SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL INFORMACIÓN DOCUMENTADA MAPA DE PROCESOS PROCESOS-PROCEDIMIENTOS-RESPONSABLES
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- Francisco Castillo Murillo
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1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL INFORMACIÓN DOCUMENTADA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MATEO BOGOTÁ D.C., NOVIEMBRE, 2017
2 La Fundación Universitaria San Mateo en su búsqueda por el mejoramiento continuo de sus procesos y en lograr la mayor satisfacción de las partes interesadas ha establecido un sistema integrado de gestión basado en los requisitos de la norma ISO 9001:2015, es por esto que la documentación, organización y el objetivo en los procesos del sistema integrado de gestión institucional de la Fundación se encuentran descritos en la matriz de responsabilidades esta incluye: Denominación del proceso Los procedimientos documentados requeridos en la norma ISO 9001:2015 Objetivo del proceso Responsable del proceso y responsable del procedimiento Código del proceso y código del procedimiento Firma Firma Firma Página 2 de 7
3 La Fundación Universitaria San Mateo ha establecido, interrelacionado e implementado 13 procesos institucionales, en la institución contamos con tres categorías de procesos, Procesos Estratégicos (5), Procesos Misionales (3), Procesos de Apoyo (5) los cuales son: PROCESOS ESTRATÉGICOS: Estos soportan la estrategia institucional y apoyan al direccionamiento de la institución tales como: Direccionamiento Estratégico Gestión del Talento Humano Aseguramiento del Sistema Integrado de Gestión Relaciones Internacionales Autoevaluación y Autorregulación PROCESOS MISIONALES: Son aquellos que permiten cumplir la misión y los objetivos para el cual fue creada la Fundación Universitaria San Mateo al desarrollo de la prestación del servicio tales como: Gestión de la Docencia Gestión de Extensión Gestión de Investigación PROCESOS DE APOYO: Estos gestionan los recursos institucionales (tangibles e intangibles) y soportan el desarrollo de la institución tales como: Gestión de Bienestar Gestión de Servicios Académicos Gestión de Tecnologías de la Información Gestión de Mercadeo y Comunicaciones Gestión Administrativa y Financiera Firma Firma Firma Página 3 de 7
4 PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESO CÓD. LÍDER DEL PROCESO PROCEDIMIENTO + DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO RELACIONES INTERNACIONALES AUTOEVALUACIÓN Y AUTORREGULACIÓN ASEGURAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN L TALENTO HUMANO DE RI AA ASIG GTH JUAN C CADAVID BOTERO (RECTOR) CAMILO MEZA FERREIRA (DIRECTOR DE PLANEACIÓN) CAMILO MEZA FERREIRA (DIRECTOR ORI) VIVIAN FERREIRA DÍAZ (VICERRECTOR DE CALIDAD) VIVIAN FERREIRA DÍAZ (VICERRECTOR DE CALIDAD) ÁNGELA PINZÓN MATEÚS (DIRECTOR DE TALENTO HUMANO) FORMULACIÓN DEL PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL (PEI) (P01-DE) SEGUIMIENTO DEL PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL (PEI) (P02-DE) EVALUACIÓN DEL PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL (PEI) (P03-DE) FORMULACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL (PDI) (P04-DE) SEGUIMIENTO DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL (PDI) (P05-DE) EVALUACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL (PDI) (P06-DE) RELACIONES INTERNACIONALES E INTERINSTITUCIONALES (P01-RI) AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL. (P01-AA) AUTOEVALUACIÓN DE PROGRAMAS-REGISTRO CALIFICADO (P02-AA) AUTOEVALUACIÓN DE PROGRAMAS-ACREDITACIÓN (P03-AA) RENOVACIÓN REGISTRO CALIFICADO DE PROGRAMAS ACADÉMICOS (P04-AA) ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS (P05-AA) CONTROL DE DOCUMENTOS (P01-ASIG) PLANEACIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (P02-ASIG) ARCHIVOS (P03-ASIG) REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN PARA LA MEJORA CONTINUA (P04-ASIG) AUDITORIAS INTERNAS (P05-ASIG) IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTOS NO CONFORME Y ACCIONES CORRECTIVAS (P06-ASIG) PROCEDIMIENTO DE L RIESGO POR PROCESO (P07-ASIG) PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES (P08-ASIG) PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES (P09-ASIG) PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y VALORACIÓN DEL RIESGO (P10-ASIG) PROCEDIMIENTO DE L RIESGO EN SEGURIDAD SALUD Y AMBIENTE (P11-ASIG) PROCEDIMIENTO DE SALUD Y EVALUACIONES MEDICAS OCUPACIONALES (P12-ASIG) PROCEDIMIENTO DE REPORTES E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES (P13-ASIG) SISTEMAS DE INFORMACIÓN. (P15-ASIG) L CAMBIO (P16-ASIG) RECLUTAMIENTO (P01-GTH) SELECCIÓN DEL PERSONAL (P02-GTH) CONTRATACIÓN DEL PERSONAL (P03-GTH) INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN DEL PERSONAL (P04-GTH) ADMINISTRACIÓN DE LA NOMINA (P05-GTH) FORMACIÓN, CAPACITACIÓN Y CUALIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO (P06-GTH) DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL (P09-GTH)
5 PROCESOS MISIONALES PROCESO LÍDER DEL PROCESO PROCEDIMIENTO + LA DOCENCIA EXTENSIÓN INVESTIGACIÓN GD GE GI MARÍA LUISA ACOSTA TRIVIÑO (VICERRECTOR ACADÉMICO) LEONOR CUADROS (DIRECTOR DE EXTENSIÓN) RICARDO ACOSTA (DIRECTOR DE INVESTIGACIÓN) REGISTRO CALIFICADO DE PROGRAMAS NUEVOS (P01-GD) GESTIÓN CURRICULAR DE PROGRAMAS ACADÉMICOS (P02-GD) PLANEACIÓN SEMESTRAL DE LA DOCENCIA (P03-GD) EJECUCIÓN DE LA DOCENCIA PROFESIONAL INTEGRAL (P04-GD) MATRICULA ACADÉMICA (P05-GD) DESARROLLO DE PRACTICA EMPRESARIAL (P01-GE) PROGRAMAS DE EDUCACIÓN CONTINUADA (P02-GE) PROYECTOS DE TRABAJO CON COMUNIDAD (P03-GE) LABOR SOCIAL (P04-GE) FIDELIZACIÓN Y SEGUIMIENTO A EGRESADOS (P05-GE) L CONSULTORIO EMPRESARIAL (P06-GE) PROYECCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN (P01-GI) CONSOLIDACIÓN DE LA CULTURA DE INVESTIGACIÓN (P02-GI) DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN (P03-GI) EVALUACIÓN E IMPACTO EN LA INVESTIGACIÓN (P04-GI) Firma Firma Firma Página 5 de 7
6 PROCESOS DE APOYO PROCESO LÍDER DEL PROCESO PROCEDIMIENTO + BIENESTAR SERVICIOS ACADÉMICOS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA MERCADEO Y COMUNICACIONES GB GSA GTI GAF GMC JOHANNA OLAYA GÓMEZ (COORDINADOR DE BIENESTAR) ANDREA MEZA FERREIRA (VICERRECTOR DE SERVICIOS ACADÉMICOS) JONATHAN BARRERO RODRÍGUEZ (COORDINADOR SOPORTE) PEDRO NEL SÁNCHEZ ARCINIEGAS (GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO) ÁLVARO GIRALDO (DIRECTOR DE MERCADEO Y COMUNICACIONES) PLANEACIÓN DE BIENESTAR INSTITUCIONAL (P01-GB) APOYOS PARA LA PERMANENCIA, BIENESTAR Y EL DESARROLLO INTEGRAL. (P02-GB) GESTIÓN Y DESARROLLO DE PROYECTOS DE LA CONVIVENCIA (P03-GB) GESTIÓN EVENTOS Y ACTIVIDADES INSTITUCIONALES. (P04-GB) INDUCCIÓN A ESTUDIANTE (P05-GB) INSCRIPCIÓN Y ADMISIÓN DE ESTUDIANTES (P01-GSA) TRANSFERENCIA EXTERNA (P02-GSA) TITULACIÓN ACADÉMICA (P03-GSA) PLANEACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS (P04-GSA) PLANEACIÓN DE INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA INSTITUCIONAL. (P01-GTI) SOPORTE TÉCNICO - MESA DE AYUDA (P02-GTI) SALAS Y RECURSOS TECNOLÓGICOS (P03-GTI) PROCEDIMIENTO CONECTIVIDAD Y REDES (P04-GTI) GESTIÓN PRESUPUESTAL. (P01-GAF) INGRESOS. (P02-GAF) EJECUCIÓN DEL GASTO. (P03-GAF) GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA. (P04-GAF) MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES FÍSICAS (P05-GAF) ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (P06-GAF) MATRICULA FINANCIERA (P07-GAF) CONCEPTO JURÍDICO (P08-GAF) DEFENSA JUDICIAL (P09-GAF) RECURSOS ORDINARIOS Y/O EXTRAORDINARIOS (P10-GAF) GESTIÓN COMERCIAL. (P01-GMC) MERCADEO Y PUBLICIDAD. (P02-GMC) COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS. (P03-GMC) Firma Firma Firma Página 6 de 7
7 CONTROL DE CAMBIOS. CAMBIO DE FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO De 1.0 a 15/11/2015 Creación del Mapa de Proceso De 1.0 a /02/2016 De 2.0 a 11/08/2017 Se Modificó el mapa de procesos, se abreviaron los nombre de los procesos para facilitar su recordación y fácil apropiación Se Modificó el mapa de procesos, se le agrego el procesos de gestión de servicios académicos, se modificó el nombre del proceso de Gestión del Capital Humano, por Gestión del Talento humano
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