Compras Federales y Estatales

Transcripción

1 Departamento de Recursos Financieros Compras Federales y Estatales Código: PDRF-03.5 Elaboró: Revisó: Autorizó: Jefe del Departamento de Recursos Financieros RDR Sistema de Gestión de Calidad Rectoría Fecha de Autorización: 16/05/2017 No. de Revisión:05

2 Código: PDRF-03 Revisión:05 Vigencia desde: 16/05/2017 Página 2 de 10 Contenido No. Apartados Página 1 Objetivo 3 2 Alcance 3 3 Datos Generales 3 4 Términos y Definiciones 3 5 Políticas 4 6 Desarrollo de las Actividades 5 7 Descripción de las Actividades 7 8 Control de Registros 9 9 Referencias y/o Bibliografía 9 10 Anexos 9 11 Historial de Cambios 9

3 Código: PDRF-03 Revisión:05 Vigencia desde: 16/05/2017 Página 3 de Objetivo Establecer de manera efectiva los lineamientos para realizar las adquisiciones (compras) Federales y Estatales. 2. Alcance Este documento es aplicable para realizar compras solidarias, compras ordinarias y procesos adquisitivos. 3. Datos Generales Relación con otros procesos Indicadores del desempeño Registros y Anexos Este procedimiento forma parte del proceso de Gestión de Recursos Financieros Mantiene relación con todas las áreas de la UPTex. Meta: Garantizar que el 90% de Requisiciones de Compra o Servicio sean atendidas de forma semestral. Total de Requisiciones atendidas x 100 Total de Requisiciones de compra FDRF-07.5 Requisición de FDRF- FDRF-09.5 Evaluación de Responsables Infraestructura Requisitos ISO 9001 de Proceso Dirección de Administración y Finanzas Operador del Proceso Departamento de Recursos Financieros Espacio e Instalaciones Oficina Equipo para el Proceso Equipo de cómputo Proceso de Compras Información de las Compras Verificación de los productos comprados 4. Términos y Definiciones SIPREP (Sistema de Planeación y Presupuesto): Es un sistema de información automatizado que apoya las etapas de la administración presupuestal (formulación, programación y elaboración; operación o ejecución; y control y evaluación) basado en la técnica de un presupuesto por programas y con orientación a resultados. Centros de Costo: Áreas susceptibles ejecutar recursos públicos. Ministraciones: Recurso monetario que otorga la Federación o el Estado, a la Universidad según el presupuesto. Partidas: Se encuentran en el Clasificador por objeto del gasto, que es el instrumento que permite registrar de manera ordenada, sistemática y homogénea las compras, los pagos y las erogaciones autorizados en capítulos, conceptos y partida tiene como objeto establecer los criterios generales que regirán la Contabilidad Gubernamental y la emisión de información financiera, entre otros, de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, con el fin de lograr su adecuada armonización, para facilitar a las mismas el registro y la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos y gastos. Producto: Aquello que ha sido fabricado (es decir, producido). De esta manera, una mesa, un libro y una computadora, por ejemplo, son productos.

4 Código: PDRF-03 Revisión:05 Vigencia desde: 16/05/2017 Página 4 de 10 Servicio: Toda aquélla persona física que en virtud de un conocimiento o servicio indistinto lo ejerce con la finalidad de ser remunerado. Compras Solidarias: Tiene por objeto reactivar la economía, generar empleos e impulsara las micro y pequeñas empresas de la entidad. Las compras a las empresas y negocios estatales se basan en el catálogo de productos y servicios que atienden las necesidades de insumos básicos para la operación de las secretarías y organismos auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal Proceso Adquisitivo: Las dependencias y entidades seleccionarán de entre los procedimientos que a continuación se señalan, aquél que de acuerdo con la naturaleza de la contratación asegure al Estado las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes: I. Licitación pública; II. Invitación a cuando menos tres personas, o III. Adjudicación directa. Compras Ordinarias: Compras que se realizan desde 10, hasta 80, más IVA. Proveedor: Que provee o abastece a otra persona de lo necesario o conveniente para un fin determinado. 5. Políticas Todas las Requisiciones de la compra deben describir el producto que será adquirido y las revisión de la compra debe ser realizada por el responsable de la solicitud en el momento de la recepción por parte del proveedor. Todas las Requisiciones de compra deben ser identificadas sin excepción con el sello mediante el cual fue realizada (Compras solidarias, proceso adquisitivo o compras ordinarias). Las compras deben efectuarse de acuerdo a los requisitos especificados por el Gobierno, mediante los recursos estatales o federales que le correspondan Cuando el proveedor sea evaluado con el FDRF-09 de P, y obtenga tres de las 4 preguntas con respuestas positivas, se considerará como un proveedor potencial para las siguientes compras; de lo contrario, si tres de las cuatro preguntas son evaluadas con una respuesta negativa, este proveedor será descartado para las siguientes compras; o bien, si este proveedor es evaluado con todas las repuestas positivas, se considerara como un proveedor de confianza.

5 Entradas: Requisición de compra o servicio. Salidas: Evaluación de Proveedores y Conformidad de la compra del producto o servicio adquirido. 6. Desarrollo de las Actividades Compras Federales y Estatales Código: PDRF-03 Revisión:05 Vigencia desde: 16/05/2017 Página 5 de 10 Oficina de Programación y Presupuesto Departamento de Recursos Financieros

6 Entradas: Requisición de compra o servicio. Salidas: Evaluación de Proveedores y Conformidad de la compra del producto o servicio adquirido. Compras Federales y Estatales Código: PDRF-03 Revisión:05 Vigencia desde: 16/05/2017 Página 6 de Continuación del Desarrollo de las Actividades Oficina de Programación y Presupuesto Departamento de Recursos Financieros

7 Código: PDRF-03 Revisión:05 Vigencia desde: 16/05/2017 Página 7 de Descripción de las Actividades No. Responsable Detalle de la Actividad Oficina de Programación y Presupuesto Existe suficiencia presupuestal? Oficina de Programación y Presupuesto Departamento de Recursos Financieros Recibe la FDRF-07.5 diferentes áreas. de las Verifica en el Reporte de Disponibilidad Presupuestal del Sistema de Planeación y Presupuesto el recurso por centro de costo. Si. Continúa con la actividad No. 4 No. La oficina de Programación y Presupuesto coloca Sello de NO DISPONIBLE en la FDRF-07.5 y regresa al centro de costo. Fin del Procedimiento. Nota: La suficiencia presupuestal está sujeta a las ministraciones federales y estatales. Coloca la partida contable, y lo turna al Departamento de Recursos Financieros para su seguimiento. Recibe FDRF-07.5 y determina cual será la vía de adquisición del producto o servicio solicitado de acuerdo al monto y los requisitos establecidos por el Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación vigente o el Presupuesto de egresos del Gobierno del Estado de México para el ejercicio fiscal vigente Coloca sello (Compra Solidaría, Proceso Adquisitivo o Compra Ordinaria) en la FDRF-07.5 de acuerdo a la fuente de financiamiento para identificar como se realizará la compra. Realiza la compra de acuerdo a los lineamientos establecidos: Compra Solidaría emiten los lineamientos que regulan la contratación de Gobierno del Estado vigente. Proceso Adquisitivo Federal Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación vigente. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público vigente. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público vigente.

8 Código: PDRF-03 Revisión:05 Vigencia desde: 16/05/2017 Página 8 de 10 Estatal Presupuesto de egresos del Gobierno del Estado de México para el ejercicio fiscal vigente. 7. Continuación de la Descripción de las Actividades No. Responsable Detalle de la Actividad Departamento de Recursos Financieros La Requisición corresponde a una compra ordinaria? La requisición fue abastecida por un producto? El producto cumple con las especificaciones de compra requeridas? Departamento de Recursos Financieros Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios. Compra Ordinaria de acuerdo a lo indicado en el: Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación vigente. Presupuesto de egresos del Gobierno del Estado de México para el ejercicio fiscal vigente. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público vigente Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público vigente. Ley de contratación Pública del Estado de México y Municipios. Si. El Departamento de Recursos Financieros realiza elfdrf-08.5 Comparativo para seleccionar al proveedor que mejor le convenga. Continúa con la siguiente actividad. No. Continúa con la siguiente actividad. Si. El Departamento de Recursos Financieros en conjunto con el responsable de la FDRF-07.5 Verifican que la recepción del producto cumpla con las especificaciones y cantidades solicitadas. Continúa con la siguiente actividad. No. El Departamento de Recursos Financieros solicita evidencia objetiva que soporte el cumplimiento de la FDRF-07.5 Continua con la Actividad No. 11 Si. El Departamento de Recursos Financieros realiza la entrega del producto al responsable de la FDRF-07.5 y solicita firma en conformidad. Continúa con la siguiente actividad. No. El Departamento de Recursos Financieros coordina con el proveedor las condiciones de entrega requeridas para la conformidad de la FDRF-07.5 isición de Compra o Regresa a la Actividad No. 9 Entrega documentación a la Oficina de Programación y presupuesto para realizar el pago correspondiente.

9 Código: PDRF-03 Revisión:05 Vigencia desde: 16/05/2017 Página 9 de 10 Nota: Evalúa al proveedor de acuerdo a las condiciones de entrega que estableció en el proceso de compra mediante la FDRF-09 de P Fin del Procedimiento 8. Control de Registros Responsable Departamento de Recursos Financieros Detalle de la Actividad Almacena en su área todos los registros que se generen en este procedimiento por al menos 5 años en el departamento correspondiente y 12 años en el almacén de archivo, de acuerdo a lo establecido en el PSG Referencias y/o Bibliografías Documentos Internos MSG- PSG- Documentos Externos DE-SG- - DE-SG-02 NMX-CC-9001-IMNC- - DE-RE- DE-RE-02 Vigente DE-DRF-0 Decreto de Presupuesto de E DE-DRF-0 Presupuesto de egresos del Gobierno del Estado de México para el vigente DE-DRF-0 Acuerdo por el que se emiten los lineamientos que regulan la contratación de Proveedores sociales vigente DE-DRF-0 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público vigente DE-DRF- Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público vigente. DE-DRF-0 Ley de contratación Pública del Estado de México y Municipios 10. Anexos N/A

10 Código: PDRF-03 Revisión:05 Vigencia desde: 16/05/2017 Página 10 de Historial de Cambios Revisión Fecha de la Modificación Apartado Descripción de la modificación 01 15/01/ /01/ Se agrega una nota 01 15/01/2016 Políticas Se agrega una política que describe los 05 15/05/2017 Con la finalidad de homologar el SGC