UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE LA CALIDAD- COGUI

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1 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE LA CALIDAD- COGUI PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE SERVICIOS CULTURALES, ARTISTICOS Y DE INFRAESTRUCTURA Página 1 de 5 Código: BU-P03 Versión: OBJETIVO Definir los pasos necesarios para la realización de la venta de servicios, en donde se le ofrece a la comunidad interesada, organización de eventos deportivos, recreativos, culturales y lúdicos, alquiler de escenarios deportivos y culturales, así como también la muestras de los grupos culturales; los cuales son organizados por la Dirección de Bienestar. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción de la solicitud del servicio y finaliza con la elaboración y entrega del informe final. Aplica para las distintas empresas e instituciones tanto públicas como privadas, que desean vincularse a los diferentes servicios ofertados por la Dirección de Bienestar. 3. RESPONSABLE El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente procedimiento es el Director de Bienestar de la Universidad del Magdalena. 4. GENERALIDADES La venta de servicios por parte de la Dirección de Bienestar es realizada a fin de generar recursos para la dependencia, adicionales a los asignados en el presupuesto general de la Universidad. Cabe aclarar que solo se tendrán en cuenta aquellas solicitudes que presenten lo siguientes requerimientos: Que el horario de la realización del evento no sobrepase las 10 de la noche y que además solo se realice de lunes a sábado, a no ser que se cuente con previa autorización de la Directora de Bienestar. Elaboró Revisó Aprobó Karin Rondón Payares Responsable del Proceso de Bienestar Emperatriz Zapata Zapata Asesora de Calidad Grupo de Gestión de la Calidad Ruthber Escorcia Caballero Rector

2 Que la solicitud de los grupos culturales solo sea para amenizar un evento cultural o social. Cada vez que se realice el alquiler de algún espacio físico este deberá ser devuelto en las mismas condiciones en las cuales fue entregado. Para la venta de servicio de los grupos culturales, el organizador de la actividad deberá incurrir con los gastos de transporte y refrigerio de los grupos solicitados. Dependiendo del tipo de evento se subcontratarán requerimientos no disponibles en la institución. Las comunicaciones oficiales generadas por éste procedimiento, se tramitan y administran siguiendo el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales. 5. DESCRIPCION: No Secretaria Director Recibir Solicitud: Recibe la carta de solicitud para la prestación de servicios ofertados por la Dirección de Bienestar. Nota: Se diligencia el formato BU-F24 Formato de Solicitud de Grupos Culturales y Deportivos, si se solicitan dichos grupos. Estudiar Solicitud: Estudia la solicitud para evaluar la pertenencia de esta, para una posible realización de la venta del servicio. Nota: - Muchas de las solicitudes son realizadas en intención de préstamos. Estará de parte de la dirección, definir si es una venta de servicio o un préstamo. Dicha solicitud es externa a la universidad. - La venta de servicio está condicionada a la disponibilidad de espacios y grupos. Se coordina con los coordinadores de las áreas de Bienestar. - La solicitud es remitida al responsable de esta función. Código: BU-P03 Versión: 01 Página 2 de 5

3 No Concertar venta de servicio: Concierta la venta del servicio con el solicitante, verificando si se está interesado en la prestación del servicio. Enviar Cotización: Envía la cotización para la realización de la actividad al solicitante, por vía electrónica ( ) o correo institucional. Se anexa el BU-F26 Formato de Solicitud de la Venta de Servicio. Realizar Negociación: Realiza la negociación para la venta del servicio, esta depende de la cantidad de requerimientos solicitados en recursos físicos y humanos, así como también las horas de disponibilidad. Nota: Las tarifas de costos para el préstamo de los escenarios y servicios de Bienestar, están determinadas en el portafolio de servicios de esta dependencia. Acordar Pago: Acuerda la forma de pago con el solicitante, confirmando el número de la cuenta institucional y se entrega la autorización para la realización del evento. Se diligencia el BU-F26 Formato de Solicitud de la Venta de Servicio. Coordinar Logística del evento: Coordina la logística del evento. - Se procede al montaje y autorización. - Solicitudes de permisos para la autorización de ingreso, mediante comunicado dirigido al jefe de seguridad. - Solicitud de la capacidad instalada (prelogística) Código: BU-P03 Versión: 01 Página 3 de 5

4 No Coordinar Logística post-evento: Coordina la logística post-evento con el desmontaje y recogida de instrumentos, equipos y demás recursos utilizados, para la organización del evento. Elaborar Informe: Elabora un informe general de la actividad realizada, el cual debe contener detalles financieros y administrativos de la actividad, describiendo: gastos incurridos, utilidad, entre otros. 6. MARCO LEGAL NO APLICA PARA ESTE DOCUMENTO. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NO APLICAN PARA ESTE PROCEDIMIENTO. 8. REGISTROS IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN Código Formato Nombre Lugar y Medio Tiempo de Retención Responsable de Archivarlo RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN BU-F24 Solicitud de Grupos Culturales y Deportivos Archivo de Bienestar / Físico 1 Año Auxiliar Administrativo / Bienestar Fecha Archivo Central BU-F26 Formato de Solicitud de la Venta de Servicio Archivo de Bienestar / Físico 1 Año Auxiliar Administrativo / Bienestar Fecha Archivo Central El diligenciamiento de este ítem, se ejecuta de acuerdo al Procedimiento MC-P02 Procedimiento para el Control de Registros. Código: BU-P03 Versión: 01 Página 4 de 5

5 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA ÍTEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN No aplica para este procedimiento por ser su primera versión. 10. ANEXOS 10.1 Flujograma del procedimiento para la venta de servicios culturales, artísticos y de Infraestructura. Código: BU-P03 Versión: 01 Página 5 de 5