CONTENIDO. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas. 6. Diagrama de bloque del procedimiento

Transcripción

1 Versión vigente No. 03 Fecha: 14/09/10 CONTENIDO 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexo 9. Revisión Histórica 1/19

2 1. Propósito Establecer los lineamientos para poder contribuir en tiempo y forma, al logro de un eficaz desarrollo de las diferentes fases de los procesos derivados de la solicitud, ejercicio, control y rendición de cuentas de los Recursos Etiquetados Federales asignados a las diferentes dependencias universitarias. 2. Alcance Este procedimiento debe ser observado y aplicado por el personal de la Coordinación de Recursos Etiquetados, por los usuarios de la Coordinación (Secretaria de Planeación, Tesorería, Secretaría de Docencia, Secretaría de Investigación. Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, etc.), así como todas las áreas que tengan alguna interacción con las actividades de la Coordinación. 2/19

3 3. Responsabilidad y autoridad Coordinador de Recursos Etiquetados Responsabilidad: Planificar, documentar, implementar, evaluar el desempeño y mejorar continuamente el proceso de conformidad con lo establecido en el manual de la Calidad y en la TEP. Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el proceso. Informar a la Alta Dirección el desempeño del proceso. Informar a los miembros del proceso de los cambios autorizados al mismo. Autoridad: Autorizar los documentos del proceso. Gestionar los recursos para garantizar la operación de este proceso. Solicitar autorización a su proceso. 3/19

4 Jefe del Departamento de Control y Seguimiento Presupuestal Responsabilidad: Llevar el seguimiento y control de los ingresos y egresos de los recursos etiquetados. Realizar conciliaciones periódicas con el Departamento de Control y Seguimiento Financiero, con la finalidad de tener la misma información, para la oportuna toma de decisiones. Autoridad: Dar de alta asignación presupuestal de los Recursos Etiquetados, así como dar a conocer a los Organismos Académicos, Centros Universitarios, Planteles y Dependencias Administrativas, a través del Estado de Situación Presupuestal. Validar que los documentos que llegan para trámite se apeguen a la Apertura Programática; así como a los lineamientos y normas establecidas. 4/19

5 Jefe del Departamento de Adquisiciones Responsabilidad: Atender los requerimientos de infraestructura académica, materiales y acervo bibliográfico. Autoridad: Aprobación o rechazo de Bitácora de Proveedores. Informar a las Unidades Responsables del avance de su solicitud. Solicitar la recepción, registro para etiquetar en el Almacén de la UAEM. Aprobación o rechazo de las requisiciones para su trámite. 5/19

6 Jefe del Departamento de Control y Seguimiento Financiero Responsabilidad: Coordinar el adecuado ejercicio del recurso etiquetado, así como la supervisión de la comprobación de los mismos, ante la federación. Supervisar y controlar las cuentas de los diferentes Fideicomisos de los Recursos etiquetados. Autoridad: Elaboración y revisión de partidas Rechazo de los documentos que no cumplan con los requisitos establecidos en el convenio. Elaboración e integración de las comprobaciones correspondientes. 6/19

7 4. Normatividad aplicable Norma ISO 9000 Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9001:2008 Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad Manual de la Calidad de la U.A.E.M. Procedimiento: Control de documentos 5. Políticas Departamento de Control y Seguimiento Presupuestal A.- Para el ejercicio de los recursos etiquetados se tramitarán a través de: HONORARIOS SERVICIOS REQUISICIONES (materiales, bienes y acervo) Póliza (movimiento 57) Póliza de re-embolso (caso honorarios, movimiento 17) Póliza de re-embolso (movimiento 57) Ficha Gastos a Comprobar (movimiento 1) Pedido y factura NOTA: Ver Anexo I B.- Estos documentos deben contener los siguientes elementos: Justificación del gasto ( Para qué?, Cuándo?, Dónde?) Codificación de acuerdo al proyecto: PROMEP. Nombre del maestro Número del convenio Rubro 7/19

8 Si corresponde a un Cuerpo Académico (CA) señalar el nombre del mismo. PIFI Codificación del proyecto, meta, rubro, número de línea de acción, nombre del recurso y descripción. PIFI de recurso. Codificación del proyecto, meta, rubro, número de línea de acción, número PEF Codificación del proyecto, meta y rubro. EQUIDAD Nombre del proyecto, meta y rubro C.- Visto Bueno para el ejercicio de los recursos: PROMEP. Concepto de beca de estudiante, pago de colegiatura, seguro médico, inscripción, estancias cortas, etc., así como las requisiciones llevan el Vo.Bo. de la Secretaría de Investigación. Excepto los conceptos de beca de manutención, fomento a la permanencia, reconocimiento a la trayectoria académica. PIFI 2008 Y En los casos de Pólizas y Fichas Gastos, deberán traer el Vo.Bo. de la Secretaría a la que pertenece la DES (Anexo II). Para las requisiciones no requiere Vo.Bo. PEF Para Vo.Bo. será de acuerdo a la naturaleza del proyecto. (Remitirse a la apertura programática). EQUIDAD Para Vo.Bo. será de acuerdo a la naturaleza del proyecto. (Remitirse a la apertura programática). NOTA: En todos los casos se deberán presentar las solicitudes con Firma del Director, Coordinador o Responsable de la Unidad Responsable, así como el sello de ésta. Departamento de Control y Seguimiento Presupuestal Comprobaciones que deberán ser validadas por la Contraloría Interna, antes de ser enviadas a la Secretaría de Planeación y Desarrollo Institucional: 8/19

9 PIFI PEF 2005 PEF 2006 EQUIDAD 2004 Instancias designadas para enviar el reporte financiero a la Secretaría de Educación Pública: PIFI (En todas sus versiones) PEF 2005 PROMEP Secretaría de Planeación y Desarrollo Institucional Secretaría de Planeación y Desarrollo Institucional Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados EQUIDAD Sria. De Docencia o Investigación Aspectos Contables que se deberán observar: Requisitos fiscales: Nombre o Razón Social RFC Domicilio Fiscal Fecha Cálculo de las retenciones correspondientes Documentos que deben integrarse en las carpetas para comprobación ante la Secretaría de Educación Pública: Cédula de comprobación por concepto de gasto (Anexo III) Legajo del gasto Honorarios Cheque Contra-recibo Póliza de recursos etiquetados Recibo de honorarios o factura Constancia de retención de 9/19

10 Servicios Materiales Bienes Muebles Acervo impuestos (sello y firma de la Dirección de Recursos Financieros) Cheque Contra-recibo Ficha de Gastos a Comprobar (cuando aplique) Póliza de comprobación (fichas gasto a comprobar) Factura (s) que ampare el gasto Liberación de la comprobación del gasto (fichas gasto a comprobar) Recibo de ingresos (cuando aplique) Póliza de etiquetados (re-embolso) Cheque Contra-recibo Póliza de recursos etiquetados Factura que ampare el gasto Contrato-pedido (sellos y firmas) Requisición Lista anexa de bibliografía (acervo) Lista anexa de materiales (materiales) Lista anexa de papelería (materiales) Vale de entrega (bienes muebles) Nota de entrega (bienes muebles) Cédula de levantamiento de etiquetación del Departamento de Bienes Patrimoniales. Documentos que deben integrarse en engargolados para comprobación ante la Secretaría de Educación Pública: Cédula de comprobación parcial del gasto Cédula de comprobación acumulada del gasto Análisis del fideicomiso Copia de los estados de cuenta del fideicomiso 10/19

11 6. Diagrama de bloque del procedimiento SECRETARIA DE EDUCACION PUBLICA SECRETARIA DE PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL DE LA C.R.E. Inicio 1 Da a conocer el Presupuesto Autorizado y en su caso Anexos de ejecución. 2 Recibe convenio y elabora Apertura Programática. Turna a Secretaría de Administración y remite a la Coordinación de Recursos Etiquetados. 3 Revisa apertura programática. Sube información a sistema SIIA. Emite oficio a las Unidades Responsables para dar a conocer el techo presupuestal O-5. A 11/19

12 UNIDADES RESPONSABLES A DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DE LA C.R.E. DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL DE LA C.R.E. 4 Recibe oficio y elabora solicitud de requerimiento (ver políticas), recabando Vo.Bo. correspondiente. Turna a la C.R.E. Adquisiciones, para su revisión programática (rubros 3, 4,5, ver políticas). 5 Recibe y registra (rubros 3, 4,5,). Turna al Departamento de Control y Seguimiento Presupuestal de la C.R.E. 6 Recibe, revisa, valida o emite observación. Turna al Departamento de Adquisiciones de la C.R.E. Recibe solicitud de requerimiento validado por la Dirección de Programación y Control Presupuestal (rubros 1 y 2, ver políticas). Emite Contra-Recibo. Entrega copia de legajo al Depto. De Control y Seguimiento Financiero de la C.R.E. B 12/19

13 DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO FINANCIERO DE LA C.R.E. DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DE LA C.R.E. UNIDADES RESPONSABLES B 7 Recibe y elabora partida y envía al Departamento de Contabilidad y/o Tesorería de la Dirección de Recursos Financieros. 7A Conecta con 8 Recibe, revisa y entrega la solicitud, a Unidad Responsable. 8A Recibe, revisa, corrige y/o ingresa a la D.R.M.y S.G. Correcto SI NO Conecta con 4 C 13/19

14 DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DE LA C.R.E. DIRECCION GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES C 9A Recibe y registra en SIIA. Turna a la C.R.E. al Departamento de Adquisiciones para su adquisición. 10A Recibe, revisa y determina modalidad de adquisición (conforme al PEF y LFASP) Realiza proceso adquisitivo (ver políticas). Elaboración y suscripción de pedido. 11A Recibe y revisa factura y vale de entrega con sello y firma de almacén y de la Unidad Responsable y copia de pedido (ver políticas). Turna al Departamento de Adquisiciones de la C.R.E. D 14/19

15 DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DE LA C.R.E. DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO FINANCIERO DE LA C.R.E. CONTRALORIA Viene de 7 D 12A 8 Recibe documentos y recaba firma del Coordinador. Entrega factura, vale original a Bienes Patrimoniales de la Dirección de Recursos Financieros y copia del legajo de almacén. Obtiene copia de cheques. Integra carpetas para comprobación (ver anexo I). Requisita formatos de comprobación autorizados por la DGESU del ejercicio (ver anexo II). Envía a Contraloría (ver políticas). Recibe de Bienes Patrimoniales copia de legajo con sello de registro. Remite legajo a la Dirección de Programación y Control Presupuestal O-2 y turna al Departamento de Control y seguimiento Presupuestal de la C.R.E. 10 Solventa observaciones y re-envía a Contraloría. SI 9 Recibe, revisa, valida y emite informe de observaciones. Correcto NO Conecta con 6 11 Conecta con 10 Envía a la instancia designada informe financiero correspondiente (ver políticas). FIN 15/19

16 7. Glosario. Anexos de ejecución. Documento oficial emitido por la Secretaria de Educación Pública, donde desglosa en detalle el ejercicio del presupuesto asignado por proyecto, objetivo particular, meta, línea de acción rubro y descripción del bien o servicio. ANUIES: Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior. Apertura programática. Instrumento presupuestal estadístico de soporte para el seguimiento del ejercicio de los recursos federales. SIIA. Sistema de Integral de Informaciòn Administrativa (Software E.R.P.) CIEES: Comités Interinstitucionales para la evaluación de la Educación Superior Comprobación: Integración de documentos que soportan el ejercicio del gasto asignado a un determinado proyecto, enviado a la SEP para verificar el avance conforme a la apertura programática. Conciliación: Procedimiento en detalle, para precisar las discrepancias que se presentaran entre los departamentos involucrados en el registro del ejercicio del recurso etiquetado. COPAES: Consejo para la acreditación de la Educación Superior Dependencia de la UAEM: Es la instancia de apoyo con que cuenta el Rector para la coordinación, dirección, seguimiento y evaluación de las actividades que coadyuvan al cumplimiento del objeto y fines institucionales, llevarán el nombre de Secretarías, Direcciones Generales, Departamentos y Abogado General, las cuales contarán con una jerarquía de niveles de delegación compuesta de Secretarios, Directores y Jefes de Departamento. DGESU: Dirección General de Educación Superior. DPyCP: Dirección de Programación y Control Presupuestal. CRE:. DRF: Dirección de Recursos Financieros. DRMySG: Dirección de Recursos Materiales y Servicios generales. Espacio Académico: Son los planteles de la Escuela Preparatoria, Organismos Académicos y Centros Universitarios. LAAySSP: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. 16/19

17 RLAAySSP: Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Partida: Asiento que se realiza de la extracción de información relevante de documentos originales del ejercicio de los recursos. PIFI: Programa Integral del Fortalecimiento Institucional. PE: Programas Educativos. PEF: Presupuesto de Egresos de la Federación. PNP: Padrón Nacional de Posgrado. Proceso Adquisitivo: Conjunto de pasos ordenados y sistematizados cuyo objetivo es la adquisición de bienes, en estricto apego a la LAASP, así como a los diversos convenios que la UAEM tiene con la SEP. PROMEP: Programa de Mejoramiento al Profesorado. Rubro: Clasificación establecida por la S.E.P. de los recursos de acuerdo a su naturaleza. Solicitud de requerimiento: Se entenderá como la solicitud de requerimiento que entrega la Unidad Administrativa o Dependencia Administrativa de la UAEM. Techo presupuestal: Asignación monetaria que se establece de acuerdo a la Apertura Programática. Unidad administrativa: Son unidades congruentes y coherentes de apoyo administrativo para ejecutar las decisiones, dictámenes, acuerdos y órdenes de los órganos de autoridad de quien depende, despachando los asuntos de su competencia. 8. Anexos Verificación de Documentos en Expediente Relación de Facturas para contra recibo Relación de Facturas para Bienes Patrimoniales Formato de cotización Bitácora de Invitación 17/19

18 Pedido Control de Documentos no requisitados Control de Documentos devueltos al Departamento de Adquisiciones Control y Entrega de Contra recibos Control de Transferencias Oficio a Unidades Responsables sobre techo presupuestal Partidas PIFI Partidas PEF Partidas PROMEP Partidas PIFIEMS Partidas EQUIDAD Anexo I Anexo II Anexo III Anexo IV Anexo V Anexo VI 18/19

19 9. Revisión Histórica Número de Revisión Fecha de Revisión Reviso (puesto) Reaprobado (puesto) Descripción del cambio 00 02/05/07 Coordinador de Recursos Etiquetados DODA Primera edición 01 23/05/08 Coordinador de Recursos Etiquetados DODA Adecuación del diagrama de bloque 02 02/07/ /9/10 Coordinador de Recursos Etiquetados Coordinador de Recursos Etiquetados DODA DODA Se incorporaron la autoridad y responsabilidad; así como la adecuación a los nuevos formatos del SGC a solictud de la DODA Se sustituye el término SIIA en lugar de BAAN, así como la eliminación de PIFI 2007 y PIFIEMS programas concluídos. 19/19