C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas

Transcripción

1 Versión vigente No. 01 Fecha: 19/11/2010 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica

2 1. Propósito Colaborar con los Centros de Costo de la UAEM para la Transferencia de recursos económicos para la realización de sus actividades sustantivas. 2. Alcance Este procedimiento debe ser observado y aplicado por los Planteles de la Escuela Preparatoria Organismos Académicos y Facultades, Centros Universitarios y Unidades Académicas Profesionales, Dependencias de la Administración Central y los institutos y centros de investigación. 3. Responsabilidad y autoridad Responsable Responsabilidad Autoridad Secretario Administración de Autorizar los movimientos restringidos. Jefe del Departamento de Proyectos Específicos Especialistas del Departamento de Proyectos Específicos Sub director administrativo del centro de costo Seguimiento y control a los trámites. Emitir contra recibo Informar al centro de costo para que recojan su contra recibo Enviar la documentación o la información con los requisitos establecidos Autorizar pólizas que no cumplan con requisitos fiscales o Políticas de Ingresos Extraordinarios Aprobar en el SIIA pólizas con montos inferiores a 20 mil pesos Autorizar pólizas que no cumplan con requisitos fiscales o Políticas de Ingresos Extraordinarios Aprobar en el SIIA pólizas con montos inferiores a 20 mil pesos 4. Normatividad Aplicable Políticas de ingresos extraordinarios 5. Políticas. 1.- El horario de atención a los centros de costo será de 9.00 a horas y en casos excepcionales a los foráneos se les atenderá entre las y horas. 2.- Las cuentas de gasto controladas son: telefonía convencional, telefonía celular, energía eléctrica, combustible, arrendamiento de locales, seguros y fianzas, servicios de seguridad, arrendamiento de equipo de fotocopiado, servicio de redes y comunicaciones, las cuales son de asignación fija, por lo que los centros de costo no podrán realizar transferencias, es decir incrementos y/o decrementos.

3 3.-Las cuentas de mantenimiento de equipo de transporte y mantenimiento de edificios, son de asignación variable, sin embargo para los centro de costo estará restringido realizar transferencias. 4.- Dentro de la cuenta actividades socioculturales deberán clasificarse: las obras de teatro, exposiciones artísticas y culturales, y reuniones de trabajo del personal administrativo. 5.- En la cuenta contable actividades académicas deberán considerarse: olimpiadas y concursos en las distintas aéreas del conocimiento, ferias, expo ferias, expo orienta, informe de labores del Sr. Rector, informe de labores de los Directores de los Espacios Académicos, Colegio de Directores y reuniones de trabajo del personal académico. 6.-En los casos en que los centros requieran imprimir libros y revistas deberán solicitar autorización de la Secretaria De Difusión Cultural a través de la Dirección De Divulgación Cultural. 7.-En cuanto al ejercicio de la cuenta contable becas, el centro de costos deberá informar a la Dirección De Servicios Universitarios, dependiente la Secretaria De Extensión Y Vinculación. 8.-Toda transferencia deberá ser solicitada mediante oficio, justificando debidamente los motivos por los cuales requiere la mencionada transferencia. 9.- Para la adquisición de activo fijo, no se realizaran transferencias de los rubros servicios personales, gasto corriente y becas al rubro gasto de inversión, excepto en los casos en que se considere necesario y deberá solicitarse a la secretaria de administración mediante oficio En caso del pago de nómina que afecte los Proyectos Específicos se utilizará el formato validación de importes presupuestales disponibles para pago de nómina por proyectos específicos en virtud de que no existe una liga entre el SPARH y el SIIA.

4 6. Diagrama de bloque del procedimiento. Sub director administrativo del centro de costo Jefe del Departamento de Proyectos Específicos Especialistas del Departamento de Proyectos Específicos Secretario de Administración Inicio 1 Envían al Departamento de Proyectos Específicos oficio de transferencia de recursos. 2 Recibe oficio de transferencia de recursos, canaliza a los Especialistas del Departamento de Proyectos Específicos y gira instrucciones de trabajo. 3 Recibe oficio de transferencia de recursos, y verifican en SIIA la factibilidad de realizar la transferencia bajo los criterios de si el centro de costo tiene suficiencia presupuestal o si no se afectan cuentas restringidas. 4 No Es factible? 5 Se entera de la no factibilidad de la transferencia de recursos por falta de fondos, o por afectar cuentas restringidas, en éste último caso, elabora oficio dirigido al Secretario de Administración para que Informa vía telefónica al centro de costo la no factibilidad de la transferencia por falta de fondos, o porque están siendo afectadas cuentas restringidas 11 Realizan la transferencia en el SIIA, emiten estado de situación presupuestal, archivan para su control oficio de transferencia y estado de situación presupuestal. autorice la transferencia Recibe oficio para autorización de la transferencia Fin Si 6 A

5 Jefe del Departamento de Proyectos Específicos Secretario de Administración Sub director administrativo del centro de costo Director de Programación y Control Presupuestal A 7 Envía oficio de autorización de la transferencia al Director de Programación y Control Presupuestal 8 Recibe oficio de autorización de la transferencia, si es autorizado, canaliza al Jefe del Departamento de Proyectos Específicos, para trámite; si no es autorizado, informa vía telefónica al centro de costo sobre el rechazo de la transferencia 9 Si Autorizado? No Recibe oficio de autorización de la transferencia, conecta con el paso Se entera telefónica del rechazo vía

6 7. Glosario SIIA: Sistema Integral de Información Administrativa SPARH: Sistema Profesional para la Administración de Recursos Humanos. 8. Anexos 9. Revisión Histórica Número de Revisión Fecha de Revisión Revisó (Puesto) 00 08/10/10 RD 01 18/11/2010 RD Re aprobado Comité de calidad Comité de calidad Descripción del Cambio Primera edición del Documento Se incorpora las responsabilidades del subdirector administrativo del cetro de costo