C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas

Transcripción

1 Versión vigente No. 04 Fecha: 02/10/09 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 8.1 Criterios para la elaboración de Manuales de Organización Formato para la elaboración de Manuales de Organización 8.3 Formato de oficio de solicitud de asesoría 8.4 Formato de oficio de liberación Formato de oficio de aprobación 8.6 Formato de minuta de trabajo Formato de cronograma de actividades Formato de oficio de solicitud para la publicación de manuales en el Sitio de Transparencia de la UAEM 8.9 Formato de encuesta de satisfacción del servicio Formato de encuesta de satisfacción del usuario, respecto al producto 9. Revisión Histórica 1 Documento disponible sólo en el de la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo. 1/16

2 1. Propósito Apoyar a los Espacios Académicos y las Dependencias de la Administración Central de la UAEM, proporcionando asesorías de carácter técnico, para la elaboración o actualización tanto de Manuales de Organización como de Procedimientos. 2. Alcance Este procedimiento debe ser observado y aplicado por los Espacios Académicos, las Dependencias de la Administración Central, la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo (DODA) y el (DOM). 3. Responsabilidad y autoridad Responsable Responsabilidad Autoridad Rector de la UAEM Atender las solicitudes para formalizar Rubricar los Manuales de la validación de los Manuales de Organización y de Organización y de Procedimientos. Procedimientos. Director Organización Desarrollo Administrativo Jefe del Departamento de Organización y Métodos Verificar y dar seguimiento a las Aprobar los criterios técnicos acciones que sean emprendidas para el administrativos y la mantenimiento del proceso y del documentación del proceso procedimiento conforme al Sistema de para la elaboración o Gestión de la Calidad (SGC). actualización de Manuales de Proporcionar los recursos necesarios Organización y de de para la realización del proceso y del Procedimientos, de acuerdo y procedimiento. con lo establecido en el SGC. Determinar las acciones a emprender Otorgar la validación técnica para eliminar el Servicio No Conforme de los Manuales de que se derive de este procedimiento. Organización y de Emitir el oficio de liberación del Manual Procedimientos. de Organización o de Procedimientos. Solicitar, la rúbrica del C. Rector de la UAEM, en los Manuales de Organización y de Procedimientos. Difundir el procedimiento para la Revisar y ratificar Validar la Elaboración o Actualización de estructura metodológica de los Manuales de Organización y de Manuales de Organización y de Procedimientos. Procedimientos. Emitir y mantener actualizados los Asignar a los analistas del criterios técnicos-administrativos para la Departamento de Organización elaboración o actualización de Manuales y Método, los proyectos de. Manuales de Organización y de Coordinar la elaboración y Procedimientos. actualización de los Manuales de Organización y de Procedimientos. 2/16

3 Analista Departamento Organización Métodos Verificar que se dé cumplimiento a los tiempos establecidos en el cronograma de actividades de cada proyecto. Resguardar y controlar los documentos y registros que le correspondan de acuerdo con la lista Maestra de Documentos del proceso. Realizar acciones para la mejora continua de este procedimiento. Proporcionar las asesorías Determinar la dinámica de pertinentes, al responsable de la trabajo, así como los medios de elaboración o actualización del manual comunicación, necesarios para correspondiente en el Espacio la elaboración o actualización Académico o Dependencia de la del manual correspondiente. Administración Central de la UAEM. Requisitar las minutas de Dar cumplimiento a los criterios trabajo que se deriven de las técnico-administrativos establecidos asesorías proporcionadas. para la elaboración o actualización de Manuales de Organización y de Procedimientos. Cumplir con los tiempos establecidos del en el cronograma de actividades, para de elaborar o actualizar el manual de y organización o de procedimientos que le haya sido asignado. Proporcionar fotocopia de la minuta de trabajo al responsable de la elaboración o actualización del manual correspondiente en el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM, derivada de la asesoría. Resguardar y controlar los documentos y registros que le correspondan de acuerdo con la lista Maestra de Documentos del proceso. Sugerir acciones para la mejora continua de este procedimiento. Emitir el oficio de solicitud se asesoría Designar al responsable de para la elaboración del Manual de elaborar o actualizar el Manual Organización o de Procedimientos. de Organización o de Titular del Espacio Emitir el oficio de aprobación del Procedimientos, en el Espacio Académico o Manual de Organización o de Académico o Dependencia de Dependencia de la Procedimientos. la Administración Central, a su Administración Central Contestar la encuesta de satisfacción cargo. del usuario respecto al producto. Aprobar el Manual de Organización o de Procedimientos. 3/16

4 Emitir sugerencias para la mejora continua del proceso al Jefe del Departamento de Organización y Métodos. Elaborar o actualizar el manual Solicitar la información correspondiente. necesaria a los responsables Cumplir con los tiempos establecidos de las Unidades Administrativas en el cronograma de actividades, para de los Espacios Académicos o elaborar o actualizar el manuallas Dependencias de la Responsable de correspondiente. Administración Central de la Elaborar o Actualizar el Someter a aprobación del Titular del UAEM, para la elaboración o Manual en el Espacio Espacio Académico o Dependencia de actualización del manual Académico o la Administración Central de la UAEM la correspondiente Dependencia de la propuesta del Manual de Organización o Emitir sugerencias para la Administración Central de Procedimientos. mejora continua del proceso al Resguardar y controlar los Jefe del Departamento de documentos y registros que le Organización y Métodos. correspondan de acuerdo con la lista Maestra de Documentos del proceso. Contestar la encuesta de satisfacción del servicio. Atender las solicitudes para subir al Publicar en el Sitio de Sitio de Transparencia y Acceso a la Transparencia y Acceso a la Director de Información Información de la UAEM, los Manuales Información de la UAEM, los Universitaria. Manuales de Organización y de Procedimientos validados y aprobados. 4. Normatividad aplicable Legislación Universitaria. Norma ISO 9000:2005. Fundamentos y vocabulario. Norma ISO 9001:2008. Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad. Procedimiento Control de Documentos. Procedimiento Control de Registros. 5. Políticas 1. La elaboración o actualización de los Manuales de Organización o de Procedimientos es responsabilidad de los Espacios Académicos y de las Dependencias de la Administración Central de la UAEM. 2. La elaboración o actualización de los Manuales de Organización o de Procedimientos será llevada a cabo por el responsable (preferentemente la persona encargada de atender las funciones de carácter administrativo o las de planeación) que designe el Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM. 4/16

5 3. La, a través del Departamento de Organización y Métodos, asesorará técnicamente a los Responsables de la Elaboración o Actualización de Manuales de Organización o de Procedimientos. 4. La solicitud de asesoría se deberá realizar en el formato de oficio establecido para tal efecto (Anexo 8.3). Dicho oficio deberá estar signado por el titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM. 5. Al inicio de cada proyecto se convendrá un Cronograma de Actividades (Anexo 8.7), con el fin de programar y dar seguimiento al proceso. El Cronograma se elaborará por duplicado para su seguimiento y cumplimiento, quedando bajo resguardo tanto del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central, como del Departamento de Organización y Métodos. 6. Por cada asesoría que se proporcione se deberá llenar el formato de Minuta de Trabajo (Anexo 8.6), de la cual, el deberá proporcionar una fotocopia al responsable de elaborar o actualizar el manual en el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central, para su resguardo. 7. El tiempo aproximado para la elaboración de Manuales de Organización es de cuatro meses, pudiéndose prolongar hasta dos meses. Para el caso de Manuales de Procedimientos, el plazo será de seis meses, pudiéndose prolongar tres meses más. En ambos casos el tiempo contemplará únicamente días hábiles y empezará a contabilizarse a partir de la primera reunión de trabajo que se tenga con el responsable qua haya sido designado por el Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM. 8. La primera reunión de trabajo para la elaboración o actualización de los Manuales de Organización o de Procedimientos, se llevará a cabo en un plazo no mayor a 5 días hábiles posterior a la recepción del oficio de solicitud de asesoría. En tal caso, se entablará la comunicación pertinente entre el Analista del y el responsable del proyecto en el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM, para acordar la hora de la reunión. 9. La elaboración del Manual de Procedimientos podrá realizarse una vez que se concluya el Manual de Organización. En caso de que el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM no cuente con el Manual de Organización debidamente formalizado, la se verá imposibilitada para dar seguimiento a las solicitudes que se presenten para elaborar o actualizar el Manual de Procedimientos. 10. La emisión del Manual de Organización se realizará en dos ejemplares impresos con las firmas originales de validación y aprobación de las autoridades correspondientes, quedando bajo resguardo de la uno de los ejemplares, a efecto de llevar un control sobre las revisiones y actualizaciones que se hagan al mismo; el otro ejemplar será para el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM. 11. Por la naturaleza y el volumen de información del instrumento administrativo, el Manual de Procedimientos se emitirá sólo en un ejemplar impreso y en la parte de aprobación, contendrá únicamente las firmas originales del titular del área responsable de cada procedimiento, así como del Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM. En la parte de validación sólo contendrá la firma original del titular de la. 5/16

6 12. El Manual de Procedimientos impreso quedará bajo resguardo del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM; la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo conservará el documento únicamente en archivo electrónico. 13. La publicación de los Manuales de Organización o de Procedimientos en el Sitio de Transparencia y Acceso a la Información de la UAEM será solicitada por la DODA a la Dirección de Información Universitaria. 14. El Manual de Organización o de Procedimientos deberá ser revisado cada dos años. En caso de existir, antes de este periodo, cambios o modificaciones sustanciales que afecten la operatividad del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM, se deberá dar aviso oportuno a la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo para llevar a cabo la actualización correspondiente. 6/16

7 6. Diagrama de bloque del procedimiento Responsable de Elaborar o Actualizar el Manual en el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM Director de Organización y Desarrollo Administrativo Jefe del Departamento de Organización y Métodos Analista Responsable del Proyecto en el DOM INICIO 1 Solicita al Director de Organización y Desarrollo Administrativo, mediante oficio (O-1), la asesoría para la elaboración o actualización del manual correspondiente. Una vez que obtiene el sello de recibido en el oficio (1), turna éste al Responsable de Elaborar o Actualizar el Manual en el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM. 2 3 Recibe oficio de solicitud de asesoría (1) y lo archiva para su control. Espera a que el Analista Responsable del Proyecto en el DOM, concerte primera reunión de trabajo. Recibe y canaliza oficio de solicitud de asesoría (O) al Jefe del Departamento de Organización y Métodos. 4 Conecta con paso 5 Recibe y canaliza oficio de solicitud de asesoría (O), al Analista Responsable del Proyecto en el DOM. 5 Recibe oficio de solicitud de asesoría (O) y lo archiva para su control. Concerta y lleva a cabo primera reunión con el Responsable de Elaborar o Actualizar el Manual en el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM, dándole a conocer la forma de trabajo para elaborar o actualizar el manual correspondiente. A 7/16

8 Jefe del Analista Responsable del Proyecto en el DOM Responsable de Elaborar o Actualizar el Manual en el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM A 6 Conoce la forma de trabajo y transcurrido un tiempo, genera y remite la propuesta (formato impreso o vía correo electrónico) del manual correspondiente, al Analista Responsable del Proyecto en el DOM. 7 Recibe la propuesta del manual; transcurre un tiempo en tanto revisa, analiza el documento y determina: Existen observaciones. Se comunica con el Responsable de Elaborar o Actualizar el Manual en el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM y, en reunión de asesoría, emite observaciones. No existen observaciones. Canaliza la propuesta del manual al Jefe del Departamento de Organización y Métodos. Existen observaciones? Si 8 9 Recibe y revisa propuesta del manual, genera oficio de liberación (O-1), recaba firma del Director de Organización y Desarrollo Administrativo y turna ambos documentos al Analista Responsable del Proyecto en el DOM. No Recibe observaciones a la propuesta de manual; transcurre un lapso en tanto realiza adecuaciones al documento y lo remite nuevamente al Analista Responsable del Proyecto en el DOM. Conecta con paso 7 10 Recibe oficio de liberación (O-1) y propuesta del manual, mismos que remite al Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM, a través del Responsable de Elaborar o Actualizar el Manual. Archiva para su control el oficio de liberación (1), una vez que obtiene firma de recibido. 11 Recibe oficio de liberación (O) y propuesta del manual, mismos que canaliza al Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM. B 8/16

9 Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM Responsable de Elaborar o Actualizar el Manual en el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM Director de Organización y Desarrollo Administrativo Jefe del Departamento de Organización y Métodos B 12 Recibe oficio de liberación (O) y propuesta final del manual. Revisa y da visto bueno a la propuesta del manual, emite oficio de aprobación (O-1) y turna todo al al Responsable de Elaborar o Actualizar el Manual en el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM. 13 Recibe oficio de liberación (O), propuesta del manual y oficio de aprobación (O-1). Remite oficio de aprobación (O-1) al Director de Organización y Desarrollo Administrativo. Archiva para su control oficio de liberación (O), propuesta del manual y oficio de aprobación (1), una vez que obtiene sello de recibido en este último. 14 Obtiene oficio de aprobación (O-1), sella de recibido (1) y lo regresa al Responsable de Elaborar o Actualizar el Manual en el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM; turna (O) al Jefe del Departamento de Organización y Métodos. 15 Recibe oficio de aprobación (O) y lo canaliza Analista Responsable del Proyecto en el DOM. C 9/16

10 Responsable de Elaborar o Actualizar el Manual en el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM Analista Responsable del Proyecto en el DOM Jefe del Departamento de Organización y Métodos Director de Organización y Desarrollo Administrativo C 16 Recibe oficio de aprobación (O) y captura los datos de éste en el apartado de aprobación del manual. Imprime el instrumento administrativo correspondiente (2e) y lo turna al Responsable de Elaborar o Actualizar el Manual en el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM. Archiva para su control el oficio de aprobación. 17 Recibe el manual correspondiente (2e), gestiona la firma del Titular del Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM y lo remite nuevamente al Analista Responsable del Proyecto en el DOM. 18 Recibe el manual correspondiente (2e) y lo canaliza al Jefe del Departamento de Organización y Métodos. 19 Recibe el manual correspondiente (2e); genera oficio (O-1) para gestionar la firma del C. Rector de de la UAEM y turna ambos al Director de Organización y Desarrollo Administrativo. 20 Recibe el manual correspondiente (2e) y oficio (O-1) para gestionar la firma del C. Rector de la UAEM; rubrica ambos documentos y los remite a la. Archiva temporalmente oficio (1), una vez que obtiene sello de recibido. D 10/16

11 Director de Organización y Desarrollo Administrativo Jefe del Departamento de Organización y Métodos Analista Responsable del Proyecto en el DOM D 21 Obtiene el manual correspondiente (2e) y oficio (O-1); sella de recibido (1) de este último y lo turna al Director de Organización y Desarrollo Administrativo. Transcurre un tiempo en tanto se recaba en el manual la firma del Rector de la UAEM y lo remite nuevamente al Director de Organización y Desarrollo Administrativo. Archiva para su control oficio (O). 22 Recibe y canaliza al Jefe del Departamento de Organización y Métodos, el manual correspondiente (2e). 23 Recibe y canaliza el manual correspondiente (2e), al Analista Responsable del Proyecto en el DOM. 24 Recibe el manual correspondiente (2e); genera dispositivo magnético con el archivo electrónico del instrumento administrativo, en formato de WORD y PDF. Remite el manual correspondiente (e1) junto con el dispositivo magnético, al Responsable de Elaborar o Actualizar el Manual en el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM. Emite oficio de solicitud (O-1) para la publicación del manual en el Sitio de Transparencia de la UAEM y lo turna al Jefe del Departamento de Organización y Métodos junto con el archivo electrónico del instrumento administrativo. Archiva para su control el manual correspondiente (e2), una vez que obtiene firma de recibido. E F 11/16

12 Responsable de Elaborar o Actualizar el Manual en el Espacio Académico o Dependencia de la Administración Central de la UAEM Analista Responsable del Proyecto en el DOM Jefe del Departamento de Organización y Métodos Director de Organización y Desarrollo Administrativo Director de Información Universitaria E F Recibe el manual correspondiente (e1), así como y dispositivo magnético con el archivo electrónico del instrumento administrativo, en formato de WORD y PDF, y los archiva para su control. Recibe, revisa el oficio de solicitud (O-1) para la publicación del manual en el Sitio de Transparencia de la UAEM y lo turna al Director de Organización y Desarrollo Administrativo junto con el archivo electrónico del instrumento administrativo, en formato PDF. 27 Recibe, firma el oficio de solicitud (O-1) para la publicación del manual en el Sitio de Transparencia de la UAEM y lo remite al Director de Información Universitaria junto con el archivo electrónico del instrumento administrativo, en formato PDF. Una vez que obtiene sello de recibido en el oficio de solicitud (1), extrae el oficio (1) para gestionar la firma del C. Rector y canaliza ambos al Jefe del Departamento de Organización y Métodos Obtiene el oficio de solicitud (1) para la publicación del manual en el Sitio de Transparencia de la UAEM, así como oficio (1) para gestionar la firma del C. Rector y los archiva para su control. Obtiene el oficio de solicitud (1) para la publicación del manual en el Sitio de Transparencia de la UAEM, así como oficio (1) para gestionar la firma del C. Rector y turna ambos al Analista Responsable del Proyecto en el DOM. Obtiene el archivo electrónico del manual en formato PDF, así como el oficio de solicitud (O-1) para su publicación en el Sitio de Transparencia de la UAEM, sella de recibido (1) de este último y lo turna al Director de Organización y Desarrollo Administrativo. Publica el manual en el Sitio de Transparencia. Archiva para su control oficio de solicitud (O). FIN 12/16

13 7. Glosario Aprobación: Apartado del manual que debe contener las firmas del Titular del Espacio Académico o de la Dependencia de la Administración Central de la UAEM, y en este último caso la rúbrica del titular de la dependencia del nivel jerárquico superior. Centro Universitario: Son formas de organización desconcentradas de la Universidad que ofrecerán estudios profesionales y avanzados, adoptaran las modalidades de multidisciplinarios o interdisciplinarios (Art. 17 de la Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México). Dependencias Administrativas: Son unidades congruentes y coherentes de apoyo administrativo para ejecutar las decisiones, dictámenes, acuerdos y órdenes de los órganos de autoridad de quien dependen, despachando los asuntos de su competencia (Art. 136 del Estatuto Universitario de la Universidad Autónoma del Estado de México). Dependencias Académicas: Son los ámbitos de organización y funcionamiento establecidas por la Administración Universitaria para la atención, preponderante, de uno de los tres fines asignados a la Universidad, en una o más áreas del conocimiento afines o no; adoptarán la forma de Centro, Unidad, Departamento o figuras similares (Art. 17 de la Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México). Documento: Es la información y su medio de soporte, que puede o no ser escrito. DODA:. DOM:. Estructura Metodológica: Elementos y secuencia del contenido de los manuales de organización y de procedimientos, con base en los criterios administrativos correspondientes. Espacio Académico. Se considera como tal a los Organismos Académicos, Centros Universitarios, planteles de la Escuela Preparatoria y Unidades Académicas Profesionales. Forma de trabajo: determinación de los mecanismos de comunicación, así como de aquéllos necesarios para generar, modificar y emitir el manual correspondiente. Instrumento administrativo: entiéndase como tal al Manual de Organización o al Manual de Procedimientos. Manual: Es un instrumento que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática, información sobre los antecedentes, fundamento legal, organigrama, objetivos, funciones, procedimientos, políticas y lineamientos de una organización o institución. Organismos Académicos y planteles de la Escuela Preparatoria: Son los ámbitos de organización y funcionamiento establecidos para la atención particularizada, simultánea y concomitante de los tres fines asignados a la Universidad... (Art. 17 de la Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México). Servicio: se refiere a la asesoría que se proporciona de manera directa al responsable de elaborar o actualizar el manual de organización o de procedimientos. UAEM: Universidad Autónoma del Estado de México. 13/16

14 Unidades Académicas Profesionales: son delegaciones de la Administración Central de la Universidad que se establecen fuera de la capital del Estado. Prestarán preponderantemente docencia y adoptarán las modalidades de interdisciplinarias o multidisciplinarias. (Art. 79, fracción I, del Estatuto Universitario de la Universidad Autónoma del Estado de México). Validación: Es el apartado del manual que ratifica la parte técnica del instrumento administrativo de que se trate, el cual se formaliza con las firmas del Rector de la UAEM y del Director de Organización y Desarrollo Administrativo. 14/16

15 8. Anexos 8.1 Criterios para la elaboración de Manuales de Organización 8.2 Formato para la elaboración de Manuales de Organización 8.3 Formato de oficio de solicitud de asesoría 8.4 Formato de oficio de liberación 8.5 Formato de oficio de aprobación 8.6 Formato de minuta de trabajo 8.7 Formato de cronograma de actividades 8.8 Formato de oficio de solicitud para la publicación de manuales en el Sitio de Transparencia de la UAEM 8.9 Formato de encuesta de satisfacción del servicio 8.10 Formato de encuesta de satisfacción del usuario respecto al producto 15/16

16 9. Revisión Histórica Número de revisión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 03 28/11/07 Jefe del Departamento de Organización y Métodos Director de Organización y Desarrollo Administrativo Se realizaron adecuaciones en cuanto a redacción y secuencia en la numeración /10/09 Jefe del Departamento de Organización y Métodos Director de Organización y Desarrollo Administrativo Se modificó la normatividad aplicable, se insertaron responsabilidades y autoridades de los actores que intervienen en el procedimiento; asimismo, se incluyeron actividades y operaciones en el diagrama de bloque. 16/16