Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos

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1 A. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1. Nombre y sigla l Proceso: AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACION - AA 2. Tipo Proceso: ESTRATÉGICO 3. Responsable l Proceso: VICERRECTORÍA ACADÉMICA 4. Objetivo l Proceso: Lograr por parte la comunidad interna y externa la Institución, una visión clara y objetiva que permita el análisis y sarrollo actividas retroalimentación permanente con miras al logro un mejoramiento continuo. 6.1 Interrelaciones con otros procesos y entes: Procesos Estratégicos Procesos Misionales Procesos Apoyo Procesos Evaluación B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos Externos ( usuarios, beneficiarios ) y Legales Ley MEN, CONACES Pares Académicos Decreto 2566 Resoluciones 2764, 2768, 2769, 2770, 2772, 2773, 2774, 3457, 3459, 3461, 3458, 3460, 3462, 3463 y Ley Decreto Lineamientos para la Acreditación Programas l CNA, Ley Alcance l Proceso: Des la planeación la hasta la generación informes para la Licencia interna funcionamiento los programas; Registro Calificado los programas; Acreditación Alta Calidad y Acreditación Institucional los programas. Internos ( la institución ) Acuerdo Reglamento Bienestar Universitario Estatuto Docente Estatuto Estudiantil Estructura Orgánica Estatuto General, artículo 24 literal f. Acuerdo (autoridad al Académico para renovar licencia). Formato auto evaluación programas académicos MECI 1000:2005 Elementos : * Auteovaluación l control. * Autoevaluación gestión. * Evaluación l sistema Control Interno. * Auditoría interna * Plan mejoramiento institucional. * Plan mejoramiento funcional. * Plan mejoramiento individual NTCGP 1000:2004 Numerales 7.1, , 8.4, 8.5

2 C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar ) 10. Salidas 7. Emisor 8. Entradas 9. Actividas ( P_H_V_A ) (Productos o Resultados) Todos los procesos Información la (P) Elaboración un cronograma Informe solicitud mejora los procesos.. registro (síntesis) Documento l Proceso Políticas y directrices (P) Elaboración un presupuesto Direccionamiento l molo inversión. Estratégico. Cliente, medio externo, sociedad Necesidas los usuarios (P) Diseño listas chequeo y seguimiento. (P) Definir y elaborar instrumentos chequeo y seguimiento la. (H) Divulgación y sensibilización l proceso. (H) Capacitación y formación en. (H) Recopilación información (H) Clasificación información (H) Análisis la información (H) Aplicación instrumentos. programa Preparación visita pares Apertura nuevos programas Informe para renovación licencia. Informes para Acreditación Alta Calidad programas. Informes para Acreditación Institucional. Informes en general. Proyecto Educativo Institucional Proyecto Educativo Facultad Proyecto Educativo Programa Elaboración planes mejoramiento MEN 11. Receptor MEN Pares Académicos Consejo Académico Consejo Académico MEN MEN Todos los procesos Comunidad Facultas Programas Todos los procesos

3 (H) Elaboración documentos e informes. (H) Socialización documentos e informes. (V) Aplicación los instrumentos chequeo y seguimiento. (V) Análisis e interpretación resultados. (V) Revisión instrumentos y actas (V) Evaluación por pares y auditores internos. (V) Evaluación por pares externos (A) Evaluación metodológica l proceso. (A) Seguimiento y control resultados (A) Socialización la propuesta acciones mejoramiento. D. Actividas l Actuar ( Ajustar, Asegurar ) 12. Llevar a cabo Acciones Mejora Continua, Correctivas y Preventivas

4 E. RECURSOS F. Intificación Riesgos l Proceso ( Ver mapa riesgos asociados a cada proceso ), códigos : 13. Tecnológicos 14. Físicos 15. Humanos Recurso Condición Recurso Condición Cargo G.CONTROLES AL PROCESO Software Licencias Sala Juntas Capacidad para Diseñador gráfico con bases datos 20 personas competencias para la elaboración sistemas instrumentos, plegables, información volantes y boletines. académica. Software planeación Herramientas administrativas planeación estratégica. Computadores Acceso a internet y que estén en red interna. Equipos proyección Equipos edición. Otras ayudas Vio beam, portátil. Pantalla portátil 2 x 2. Viograbadora s, grabadora sonido, micrófono inalámbrico (2). Papelógrafo, tablero acrílico portátil. Auditorios Aula capacitación Salón atenciones especiales Capacidad para 200 personas Capacidad para 50 personas específicamente para capacitación docente. Multifuncional, restaurante, con sonido ambiental Gerente con competencias lirazgo, organización y coordinación. Secretaria Ejecutiva Gerencia Autoevaluación con habilidas manejo en sistemas información y medios comunicación mornos. Analista información con competencia en el área estadística y análisis información. 1. Plan evaluación 2. Listas e instrumentos chequeo y seguimiento. 3. Listas asistencia 4. Documentos 5. Instrumentos diligenciados 6. Informes y listas asistencia 7. Formatos diligencia aplicación instrumentos. 8. Informes análisis e interpretación resultados. 9. Informes revisión instrumentos y actas. 10. Concepto evaluación pares internos. 11. Documento evaluación pares internos. 12. Documento evaluación metodología l proceso. 13. Documento indicadores seguimiento y control. 14. Lista asistencia socialización la propuesta. 15. Documento evaluación pares externos.

5 NOMBRE DE INDICADOR Buena planeación Costos Divulgación y sensibilización Capacitación y formación Aplicación instrumentos Socialización informes y documentos Correlación evaluaciones pares H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO TIPO DE FORMULA META RESPONSABLE INDICADOR Total actividas ejecutadas planeadas actividas ejecutadas no planeadas / total actividas ejecutadas planeadas (costos programados por tarea valor real la tarea) # personas sensibilizadas/# total personas susceptibles ser sensibilizadas. # personas capacitadas/# personas susceptibles a capacitación. # instrumentos aplicados/# instrumentos proyectados a aplicarse. # personas socializadas/# personas convocadas _ xy x = X - X r = _ ( x 2 ) ( y 2 ) y = Y - Y X: calificación pares internos Y: calificación pares externos 100% Eficacia 0 Eficiencia 100% Eficacia 100% Eficacia 100% Eficacia 100% Eficiencia 1 Eficiencia FRECUENCIA DE MEDICION termina el proceso termina el proceso termina el proceso termina el proceso termina el proceso termina el proceso Cada vez que haya calificación pares internos y externos FUENTE DE INFORMACION Documentos soporte las diversas actividas Presupuesto y ejecución l rubro. Listas asistencia Listas asistencia Evincia instrumentos aplicados Listas asistencia Resultados calificación

6 ( Ver listado maestro documentos internos ) ( Ver listado maestro documentos externos ) Fecha Control Cambios Cambio Versión Justificación y Qué se Modifico? Distribución Elaboró Revisó Aprobó Fecha Fecha Fecha

7 RIESGO DESCRIPCIÓN CAUSA EFECTO Sistema Autoevalu ación ficiente. Mala calidad en el trabajo autoevalu ación l personal asignado. Deficiencias en el sistema que limita la atención los requerimientos, objetivos y compromisos adquiridos con el MEN. Falta actitud l personal para sarrollar el trabajo con calidad. Bajo comprom iso los funcionar ios en la aplicació n l autocont rol y la autoeval uación. Insuficien te respaldo la alta dirección para apoyar y promove r el fortaleci miento la Repercute sfavorable mente en el proceso Acreditación los programas académicos. _ Reducción la oportunidad para fortalecer la cultura la autoevaluaci ón en la Instituci{on. Falta credibilidad Desgaste administrativ o Inconformida d y smotivaci{ on los grupos interés. Desmejorami ento la MAPA DE RIESGOS PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN CLASIFICACIÓ ANALISIS N CALIFICACIÓN Riesgo cumplimiento Riesgo operativo Rentabilidad media (2) Impacto morado (10) Valor (20) Probabilidad media (2) Impacto morado (10) Valor (20) EVALUACIÓN Zona riesgo importante Zona riesgo importante VALORACIÓN Probabilidad e Impacto Vs Controles Los controles existentes no son efectivos Los controles existentes no son efectivos POLÍTICAS Asumir el riesgo y formular un plan contingencia para evitar su materializaci ón Asumir el riesgo y formular un plan contingencia para evitar su materializaci ón.

8 cultura la autoeval uación a nivel institucio nal. imagen institucional.