UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD COGUI PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO DE EQUIPOS Y ESPACIOS FÍSICOS

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1 UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE LA CALIDAD COGUI PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO DE EQUIPOS Y ESPACIOS FÍSICOS Página 1 de 7 Código:BI-P03 Versión: OBJETIVO Definir las actividades necesarias para el préstamo de los espacios físicos (salas virtuales, sala de juntas y sala de audiovisuales) y los recursos de computación con que cuenta la Biblioteca. Establece quiénes pueden hacer uso de este servicio y referencia las condiciones para tener derecho a él. 2. ALCANCE Toda la comunidad universitaria tendrá la posibilidad de acceder a los servicios que ofrece la Biblioteca, cumpliendo con los requerimientos de acuerdo al Reglamento Estudiantil y al Reglamento de Biblioteca. Este procedimiento inicia con la recepción de la solicitud por parte del usuario y termina con la evaluación del Servicio No Conforme. 3. RESPONSABLE El responsable de la adecuada ejecución de este procedimiento es el Jefe de Público. 4. GENERALIDADES 4.1 Glosario de Términos Sala Virtual: Es una sala que cuenta con el servicio de Internet para toda la comunidad universitaria, en donde pueden realizar investigaciones académicas en la Web o hacer uso de los recursos electrónicos a los que se encuentra suscrita la Universidad del Magdalena por intermedio de la Biblioteca. El préstamo de espacio físico (sala de juntas, sala de audiovisuales y salas virtuales), es un servicio que está disponible para toda la comunidad universitaria que utiliza los servicios de Elaboró Revisó Aprobó Milvida Suarez Florez Responsable de Proceso Gestion de Biblioteca Fecha: 20/08//2009 Emperatriz Zapata Zapata Grupo de Integral de la Calidad Fecha: 20/08//2009 Ruthber Escorcia Caballero Rector 20/08/2009

2 biblioteca, se hace énfasis en la utilización de las sala virtuales principalmente para consulta de bases de datos bibliográficas que ha adquirido la institución, pero además pueden ser utilizadas para consultas académicas en Internet. Un usuario puede utilizar este servicio durante 1 hora al día. Después de 15 minutos de iniciado en turno y sin utilizar éste, se cancela y asigna a otro usuario. La asignación de turnos, es tarea del auxiliar o el monitor y se hace utilizando el Aplicativo SARI. La sala de juntas y la sala de audiovisuales, deben llevar registro en papel de su uso. El usuario debe hacer reserva de cualquiera de los servicios a utilizar. Las comunicaciones oficiales generadas por éste procedimiento, se tramitan y administran siguiendo el Procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de comunicaciones oficiales. 5. DESCRIPCIÓN No. 1 Responsable/ Dependencia Jefe de Público/ Biblioteca Descripción de la Actividad Atención al Usuario: Informa al usuario del procedimiento a seguir, si es Reserva de Sala de Juntas o de Audiovisuales, se va al paso 2. Si es reserva de salas virtuales, se va al paso 4. 2 / Biblioteca Reserva de la Sala de Juntas o Sala de Audiovisuales: Solicita al usuario información que es necesaria para diligenciar el Formato BI-F10 Formato de Solicitud de Reserva de Salas ya sea para prestar la sala de Audiovisuales o de Reuniones. Se debe revisar el formato BI-11 Formato Control de Ocupación y Uso de Salas y diligenciarlo si hay disponibilidad, se debe además, dar constancia de la asignación del espacio, entregando el Formato BI-F12 Confirmación de Préstamo de Salas Nota: La Sala de Audiovisuales incluye televisor y VHS. Si necesitan un reproductor de DVD deben solicitarlo a la dependencia que los administra dentro de la institución o traerlo desde otra dependencia. La capacidad de ambas salas es de 10 personas. Código: BI-P03 Versión: 04 Página 2 de 7

3 No. Responsable/ Dependencia 3 / Biblioteca Descripción de la Actividad Préstamo de la Sala de Juntas o Sala de Audiovisuales: Verifica que la sala se encuentre reservada y la entrega con los elementos necesarios y requeridos por el usuario y se diligencia el Formato BI-F11 Formato Control de Ocupación y Uso de Salas, en su aparte de uso. Si la sala no es utilizada también se debe diligenciar este formato. Al finalizar el tiempo de préstamo, el usuario debe hacer la entrega de la sala. 4 / Puesto de préstamo de Salas virtuales Reservar turno en la Sala Virtual: Recibe el carné institucional al usuario, selecciona en el módulo de Reserva del Sistema de Administración de Recursos Informáticos (SARI), la sala y la hora en la que el usuario va a hacer uso de su turno. Digita el código del usuario y el sistema inmediatamente verifica que el usuario se encuentre activo, que no se esté sancionado y que no haya utilizado el servicio ese día. Si el usuario cumple con estos requisitos podrá hacer uso de un computador en la sala virtual que le es asignado por el mismo sistema. Nota: Los usuarios podrán hacer uso de las salas virtuales durante una (1) hora consecutiva al día. Se puede reservar el turno el mismo día con anticipación o si se desea en el momento de hacer uso de ella, si hay disponibilidad de espacio. Código: BI-P03 Versión: 04 Página 3 de 7

4 No Responsable/ Dependencia / Puesto de préstamo de Salas virtuales Jefe de Público/ Biblioteca Jefe de Público/ Biblioteca Descripción de la Actividad Ingreso del usuario: Recibe el carné institucional al usuario, verifica en el módulo de Registro del Sistema de Administración de Recursos Informáticos (SARI), si el usuario reservó turno para esa hora y si es así, en que computador y sala le corresponde. Cuando el usuario ingresa a su turno se le registra la entrada en el sistema. Nota: El usuario debe llegar a más tardar 15 minutos después de la hora del turno, de lo contrario el turno se cancela y se le puede asignar a otra persona que lo solicite. Si el usuario incumple algunas de las normas que se encuentran en el Reglamento de Biblioteca respecto al uso de las salas virtuales será sancionado según lo estipulado en éste. Evaluar el Servicio prestado: Entrega a los usuarios el formato BI-F13 Evaluación del Servicio de Préstamo de Equipos y Espacio Físico, para ser diligenciado. Evaluar Servicio No Conforme: Aplica el procedimiento MC-P05 Procedimiento para el Control del Servicio no Conforme, en el caso que se presenten no conformidades en la prestación del servicio y pasar informe consolidado al proceso de Mejora Continua. 6. MARCO LEGAL Tipo de Norma Acuerdo Superior Entidad que Emite Consejo Superior de la Universidad del Magdalena Nº Identificación Fecha de Expedición (DD/MM/AAAA) Descripción de artículos, capítulos o partes de la Norma que aplican al documento 0012 Julio 2003 Reglamento de Biblioteca 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No aplica a este procedimiento 8. REGISTROS Código: BI-P03 Versión: 04 Página 4 de 7

5 Código Formato BI-F10 BI-F11 BI-F12 BI-F13 No Aplica No Aplica Identificación Nombre Formato de Solicitud de Reserva de Salas Formato Control de Ocupación y Uso de Salas Confirmación de Préstamo de Salas Evaluación del Servicio de Préstamo de Equipos y Espacio Físico. Informe Encuesta de Evaluación del Servicio Sistema de Administración de Recursos Informático Almacenamiento ( gestión) Lugar y Medio Servicios / Papel Público / Papel y Digital Público / Papel y Digital Público / Papel Público / Digital y en Papel Servidor SARI/ Digital Tiempo de Retención 6 meses en Permanente Protección Responsable de Archivarlo Recuperación (clasificación para consulta) Disposición (Acción cumplido el tiempo de retención) Destruir Archivo Central Archivo Central Destrucción Jefe de Público Identificación del Usuario Número del Computador Archivo Central Copia de Seguridad en la Biblioteca El diligenciamiento de este ítem, se ejecuta de acuerdo al Procedimiento MC-P02 Procedimiento para el Control de Registros 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Código: BI-P03 Versión: 04 Página 5 de 7

6 Versión Fecha Ítem modificado Descripción 01 15/08/ /03/ DESCRIPCION 7. REGISTROS 9.1. Flujograma Plantilla Descripción Registros Flujograma 03 20/08/2009 Píe de pagina Paso 3. Se cambió el control de uso de la sala, al formato BI-P03-F02 Formato Control de Ocupación y Uso de Salas, para optimizar el registro de esta ocupación. Se elimina de la tabla de registros, el BI-P03- F04 Formato Control de Uso de Salas, el cual inmerso en el BI-P03-F02 Formato Control de Ocupación y Uso de Salas. Se modifica el nombre del formato BI-P03-F02 para que involucre ambos formatos. Se modifica la permanencia de las evaluaciones en el y se adiciona como registro el Informe de éstas, que es presentado a la Coordinación del SGC. Se modifica el aparte donde hacía uso del formato el BI-P03-F04 Formato Control de Uso de Salas, y en su lugar se coloca el BI-P03- F02 Formato Control de Ocupación y Uso de Salas. Se ajusta de acuerdo a los requerimientos del Sistema de Integral de la calidad. A todos los formatos se les cambia la codificación por la nueva del SGI Se modificaron los responsables en la construcción del documento. Código: BI-P03 Versión: 04 Página 6 de 7

7 10. ANEXOS Flujograma Inicio Jefe de Servicios Atención a Usuario A No Reserva de salas virtuales Si Solicitud de reservas Recibe del usuario los requerimientos Recibe el carnet al usuario Control de ocupación y uso de salas Revisa disponibilidad Si Usuario sancionado No C Hace reserva en el sistema SARI Si Existe disponibilidad No A Autoriza ingreso y registra el mismo en el sistema SARI Realiza la reserva Control de ocupación y uso de salas B Entrega constancia al usuario Confirmación de préstamo de salas Realiza la reserva Control de ocupación y uso de salas B C Recibe del usuario la evaluación del servicio Termina Informe de Evaluación del Servicio Código: BI-P03 Versión: 04 Página 7 de 7