Código: R-AM-005 PROCEDIMIENTO DE VIGILANCIA Y CONTROL. Versión: 05. Fecha: Procedimiento: VIGILANCIA Y CONTROL

Transcripción

1 Procedimiento: VIGILANCIA Y Proceso: VIGILANCIA Y Objetivo: Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en la normatividad vigente en materia de abiertos al público, saneamiento básico y transportes y tránsito. Actividad y Cómo se hace 1) SECRETARIO DE DESPACHO Y LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS QUE EJERCEN VIGILANCIA Y, identifican la pertinencia de prestar el servicio de teniendo en cuenta lo establecido en la norma, las solicitudes de otras dependencias o de integrantes de la comunidad. 2) SECRETARIO DE DESPACHO Y EL FUNCIONARIO PÚBLICO QUE EJERCE LA VIGILANCIA Y, evalúan la capacidad de recursos físicos, humanos y logísticos para la prestación del servicio y lo registran en el formato de registro de solicitudes. a. Si no es pertinente prestar el servicio, se le comunica al solicitante la decisión tomada o se remite a la dependencia competente para tal fin y continúa con el paso 11. Documentación Registro Referencia Registro de solicitudes de. (F-AM-011/ F-AM-7/ F-AM-004) Formato para registro de solicitudes de b. Si es pertinente prestar el servicio, el Secretario de Despacho evalúa si es necesario contratar o realizar un convenio para la prestación del servicio, según sea el caso y continúa con el procedimiento. Procedimiento Contratación. de 3) SECRETARIO DE DESPACHO, asigna un responsable de ejercer la y en conjunto planean las actividades de. 4) RESPONSABLE DESIGNADO POR EL SECRETARIO DE DESPACHO, realiza las actividades de, de acuerdo a lo planificado y si el caso lo amerita procede a imponer medidas preventivas y/o correctivas. Formato programación de visitas de vigilancia y control. (F-AM-011/ F-AM-7/ F-AM-004) Según sea el caso que se desee controlar se aplica uno de los siguientes formatos: F-AM-007 /F-AM-0010/ F-AM- 012/ F-AM-015/ F-AM- 8/ F-AM-9/ F-AM- 032/ F-AM-0322/ F- AM-039/ F-AM-042/ F- AM-043/ F-AM-060/ F- y control Página 1 de 9

2 Actividad y Cómo se hace Documentación Registro Referencia AM-061/ F-AM-062/ F- AM-063/ F-AM-064/ F- AM-065/ F-AM-066/ F- AM-070/ F-AM-071/ F- AM-072/ F-AM ) RESPONSABLE DESIGNADO POR EL SECRETARIO DE DESPACHO, aplica el procedimiento de propiedad del cliente, cuando es pertinente. F-AM-047 Procedimiento propiedad del cliente. Guía propiedad del cliente. 6) RESPONSABLE DESIGNADO POR EL SECRETARIO DE DESPACHO, evalúa si en el proceso de se presentaron requerimientos: 6 A) Si no se presentaron requerimientos, se continúa con el paso 9. 6 B) Si se presentaron requerimientos, se realiza seguimiento en las fechas programadas y se continúa con el procedimiento. Informe de de (Documento en excel) y soporte en físico en el acta aplicada según el ítem anterior. y control 7) RESPONSABLE DESIGNADO POR EL SECRETARIO DE DESPACHO, evalúa si los requerimientos solicitados fueron cumplidos: 7 A) Si los requerimientos no se cumplieron en el plazo establecido se inicia el proceso sancionatorio o se realizan las remisiones necesarias por ley, y se continúa con el paso 9. Informe de de (Documento en Excel) y soporte en físico en el acta aplicada según el ítem anterior. 7 B) Si los requerimientos se cumplieron, se archiva el proceso o se emite el concepto correspondiente según sea el caso. 8) EL RESPONSABLE DESIGNADO POR EL SECRETARIO DE DESPACHO, revisa los registros para verificar que este conforme y cumpla con los requisitos del cliente. 8 A) Si esta acorde continúa con el procedimiento. 8 B) Si no esta acorde se aplica el procedimiento del producto no conforme. F-AM-041 Procedimiento producto no conforme Página 2 de 9

3 Actividad y Cómo se hace 9) RESPONSABLE DESIGNADO POR EL SECRETARIO DE DESPACHO, se otorga el trámite requerido por el solicitante o se cierra la solicitud. Documentación Registro Referencia Actas de visita correspondiente según sea el caso. 10) EL SECRETARIO DE DESPACHO Y LOS LÍDERES DEL PROCESO, toma acciones correctivas, preventivas o de mejora si se requiere. 11) EL AUXILIAR ADIMINISTRATIVO DE CADA SECRETARIA Y LOS SERVIDORES PÚBLICOS QUE EJERCEN VIGILANCIA Y, conserva los documentos de acuerdo al procedimiento control de documentos. Control de Documentos Control de Registros F-AM-049 Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora. Procedimiento Control de documentos Nro Registro 1 Programación de visitas de 2 Formato procedimiento de control urbanístico. 3 Formato Acta muestreo conjunto autoridad sanitaria- ESP Responsable de diligenciarlo Lugar de almacenamiento Secretaría de Transporte y Transito Transporte y Transito Secretaría Planeación Archivo de Secretaría Planeación Tiempo de retención 4 Formulario de Solicitud de Inscripción en el Registro de Piscinas de propiedad privada unidad habitacional. 5 Acta de concepto sanitario de establecimiento de piscinas 6 Registro solicitudes de 7 Control de comparendos en transporte y transito Oficina de atención al usuario Secretaría de Transporte y Transito Oficina de atención al usuario. Transporte y Transito 2años Página 3 de 9

4 8 Software Mejoramiso. Líder de proceso 9 Acta de control sanitario a de preparación, consumo de alimentos y bebidas. Indefinido 10 Encuesta de satisfacción a la comunidad Líder de proceso 11 Formulario para evaluar el concepto sanitario por persona prestadora del servicio público de acueducto. 12 Acta de expendio a empresas aplicadoras de plaguicidas 13 Acta de medida sanitaria de seguridad a producto y/o artículos. 14 Acta de control de visitas en saneamiento 15 Acta de visitas a vehículos transportadores de alimentos 16 Formulario único acta de inspección sanitaria a los sistemas de suministro de agua para consumo humano Página 4 de 9

5 17 Acta de inspección veterinarios y afines. 18 Acta de visita de inspección vigilancia y control gestión interna de residuos hospitalarios y similares en generadores 19 Acta de muestreo de piscinas 20 Acta de visitas tiendas naturistas 21 Formato en vigilancia y control en sector empresarial. 22 Acta de aplicación de medidas sanitarias de seguridad a Subsecretaría de Medio Ambiente. Archivo de Subsecretaría de medio ambiente. 23 Acta de visitas a hoteles, moteles, residencias, hospedajes, pensiones y similares. 24 Acta de visitas a abiertos al público sin preparación ni consumo de alimentos. 25 Acta de visitas a centros de estética ornamental y escuelas de formación de estética y manicuristas. Página 5 de 9

6 26 Acta de vista a expendios de alimentos en vía pública 27 Lista de chequeo para de Secretaría Gobierno Archivo de Secretaría Gobierno Documentos de Referencia Nro Referencia Breve Descripción Lugar de Almacenamiento 1 Procedimiento Es un procedimiento del Sistema de Archivo digital candado del elaboración de Gestión de la calidad, que da los Sistema de Gestión de documentos lineamientos para la estandarización de Calidad. la documentación del Sistema 2 Es la normatividad vigente y aplicable Archivo digital Secretaría de relacionada con que asigna funciones de vigilancia y control en cada secretaría. Social/área de Salud Ambiental y Saneamiento Básico. 3 Procedimiento de contratación 4 Procedimiento para el control del producto no conforme 5 Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora 6 Procedimiento Control de documentos 7 Procedimiento propiedad del cliente 8 Guía propiedad del cliente Es un procedimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, que establece los pasos a seguir para realizar un contrato. Es un procedimiento del Sistema de Gestión de la Calidad que establece las acciones para el tratamiento del producto no conforme. Es un procedimiento del Sistema de Gestión de la Calidad que establece las acciones para tratar las no conformidades reales, potenciales y las sugerencias, identificadas en los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Es el procedimiento que relaciona la forma de proteger y control los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad Describe los aspectos a tener en cuenta para el uso, tratamiento y manejo de la propiedad del cliente dentro del proceso. Describe los bienes del cliente que se utilizan en el proceso, código de identificación y tratamiento. Archivo digital candado del Sistema de Gestión de Calidad. Archivo digital candado del Sistema de Gestión de Calidad. Archivo digital candado del Sistema de Gestión de Calidad. Archivo digital candado del Sistema de Gestión de Calidad. Archivo digital candado del S Gestión de Calidad. Archivo digital candado del S Gestión de Calidad. Página 6 de 9

7 Notas de Cambio y Anexos Notas de cambio Nro Versión Inicial Naturaleza del cambio Identificación del Cambio Versión Final 1 01 Formato programación de Se agrega en una de las columnas la visitas de. palabra operativos 2 01 Formato lista de chequeo para de 3 01 Formato de control de operativos en materia de tránsito y transportes. Se agrega una columna correspondiente a la firma del visitado En una de sus columnas se elimina la hora de realización de las órdenes de comparendo nacional Acta de inspección sanitaria a de preparación, consumo, expendio y depósito de alimentos y bebidas Formato acta de control sanitario comerciales y empresas Se modifica el objetivo del procedimiento Formatos de la seccional de salud en saneamiento. Se modifica el texto del formato. Se realiza esta nuevo formato especifico para la Secretaría de Protección Social-saneamiento Se excluye lo relativo al espacio público. Se eliminan los formatos de la sección de salud en saneamiento debido a la recategorización del Municipio. Página 7 de 9

8 Nro Versión Inicial Naturaleza del cambio Identificación del Cambio Versión Final 8 01 Formato Acta de Imposición Se introduce nuevo formato para de Medidas Preventivas y cuando se imponen medidas Correctivas preventivas y correctivas Numeral 6 del procedimiento Al numeral 6 del procedimiento se agrega si es del caso lo amerita se procede a imponer las medidas preventivas y/o correctivas 10 Se modifica el formato control de operativos en materia de transportes y tránsito Formato acta de control Se elimina el formato acta de control 03 sanitario a sanitario a comerciales y empresas. comerciales y empresas y se introduce 12 Formato acta de control de visitas en saneamiento. 13 Formato inspección sanitaria de vehículos de transporte de alimentos Formato acta de inspección sanitaria a de preparación, consumo, expendio y depósito de alimentos y bebidas formato control de operativos en materia de transportes y tránsito Mitigacion no conformindad menor del sistema de gestión de calidad Acta de inspección sanitaria a de preparación, consumo de alimentos y bebidas procedimiento de vigilancia y control Acta de Visita a Vehículos Transportadores de Alimentos Acta de visita inspección, gestión interna residuos hospitalarios y similares en generadores uno nuevo mas funcional Se crea este nuevo formato, ya que es mas funcional que el que se estaba utilizando Se crea este nuevo formato, puesto que no se tenía ninguno para evidenciar la inspección sanitaria de transporte de alimentos. Se agrego a este formato los criterios de calificación así: 2 Cumple, 1 Cumple parcialmente, 0 No cumple. Se agrego a este formato un espacio para observaciones Dentro del procedimiento se tiene en cuenta en procedimiento de propiedad del cliente. lineamientos establecidos por la normatividad vigente ( Ley 9/79, Decreto 3075/97 y complementarios), entre ellos las medidas sanitarias aplicadas al establecimiento y el plan de mejoramiento que dbe presentar el mismo de acuerdo a los hallazgos. lineamientos establecidos por la normatividad vigente ( Ley 9/79, Decreto 3075/97 y complementarios) lineamientos establecidos por la normatividad vigente ( Ley 9/79, Ley 715/2001, Decreto 2676/2000, Decreto 1669/20, Decreto 4126/20, Resolución 1164/20, Resolución 5194 de 2010, Resolución 0371/2009, Resolución 0482/2009) Página 8 de 9

9 Nro Versión Inicial Naturaleza del cambio Identificación del Cambio Versión Final Acta de visita de inspección lineamientos establecidos por la sanitaria al establecimiento normatividad vigente (( Ley 9/79, Ley de piscina , Decreto 2171/2009, Resolución 1618/2010, Resoluciones 1509 y 1510 de 2011 y Resoluciones 4498 y 4113 de 2012) Acta de medidas sanitarias de seguridad a productos y/o artículos Se ajustan los registros de la documentación requerida, adicionalmente se ajusta el Control de registros. lineamientos establecidos por la normatividad vigente ( Ley 9/79) Debido a los cambios que se han realizado internamente en la administración municipal, se hace necesario reasignaron responsables en la ejecución de ; a fin de apuntar a la mejora continua de los procesos. Elaboró Revisó Aprobó Adriana Sánchez Mónica Ospina Rafael Ángel Hoyos Uribe. Gloria Janeth Alzate Restrepo Página 9 de 9