SISTEMA DE GESTIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESO. Versión: 1.1 Fecha de Aprobación: 01/FEB/2018 Código: PE.DE.C1

Transcripción

1 PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO LÍDER ESTRATÉGICO DEL PROCESO: Rector LÍDERES ASOCIADOS: Director de Planeación, Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo y Financiero y Vicerrector para la Evangelización de las culturas. ALCANCE: Inicia desde la Identificación de las necesidades de los clientes o usuarios e institucionales, pasando por la definición de políticas hasta el seguimiento y control al cumplimiento de las metas y objetivos estratégicos. OBJETIVO: Establecer las políticas, directrices, planes y proyectos, que en su desarrollo permitan el logro de los objetivos y metas institucionales de la Universidad de San Buenaventura Cali. - Rectoría General y Seccional - Colciencias - Agencias de Mercadeo - DNP (Dirección Nacional de Planeación). - Bienestar Institucional - Gestión Relacional - ICFES - Estudios de contexto de - Determinar contexto externo e interno - Análisis de contexto - Todos los procesos entidades gubernamentales P pertinentes. interno/externo. y no gubernamentales. - Gestión del Talento Humano - Estudios institucionales. - Informes estadísticos. - Políticas Corporativas. - Lineamientos institucionales. - Calendario de SNIES y SPADIES. - Determinar las partes interesadas, sus necesidades y expectativas pertinentes. - Planear estudios de caracterización. - Establecer el direccionamiento estratégico de la institución (Plan de Desarrollo Bonaventuriano). - Definir los criterios y realizar el plan de las autoevaluaciones de programas - Definir los criterios y realizar el plan de la renovación de - Identificación de partes interesadas con sus expectativas. - Cronograma de realización/actualización de estudios. - Plan de acción estratégico de la Seccional. - Plan de Autoevaluación de - Plan de renovación de Página 1 de 6

2 P - Planear la recolección de cifras con las unidades de la institución. - Plan de recolección y entrega de cifras institucionales. - Rectoría General y Seccional - Colciencias - Agencias de Mercadeo - DNP (Dirección Nacional de Planeación). - Bienestar Institucional - Oficina de Relaciones Interinstitucionales - ICFES - Gestión del Talento Humano - Estudios de contexto de entidades gubernamentales y no gubernamentales. - Informes estadísticos. - Estudios institucionales. - Políticas Corporativas. - Lineamientos institucionales. - Plan de autoevaluaciones de programas académicos ejecutado. - Planes de mejoramiento de los - Plan de renovación de H - Identificar necesidades externas e internas en relación con el Direccionamiento Estratégico de la Universidad. - Establecer las políticas, directrices y lineamientos académicos, administrativos y financieros necesarios para el cumplimiento de la misión, la visión y las necesidades de la sociedad. - Formular el Plan de Desarrollo Bonaventuriano. - Formular los proyectos que den respuesta a los objetivos y estrategias Corporativas. - Realizar el acompañamiento metodológico al desarrollo de Autoevaluaciones definidas en el plan. - Realizar el seguimiento a la ejecución de los planes de mejoramiento de los programas - Realizar el acompañamiento metodológico para la renovación de - Análisis de contexto interno y externo. - Políticas, directrices y lineamientos académicos, administrativos y financieros. - Plan de Desarrollo Bonaventuriano. - Proyectos líneas de desarrollo - Informes de autoevaluaciones de - Informe de la ejecución de los planes de mejoramiento de - Informe de renovaciones de - Todos los procesos Página 2 de 6

3 - Cifras de las unidades H - Centralizar la información estadística de la - Boletín Estadístico de la académico administrativas seccional. seccional. de la seccional. - Proveer las estadísticas institucionales a la comunidad universitaria de la seccional. - Rectoría - Todos los procesos - Plan de Desarrollo Corporativo. - Informe de autoevaluaciones de programas realizadas. - Planes de mejoramiento de - Plan de renovación de V - Hacer seguimiento al cumplimiento del plan de acción anual propio del proceso y del Plan de Desarrollo Corporativo. - Realizar seguimiento al cumplimiento de las metas establecidas para los proyectos líneas de desarrollo. - Realizar la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia. - Verificar el cumplimiento del plan de Autoevaluación de programas y la completitud de los entregables (informe de autoevaluación completo) de los - Verificar el cumplimiento de los planes de mejoramiento de - Informe de seguimiento al Plan de Desarrollo Corporativo. - Informe de seguimiento a los proyectos líneas de desarrollo. - Informe de seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad - Informe de cumplimiento del plan de autoevaluación de - Informe de ejecución de planes de mejoramiento de los - Rectoría - Todos los procesos - Realizar seguimiento al plan de renovación de programas - Informe de ejecución de renovación de registros de los - Medición de indicadores para verificación del cumplimiento del proceso. - Indicadores de gestión del proceso. Página 3 de 6

4 V - Hacer seguimiento al cumplimiento de los plazos y los medios a través de los cuales se entrega la información estadística. A Definir acciones correctivas y de mejora. Plan de Acción de unidad RECURSOS HUMANOS RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Rector, Secretario, Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo y Financiero, Vicerrector para la Evangelización de las culturas, Decanos de Facultad, Director de Planeación, Directores de Unidades Académico Administrativas, Directores de Programa, Coordinador de Estudios Institucionales, Coordinador de Estadísticas y Coordinador de Autoevaluación, Coordinador de Calidad, Asistente de Planeación, Secretaria. Software ICEBERG, Software SIG, servidores, red institucional, internet, equipos de cómputo, impresoras, teléfonos, muebles de oficina, oficina, implementos de oficina, archivadores. Ver Matriz de Control Información Documentada PE.GC.F09 RIESGOS ASOCIADOS Ver Matriz de Riesgos y Oportunidades Código PE.GC.F08 REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS REQUISITOS NTC ISO 9001 Transversales: Ver Normograma del Proceso Código PE.DE.N1 Propios de los procesos: Página 4 de 6

5 INDICADORES DEL PROCESO - SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO Cumplimiento de metas del PDC. cumplimiento de las metas definidas en el Plan de Desarrollo Corporativo. (Número de metas alcanzadas del PDC en el año/número Total de metas definidas para ese año) x % Anual Director de Planeación Cumplimiento de metas de los proyectos del Plan de Desarrollo Bonaventuriano. cumplimiento de las metas definidas para los proyectos del Plan de Desarrollo Bonaventuriano. (Número de metas de los proyectos del PDB alcanzadas durante el semestre/número Total de metas propuestas a alcanzar en ese semestre) x % Semestral Director de Planeación Cumplimiento del Plan de Autoevaluación de programas académicos cumplimiento del Plan de Autoevaluación de programas ( Número de Autoevaluaciones de programas académicos finalizadas / Número de Autoevaluaciones de programas académicos planeadas ) x % Anual Coordinador de Autoevaluación Eficacia de los planes de mejoramiento de Autoevaluación de Medir el porcentaje de cumplimiento de las actividades propuestas en los planes de mejoramiento formulados a partir de la Autoevaluación de programas (Número de actividades alcanzadas en el periodo/número total de actividades propuestas en los planes de mejoramiento a alcanzar en el periodo) x % Anual Vicerrector Académico / Coordinador Autoevaluación Cumplimiento del Plan de Renovación de Registros Calificados. cumplimiento del Plan de Renovación de programas ( Número de Renovaciones de registros calificados en el término planeado / Número de renovaciones registros calificados planeadas ) x % Anual Coordinador de Estudios Institucionales Página 5 de 6

6 CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /MAY/2011 Versión Inicial Rector /FEB/2018 Se modificaron el alcance y el objetivo. Se estructuraron las actividades bajo la metodología PHVA (Planear, hacer, verificar, actuar) y se incorpora el subproceso de Autoevaluación como parte integral del proceso de Direccionamiento Estratégico. Se actualizaron los indicadores de seguimiento conforme a la actualización de la información documentada bajo la norma NTC ISO Se incluyen las actividades e indicadores asociados a los subprocesos de autoevaluación, estudios institucionales y análisis estadístico. Rector Revisó: Luis Merchán Paredes Cargo: Director de Planeación Fecha: 01/FEB/2018 Firma: Aprobó: Fray Ernesto Londoño Orozco, OFM. Cargo: Rector Fecha: 01/FEB/2018 Firma: Página 6 de 6