SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Transcripción

1 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO INSTRUCTIVO PARA GESTIONAR INDICADORES MÓDULO DE OBJETIVOS E INDICADORES PLATAFORMA COMPROMISO ABRIL 2017

2 TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO... 2 INTRODUCCIÓN... 3 OBJETIVO... 3 ALCANCE... 3 RESPONSABLE... 4 DEFINICIONES... 4 MARCO NORMATIVO... 5 GENERALIDADES... 6 I. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN... 9 II. SELECCIÓN DE INDICADORES POR PARTE DE GESTORES Y LÍDERES Parametrización del módulo: Subsistema de Gestión de la calidad Uso del módulo de objetivos e indicadores Medición Acciones de mejora DE-I-008

3 INTRODUCCIÓN La medición hace parte de la cultura institucional de una organización, de sus valores, de sus hábitos, por lo que la información, su recolección, organización, registro, procesamiento y clasificación oportuna y confiable, así como su análisis adecuado deben ser de gran importancia para todos quienes hacen parte de la Entidad. 1 El presente documento establece los lineamientos sobre los que el SENA realiza el seguimiento, medición, análisis, evaluación y mejora de sus resultados de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestion y Autocontrol SIGA. Para dar cumplimiento a lo anterior se cuenta con el módulo de Objetivos e Indicadores de la Plataforma CompromISO, el cual permite consolidar la información de las mediciones, el análisis respecto de los resultados obtenidos junto con las evidencias correspondientes y en los casos que corresponda el registro de acciones de mejora que permitan el cumplimiento de las metas programadas en los indicadores. Para el Sistema Integrado de Gestion y Autocontrol en lo que corresponde a la medición es importante que esta herramienta se constituya en apoyo técnico de la toma de decisiones oportuna frente a las actividades que se desarrollan en cada dependencia. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la medición, evaluación y seguimiento de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestion y Autocontrol SIGA del SENA, para que la información que se genere sea fuente para la toma de decisiones y el mejoramiento del desempeño de las dependencias de la Entidad. ALCANCE Este documento aplica a los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol -SIGA en Dirección General, Regionales y Centros de Formación LUIS DARÍO TÉLLEZ RAMÍREZ. Indicadores Universidad del Quindío 3 DE-I-008

4 Inicia con el establecimiento de los elementos a medir desde Dirección General y finaliza con el análisis de los resultados por parte del responsable de la medición en las dependencias del SENA. Para garantizar la trazabilidad de la gestión y cuando los resultados obtenidos en los indicadores requieran de la implementación de acciones correctivas o de mejora estas serán registradas dentro del Módulo de Mejoramiento Continuo de la Plataforma CompromISO. RESPONSABLE Es responsabilidad del Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo establecer los presentes lineamientos, divulgarlos y asegurar que se cumplan realizando seguimiento y control. DEFINICIONES Dependencia: Hace referencia el área en Dirección general (direcciones u oficinas), Despacho regional o centro de formación. Indicador: Expresión cualitativa o cuantitativa observable, que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con períodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo. Indicador de Desempeño: Instrumento que proporcionan información cuantitativa sobre el desenvolvimiento y logros de una institución, programa, actividad o proyecto a favor de la población u objeto de su intervención, en el marco de sus objetivos estratégicos y su misión. Los indicadores de desempeño establecen una relación entre dos o más variables, que al ser comparados con periodos anteriores, productos similares o metas establecidas, permiten realizar inferencias sobre los avances y logros de las instituciones y/o programas 2 2 Ministerio de Economía Y Finanzas. dirección general del presupuesto público. instructivo para la formulación de indicadores de desempeño. lima, junio de DE-I-008

5 Medición: Es un proceso básico de la ciencia que consiste en comparar un patrón seleccionado con el objeto o fenómeno cuya magnitud física se desea medir para ver cuántas veces el patrón está contenido en esa magnitud 3. Sector: Corresponde a la división de la actividad económica de un Estado o territorio en los sectores primario, secundario, terciario y cuaternario. Para el SENA se utiliza la Clasificación Internacional Industrial Uniforme (siglas: CIIU). Tema: Corresponde a los asuntos o filtros que se puedan realizar en la información que el SENA produce y que se consideran de importancia para el análisis y la toma de decisiones dentro de la Entidad. MARCO NORMATIVO Norma técnica NTC-ISO 9001: Sistema de gestión de calidad. Norma técnica NTC-ISO 14001: Sistema de gestión ambiental Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP Norma Técnica NTC-OHSAS Sistemas de gestión en seguridad y salud ocupacional. Norma Técnica NTC-ISO/IEC COLOMBIANA Tecnología de la información. Técnicas de seguridad. Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI). DECRETO 1078 DE 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Decreto 943 De 2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). Decreto 4110 de 2004.Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Ley 872 DE Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios Artículo 4º. Requisitos para su implementación. Para dar cumplimiento a lo dispuesto en la presente ley, las entidades deben como mínimo: h) Realizar el seguimiento, el análisis y la medición de estos procesos; 3 Gutiérrez, Carlos (2005). «1».Introducción a la Metodología Experimental (1 edición). Editorial Limusa. p. 15. ISBN DE-I-008

6 Acuerdo 007 de Establece Promesa de Valor SIGA, políticas objetivos de los subsistemas que lo componen. Resolución 196 de Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Gestion y Autocontrol SIGA en el Servicio Nacional de Aprendizaje y se dictan otras disposiciones. Roles y responsabilidades GENERALIDADES Para la formulación, seguimiento, medición, análisis y evaluación de los indicadores se tendrá como marco técnico lo establecido en la Guía para la Construcción y Análisis de Indicadores de Gestión del Departamento Administrativo de la Función Pública vigente. Los responsables de proceso y la Alta Dirección Regional revisarán los resultados incorporados en el módulo de objetivos e indicadores, así como las acciones que se implementen para la mejora y la toma las decisiones con la oportunidad que se requiere para el cumplimiento de las metas planteadas. La medición de los indicadores debe estar soportada en las evidencias que aseguren el seguimiento y trazabilidad de los mismos. La socialización de los indicadores está en cabeza del Equipo SIGA según sea de su competencia. La hoja de vida del indicador es generada dentro del módulo de objetivos e indicadores y la información será incorporada únicamente por el rol de administrador del módulo en dirección general, a partir de la información suministrada por el responsable del proceso en la Dirección General o por el Líder Nacional del respectivo Subsistema. Los Líderes de proceso con el apoyo del líder o gestor SIGA de la dependencia establecerán el peso de los indicadores en los que participa el centro o regional. Roles y gestión en la medición La información que se relaciona a continuación, se extrae de la Resolución 196 de 2017 y se presenta para mostrar el marco desde el que se gestionan las acciones de medición, análisis y mejora de los indicadores, siendo estos últimos UNO de los elementos sobre los que se cumplen las funciones asignadas. o Representante de la Alta Dirección 6 DE-I-008

7 Rinde cuentas con relación a la eficacia del SIGA o Comité Nacional de Sistema del SIGA: Revisa y aprueba las propuestas que se presenten sobre ajustes de medición por parte de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol. o Responsable del Proceso Imparte los lineamientos para mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del proceso del cual es responsable. Avala los indicadores para el proceso que es responsable a nivel nacional y gestiona los que se identifiquen para su proceso en la Dirección General. o Líder Nacional del de Subsistema Propone los indicadores del respectivo subsistema o Alta Dirección Regional Rinde cuentas sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestion y Autocontrol SIGA, a través de los indicadores y otros mecanismos de seguimiento y medición según le sea requeridos. Implementa mecanismos para la mejora del desempeño y eficacia del Sistema Integrado de Gestion y Autocontrol SIGA en su regional o centro de formación. o Líder del Proceso: Rinde informes sobre el desempeño de su proceso, a través de indicadores y otros mecanismos de seguimiento o medición, según le sea requerido. Incorpora la información de los indicadores del proceso respectivo de acuerdo con los periodos de medición establecidos en la hoja de vida. 7 DE-I-008

8 Establece la oportunidad de mejora o la acción correctiva sobre los resultados de medición de los indicadores de manera oportuna. o Gestor de Seguimiento y Mejora del SIGA encargado de gestionar el Módulo de Objetivos e Indicadores de la Plataforma CompromISO: Trabaja con los líderes nacionales de cada subsistema en la planificación y administración, mantenimiento, evaluación y mejora continua del SIGA y del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en lo que corresponda. Gestiona los temas relacionados con el Módulo de Objetivos e indicadores de la Plataforma CompromISO, administra y propone mejoras a la funcionalidad. Participa en la construcción de los documentos asociados al tema. Parametriza la información en la Plataforma CompromISO (Hojas de vida de indicadores aprobados) o Líderes SIGA Dirección General Asegura que la información requerida de los distintos subsistemas a través de las funcionalidades de la para el Módulo de Objetivos e Indicadores sea reportada con la oportunidad, calidad y pertinencia requeridas. Apoya en la medición, análisis, evaluación y registro de los indicadores del procesos y la conservación de la información documentada apropiada como evidencia de los resultados Orienta a los responsables de los hallazgos y de los planes de mejoramiento para que registren las acciones e implementen las actividades requeridas. o Gestores Despacho Regional y Líderes SIGA Centro de Formación Asegura que la información requerida de los distintos subsistemas a través de las funcionalidades de la Plataforma CompromISO para el Módulo de Objetivos e Indicadores sea reportada con la oportunidad, calidad y pertinencia requeridas. 8 DE-I-008

9 Apoya la medición, análisis, evaluación y registro de los indicadores de los procesos y la conservación de la información documentada apropiada como evidencia de los resultados. Orienta a los responsables de los hallazgos y de los planes de mejoramiento para que registren las acciones e implementen las actividades requeridas. I. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN EN EL SENA A continuación se presenta la información correspondiente a la medición de la gestión en el SENA según las instancias que existen dentro de la Entidad: TIPO REVISA AMBITO OBJETIVOS RESPONSABLE HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Planeación Estratégica y operativa Desempeño de la organización Estrategias Planes Programas Inversión Lograr mejores resultados de las metas planeadas Coordinación de Gestión de la información y evaluación de resultados Boletín estadístico Plan de acción Sistema de gestión** Desempeño de los subsistemas Evaluación de objetivos Gestionar de manera eficiente, eficaz y efectiva los procesos Coordinación de mejora continua institucional CompromISO Desempeño Acuerdos de gestión y/o evaluación del desempeño Evaluación del desempeño individual Verificar, valorar y calificar el desempeño de un servidor público en el marco del propósito principal del empleo Secretaria General Proceso de Gestión de talento humano Cuadro de gerentes públicos Evaluaciones de carrera **Dentro del presente instructivo se establece los criterios y elementos para tener en cuenta en la medición de los objetivos de los subsistemas que hacen parte del Sistema de Gestion y Autocontrol SIGA, 9 DE-I-008

10 II. SELECCIÓN DE INDICADORES DENTRO DEL MODULO DE OBJETIVOS E INDICADORES 1. Parametrización del módulo La parametrización de la información de los indicadores y los ajustes del Módulo de Objetivos e Indicadores de la Plataforma CompromISO, se realizan por parte del Gestor de Seguimiento y Mejora con el rol de administrador del módulo. El cumplimiento de la PROMESA DE VALOR con la que cuenta el Servicio Nacional De Aprendizaje SENA, se evidencia en la medición de los subsistemas y objetivos que la componen a través de los indicadores de gestión. 10 DE-I-008

11 Despliegue de los objetivos por subsistema de gestión Cada subsistema cuenta con una batería de indicadores que están asociados a los objetivos del mismo. Para el caso del subsistema de calidad esta incluye un nivel adicional que es el de procesos 1.1. Subsistema de Gestión de la calidad Dentro de la estructura del SIGA, a la fecha el subsistema que permite la medición de procesos es el de calidad, en este sentido el Módulo de Objetivos e Indicadores cuenta con un nivel adicional para dicho subsistema. En la gráfica siguiente se muestra presenta la relación objetivos de subsistemas con los procesos 11 DE-I-008

12 Niveles de desagregacion para la medicion del subsistema de calidad 1.2. Selección de los indicadores dentro del módulo de indicadores y objetivos de la Plataforma CompromISO Realizado en ejercicio de incorporación de la información de los indicadores de cada subsistema por parte del administrador del módulo en dirección general es necesario que el gestor o líder de la dependencia Ingrese con su usuario a la plataforma CompromISO y junto con los responsable de incorporar la medición, análisis y mejora seleccionan los indicadores y establecen el peso y metas de cada indicador Para el caso del subsistema de calidad la selección de indicadores que se miden en la dependencia se realiza desde el nivel de proceso El gestor o líder ingresa con su usuario y la clave asignada para la plataforma. 12 DE-I-008

13 Digite usuario y clave Seleccione el módulo de objetivo e indicadores a través del icono señalado en la imagen. SELECCIONE ICONO 13 DE-I-008

14 De click en la lista del módulo Objetivos SELECCIONE OBJETIVOS Seleccione la PROMESA DE VALOR SELECCIONE ICONO 14 DE-I-008

15 Seleccione la política del subsistema al que va asignar indicadores. SELECCIONE POLITICA DEL SUBSISTEMA DE CALIDAD De click sobre el objetivo del Subsistema que va a trabajar. 15 DE-I-008

16 De click sobre el objetivo de proceso que va a trabajar. A continuación aparecerán los indicadores que fueron establecidos para el respectivo proceso. Solo coloque meta y peso para los indicadores que se gestionan dentro de su dependencia. 16 DE-I-008

17 En la parte izquierda del nombre del indicador marque en cuadro de selección y de click sobre el botón Editar SELECCIONAR INDICADOR CLICK EDITAR 17 DE-I-008

18 A continuación aparecerá la siguiente pantalla Este contenido es informativo en caso de identificar alguna diferencia respecto de su dependencia remita correo al Gestor de Seguimiento y Mejora Administrador del Módulo Diligencia la información de acuerdo con su dependencia 18 DE-I-008

19 Descripcion de los elementos de diligenciamiento por la dependencia ITEM ELEMENTOS PARA LA DECISION Indique el valor de participacion de este indicador frente a los demás indicadores del proceso que serán medidos en la dependencia Si el proceso solo cuenta con un indicador la valoracion correspondera al 100%. Indique el valor de la meta para la dependencia Señale el sistema o base en donde se encuentran la información sobre los datos de las variables del indicador dentro de la dependencia Seleccione el nombre de la persona que dentro de la dependencia tiene rol Líder de proceso Click en adicionar para que se incluya la información dentro de la plataforma A continuación se presenta un ejemplo de diligenciamiento para el proceso de Direccionamiento Estratégico: 19 DE-I-008

20 Terminado el ejercicio de distribución de peso de los indicadores del proceso, el registro se presenta en la Plataforma de la siguiente manera: De acuerdo con lo establecido en el indicador es necesario realizar las mediciones 2. Medición El líder de proceso en la dependencia ingresa a la Plataforma CompromISO con el usuario asignado y selecciona el módulo de objetivos e indicadores 20 DE-I-008

21 SELECCIONE ICONO De click sobre la pestaña de indicadores asignados 21 DE-I-008

22 El sistema presenta los indicadores asignados, como se muestra en la siguiente imagen SELECCIONE ICONO MEDIR A continuación de click sobre el icono medir SELECCIONE ICONO ADICIONAR De click sobre el botón de adicionar. Aparece la siguiente imagen 22 DE-I-008

23 Revise la correspondencia de la información. En caso de inconsistencia comuníquese con el gestor o líder SIGA de la dependencia Diligencie la información La fecha de medición debe corresponder al último día del periodo sobre el que se está realizando la medición y el análisis. 23 DE-I-008

24 Continuando con el ejemplo del proceso de Direccionamiento Estratégico para la Dirección General, el diligenciamiento quedaría de la siguiente manera: 3 Acciones de mejora Con el acompañamiento del Gestor o Líder SIGA cree la acción de mejora cuando sea necesario de acuerdo con lo establecido en el procedimiento DE-P-018 Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora, dando cumplimiento al ciclo PHVA. 24 DE-I-008

25 Desde la ventana de indicadores asignados, de click sobre el ícono de hallazgos ICONO DE HALLAZGOS El sistema arroja la siguiente pantalla De click sobre el botón adicionar y se genera la siguiente pantalla que corresponde al módulo de mejoramiento continuo 25 DE-I-008

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