GESTIÓN DE SERVICIOS ACADÉMICOS Y BIBLIOTECARIOS

Transcripción

1 PÁGINA 1 7 Jefe División Biblioteca Equipo Operativo Calidad Lír Calidad 1. OBJETIVO Facilitar al usuario interno, la realización sus consultas en su resincia l material bibliográfico colección general y/o reserva. Controlar la entrega l material bibliográfico que ha sido prestado para su uso externo, activando en el sistema, la entrada este y/o llevando a cabo el registro y expedición l recibo multa. 2. ALCANCE Inicia s la solicitud l y/o solicitud consulta colección general y/o reserva por parte l usuario para realizar sus consulta en su resincia por el lapso tiempo terminado y termina con la respectiva volución l material bibliográfico por parte l usuario. 3. Jefe División Biblioteca. Es el responsable cumplir y hacer cumplir este procedimiento. 4. DEFINICIONES 4.1 Circulación y. Oficina, o unidad servicio don se pin prestados y vuelven los materiales la biblioteca. 4.2 Código Barras. Etiqueta que contiene la información necesaria para intificar a un ejemplar la colección con una serie datos numéricos o alfanuméricos, codificados en forma líneas o barras finas y gruesas. Para scifrar el código se utiliza un lector óptico. En las bibliotecas automatizadas, se suelen equipar con códigos barras a todos los documentos. 4.3 Colección. Agrupación l material bibliográfico acuerdo a los diferentes formatos y campos l conocimiento con el fin facilitar la recuperación y consulta los usuarios. 4.4 Colección Especial. Es aquel material bibliográfico como CD S, vios, planos, libros. 4.5 Colección Referencia. Es aquel material bibliográfico costoso y que solo hay un volumen 4.6 Material Bibliográfico Reserva. Es todo documento y/o libro disponible en la sala sección reserva la biblioteca, inpendientemente su soporte o formato. 5. CONTENIDO PARA EL DESARROLLO DEL SERVICIO DE PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO POR PARTE DE LA BIBLIOTECA SE ENCUENTRAN LOS SIGUIENTES PROCEDIMIENTOS: SERVICIO DE PRÉSTAMO EXTERNO DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

2 PÁGINA 2 7 Jefe División Biblioteca Equipo Operativo Calidad Lír Calidad ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD SOLICITUD DEL PRÉSTAMO POR EL USUARIO El usuario se dirige a s y le entrega al auxiliar circulación y prestamos el carnet personal y el material que va a solicitar prestado SE VERIFICAN LOS REQUERIMENTOS PARA EL PRÉSTAMO DEL MATERIAL Se verifica que el carnet este actualizado, se proce a pasar el material que tiene código barra por el lector. Y luego se realiza la lectura l código barras l carnet, pero éste be estar en buen estado y actualizado. El sistema interno la Biblioteca nos indica si el usuario tiene alguna multa pendiente o tiene cupo para s. EL USUARO FIRMA LA FICHA DE PRÉSTAMO DEL MATERIAL Después ingresar los datos l libro y l usuario al sistema, se le coloca un sello con la fecha entrega l libro en la ficha. Don el usuario que solicito el material firma con su nombre y código y la entrega al auxiliar circulación y para que él haga el respectivo proceso archivo. SE IMPRIME LA TIRILLA DE PRÉSTAMO DEL MATERIAL Se le entrega al usuario el libro con la tirilla impresión en la cual aparecen los datos l material prestado que son: número registro, fechas y volución l material bibliográfico. EL VIGILANTE VERIFICA LA SALIDA DEL MATERIAL El usuario le entrega al vigilante el libro con la respectiva tirilla para que éste verifique la información e inicia el proceso salida la biblioteca Usuario, Circulación y Circulación y Usuario, Circulación y Usuario, Circulación y Usuario- Vigilante Carnet Usuario l Carnet l Usuario. Sistema Gestión la Biblioteca Ficha material l Tirilla l material bibliográfico Tirilla

3 PÁGINA 3 7 Jefe División Biblioteca Equipo Operativo Calidad Lír Calidad SERVICIO DE PRÉSTAMO ESPECIAL DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD EL USUARIO DILIGENCIA EL FORMATO DE PRÉSTAMO El usuario diligencia el formato especial FO-GS-13, teniendo en cuenta que el material sea: colección general, referencia y/o colección especial (CDs, planos y vios) y se entrega a la secretaria dirección el material bibliográfico junto con el carnet actualizado. SE VERIFICAN LOS REQUERIMENTOS PARA EL PRÉSTAMO DEL MATERIAL La secretaria dirección revisa el cupo s, sanciones o multas l usuario, acuerdo a eso; autoriza el y lo registra en el sistema. Entrega el material y el carnet. SE REALIZA EL PRÉSTAMO Y SE INICIA EL PROCESO DE SALIDA El usuario inicia el proceso salida la biblioteca. -La duración l es hasta antes las 9:00 a.m. -Los CDs. Se prestan por cuatro (4) horas. -La multa por hora o fracción es aproximadamente el 1% l valor l salario mínimo. En el caso libros a docentes o administrativos colección general be ser entregado en la fecha pactada la cual habitualmente exce el lapso 8 días normales. SE ARCHIVAN LOS S DEL PRÉSTAMO Se archivan los documentos y formatos realizados en el especial. Usuario- Secretaria Secretaria-Jefe Biblioteca Jefe Biblioteca- Usuario. Secretaria. FO-GS-13 Formato Sistema Gestión Biblioteca Copia formato especial. Formatos Diligenciados DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO PRESTADO ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1. DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL Usuario

4 PÁGINA 4 7 Jefe División Biblioteca Equipo Operativo Calidad Lír Calidad ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD BIBLIOGRÁFICO El usuario vuelve el material bibliográfico por ventanilla EL AUXILIAR DE DEVOLUCIONES VERIFICA EL ESTADO DEL MATERIAL El auxiliar voluciones revisa si el material bibliográfico vuelto se encuentra en buen estado en cuyo caso proce a la actividad 3. En caso que el material presente afectación rivada uso inacuado, se envía dicho material a la dirección la biblioteca quien berá evaluar si la afectación manda la compra un nuevo material o si se pue aplicar un proceso recuperación. Así mismo, se le informa al usuario que be pasar una carta explicando la razón por la cual volvió el material en mal estado para que no le empiece a correr multa por mora mientras que soluciona el problema. Se proce a la actividad 3. EL AUXILIAR PROCEDE A VERIFICAR LOS DATOS DEL PRÉSTAMO EN EL SISTEMA El auxiliar voluciones proce a la lectura l código barras l material bibliográfico para ejecutar la volución, para scargar dicho l material en el sistema. EL AUXILIAR DILIGENCIA LOS DATOS DEL DE DEVOLUCIÓN El auxiliar voluciones diligencia el registro volución material bibliográfico, colocando los siguientes datos: número registro l material y código l usuario que prestó el material. ENTREGA DE TIRILLA DE PAGO EN CASO DE MULTA POR MORA Si la volución l material bibliográfico se realiza por fuera l plazo estipulado como fecha entrega al momento ser prestado, entonces el sistema genera la correspondiente multa equivalente al 0,01% l SMLV por día si el material prestado es colección general, mismo valor pero por hora si el material prestado es la colección reserva o referencia. El auxiliar voluciones imprime la multa, le anota el voluciones voluciones voluciones voluciones Carta usuario l SIB (Sistema información bibliográfica) SOFTWARE (KOHA) Registro volución (Tirilla impresión)

5 PÁGINA 5 7 Jefe División Biblioteca Equipo Operativo Calidad Lír Calidad ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD correspondiente número registro y se la entrega al usuario. Para que este se dirija con la respectiva multa a la caja que se encuentra ubicada en la torre administrativa y cancele el valor correspondiente. Una vez cancelada la multa, el usuario be presentar recibo pago al auxiliar voluciones para que sea scargada la multa l sistema FIRMA DEL USUARIO EN EL DE DEVOLUCIÓN El usuario que vuelve el material bibliográfico firma con nombre y apellidos el formato volución material bibliográfico y se lo vuelve al auxiliar voluciones. EL AUXILIAR PROCEDE A BUSCAR LA FICHA DE PRÉSTAMO DEL LIBRO El auxiliar voluciones busca ntro l fichero la ficha correspondiente al material bibliográfico vuelto y la introduce ntro l mismo. EL AUXILIAR DEVULVE EL LIBRO A SU CORRESPONDIENTE SALA DE CONSULTA El auxiliar voluciones envía el material bibliográfico vuelto a su correspondiente sala SE ARCHIVA EL DE DEVOLUCIÓN El auxiliar voluciones archiva en la carpeta correspondiente y forma ornada los formatos volución material bibliográfico los cuales ben llevar lo siguiente: Fecha, hora y firma l funcionario responsable. Usuario-Aux voluciones voluciones voluciones voluciones Registro volución Ficha Registro voluciones

6 PÁGINA 6 7 Jefe División Biblioteca Equipo Operativo Calidad Lír Calidad INICIO 6. FLUJOGRAMA material bibliográfico: Externo Especial FIN 1. Solicitud l por el usuario 1. El usuario diligencia el formato 9. Se archiva el registro volución 2. Se verifican los requerimientos l 3. El usuario firma la ficha l material 4. Se imprime la tirilla l material 5. El vigilante verifica la salida l material 2. Se verifican los requerimientos para el l material 3. Se realiza el y se inicia el proceso salida 4. Se archivan los documentos l 8. El auxiliar vuelve el libro a su correspondiente sala consulta 7. El auxiliar proce a buscar la ficha l libro 6. Firma l usuario en el registro volución Devolución material bibliográfico: 1. Devolución l material bibliográfico por el usuario 5. Entrega trilla pago en caso multa por mora 4. El auxiliar diligencia los datos l registro volución 2. El auxiliar voluciones verifica el estado l material 3. El auxiliar proce a verificar los datos l en el sistema

7 PÁGINA 7 7 Jefe División Biblioteca Equipo Operativo Calidad Lír Calidad 7. S DE REFERENCIA TIPO CODIGO NOMBRE INTERNO FO-GS-13 Especial 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA Se modificó por cambio encabezado y ajuste contenido teniendo en cuenta los requisitos la NTC GP 1000:2009 y MECI 1000:2014 Se modificó por cambio encabezado teniendo en cuenta el acuerdo 014 l 24 Febrero l 2017 que ajusta lo referido a la imagen corporativa la Universidad como requisito a lo exigido en la resolución l 20 Junio l 2016 emitida por el Ministerio Educación Nacional. APROBACIÓN 12/12/2016 Lír Calidad 03/04/2017 Lír Calidad