C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas

Transcripción

1 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. rmatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica 1/11

2 1. Propósito Realizar la transmisión de audio y video de eventos para la comunidad universitaria así como usuarios externos, a través de la red de cómputo en tiempo real Poner a disposición de la comunidad universitaria así como usuarios externos las condiciones necesarias para consulta de videos a través de red de cómputo en cualquier momento 2. Alcance Este procedimiento deberá ser observado y aplicado por el Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios y el Responsable del Área de Transmisión de Eventos en Línea y por Demanda del mismo Departamento. 3. Responsabilidad y autoridad Jefe del Autoridad Suspender solicitudes y la transmisión y recepción de eventos en línea y por demanda Actualizar y/o suspender solicitudes de Transmisiones en Línea Responsabilidad Asegurar los recursos necesarios para la transmisión de eventos en línea y por demanda Asignar los ticket de los servicios correspondientes a el área de Transmisiones en línea Informar al Personal Administrativo el costo del servicio ofrecido por el área de Transmisiones en línea Informar al personal Administrativo cuando autorice un servicio a un usuario externo, así como el costo del mismo para que realicen el cobro correspondiente Responsable del Área de Transmisión de Eventos en Línea (ATELyD) Autoridad Controlar las actividades y el manejo del personal de su área Responsabilidad Planear y controlar las sesiones de transmisión en línea y por demanda Establecer comunicación con el usuario a través de correo electrónico, mensajero o vía telefónica Resguardar la información y documentación interna y externa Dar seguimiento a los servicios asignados a su área por medio del stema de Control y Seguimiento de Solicitudes (Support Suite) Solicitar la captura, digitalización, copia y/o edición de audio y video en caso necesario al responsable de área de procesamiento de audio y video 2/11

3 Asistente técnico Responsabilidad Proporcionar apoyo técnico y operativo para la transmisión en línea Monitorear la transmisión del evento en línea Responsable de cómputo y/o Responsable del Proyecto Responsabilidad Solicitar el servicio a través de oficio firmado por la autoridad competente El Oficio deberá contar con los requisitos que se encuentran descritos en la TRS del SGC Proporcionar la infraestructura, personal y material necesario Informar al responsable del proceso sobre el desempeño, cambios y/o mejoras del proceso en el espacio académico Probar y revisar cada una de las fases en las que se requiere su participación. Informar al responsable del proceso sobre el desempeño, cambios y/o mejoras del procedimiento. Asistir a las reuniones indicadas durante la Transmisión en línea o por demanda Personal Administrativo Autoridad Generar un recibo por el cobro de una Transmisión en Línea o por demanda. Responsabilidad Reportarnos trimestralmente los ingresos generados por el departamento de Videoconferencia y Multimedios 4. rmatividad aplicable Ley federal de derechos de autor 5. Políticas 1. La solicitud del servicio podrá realizarla cualquier dependencia o espacio académico de la UAEM de manera institucional o cualquier universitario académico o investigador de manera personal. 2. La solicitud podrá realizarse a través de oficio dirigido al Director de Servicios de Cómputo con copia para el Jefe del la cual deberá de contar con los siguientes requisitos: mbre del evento Fechas de inicio y termino del evento Horario del evento 3/11

4 Correo electrónico del responsable del evento para informarle cualquier contratiempo mbre de(los) expositor(es) Correo de (los) expositor(es) En el caso de ser Transmisión por Demanda: o Tiempo de alojamiento en el servidor para su consulta La información que faltase será completada a través de conversaciones con el responsable del evento u otro contacto e ingresada al stema de Control y Seguimiento de Solicitudes. 3. Solo el Director de Servicios de Cómputo podrá autorizar servicios sin oficio 4. La solicitud del servicio de Transmisión en Línea se deberá realizar con una semana de anticipación esto con la finalidad de poder realizar pruebas previas al servicio y estará sujeta a disponibilidad de recursos 5. La solicitud del servicio de Transmisión por Demanda será deberá realizar con una semana de anticipación a la fecha solicitada por el usuario del montaje del video 6. En el caso de los usuarios externos (que no pertenecen a la UAEM), los servicios ofrecidos tendrán un costo establecido en el catalogo de costos de servicios del departamento de Videoconferencia y Multimedios 7. Cuando la solicitud sea con un tiempo menor a una semana, estará sujeta a la aprobación por parte de la Dirección y con la probable afectación de las pruebas previas al servicio 8. El jefe del Departamento informa al Personal Administrativo el costo del servicio ofrecido por el área de Transmisiones en Línea del departamento de Videoconferencias y Multimedios (cuando el usuario sea externo) 9. El Responsable del Área de Transmisión de Eventos en Línea será el encargado de llenar el formato y bitácora de servicio, así como de ser posible recabar al término del mismo la firma de ambos documentos como comprobante de conformidad y proporcionarle el cuestionario de satisfacción del usuario para que lo llene. 10. Para el servicio de transmisor por demanda, cuando el archivo de video no este procesado, el responsable del área de transmisiones en línea y por demanda solicitara el servicio mediante correo al responsable del área de audio y video 11. Cuando la solicitud de un servicio sea realizada por una área de la Dirección de servicios de computo, deberá ser a través de un ticket dirigido al jefe del departamento de Videoconferencias y Multimedios 12. El usuario deberá proporcionar el material necesario en caso de que se requiera como: Archivo del logotipo en 60x60 píxeles en formato.jpg La presentación de apoyo del o los expositores, el cual deberá cumplir con los estándares establecidos que se especifican en el Documento técnico Estándares para la elaboración de presentaciones de Powerpoint para Transmisiones en Línea y Videoconferencia que se encuentra en el apartado de transmisiones en línea dentro de 4/11

5 (en el apartado de Transmisiones en línea); Y con un mínimo de 3 días antes del evento 13. El material de soporte audiovisual para una transmisión debe estar en formato digital AVI, MPEG, WMV, WAV, WMA o MP3 almacenado en CD o DVD; o en formato analógico almacenado en videocasete VHS, el material es devuelto al usuario y sólo queda un resguardo digital, este material se marcará en caso de no tener nota de identificación propia. 14. Debe existir red en el lugar del evento y se debe asignar una dirección IP fija para poder llevar acabo la transmisión por Internet, el usuario es responsable de proporcionar todas las condiciones adecuadas para que la transmisión sea de calidad, tales como: a) una adecuada iluminación del lugar y si se va a proyectar algún material en cañón, la iluminación del lugar debe ser la suficiente y equilibrada para que la transmisión no se vea obscura. b) El audio debe ser adecuado, es decir, claro, fuerte, nítido.(contar con consola de audio) c) La distribución adecuada del lugar para el expositor, la audiencia y el equipo de transmisión en línea. d) Contar con una fuente alterna de electricidad para garantizar que el evento se seguirá transmitiendo a pesar de que exista alguna falla en el suministro de energía eléctrica. 15. En el caso de una transmisión en línea de más de una sesión se deberá de especificar la fecha y la hora de cada una de ellas. 16. Se acordará un día de pruebas o los que sean necesarios con el usuario en el lugar del evento para tomar en consideración algún imprevisto que pudiera pasar desapercibido a las consideraciones previstas en el Formato de Servicio de Transmisión de Eventos en Línea 17. El material proporcionado por el usuario será identificado por una nota o marca si no se hubiese hecho así y será devuelto al usuario si así lo requiere. Tal material se usa sólo para el evento. 5/11

6 6. Diagrama de Bloque Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios (VCyM) Responsable del Área de Transmisión de Eventos en Línea (ATELyD) Personal del Área de Transmisión de eventos en línea y por demanda (ATELyD) Personal Administrativo INICIO 1 Solicita el servicio a través de un oficio dirigido al Director de Servicios de Cómputo con copia al Jefe del DVCyM. 2 Recibe oficio y lo evalua C 3 Autoriz a el servicio? SI 5 4 Elabora correodirigido al usuario determinando la no factibilidaddela transmisión y la razón. Recibe correo de no factibilidad. Verifica el Perfil del usuario FIN externo A 6 Informa al usuario de manera personal el costo del servicio en base al catalogo de costos B 6/11

7 Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios (VCyM) Responsable del Área de Transmisión de Eventos en Línea (ATELyD) Personal del Área de Transmisión de eventos en línea y por demanda (ATELyD) Personal Administrativo B 7 Recibe costos Acepta costo C 8 Realiza pago 9 10 Recibe el pago y elabora comprobante de pago de servicio al usuario recibe comprobante y da copia la jefe del DVCyM 11 Recibe y archiva copia del recibo de pago D 7/11

8 Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios (VCyM) Responsable del Área de Transmisión de Eventos en Línea (ATELyD) Personal del Área de Transmisión de eventos en línea y por demanda (ATELyD) Personal Administrativo D 12 A Asigna Ticket al responsable del área de TELyD informandole del servicio Es transmisión en línea? Recibe ticket y se pone en contacto con el usuario y llena el formato de servicio (anexo 1) E 15 Se necesita material de apoyo visual? 16 Solicita al usuario el material. Proporciona el material a utilizar en la transmisión. 17 Registra el material en el Formato de control de materiales proporcionados por el usuario para TELyD (anexo 3) 18 Crea, configura, monitorea y proporciona soporte técnico a la sesión conforme al procedimiento técnico establecido (anexo 2). F 8/11

9 Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios (VCyM) Responsable del Área de Transmisión de Eventos en Línea (ATELyD) Personal del Área de Transmisión de eventos en línea y por demanda (ATELyD) Personal Administrativo E solicito el/los video(s) Entrega el/los video(s) al responsable del área de Transmisiones en línea y por demanda 21 Recibe el material y lo registra en el Formato de control de materiales proporcionados por el usuario para TELyD (anexo 3) proporcionados por el ususario para la Transmision por demanda 22 se crea la sala virtual y el punto de publicación por cada video así como la liga de acceso Se envia liga de acceso al usuario a traves de un correo Recibe liga hay cambios? 25 Registra cambios en el Formato de control de cambios de TELyD (anexo 4) y realiza cambios 26 G 9/11

10 Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios (VCyM) Responsable del Área de Transmisión de Eventos en Línea (ATELyD) Personal del Área de Transmisión de eventos en línea y por demanda (ATELyD) Personal Administrativo G 27 F Se anotan observaciones en el formato de servicio (anexo 1) 28 Es factible recabar la firma de conformidad del usuario? Firma el Formato de Servicio (anexo 1) y la bitacora de servicio de conformidad del servicio 29 Firma el Formato de Servicio (anexo 1) y la bitacora de servicio ofrecido 30 Archiva formato de servicio (anexo 1) para su control FIN 10/11

11 7. Glosario Transmisión en línea: transmisión de audio y video digital de un evento en el momento en el que se lleva a cabo a través de la red de cómputo. Transmisión por demanda: transmisión de audio y video digital pregrabado a través de la red de cómputo disponible en cualquier momento. Material de soporte visual: material basado en imágenes que se muestra en la pantalla como apoyo a la exposición audiovisual durante la transmisión. Material de soporte audiovisual: material basado en audio y video a ser transmitido. Interno: Persona que solicite un servicio y pertenezca a la UAEM Externo: Persona que solicite un servicio y que no pertenezca a la UAEM Perfil del usuario: validación de si un usuario es interno o externo Ticket: registro de una solicitud en el stema de Control y Seguimiento de solicitudes de servicio. 8. Anexos SCSSS: stema de Control y Seguimiento de Solicitudes de Servicio. 1. Formato de servicio de transmisión de eventos en línea y por demanda 2. Procedimiento técnico para la transmisión de eventos en línea y por demanda 3. Documento técnico: Estándares para la elaboración de presentaciones de Powerpoint para Transmisiones en Línea y Videoconferencia 9. Revisión Histórica Número de revisión Fecha de revisión Revisó (puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 05 10/10/06 Responsable de Área Jefe de Depto Actualización de Formato 06 28/09/07 Responsable de Área Jefe de Depto Actualización de Formato y Políticas de acuerdo a asesorías 11/11