Administrador del Proceso/Responsable(s) del proceso, responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor del proceso Entradas y salidas

Transcripción

1 Versión vigente No. 01 Fecha: 10/11/10 Proceso: Elaboración y Validación de Convenios y Contratos Administrador del Proceso/Responsable(s) del proceso, responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor del proceso Entradas y salidas Administrador del proceso: Responsabilidad: Ver apartado 3 del procedimiento Autoridad: Ver apartado 3 del procedimiento Responsable del proceso en el Espacio Académico: N/A Autoridad: N/A Usuario: I Instituciones, Universidades Nacionales, Organismos Privados, Públicos, Municipales, Estatales y Federales. Proveedor: Todas las áreas de FONDICT-UAEM Entradas: Propuesta de Oficio de solicitud de elaboración de convenio o contrato. Salidas (resultados del proceso o entregables): Convenio Validado Requisitos de las entradas y salidas Requisitos de entrada: Las declaraciones de la parte interesada cumplir con nombre completo de la institución, representante legal, facultades y poderes, domicilio, RFC en caso de ser necesario), objeto del Documentación que se utiliza para realizar el proceso Documentos de origen interno: Documentos de origen externo:

2 convenio, vigencia y monto (s). Tabla de Enfoque a Procesos: Elaboración y Validación de Convenios y Contratos Oficio de solicitud que contendrá nombre de la persona con la que se va a contratar, puesto, periodo sueldo bruto y el centro de costo. (Requisitos aplicables solo para contrato laboral). Para efectos de validación de un convenio o contrato especificar el objeto del contrato. Registros: Requisitos de salidas (servicio): Vo. Bo. Del Contralor FONDICT Firma del Director General FONDICT Seguimiento y medición del proceso y Del Servicio Proceso: Quién medirá: Cómo medirá: Cuándo se medirá: Elaboración y Validación de Convenios y Contratos Qué se medirá: La celeridad en el proceso de Elaboración y Validación de Convenios y Contratos Fecha de entrega del documento final al área usuaria menos fecha de solicitud del Las propuesta elaboradas dentro del periodo entre el total de solicitudes recibidas por cien. Cuatrimestral Servicio: Quién medirá: Cómo medirá: Cuándo se medirá: Convenio o Contrato Qué se medirá: Aplicación de Encuestas de Satisfacción al usuario Cuatrimestral Satisfacción del Usuario Recursos utilizados en el proceso Interacción con otros procesos del SGC

3 Personal: Tabla de Enfoque a Procesos: Elaboración y Validación de Convenios y Contratos Proceso: Director General Contralor Auxiliar Jurídico Administración de Personal Comercialización de Libros Revisión, Análisis y Validación de Convenios Planeación e impartición de cursos de lenguas y computo Infraestructura: Oficina Papelería Sistemas de Información Acceso a Redes y Telecomunicaciones Archiveros Equipo de Cómputo Interacción: 1.- Proporcionar propuesta de 2.- La parte interesada revisa el contenido del 3.- Se signa el convenio o contrato 4.- Proporcionar propuesta de Etapas del proceso Verificación Seguimiento, monitoreo, supervisión Medición Validación Inspección Etapas de proceso: 1.- Solicitud del. Verificación: 1.- Se asegura de que exista comunicación con la parte interesada. Seguimiento, monitoreo, supervisión: 1.- Según sea el caso se monitorea vía electrónica, y documental (oficio). Medición 1.- N/A. Validación: 1.- N/A Etapas de proceso: 1.-Que el cumpla con los requisitos de fondo y forma.

4 2.- Elaboración de la propuesta 2.- Que cumpla con los requisitos del llenado correcto del 2.- Según sea el caso se monitorea vía electrónica, telefónica y documental (oficio). 2.- N/A. 2.- N/A 2.-Que la propuesta corresponda a lo requerido por la parte interesada. 3.- Revisión del área de Contraloría. 4.- Revisión y validación por la dirección general. 3.- El contralor revisa los montos propuestos en el. 4.- Cumplimiento de las firmas 3. A través de la Bitácora de convenios o contratos, donde se colocara el nombre de la persona que reciba el documento en contraloría y la fecha de entrega y recepción del mismo- 4.- A través de la Bitácora de convenios o contratos, donde se colocara el nombre de la particular de la dirección y la fecha de entrega y recepción del mismo. 3.- N/A 4.-Las propuestas elaboradas dentro del periodo entre el total de solicitudes recibidas por cien. 3.-Que contenga la firma del contralor. 4.-Que el contenga la firma de autorización de la particular del Director General. 3.-Que este firmado por el contralor 4.- Evaluación de la conformidad por medio de la observación de que cumpla con las firmas 5.- Se envía al área usuaria. 5.-Oficio de entrega de o el propio. 5.-Acuse. 5.- Fecha de entrega del documento final al área usuaria menos fecha de solicitud del instrumento legal 5.-N/A 5.- Evaluación de la conformidad por medio de la observación de que cumpla con las firmas

5 Preservación Preservación: Archivo del convenio o contrato, protegido en carpeta y almacenado en libreros. Respaldo en electrónico de los instrumentos legales. Propiedad del cliente Propiedad del cliente: Los convenios se resguardan en cada una de las empresas Unidades y áreas correspondientes. En caso de extravió se hará de conocimiento a las partes que intervinieron en el Convenio o Contrato.