afines o complementarias del conocimiento, la técnica o la cultura. Esta dirigida por un Decano Instructivo: Documentos que proporcionan información detallada sobre como efectuar una actividad o subproceso específico Matricula: Acto que formaliza la vinculación del estudiante al servicio educativo, el cual se renueva cada período académico Oficina Asesora Jurídica: Es la dependencia de carácter asesor, encargada de presta apoyo en los asuntos legales, judiciales y extrajudiciales, a todas las dependencias de la Universidad de la Amazonía en los asuntos que se requieran y que correspondan a la naturaleza de sus funciones. Depende directamente del Rector Programa: Conjunto de experiencias de aprendizaje formalmente estructuradas que el estudiante realiza, conducentes a la obtención de un título que lo forma integralmente para

5 PD-M-DC-0 5 de 1 el ejercicio de una profesión o disciplina. El programa académico se organiza como unidad de gestión académica interdisciplinar alrededor de un campo de interés prioritario para la Institución Pruebas ICFES: El Instituto Colombiano para El Fomento de la Educación Superior; es una institución estatal, adscrita al Ministerio de Educación, cuyo objeto fundamental es la evaluación del sistema educativo colombiano en todos sus niveles y modalidades y propender por la calidad de dicho sistema a través de la implementación de programas y proyectos de fomento de la educación superior, de acuerdo con las políticas trazadas por el Ministerio de Educación Nacional Transferencia Externa: Traslado que realiza un estudiante desde una institución de educación superior nacional o extranjera en la que estuvo matriculado, a otra en la que desea continuar sus estudios, previo cumplimiento de los requisitos exigidos por la institución receptora. Este traslado implica la homologación de créditos cursados y puede suponer un cambio de programa académico Transferencia Interna: Traslado que realiza un estudiante, dentro de la misma institución de educación superior, de un programa académico a otro, previo cumplimiento de los requisitos exigidos por el programa receptor.

6 PD-M-DC-0 6 de 1. DESCRIPCIÓN No. PASOS A REALIZAR DESCRIPCIÓN RESPONSABLE El aspirante debe registrar su información personal en el formulario de inscripción virtual el cual se encuentra en el portal web institucional ( Ver instructivo IN-M-DC-0-01 y/o IN-M-DC Registrar el formulario de inscripción Si es aspirante nuevo: Seleccionar los programas a los que aspira como primera y segunda opción. Si es estudiante de reingreso, transferencia interna o externa; debe seleccionar únicamente la opción a la que desea ingresar. En todo caso, el aspirante debe verificar que al finalizar la inscripción el Sistema le arroje el recibo de pago. Aspirante. Entregar Soportes Transferencia Externa Los aspirantes para transferencia externa deben allegar a DARCA como soporte para su solicitud: El reporte de calificaciones, los contenidos programáticos de cada curso, certificado de conducta y resultados de las pruebas ICFES. Aspirante.3 Estudiar Homologaciones, transferencias y reingresos. El Comité de Currículo, debe estudiar los soportes enviados por el estudiante o aspirante según sea el caso, para determinar, basados en la reglamentación interna, los cursos que se le homologan al momento de su ingreso a la institución, el resultado de este estudio se oficializa mediante Acuerdo de Consejo de Facultad. Facultad

7 PD-M-DC-0 7 de 1 Si es aspirante nuevo, consultar sus resultados del proceso de selección en el portal web institucional. Si es admitido continuar con el Paso.5. En caso contrario, puede esperar la asignación de cupos de primera y segunda opción, según el Calendario académico.. Consultar resultados de Admisión El aspirante o estudiante, para el caso de transferencia interna, que solicita reingreso, transferencia interna o externa; debe consultar los resultados en las decanaturas, según los tiempos definidos en el Calendario académico. Aspirante Para el Doctorado en Educación y Cultura Ambiental, el proceso de admisión y entrevistas se realiza según las fechas establecidas en el calendario académico del Doctorado y el proceso de selección según lo definido en el FO-M-DC-0-1 y el FO-M-DC Igualmente los resultados se publican en la página web

8 PD-M-DC-0 8 de 1 Si es aspirante nuevo, de reingreso, de transferencia interna o externa; el admitido presenta a la oficina de liquidaciones los documentos para la liquidación de matricula financiera, según normatividad vigente para los diferentes programas académicos. El estudiante antiguo actualiza la documentación en las fechas establecidas por el calendario académico y en los tiempos definidos por la normatividad interna. Ver instructivo IN-M-DC Presentar documentos para liquidación y matricula académica El aspirante admitido entrega los documentos requeridos en DARCA y este se encarga de validarlos en el sistema (Solo puede quedar pendiente la Libreta Militar, para quienes no han definido su situación). Formato FO-M-DC-0-01, y FO-M-DC-0-08 y FO-M-DC Admitido, estudiante Los estudiantes de posgrados entregan sus documentos en las oficinas de los respectivos programas académicos. Para el Doctorado en Educación y Cultura Ambiental los documentos a entregar están definidos en el FO-M-DC-0-10 y a su vez entregar el formato FO-M-DC-0-06 y FO- M-DC Si el estudiante es objeto de estímulos académicos por buen rendimiento, el consejo de Facultad respectivo expide el acuerdo y lo remite a la oficina de liquidación..6 Generar liquidación La información de los documentos presentados por el admitido o el estudiante, se debe registrar en el Sistema, y generar la liquidación. Ver instructivo IN-M-DC Oficina de Liquidaciones.7 Seleccionar Admitidos Para los estudiantes de pregrado, la selección de estudiantes se realiza según lo establecido en el Acuerdo 6 de 01 del Consejo Académico, en las fechas establecidas en el calendario académico. Para la selección de estudiantes para el Doctorado en Educación y Cultura Ambienta los requisitos de admisión están establecidos en el IN- M-DC Universidad

9 PD-M-DC-0 9 de 1.8 Pagar matricula financiera El admitido o el estudiante consulta en el portal web institucional e imprime su liquidación de matricula y paga en la entidad financiera designada según el Calendario académico. Admitido, estudiante.8 Realizar Matricula Académica Si es estudiante nuevo, la matrícula se genera de manera automática. Ver instructivo IN-M- DC-0-0. Si es estudiante antiguo, reingreso, transferencia interna o externa; se autoriza en el sistema para matricular las asignaturas permitidas según su situación académica, la disponibilidad de cupos y la normatividad interna. El estudiante podrá adicionar o cancelar cursos de su matricula académica en las fechas establecidas por el consejo académico realizando la solicitud desde su usuario por el Sistema de Información Académico CHAIRÁ. Estudiante y DARCA Los estudiantes que requieran nivelación lo solicitaran para orientarse en la modalidad de curso intensivo según artículo 13 del Estatuto Estudiantil..9 Revisar la documentación A través del Comité de seguimiento y evaluación de documentación (Control Interno, División Financiera, Oficina Asesora Jurídica, DARCA y Oficina Asesora de Planeación) realizar la auditoria a los documentos suministrados por los estudiantes, y presentar un informe a Rectoría. Comité de seguimiento y evaluación de documentación (Control Interno, División Financiera, Oficina Asesora Jurídica, DARCA y Oficina Asesora de Planeación).10 Modificación o registro de calificación Cuando se requiera la modificación de una calificación académica en el Sistema de Información o la adición de una calificación por Homologación se realiza la solicitud en el FO-M- DC Programa Académico

10 PD-M-DC-0 10 de 1 5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO MATRICULA DE ESTUDIANTES ASPIRANTE DARCA FACULTAD ADMITIDO, ESTUDIANTE OFICINA DE LIQUIDACIONES ADMITIDO Y DARCA ESTUDIANTE Y DARCA COMITÉ DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PROGRAMA ACADÉMICO Inicio IN-M-DC-0-01 IN-M-DC-0-08 IN-M-DC-0-03 B IN-M-DC-0-0 FO-M-DC-0-07 Registrar el formulario de inscripción NO Seleccionar y publicar admitidos Estudiar homologaciones, transferencias y reingresos. Generar liquidación Presentar Documentos para liquidación y matricula académica Realizar Matricula Académica Revisar la documentación Modificación o registro de calificación Es transferencia externa? SI Entregar Soportes Transferencia Externa A SI aprobado? Fin NO Pagar matricula financiera IN-M-DC-0-0 FO-M-DC-0-01 FO-M-DC-0-06 FO-M-DC-0-08 FO-M-DC-0-09 FO-M-DC-0-10 FO-M-DC-0-11 Fin A Expedir acuerdo Consultar resultados de Admisión B FO-M-DC-0-1 FO-M-DC-0-13 Es admitido? SI NO B Asistir a entrega de cupos de primera y segunda opcion Recibe cupo? SI NO B Fin

11 PD-M-DC-0 11 de 1 6. ANEXOS FO-M-DC-0-01 Formato de documentos de matrícula estudiantes de pregrado FO-M-DC-0-06 Formato hoja de vida aspirante a doctorado FO-M-DC-0-07 Formato solicitud de modificación de calificación FO-M-DC-0-08 Formato no declarante FO-M-DC-0-09 Formato de documentos de matrícula estudiantes de posgrado FO-M-DC-0-10 Formato requisitos de inscripción al DECA FO-M-DC-0-11 Formato carta de posible director o tutor de tesis FO-M-DC-0-1 Formato evaluación proceso selección admisión estudiantes DECA FO-M-DC-0-13 Formato consolidado evaluación de candidatos al DECA IN-M-DC-0-01 Instructivo de inscripción estudiante nuevo IN-M-DC-0-0 Instructivo consulta de liquidación estudiante antiguo IN-M-DC-0-03 Instructivo consulta de liquidación estudiante nuevo IN-M-DC-0-0 Instructivo matricula académica estudiante nuevo IN-M-DC-0-05 Instructivo inscripción estudiante de pregrado y posgrado para reingreso IN-M-DC-0-06 Instructivo inscripción estudiante de pregrado y posgrado para transferencia interna IN-M-DC-0-07 Instructivo inscripción estudiante de pregrado y posgrado para transferencia externa IN-M-DC-0-08 Instructivo de requisitos de inscripción al DECA IN-M-DC-0-09 Instructivo requisitos de admisión al DECA

12 PD-M-DC-0 1 de 1 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Acuerdo 0 de 013: Labor Académica Acuerdo 03 de 01 Formato Plan Labor Académica Docentes Acuerdo 051 de 011: Asignación Labor Académica Acuerdo 019 de 011: Aprobación proyecto Pedagógico Institucional Acuerdo : Estatuto Estudiantil Acuerdo : Políticas Académicas Acuerdo : Estatuto Docente Resolución 083 de 011 Autoevaluación Programas Académicos Resolución 713 de 01 Documentos base liquidación de matrícula para estudiantes nuevos Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Julio Cesar Luna Nombre: Wilmer Arley Nombre: Wilmer Arley Patiño Patiño Cargo: Decano facultad de Cargo: Vicerrector Cargo: Vicerrector Ingenierias. Académico Académico Fecha: Fecha: Fecha: