IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA ANALISIS BRECHA O ANALISIS GAP. 4.1 Requisitos generales GI-A-PR Política ambiental 1) GI-A-IN-5 2) GI-A-IN-6

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1 Fecha: Realizado por: CARLOS ESTEBAN SANABRIA CARVAJAL Detalles de la localización del sitio: Carrera 66 No barrió el Salitre localidad No.9 de Fontibón IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA ANALISIS BRECHA O ANALISIS GAP LO QUE SE TIENE CRITERIOS No. Requisitos Documentales de la ISO 14001:2004 Documento Registros LO QUE FALTA 1: No eiste, no se hace 2: En proceso, se está elaborando 3: Documento en proceso de validación 4: Documento aprobado 5: Documento implementado TOTAL 4.1 Requisitos generales 1 documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional, y determinar cómo cumplirá estos requisitos. La organización debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestión ambiental. GESTION AMBIENTAL GI-A-PR-1 Incluir en el alcance el mantener y mejorar continuamente el sistema de GA deacuerdo a la norma internacional y como lo realizaria. Tipo: Alcance 4.2 Política ambiental La alta dirección debe definir la política ambiental de la organización, y asegurarse de que, dentro del alcance definido de su sistema de gestión de ambiental, ésta: 2 a) es apropiada para la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios. b) incluye un compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación. c) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales. Politica Ambiental RE d) proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales. e) se documenta, implementa y mantiene. f) se comunica a todas las personas que trabajan para la organización o en nombre de ella; y g) está a disposición del público. Tipo: Política 4.3 Procedimientos Aspectos ambientales procedimientos para: 3 a) Identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios que pueda controlar y sobre los que pueda influir dentro del alcance definido del 1) Identificación y valoración de aspectos sistema de gestión ambiental, teniendo en impactos e ambientales el SGA 2) cuenta los desarrollos nuevos o planificados Metodología para identificación, valoración, o las actividades productos o servicios nuevos o modificados, y y definición de controles para aspectos ambientales e incidentes ambientales 1) GI-A-IN-5 2) GI-A-IN-6 b) determinar aquellos aspectos que tienen o pueden tener impactos significativos sobre el medio ambiente (es decir aspectos ambientales significativos). 4.3 Planificación Aspectos ambientales 4 La organización debe documentar esta Matriz de aspectos e impactos ambientales RE136 información y mantenerla actualizada.

2 Planificación para Identificar los aspectos ambientales - registro 5 La organización debe asegurarse de que los aspectos ambientales significativos se tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento de su sistema de gestión ambiental. Matriz de aspectos e impactos ambientales RE Requisitos Legales y Otros requisitos - documento 6 procedimientos para: a) identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales, y b) para determinar cómo se aplian estos requisitos a sus aspectos ambientales. Identificación y planificación del cumplimiento de requisitos legales GI-A-IN Requisitos Legales y Otros requisitos - registro La organización debe asegurarse de que estos requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba se 7 tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento de su sistema de gestión ambiental. Matriz de requisitos legales ambientales RE Objetivos y metas 8 implementar y mantener objetivos y metas ambientales documentados, en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización. Los objetivos y metas deben ser medibles cuando sean factibles y deben ser coherentes con la política ambiental, incluidos los compromisos de prevención de la contaminación, el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba, y con la mejora continua. Cuando una organización establece y revisa sus objetivos y metas debe tener en cuenta los requisitos legales y otros que la organización suscriba, y sus aspectos ambientales significativos. Además, debe considerar sus opciones tecnológicas y sus requisitos financieros, operacionales y comerciales, así como las opiniones de las partes interesadas. Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA y control operacional RE137 Tipo: Objetivos y metas Objetivos, metas y programas - programa 9 programas para alcanzar sus objetivos y metas. Estos programas deben incluir: a) la asignación de responsabilidades y autoridad para lograr los objetivos y metas en las funciones y niveles pertinentes de la organización; y Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA y control operacional RE137 0 b) los medios y plazos para lograrlos. Tipo: Programa Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad - Recursos La dirección debe asegurarse de la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión ambiental. Éstos incluyen los recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura de la organización y los recursos financieros y tecnológicos. 1) Matriz de responsabilidades del SGA 2) Gestión de Compras relacionadas con el SGA 1) RE ) RE Faltan programas, metas y objeivos que se enfoquen en la mejora tecnologica ambiental o tecnologias alternativas Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad - Funciones, responsabilidad y autoridad

3 Las funciones, las responsabilidades y la autoridad se deben definir, documentar y comunicar para facilitar una gestión ambiental eficaz. Matriz de responsabilidades del SGA RE designar a un asistente ambiental de tiempo completo que colabore con las tareas de segimiento y control de aspectos ambinetales Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad - Representante 10 La alta dirección de la organización debe designar uno o varios representantes de la dirección, quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener definidas sus funciones, responsabilidades y autoridad para: a) asegurarse de que el sistema de gestión ambiental se establece, implementa y mantiene de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional; b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental para su revisión, incluyendo las recomendaciones para la mejora. Por la cual se modifica la resolucion No de 22 de agosto de 2008 y se reorganizan los grupos de trabajo de la imprenta nacional de coplombia y se les asignan funciones. Resolucion 222 de 13 Junio 2013 Tipo: Documento Competencia, formación y toma de conciencia - registro 11 La organización debe asegurarse de que cualquier persona que realice tareas para ella o en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales significativos identificados para la organización, sea competente tomando como base una educación, formación o eperiencia adecuados y debe mantener los registros asociados. Gestión por competencias laboralesl (Desarrollo del talento Humano) PR Competencia, formación y toma de conciencia - registro 12 La organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con los aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental. Debe proporcionar formación o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, y debe mantener los registros asociados. Inducción y entrenamiento FO176018

4 La organización debe establecer y mantener al día uno o varios procedimientos para que sus empleados o las personas que trabajan en su nombre tomen conciencia de: Competencia, formación y toma de conciencia - procedimiento a) La importancia de la conformidad con la política ambiental, los procedimientos y requisitos del sistema de gestión ambiental. 13 b) Los aspectos ambientales significativos, los impactos relacionados reales o potenciales asociados con su trabajo y los beneficios ambientales de un mejor desempeño personal. Inducción y reinducción PR Se requiere contar con mayor numero de capacitacioes y elementos que permitan la toma de conciencia en el cuidado de los recursos naturales, agua y energia c) Sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con los requisitos del sistema de gestión ambiental; y d) Las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados Comunicación En relación con sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización. 14 b) Recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de partes interesadas eternas. Matriz de comunicaciones del SGA RE La organización debe decidir si comunica o no eternamente información acerca de sus aspectos ambientales significativos y debe documentar su decisión. Si la decisión es comunicarla, la organización debe establecer e implementar uno o varios métodos para realizar esta comunicación eterna. - métodos La documentación del sistema de gestión ambiental debe incluir: Documentación a) La política, objetivos, metas ambientales; b) La descripción del alcance del sistema de gestión ambiental; c) La descripción de los elementos principales del sistema de gestión ambiental y su interacción, así como la 15 referencia a los documentos relacionados; d) Los documentos, incluyendo los registros requeridos en esta norma internacional; y e) Los documentos, incluyendo los registros determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de procesos relacionados con sus aspectos medioambientales significativos. Tipo: Documento 1) Politica Ambiental 2) Objetivos y metas ambientales 3) Gestion Ambiental 1) RE ) RE137 3) GI- A-PR-1 Los programas y metas ambientales establecidas no cuentan en su mayoría con indicadores de gestión verificables del desempeño de los mismos, para realizar su seguimiento y control. No se cuenta con un documento único que trate el alcance del sistema de gestión ambiental y este no contiene el mantenimiento y mejora del sistema de gestión ambiental. Falta un documento que relacione los registros y documentos eigidos por la norma y su nivel de cumplimiento.

5 procedimientos para: Control de documentos a) aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión; b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente; c) asegurarse de que se identifiquen los cambio y el estado de revisión actual de los documentos; 16 d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso; e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables; Control de documentos GI-PR-1 f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen eterno que la organización ha determinado que son necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental y se controla su distribución; y g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se conserven por cualquier razón. La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones que están asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, de acuerdo con su política, objetivos y metas con el objeto de asegurarse que se efectúan bajo las condiciones especificadas mediante: Control operacional 17 a) el establecimiento, implementación y mantenimiento de uno o varios procedimientos documentados para controlar situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos y metas ambientales; Matriz de aspectos e impactos ambientales RE136 b) el establecimiento de criterios operacionales en los procedimientos; y c) el establecimiento, implementación y mantenimiento de procedimientos relacionados con aspectos ambientales significativos identificados de los bienes y servicios utilizados por la organización, y la comunicación de los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores, incluyendo contratistas.

6 s procedimientos para identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que puedan tener impactos en el medio ambiente y como responder ante ellos Preparación y respuesta ante emergencias La organización debe responder ante situaciones de emergencia y accidentes reales y prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos asociados. 18 Plan de emergencias Aneo 17 plan de emergecia ante derrames, plan de contingencia para el almacenamiento y trasporte de hidroarburos 60 La organización debe revisar periódicamente, y modificar cuando sea necesario, sus procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias, en particular después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. La organización también debe realizar pruebas periódicas de tales procedimientos, cuando sea factible. 19 procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular las características fundamentales de sus operaciones que pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente. Los procedimientos deben incluir la documentación de la información para hacer el seguimiento del desempeño, de los controles operacionales aplicables y de la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización La organización debe asegurarse de que los equipos de seguimiento y medición se 20 utilicen y mantengan calibrados o verificados y se deben conservar los registros asociados. 21 En coherencia con su compromiso de cumplimiento, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. Metodología para identificación valoración y definición de controles para AeIA Mantenimiento Evaluación del cumplimiento de requisitos legales ambientales y otros Seguimiento y medición - procedimiento Seguimiento y medición - calibración o verificación Mantenimiento IN no eiste el procedimiento como tal de seguimiento y medicion de operaciones que puedan tener un impacto potencial significativp en el medio ambiente, seguimiento (desempeño controles operacionales) no se cuenta con registro o segimiento manifestado del uso y calibracion de equipos de medicion de operaciones Evaluación del cumplimiento legal - requisitos legales - procedimiento Evaluación del cumplimiento legal - requisitos legales - registro La organización debe mantener los registros 22 de los resultados de las evaluaciones periódicas. Tipo:Registro Matriz de requisitos legales ambientales RE La organización debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba. La organización puede combinar esta evaluación con la evaluación del cumplimiento legal mencionada, o establecer uno o varios procedimientos separados. Evaluación del cumplimiento de requisitos legales ambientales y otros Evaluación del cumplimiento legal - otros requisitos- procedimiento IN La organización debe mantener los registros 24 de los resultados de las evaluaciones Matriz de requisitos legales ambientales RE134 periódicas Evaluación del cumplimiento legal - otros requisitos- registro un formato que permita servir de prueba de los resultados obtenidos de inspecciones en lo referido a otros requisitos legales y su cumplimiento

7 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva - procedimiento procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar acciones correctivas y acciones preventivas. Las acciones tomadas deben ser las 25 apropiadas en relación a la magnitud de los problemas e impactos ambientales encontrados. La organización debe asegurarse de cualquier cambio necesario se incorpore a la documentación del sistema de gestión ambiental. Manual del Sub sistema de Gestión Ambiental RE La organización debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos de su sistema de gestión ambiental y para demostrar los resultados logrados. 26 procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables Control de registros Control de registros PR Auditoría interna - procedimiento 27 La organización debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoría, teniendo en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los resultados de las auditorías previas. Se deben establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos de auditoría que traten sobre: - las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, informar sobre los resultados y mantener los registros asociados; - la determinación de los criterios de auditoría, su alcance, frecuencia y métodos. La selección de los auditores y la realización de las auditorías debe asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Auditorías Internas de Gestión PR Auditoría interna - registro 28 Mantener los registros asociados a la planificación y realización de auditorías. Sistema KAWAK La alta dirección debe revisar el sistema de gestión ambiental, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y su eficacia continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión ambiental, incluyendo política ambiental, objetivos y metas ambientales. Se deben 29 de conservar los registros de la revisión por la dirección. 4.6 Revisión por la dirección ACTAS DE REUNION ACTAS DE REUNION Los resultados de las revisiones por la dirección deben incluir todas las decisiones y acciones tomadas relacionadas con posibles cambios can la política ambiental, objetivos, metas y otros elementos del sistema de gestión ambiental, coherentes con el compromiso de mejora continua.