SERVICIOS AL USUARIO

Transcripción

1 CÓDIGO: AP-BIB-PR-02 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2016 Página 1 DE 6 1. OBJETIVO Proveer préstamos de material bibliográfico, recursos de espacios físicos y de cómputo. Dirigido a la comunidad universitaria y grupos de interés en general para utilización y fortalecer la academia, investigación y proyección social en cumplimiento de los objetivos institucionales. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud de los servicios y/o recursos por parte del usuario, hasta la evaluación del servicio prestado. 3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO Profesional Bibliotecólogo 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES Ver normograma 5. DEFINICIONES Búsqueda Bibliográfica: Es la identificación, selección y obtención de información en las colecciones, las bases de datos, en respuesta a las necesidades específicas solicitadas por un usuario o una institución. Catálogo Bibliográfico: Herramienta para el acceso y descripción de los recursos bibliográficos. Circulación y Préstamo: Unidad administrativa donde se atienden las solicitudes de servicios y recursos por parte de los usuarios. Colección: Conjunto de recursos bibliográficos o documentales que la Biblioteca pone a disposición de los usuarios. Grupo de interés: Está constituido por personas organizadas o no que tienen un interés en la organización, que demandan algo de ella, o que puede verse afectado por sus actos u omisión. OPAC: Catálogo automatizado de acceso público en línea de los materiales de una biblioteca. Recursos bibliográficos y documentales: Selección e identificación de fuentes de información en sus diferentes formatos Servicios al Usuario: Son los diferentes servicios y recursos que provee la biblioteca para facilitar el acceso, consulta y recuperación de la información en diferentes formatos y soportes. ESPACIOS Y EQUIPOS Salas de trabajo en grupo: Destinadas a los alumnos de la USCO para realizar trabajos en grupo. Salas de investigación: Destinadas a personal docente e investigador y semilleros de investigación, para reuniones y consultas del fondo especializado. Sala de prensa y descanso: Los usuarios pueden consultar los periódicos de tirada nacional y regional más relevantes en zonas habilitadas para tal fin. Sala audiovisual: Espacios destinados para atender a las necesidades culturales, educativas o de investigación de la comunidad académica, mediante la consulta de material de diversas disciplinas en soportes no convencionales o no librarlos, que necesitan de herramientas para reproducirlo, especialmente con tecnologías de la información y comunicación. El Servicio de Préstamos consiste en la realización de: préstamos, renovaciones, devoluciones y reservas de material bibliográfico en diversos formatos.

2 CÓDIGO: AP-BIB-PR-02 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2016 Página 2 DE 6 Signatura Topográfica: Es un código alfanumérico (letras, números o ambos) que se coloca en el lomo del libro y permite identificar una obra y ordenarla en la estantería de la biblioteca. Va impreso sobre una etiqueta adherida al documento que se denomina tejuelo. Usuario: es aquella persona que requiera satisfacer necesidades de información para sus actividades académicas y científicas, que participa en los programas de formación y extensión, así como quienes utilizan los espacios físicos y recursos tecnológicos de la bibliotec

3 CÓDIGO: AP-BIB-PR-02 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2016 Página 3 DE SERVICIO BÁSICO NRO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1. Préstamo Interno y Externo de Material Bibliográfico Registro en el Sistema Préstamo. Identificar al usuario a través del carnet de la Universidad, que acredita la pertenencia a la Universidad. En él deben constar los datos personales del usuario para su identificación. 2. Devolución y Recepción del recurso bibliográfico Buscar en la Colección y entregar el Material objeto de préstamo. Si es externo, comunicar el periodo de préstamo, el número de ejemplares, (si son varios) y la posibilidades de reserva y renovación. Devolución Recibir el/los ítems entregados al usuario, verificando el estado del material y se procede hacer la descarga del préstamo y se habilita nuevamente para préstamo. Registro en el Sistema El material bibliográfico, luego de haber sido habilitado, se ubica en estantería de la colección correspondiente. Ver instructivo. AP-BIB-IN-03 Mantenimiento de Colecciones. Organización Física de Colecciones Bibliográficas 3. Referencia Bibliográfica A solicitud del usuario se realiza la búsqueda específica del tema de interés orientándolo sobre la disponibilidad y la utilización de los instrumentos de búsqueda, la ubicación de los repertorios y utilización de las fuentes. Registro en el Sistema 4. Elaboración de Bibliografías 5. Generación de Informes Elaborar las Bibliográficas temáticas solicitadas por el usuario o por las distas unidades Académicas de la Universidad o Pares Académicos. Extraer la Información del Sistema, elaborar las bibliografías y enviar. Confirmar que la respuesta ha sido satisfactoria. Ver instructivo AP-BIB-IN-04 Elaboración de Bibliografías. Los primeros cinco días de cada mes se generan el reporte estadístico del préstamo, obtenido del Sistema de Información y Registro Manual llamado Registros préstamos. (Adscrita a la unidad de Procesos Técnico) Registro de Bibliografías Informe 6.2 SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

4 CÓDIGO: AP-BIB-PR-02 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2016 Página 4 DE 6 NRO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1. Préstamo Interbibliotecario 1. Solicitud Usuario Hacer solicitud en la unidad de Circulación. Revisar en el sistema de información que el usuario esté activo y que no esté sancionado. Si no hay inconveniente Diligenciar: primera parte del FO-BIB-04-Préstamo Interbibliotecario. Registrando al usuario con sus datos personales, el título y autor del recurso bibliográfico requerido. FO-BIB-04 Préstamo Interbibliotecario 2. Solicitud Material a la Biblioteca de intercambio Entrar al OPAC de la biblioteca prestadora del servicio: Buscar el Material Hacer solicitud a la biblioteca proveedora, mediante mecanismos establecidos en los convenios 3. Recibo del material bibliográfico. Recibir Material bibliográfico enviado a través de la empresa de mensajería o mensajero externo y se registra el material en el formato AP-BIB-FO-09-Recibo y Entrega Material Bibliográfico. Préstamo Interbibliotecario. 4. Notificar al usuario Si la respuesta es negativa se le comunica al usuario, explicándole las razones. Si es positiva se le notifica vía mail para la entrega del material bibliográfico. 5. Entrega del material bibliográfico al usuario Complementar la información en el formato BIB-FOR-04-Préstamo Interbibliotecario, indicando la fecha de préstamo y devolución. Entregar el material Hacer firmar el formato al usuario 6. Devolución Material Bibliográfico por parte del Usuario Se recibe y revisa el material bibliográfico entregado por el usuario a la Biblioteca. Se procede a hacer devolución a la biblioteca prestadora del servicio y Se registra en su devolución en el formato AP-BIB-FO-09-Recibo y Entrega Material Bibliográfico. Préstamo Interbibliotecario. Empresa o Mensajero AP-BIB-FO-09- Recibo y Entrega Material Bibliográfico. Préstamo Interbibliotecario. AP-BIB-FO-09- Recibo y Entrega Material Bibliográfico.

5 CÓDIGO: AP-BIB-PR-02 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2016 Página 5 DE 6 NRO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Préstamo Interbibliotecario. Informe 2. Préstamo de Salas de usos múltiples (Lectura y consulta en sala) y/o Espacios de la Biblioteca 3. Préstamo de Equipo de Cómputo 4. Consulta en las Bases de Datos de Información científica 5. Generación de Informes Recepción Solicitud. Revisa todos los días el mail para ver solicitudes y agendar el servicio. Agenda, Planifica y confirma el préstamo mediante respuesta al mail solicitante de la reserva de la sala y/o espacios respetando hora y fecha. Si está reservada se da otras horas disponibles. Publicar semanalmente la programación de las salas y/o espacios en las carteleras de la biblioteca Entrega de Sala al usuario por parte del funcionario de turno de CyP encargados de abrir, cerrar, prender y apagar los aires es estas. Llevar registro de préstamo de la sala y/o espacios utilizados. Prestar los equipos de cómputos disponibles a los usuarios. Estaciones o portátiles. Llevar un registro de préstamo de los equipos con los usuarios que lo han utilizados. Los equipos portátiles se prestan a través del Sistema. Brindar los recursos para acceder a las bases de Datos Tarea relaciona con la formación de usuarios, búsquedas bibliográficas especializadas y proporcionar información elaborada. Los primeros cinco días de cada mes se genera el reporte estadístico del préstamo de cada una de las actividades, obtenido del archivo magnético en Excel llamado Registros prestamos Secretaria Secretaria Registro de préstamo Cartelera Registro de préstamo Registro estadístico de consulta. 7. OBSERVACIONES Los recursos de atención al usuario son: Material bibliográfico, computadores, salas y espacios de la biblioteca y todos estos servicios se registran el sistema de información Informe 8. CONTROL DE CAMBIOS

6 CÓDIGO: AP-BIB-PR-02 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2016 Página 6 DE 6 VERSION DOCUMENTO Y FEHCA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS 1 CAL-FO-17 Junio 24 De 2016 Creación de Documento ELABORO REVISO APROBÓ EQUIPO DE TRABAJO DE BIBLIOTECA CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador de Calidad CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador de Calidad