Objetivo: Definir y planificar la implementación, el mantenimiento y la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad.

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1 Proceso: DIRECCIÓN DEL. Tipo Proceso: Estratégico Nivel: Proceso Lír: Representante la alta Dirección Fecha elaboración: Julio Objetivo: Definir y planificar la implementación, el mantenimiento y la mejora continua l Sistema Gestión la Requisitos: Entidad: Decreto 031 abril 2006, Circular 021 febrero Ley: Ley , Decreto , Norma: ISO 9001:2008 y la NTC GP 1000:2009 numerales: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6.2, 5.6.3, 8.2.3, 8.4,8.5.1, 8.5.2, Cliente: Interno: Todas las secretarías l Municipio Girardota. Externo: N/A Seguimiento: Por medio los indicadores l proceso y las encuestas satisfacción. Alcance: Des la intificación los requisitos los usuarios, los legales y reglamentarios hasta mantener la integridad l Sistema Gestión Calidad y realizar acciones correctivas, preventivas y mejora. Indicadores: NOMBRE DEL INDICADOR Control Recursos Financieros Revisión por la Dirección ESTRUCTURA (RI / RA)*100 (AE / AP)*100 IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES RI= Recursos Invertidos en actividas l Sistema Gestión la Calidad RA= Recursos Asignados AE= Acciones Ejecutadas en Revisión por AP= Acciones Propuestas en Revisión por QUE MIDE Porcentaje cumplimiento en la utilización los recursos asignados al Sistema Gestión la Calidad Mi el porcentaje cumplimiento las acciones propuestas en la Revisión por Página 1 9

2 Entradas PROVEEDORES INSUMO REQUISITOS Comunidad Necesidas y Expectativas. Necesidas y expectativas claras y priorizadas. Entidas Gubernamentales Constitución Colombiana. Normatividad aplicable. Claridad, asesoría y apoyo. Procesos l SGC Alcance y procesos l Sistema. Información e Indicadores (Mejoramiso). Gestión Misión l Municipio. ICONTEC Norma NTC-ISO 9001:2008, Normatividad. NTCGP 1000:2009 Comité Responsabilidas y Claridad y oportunidad. Autoridas. Alcal Plan Desarrollo. Priorización necesidas. Concejo Municipal Información l Concejo Claridad y oportunidad. Municipal. Salidas PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS Diagnostico General los Comunidad. Acor con las necesidas. Nombramiento l Procesos l Sistema Gestión Representante, Coordinador y l Sistema Gestión la Calidad Manual responsabilidas Procesos l Sistema Gestión y autoridas l Sistema Gestión la Calidad Alcance y procesos l Administración Municipal Sistema Gestión la Girardota y Comunidad. Calidad finidos y caracterizados. Mapa Funcionarios la Administración Municipal, Comunidad, entidas centralizadas y scentralizadas partamentales y nacionales. Política y objetivos Administración Municipal y finidos y Comunidad comunicados Acto Administrativo. Acto Administrativo. Procesos y procedimientos l Sistema Gestión la Calidad actualizados. Procesos y procedimientos l Sistema Gestión la Calidad actualizados. Acor con la Misión y Visión Municipio Plan acción objetivos Administración Municipal y Deben ser medibles y coherentes Página 2 9

3 PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS Comunidad con la política Manual Procesos l Sistema Alcance l Sistema, interacción Gestión la Calidad los procesos Plan Comunicaciones Administración Municipal y Procesos y procedimientos l Comunidad Sistema Gestión la Calidad actualizados. Revisión por Sistema Gestión la Calidad Decisiones y acciones relacionadas con la mejora la eficacia l SGC, mejora los servicios en la relación con los requisitos l cliente y necesidas l recurso Actividas TIPO DE CICLO PHVA Planear Hacer ACTIVIDADES 1. Intificar los requisitos la comunidad, los Legales y reglamentarios. 2. Evaluar los procesos la Administración Municipal. 3. Definir y comunicar las responsabilidas y autoridas l personal. 4. Describir los procesos l SGC. 5. Definir y comunicar la política y los objetivos. 6. Elaborar matriz spliegue estratégico. 7. Elaborar y/o actualizar el Manual 8. Controlar los documentos y los registros l SGC. 9. Comunicar a los funcionarios los requisitos la comunidad, los legales y reglamentarios. 10. Asegurar la disponibilidad recursos. 11. Establecer procesos comunicación interna y evaluar su eficacia. 12. Realizar revisión por la dirección. 13. Efectuar seguimiento y medición al proceso. RESPONSABLES Alcal Representante la Dirección. Alcal Representante la Dirección. Coordinador Lires Comunicador. Verificar. Alcal. Secretarios Despacho Representante la Dirección. Auditores Líres l proceso Actuar 14. Tomar acciones correctivas, preventivas y mejora. Líres procesos. Página 3 9

4 Recursos: Físicos: Oficinas y equipos oficina, Hardware, Software, Medios Comunicación, Sala Reuniones. Humanos: Alcal, Representante, l SGC y Comunicador. Información: Primaria: Comunicaciones l ICONTEC (cotizaciones, plan Auditoria, Solicitud acciones) Secundaria: Documentación l Sistema Gestión Metas: Cumplir con el 100% los recursos asignados para al Sistema Gestión la Este indicador se medirá anual. Cumplir con el 90% las acciones propuestas en la Revisión por. Este indicador se medirá anual Notas Cambio Nro Versión Naturaleza l Versión Intificación l Cambio Inicial Cambio Final 1 00 Se modifica el Manual Se eliminan los requisitos l proveedor y 01 elaboración l cliente que se scriben en la primera documentos parte l proceso Se modifica el Manual Se adiciona las notas cambio y los 01 elaboración anexos. documentos 3 01 Este es un producto Se elimina como producto las Acciones 02 l Proceso Análisis correctivas, Acciones preventivas y y Mejora Acciones mejora 4 01 Este aplicaba al Se cambia el indicador interventorias 02 proceso auditoria por el revisiones programadas l l Sistema Gestión Sistema Gestión la Calidad la Calidad 5 01 Por el cambio Se cambia una las metas 02 indicador 6 02 No median la eficacia, se limitaban al cumplimiento 7 02 Se cambian las metas l proceso Se cambian los indicadores iniciales y se diseñan dos indicadores los cuales nos permiten medir la buena utilización los recursos y las acciones mejora propuestas para el Sistema Gestión la Calidad Como se modificaron los indicadores, así mismo fueron cambiadas las metas Página 4 9

5 8 02 Se adiciona un lír en el proceso Se adiciona un lír para reducir el riesgo cambio personal Se fine cada cuanto se be medir el indicador Se ajustan los requisitos l proceso, se agregan los l cliente; se incluye la información primaria y secundaria que se genera en el proceso, se cambia el nombre l formato Anexos por documentos asociados, se agregan los formatos control registros, seguimiento y control y normograma y se actualizan los Líres Se cambia la persona encargada la revisión l documento Se ajusta los numerales l presente documento Se cambia la frecuencia medición los indicadores, a fin evinciar forma eficaz y concisa su efectividad En las metas l proceso se fine la periodicidad la medición los indicadores Se hacen algunos ajustes acuerdo a lo establecido en la Norma Técnica Calidad para la Gestión Pública NTC GP 1000:2004, se genera la versión 05. Se cambia en el documento por el nuevo coordinador, encargado la revisión los documentos Actualización los numerales la norma y responsable l proceso. Se ajustan los tiempos medición los indicadores, y lugares almacenamiento las carpetas Documentos asociados Nro Código Nombre 1 R-AM-001 Procedimiento Elaboración Documentos 2 R-AM-002 Procedimiento Control documentos 3 R-AM-003 Procedimiento Revisión 4 R-AM-004 Procedimiento Control registros l Sistema Gestión la Calidad 5 M-AM-001 Manual Calidad 6 M-AM-002 Manual Responsabilidas y autoridas NOMBRE DEL REGISTRO LUGAR DE ALMACENAMIEN TO CONTROL DE REGISTROS FORMA DE RECUPERAR RESPONSABLE DE ARCHIVAR TIEMPO DE RETENCION DISPOSICIÓN FINAL Página 5 9

6 Formato novedad documentos Acta revisión por Procesos Documentad os Actas Comité l MECI Planes mejoramient o la Revisión por. Secretaría planeación Secretaría planeación Software Mejoramiso Archivo la Secretaria Servicios Administrativos Secretaría planeación Carpeta Carpeta En la nube (internet) Carpeta Carpeta Líres y Auxiliar Administrativa 2 años Destrucción 2 años 4 Años, siempre y cuando estén vigentes 4 años Destrucción Archivo Histórico Archivo Histórico 2 Años Destrucción CONTROL Y SEGUIMIENTO QUE SE CONTROLA 1. Los requisitos la comunidad, los Legales y reglamentarios. 2. Los procesos la Administración Municipal. COMO LO CONTROLA Verificando que estén intificados en cada proceso y a través la medición l nivel satisfacción l cliente Verificando que se cumple con el objetivo los mismos. QUIÉN LO CONTROLA Representante y Consejo Gobierno procesos FRECUENCIA Cada vez que se mejora un proceso y anualmente en la revisión por Según medición indicadores REGISTRO S Notas cambio los procesos y acta revisión por Informes, planillas, etc. 3. La comunicación las responsabilidas y autoridas l personal. 4. Matriz relación procesos vs. Objetivos 5. Describir los procesos l SGC. Verificando que se publiquen las responsabilidas todo el personal en cuanto al cumplimiento los procesos que son lires o que participan manera transversal y las funciones cada uno. Verificando que los objetivos estén involucrados en los procesos ara garantizar su cumplimiento. Que estén caracterizados y documentados acuerdo a la normatividad Alcal y líres procesos Representante procesos Cuando se requiera Semestral Comunicaci ones Matriz Documento s Página 6 9

7 6. La elaboración l Manual 7. Los documentos. 8.Los registros l SGC y que efectivamente se realicen como estén documentados Que el Manual esté actualizado a las mejoras los nuevos procesos, creación o eliminación y que las directrices Estratégicas sean coherentes con las l Municipio. Verificar que los documentos l sistema Gestión Calidad se aprueben en cuanto a su acuación antes su emisión, que se actualicen cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, asegurarse que se intifiquen los cambios y el estado revisión actual los documentos, asegurarse que las versiones pertinentes los documentos aplicables, se encuentre disponibles en los puntos uso, asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente intificables, asegurarse que se intifican documentos origen externo y se controla su distribución y se previene el uso no intencionado documentos obsoletos y que se intifican manera acuada, en el caso que se mantengan por cualquier razón. Que los registros se establecen en el formato especificado, para proporcionar evincia la conformidad con los requisitos, así como la operación eficaz, eficiente y efectiva l Sistema Gestión la Que permanecen legibles, fácilmente intificables y Representante Cada vez que se ajuste, cree o elimine un proceso. Manual actualizado Comunicaci ones, procesos y procedimien tos documentad os y planillas Actas reunión, formatos control registros l proceso. Página 7 9

8 recuperables. 9. La Comunicación a los funcionarios los requisitos la comunidad, los legales y reglamentarios. 10. La disponibilidad recursos 11. La comunicación interna y la eficacia 12. La revisión por la dirección. 13. Todos los procesos. 14. Tomar acciones correctivas, preventivas y mejora Que si se comunique a todos los funcionarios todos los requisitos establecidos Que se asignen los recursos para las actividas acuerdo a las necesidas y a lo presupuestado. Evaluando el proceso comunicación y las acciones que se sarrollando para que sea eficaz, Verificando a través todos los insumos la conveniencia, acuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua l sistema. Verificando que se cumplan con las metas propuestas. Que se realice el análisis causa, que se realice el plan mejoramiento y que las accione sean eficaces Alcal y/o Procesos Representante Procesos Procesos y control interno Anual Anual Comunicaci ones, afiches, actas, manuales. Ejecución presupuesta l Memorando s, informes seguimiento, encuestas. Acta revisión por Informes seguimiento Informes y planes mejoramient o NORMOGRAMA Jerarquía la norma Constitución Política Ley Decreto Número/Fecha Título: Nombre que la intifica ESTADO 1991 Constitución Política Colombia Vigente 872 l 30 diciembre l 9 diciembre 2004 Por la cual se crea el sistema gestión la en la Rama Ejecutiva l Por Público y en otras entidas prestadoras servicios. Por el cual se reglamenta la Ley y se adopta la Norma Técnica Calidad para la Gestión Pública. Vigente Vigente Página 8 9

9 Elaboró: Revisó: Aprobó: Gloria Janeth Alzate Restrepo Gloria Janeth Alzate Restrepo Fernando ortíz sanchez Página 9 9