Código: R-AM-007 PROCEDIMIENTO GESTION DE TRÁMITES. Versión: 05. Fecha: Procedimiento: GESTIÓN DE TRÁMITES

Transcripción

1 Procedimiento: GESTIÓN DE Proceso: ADMINISTRATIVOS Objetivo: Estandarizar el procedimiento para la realización de trámites que se realizan ante la administración municipal para mejorar la calidad en la prestación del servicio a la comunidad. Actividad y Cómo se hace 1) EL INTERESADO, diligencia el formato de solicitud del trámite y lo entrega conjuntamente con la información anexa (si se requiere), al servidor público correspondiente. Los trámite que requieren formato de solicitud son: Certificado de Sanidad, constancia transporte animales vivos y trasteos, Certificado Usos del Suelo, Matricula de Vehículo, Alineamiento, licencia de urbanismo, licencia de construcción. Si no se requiere formato, el interesado realiza la solicitud verbal al servidor público y continúa con el paso 5. Registros Documentación Formato de solicitud del trámite. Formulario único nacional (licencias urbanismo) Formulario DANE (Licencias de Inhumación) Documentos anexos Referencia Manual de Trámites Ley 388 de 1997 Ley 962 de 2005 Decreto 0564 de Los trámites que no requieren formato son: expedición de paz y salvo de catastro, paz y salvo de industria y comercio, certificado catastral, ficha de SISBEN. 2) EL SERVIDOR PÚBLICO, recibe el formato de solicitud del trámite diligenciado y verifica si es el competente. 3) EL SERVIDOR PÚBLICO COMPETENTE, verifica que la solicitud este acorde con los requisitos del proceso. 4) EL SERVIDOR PÚBLICO, aplica el procedimiento de propiedad del en los trámites: expedición de licencias de construcción, licencias de urbanismo y matricula de vehículos. 5) EL SERVIDOR PÚBLICO, responde el trámite negando, requiriendo o dando respuesta positiva. Formato de solicitud del trámite. Formato de solicitud del trámite. Documentos anexos Formato propiedad del. Licencia de Construcción Licencia de Urbanismo. Certificado Uso del Suelo Alineamiento Ficha SISBEN Matrícula Vehículos Paz y Salvo de Industria y Comercio Paz y salvo de Catastro Manual de Trámites. Manual de Funciones Manual de Trámites. Ley 388 de 1997 Ley 962 de 2005 Decreto 0564 de Procedimiento propiedad del Guía propiedad del. Manual de Trámites. Ley 388 de 1997 Ley 962 de 2005 Decreto 0564 de Ordenanza 018 de 2002 Estatuto de Rentas Acuerdo Municipal Página 1 de 6

2 Actividad y Cómo se hace Registros Documentación Certificado Catastral Certificado Sanitario Permiso Transporte Animales Vivos Licencia de Inhumación Referencia 021 de 1998 Ley 9 de ) EL SERVIDOR PÚBLICO, revisa el registro para verificar que cumple con los requisitos del. Formato producto no conforme. Procedimiento producto conforme no 6 A) Si esta acorde con los requisitos del, continua con el paso 7. Guía producto no conforme. 6 B) Si no está acorde, se realiza tratamiento aplicando el procedimiento producto no conforme y se continúa el procedimiento. 7) EL SERVIDOR PÚBLICO, guarda el trámite en el archivo respectivo hasta que el lo reciba. Planilla atención trámites. 8) EL SERVIDOR PÚBLICO, guarda los documentos de acuerdo al procedimiento de control de documentos. 9) LIDER DEL PROCESO, efectúa el seguimiento, medición y análisis al proceso de trámites, según los indicadores y la encuesta de atención de trámites que se realizará cada cuatro meses. De cada trámite se realizaran cinco (5) encuestas dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes Encuesta atención gestión de trámites. Procedimiento control de documentos. Guía para medir la satisfacción del Control de los Registros Registro Responsable de Lugar de Tiempo de Diligenciarlo Almacenamiento Retención 1 Formato de solicitud del Interesado Archivo secretaría trámite 2 Planilla atención trámites Servidor Público Archivo secretaría 3 Licencia de construcción Servidor público Archivo secretaria 20 años 4 Licencia de urbanismo Servidor público Archivo secretaria 20 años Página 2 de 6

3 Registro Responsable de Lugar de Diligenciarlo Almacenamiento 5 Certificado Uso del Suelo Servidor público Archivo secretaria 6 Alineamiento Servidor público Archivo secretaria 7 Ficha SISBEN Técnico SISBEN Sistema SISBEN 8 Matrícula Vehículos Funcionario Secretaría de Tránsito Sistema secretaría de Tránsito y Transportes Archivo Tesorería 9 Paz y Salvo de Industria y Auxiliar Secretaría Comercio Hacienda 10 Paz y salvo de Catastro Auxiliar Secretaría Archivo Tesorería Hacienda 11 Certificado Catastral Auxiliar Secretaría de Sistema Tesorería Hacienda 12 Certificado Sanitario Servidor Público Archivo secretaría Secretaría de de protección Protección Social social 13 Permiso Transporte Inspector de Policía Archivo Inspección Animales Vivos de Policía 14 Formulario DANE Inspector de Policía Archivo Inspección (Licencias de Inhumación) de Policía 15 Formulario Único Nacional Servidor público Archivo secretaria (licencias Urbanismo) planeación y desarrollo planeación 16 Encuesta atención gestión Cliente Archivo secretaria de trámites planeación 17 Formato control de Servidor público Secretaría de productos no conformes planeación y Desarrollo / Archivador 6A 18 Formato propiedad del Servidor público Secretaría de planeación y Desarrollo / Archivador 6A Tiempo de Retención 6 meses 6 meses 6 meses Documentos de Referencia Referencia Breve Descripción Lugar de Almacenamiento 1 Ley 388 de 1997 Ley de Ordenamiento Territorial Secretaria de Planeación y Desarrollo / Desarrollo físico equipo 21 / Legislación/ leyes 2 Decreto 0564 de Procedimiento expedición Secretaria de Planeación y licencias urbanismo Desarrollo / Desarrollo físico equipo 21 / Legislación/ leyes Página 3 de 6

4 Referencia Breve Descripción Lugar de Almacenamiento 3 Ley 962 de 2005 Ley Antitrámites Secretaria de Planeación y Desarrollo / Desarrollo físico equipo 21 / Legislación/ leyes 4 Estatuto de Rentas Acuerdo Municipal que fija Archivo Secretaría de Hacienda tarifas de impuestos 5 Manual de Manual que describe los Archivo Secretaría de Trámites procedimientos para la Planeación realización de los diferentes 6 Manual de Funciones trámites Manual que especifica las funciones de los Servidores Públicos del Municipio Archivo Secretaría de Servicios Administrativos 7 Ordenanza 018 de Código de Convivencia Archivo Inspección de Policía 2002 Ciudadano 8 Acuerdo Municipal Acuerdo que fija las tarifas para Archivo Secretaría de 021 de 1998 expedición de Certificados Protección Social Sanitarios. 9 Ley 9 de 1979 Código Sanitario Archivo Secretaría de Protección Social 10 Procedimiento Documento que consigna las Archivo Secretaria de Control de directrices para el Control de Planeación Documentos del los documentos generados por Sistema de Gestión de Calidad el Sistema de Gestión de la Calidad 11 Procedimiento Describe los aspectos a tener Secretaria de Planeación / propiedad del en cuenta para el uso, Archivador 6 A tratamiento y manejo de la propiedad del dentro del proceso. 12 Guía propiedad del Describe los bienes del que se utilizan en el proceso, Secretaria de Planeación / Archivador 6 A código de identificación y tratamiento. Notas de Cambio y Anexos Notas de Cambio Versión Naturaleza del Inicial Cambio 1 00 Complemento Identificación del Cambio En los anexos se incluyó los formatos del procedimiento con sus respectivos códigos. Versión Final Cambio en formatos Los formatos F-AM-012 y F-AM-022 de solicitud de Paz y Salvo de Predial y de Industria y comercio y Certificado Catastral respectivamente se unifican en un solo formato 3 00 Se modifica Se elimina la columna de recuperación en los Página 4 de 6

5 Versión Naturaleza del Inicial Cambio información de la documentación Complemento 5 01 Cambio en formatos 6 01 Inclusión formato 7 02 Complemento en las actividades 8 02 Se suprime un trámite 9 03 Complemento Mitigacion no conformindad menor del sistema de gestión de calidad. Identificación del Cambio cuadros de registros y referencias Versión Final Se agregaron documentos de referencia 02 En el formato F-AM-020 Solicitud Matrícula de Vehículo se le incluyó un requisito. Y en el formato F-AM-023 Planilla de Atención de Trámite se le incluyó una columna para medir la oportunidad de respuesta. En los formatos F-AM-013 Solicitud Trámite SISBEN y F-AM-033 Solicitud trámite impuestos se adicionaron columnas para diligenciar fecha de solicitud, fecha de respuesta y oportunidad de respuesta Se incluyó el formato F-AM-036 encuesta Atención de Trámites Se especifico los procedimientos en los cuales se hace solicitud verbal del trámite. Se incluyo dentro del procedimiento la actividad de tratamiento de propiedad del y producto no conforme. Se suprime certificado de nivel del SISBEN y se actualiza el manual de trámites eliminandolo (Certificado de nivel SISBEN) En el numeral 9) de las actividades se determinó el periodo de realizacion de encuestas de satisfaccion del Dentro del procedimiento se tiene en cuenta en procedimiento de propiedad del Anexos Código Nombre 1 F-AM-011 Solicitud Certificado de Sanidad 2 F-AM-013 Solicitud ficha Sisben 3 F-AM-014 Solicitud constancia transporte animales vivos y trasteos 4 F-AM-019 Solicitud Certificado Usos del Suelo 5 F-AM-020 Solicitud Matricula de Vehículo 6 F-AM-021 Solicitud Alineamiento 7 F-AM-023 Planilla Atención Trámites Página 5 de 6

6 Código Nombre 8 F-AM-033 Solicitud Trámite Impuestos 9 M-AM-004 Manual de trámites 10 F-AM-036 Encuesta Atención gestión de trámites Elaboró Revisó Aprobó Jaime Albeiro Zapata Madrigal Guillermo Hoyos Hincapié Guillermo Ochoa Beltrán Página 6 de 6