ESCUELA NACIONAL DE ENFERMERÍA Y OBSTETRICIA SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE BIBLIOTECA

Transcripción

1 CONTROL DE EMISIÓN Elaboró: Revisó: Autorizó: Nombre Martín Lemus González Patricia González Ramírez María Dolores Zarza Arizmendi Puesto Jefatura de Biblioteca Coordinación de Servicios de Apoyo al Estudiante Secretaría General Firma Clave de Documento: PAP 01 Revisión: 1 Emisión: Marzo OBJETIVO Dar servicio los alumnos de todos los niveles educativos de la ENEO igualmente a los profesores de carrera, investigadores y miembros de instituciones de salud reconocidas. 2.0 ALCANCE Aplica al acervo necesario para apoyar en forma real, sistemática y efectiva planes, programas académicos y de investigación de su comunidad mediante sus colecciones y servicios. 3.0 LINEAMIENTOS 3.1 La orientación de trámites en la iniciación universitaria aplica solamente a alumnos de estudios profesionales y posgrado. 3.2 La orientación para el inicio del trámite de credencial de biblioteca se puede dar en cualquier momento al usuario que la solicite. 3.3 Requisitos para el trámite de credencial de biblioteca: El trámite se realiza por medio del representante de grupo ya que no se realizarán trámites individuales. o Solicitar los formatos correspondientes en el módulo de préstamo. o Llenar los datos requeridos y anexar en cada formato copia de la tira de materias y una fotografía tamaño infantil con el nombre escrito al reverso. o Entregarlos junto con una relación oficial del grupo solicitante (no se aceptará escrita a mano o en hojas de cuaderno). o Entregar de igual forma el comprobante de pago por este concepto ($20 por credencial) el pago se debe efectuar de manera grupal, realizándolo en la caja, ubicada junto a la oficina de la Secretaría Administrativa de la escuela. Se establece el periodo de trámite a partir del DIA de MES al DIA de MES del AÑO. Horario: 10:30-15:00 hrs. Y de 18:00-20:00 hrs. NOTA: Solo se realizará el trámite cuando se tengan los requisitos completos. El trámite se puede realizar en fechas posteriores a lo establecido en la convocatoria. Página 1 de 1

2 4.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ORIENTACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIO DE BIBLIOTECA EN INICIACIÓN UNIVERSITARIA ASESOR ACADÉMICO DE BIBLIOTECA 1. Recibe en Oficio de la Coordinación de servicios de apoyo al estudiante la información sobre la fecha y horario en la que se dará la orientación dentro del programa de iniciación universitaria. 2. Acude al sitio convocado y trata los siguientes puntos de acuerdo a lo establecido en el documento: Servicios de la biblioteca Graciela Arroyo de Cordero. La generalidad de la biblioteca. Los servicios que presta y el funcionamiento de cada uno de ellos. Los requerimientos para que el usuario pueda tener acceso a los servicios Dar a conocer el reglamento de la Biblioteca. Dar a conocer el horario en el que se hará la visita por grupos a la Biblioteca. ORIENTACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIO DE BIBLIOTECA PARA ALUMNOS DEL PROGRAMA DE INICIACIÓN UNIVERSITARIA EN BIBLIOTECA. JEFE DE BIBLIOTECA 3. Hace la planeación de acuerdo al Oficio recibido con el horario de visitas establecido para poder recibir a los grupos. 4. Da a conocer la planeación a todo el personal involucrado, establece en un horario de actividades de acuerdo al horario de visita y el responsable de atender cada grupo, se hace llegar la planeación al personal involucrado y se envía una copia a Coordinación de servicios de apoyo al estudiante. 5. Da la bienvenida al grupo visitante en base al documento Servicios de la biblioteca Graciela Arroyo de Cordero. 6. Describe y recorre cada área y da a conocer los servicios que se ofrecen al grupo visitante. 7. Informa al grupo que se colocará en la biblioteca un cartel con las fechas y requisitos para el trámite de credencial. CONVOCATORIA PARA EL REGISTRO DE USUARIOS JEFE DE BIBLIOTECA. 8. Hace la calendarización para determinar las fechas en las que se realizarán los trámites de credencial de biblioteca. 9. Hace la convocatoria para registro en la biblioteca, donde se establecen los requisitos para iniciar el trámite de credencial de biblioteca. 10. Coloca la convocatoria en el lugar previsto e informa el inicio del trámite a las coordinadoras de las divisiones. Página 2 de 2

3 ATENCIÓN A USUARIO DE NUEVO INGRESO PARA TRÁMITE DE CREDENCIAL JEFE DE BIBLIOTECA 11. Entrega por escrito al jefe de grupo o coordinadora (dependiendo del área académica) o alumno en el caso de servicio social los requisitos para el Trámite de credencial de biblioteca. 12. Entrega formatos Registro de credencial de biblioteca para el registro de alumnos de cada grupo. 13. Recopila en el formato Relación de grupos de nuevo ingreso para trámite de credencial de biblioteca el nombre, la fecha y la hora en que el usuario acusa recibo de los formatos de registro. 14. Recibe y revisa la documentación para el trámite de credencial Cumple? 15. No: no se realiza el trámite 16. Si: Informa al usuario fecha probable de entrega de credencial. REGISTRO DE USUARIOS EN SISTEMA Y JEFE DE BIBLIOTECA 17. Da de alta a los usuarios en el sistema ALEPH y asigna número consecutivo de usuario, a alumnos de licenciatura se le registra con su número de cuenta y asigna número de usuario consecutivo. 18. Elabora el código de barra con el programa Easybarcodelabelpro, imprime las etiquetas, las coloca en la credencial y las pega. 19. Adjunta credencial terminada al registro de usuario. ENTREGA DE CREDENCIALES JEFE DE BIBLIOTECA 20. Entrega la credencial en aproximadamente 7 días a los jefes de grupo o a coordinadoras o de manera individual en caso de servicio social, según se haya realizado el trámite y recopila firma acuse de recibido en el registro del usuario y en el formato Relación de entrega de credencial de biblioteca. NOTA: En el caso de los grupos solo se firma en la primera hoja de los registros. 21. Archiva (CARPETA O ARCHIVERO) los registros con la firma de recibido del usuario. TRAMITE DE REPOSICIÓN DE CREDENCIAL 22. Informa de manera personal al usuario acerca de los requisitos para hacer el trámite y entrega al usuario el formato Registro de credencial de biblioteca. 23. Recibe del usuario el formato lleno y verifica el cumplimiento de los requisitos. Cumple? Página 3 de 3

4 24. No: Informa al usuario qué requisito no cumplió y se le dice que cuando cumpla se le hará la reposición. 25. Si: Informa al usuario la fecha probable de entrega de credencial. ASEGURAR QUE EL USUARIO SE ENCUENTRE EN SISTEMA Y JEFE DE BIBLIOTECA 26. Verifica que el usuario de encuentre en el sistema. Se encuentra en el sistema? 27. No: Informa al usuario que no se encuentra en la base y que tiene que hacer el trámite de credencial por primera vez. 28. Si: Imprime las etiquetas de código de barra con el programa Easybarcodelabelpro, coloca las etiquetas en credencial y las pega. 29. Adjunta credencial terminada al registro de usuario. ENTREGA DE CREDENCIALES JEFE DE BIBLIOTECA 30. Entrega la credencial y recopila firma de recibido en su registro. 31. Archiva los registros con la firma de recibido del usuario. TRAMITE DE ACTUALIZACIÓN DE CREDENCIAL 32. Solicita credencial y documento que acredite al usuario como alumno inscrito de acuerdo al nivel académico o situación académica (pasantes). Cumple? No: No se puede realizar la actualización de credencial. SI: Busca al usuario en el sistema y modifica la fecha de vigencia de credencial de acuerdo al curso en el que se encuentra el usuario. 33. Regresa la credencial al usuario. NOTA: El Jefe de Biblioteca atiende a usuarios que se encuentren inscritos en cursos de posgrado. ASESORÍA ACADÉMICA ASESOR ACADÉMICO DE BIBLIOTECA 34. Recibe al usuario quien requiere asesoría para la búsqueda de información específica. 35. Asesora al usuario acerca de las fuentes dónde puede encontrar la información solicitada, indicándole las posibilidades según los requerimientos: 35.1 Consulta de libros del acervo Consulta de revistas, tesis, material en formato electrónico, material único y de reserva. Página 4 de 4

5 35.3 Documentos históricos, de investigación y planes de estudio específicos de la ENEO Bases de datos digitales ACTIVIDADES DE PRÉSTAMO PRÉSTAMO INTERNO EN SALA Libros 36. Proporciona información en caso de que le usuario lo solicite. 37. Vigila el cumplimento al Reglamento de la Biblioteca Graciela Arroyo de Cordero dentro de la biblioteca, en caso de incumplimiento se le invita a acatar el reglamento, en caso de que amerite una sanción se turna a la instancia correspondiente. 38. Recolecta todo el material de los carritos y de las mesas de lectura, selecciona todo el material según el área a la que pertenezca y ordena el material de acuerdo a su signatura topográfica. 39. Intercala el material en la estantería. Revistas, tesis, material en formato electrónico, material único. 40. Recibe solicitud verbal de consulta de Catálogo y entrega Formato de préstamo. 41. Recibe formato de préstamo requisitado y la credencial del usuario y entrega al usuario el material solicitado para su consulta dentro de la biblioteca. 42. Recibe el material y devuelve credencial al usuario. 43. Incorpora el material en el orden adecuado al acervo. 44. Elabora la estadística mensual del servicio de préstamo interno en sala. Documentos históricos, de investigación y planes de estudio específicos de la ENEO. 45. Atiende a la solicitud personal del usuario, pide una credencial para el préstamo del material y entrega formato de préstamo. 46. Recibe el material y devuelve credencial al usuario. 47. Incorpora el material en el orden adecuado al acervo. ASESOR ACADÉMICO DE BIBLIOTECA Material de consulta 48. Recibe solicitud verbal de consulta de Catálogo y entrega Formato de préstamo. 49. Recibe formato de préstamo requisitado y la credencial del usuario y entrega al usuario el material solicitado para su consulta dentro de la biblioteca. 50. Recibe el material y devuelve credencial al usuario. 51. Incorpora el material en el orden adecuado al acervo. 52. Elabora la estadística mensual del servicio de préstamo interno en sala. PRÉSTAMO A DOMICILIO 53. Recibe la credencial del usuario y el material que este necesita en préstamo. Página 5 de 5

6 54. Lee el código de barras de la credencial con el scanner y verifica en la pantalla de la computadora la vigencia de la credencial Está vigente? 55. No: Niega el servicio de préstamo a domicilio, indica al usuario el requisito para actualizar su registro. 56. Si: Lee el código de barras con el scanner del material que el alumno necesita en préstamo y verifica en la pantalla que se haya registrado correctamente en el sistema. 57. Pone con un sello la fecha de devolución que indica el sistema en la papeleta del libro. NOTA: En caso de que detecte que la papeleta se encuentra saturada o maltratada la retira y coloca una nueva papeleta, anotando en ésta la clasificación y número de adquisición y sella la papeleta con la fecha de devolución. 58. Entrega el material al usuario. RESELLO DE MATERIAL 59. Ante la solicitud de resello por parte del usuario. Verifica los datos del usuario al pasar la credencial con el scanner los datos aparecen en la pantalla. 60. Verifica que el material no haya sido resellado por 3 ocasiones consecutivas, en caso de tener 2 ó menos resellos se puede realizar el préstamo. NOTA: En caso de que este no se pueda resellar solicita la devolución del material. 61. Pone el sello con la fecha de devolución que indica el sistema en la papeleta del libro, en caso de que no haya más espacio en la papeleta se quita la papeleta sin espacio y se pega una nueva anotando en esta la clasificación y numero de adquisición. 62. Entrega el material al usuario. DEVOLUCIÓN DE MATERIAL 63. Ante la solicitud de devolución por parte del alumno. Lee con scanner el código de barras del material, verifica los datos del usuario en la pantalla de la computadora e informa al usuario a nombre de quién se realizó la devolución. 64. Verifica que el usuario no tenga adeudo. Tiene adeudo? 65. Si: Sanciona de acuerdo al Reglamento de la Biblioteca Graciela Arroyo de Cordero. 66. No: Sella el material devuelto y pide al usuario que coloque el material en el carrito de servicio. PRÉSTAMO INTER PEDIR UN PRÉSTAMO 67. Verifica que el usuario tenga vigente su registro con los requisitos del préstamo. Esta vigente? No: Se niega el servicio. Si: Continua. Página 6 de 6

7 68. Verifica la existencia del título en Libro UNAM. Existe? No: Se informa al usuario que el libro buscado no se encuentra dentro del sistema bibliotecario. SI: Verifica cuantos ejemplares hay y llama para verificar que este disponible para préstamo interbibliotecario. 69. Verifica la existencia del convenio de préstamo, en caso de ser necesario se renueva o se establece. Existe convenio? 70. No: Envía el convenio debidamente sellado y firmado por el personal autorizando el convenio. 71. Si: Aparta el libro. 72. Elabora, sella y firma la forma de préstamo interbibliotecario y envía a la biblioteca la forma de préstamo y solicitud de convenio en caso de que no se tenga. 73. Trae el libro de la biblioteca con convenio en caso de ser necesario, entrega libro al usuario e informa al usuario la fecha de devolución. 74. Regresa el libro a la biblioteca. DAR UN PRESTAMO 75. Recibe la llamada de solicitud del préstamo de otra dependencia, verifica la existencia y número de ejemplares del título. Existe el titulo? 76. No: Se informa que no se puede realizar el préstamo. 77. Si: Confirma que se apartó para el préstamo interbibliotecario. 78. Verifica la existencia del convenio de préstamo, en caso de ser necesario pide que se renueva o se establezca. Existe? 79. No: Hace el registro de la dependencia o institución que solicita el préstamo. 80. Si: Espera a que el mensajero acuda a la biblioteca con la papeleta de préstamo interbibliotecario y con convenio si es que no se tiene. 81. Coteja que las firmas en la papeleta correspondan con las del convenio y registra el préstamo. 82. Sella en el libro y las papeletas indicando la fecha de devolución y entrega libro al mensajero 83. Espera el regreso del mensajero con el libro a la biblioteca, busca el registro y realiza la devolución. Regresó el libro en la fecha indicada? 84. No: Aplica la sanción correspondiente. 85. Si: Se entregan dos copias de la papeleta de préstamo al mensajero 5.0 GLOSARIO ALEPH: Nombre del sistema bibliotecario 6.0 REFERENCIAS MC01 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos. PDI01 Control de Documentos y Registros. Servicios de la biblioteca Graciela Arroyo de Cordero. Trámite de credencial de biblioteca. Reglamento de la Biblioteca Graciela Arroyo de Cordero. Página 7 de 7

8 7.0 REGISTROS DE CALIDAD Registro de credencial de biblioteca. Relación de grupos de nuevo ingreso para trámite de credencial de biblioteca. Relación de entrega de credencial de biblioteca. Catálogo. Formato de préstamo. Oficios. 8.0 CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 0 Diciembre, 2009 Creación del Sistema de Gestión de Calidad 1 Marzo, 2010 Se agregan los puntos del 34 al 35.3 y del 48 al 52 Página 8 de 8

9 9.0 ANEXOS 9.1 Servicios de la Biblioteca Graciela Arroyo de Cordero Establecimiento de los puntos a tratar en las siguientes actividades: ORIENTACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIO DE BIBLIOTECA EN INICIACIÓN UNIVERSITARIA La biblioteca Graciela Arroyo de Cordero es una biblioteca especializada en el área de Enfermería y ciencias de la salud, perteneciente al sistema bibliotecario de la UNAM, su objetivo es proporcionar en forma sistemática y efectiva las fuentes de información necesarias a fin de cubrir los requerimientos de los planes y programas académicos de estudio. Para ello cuenta con un acervo de 7657 títulos y ejemplares, el horario de servicio es de lunes a viernes de 7:30 hrs. a 20:30 hrs. Las colecciones que la conforman son las siguientes: Colección general, colección de consulta, colección hemerográfica (Hemeroteca), colección de reserva, colección de trabajos de titulación, colección digital. Para la localización del material se cuenta con el catálogo automatizado para el material bibliográfico, y el catálogo de tarjetas para la localización de publicaciones periódicas y trabajos de titulación. Los servicios que proporciona son los siguientes: Préstamo interno, préstamo a domicilio, préstamo interbibliotecario, consulta de material en formato electrónico, fotocopiado, asesoría académica. Para tener acceso a los servicios de la biblioteca se requiere tramitar la credencial de la biblioteca el trámite se realiza por medio del jefe de grupo Requisitos: entregar un listado del total de usuarios que solicitan la credencial, agregando los formatos correspondientes con todos los datos requeridos, entregar una fotografía infantil y copia de la tira de materias de cada usuario. Para un buen funcionamiento y control, la biblioteca esta normada por un reglamento en el que se especifica el funcionamiento, servicios, obligaciones y sanciones del personal y de los usuarios, por lo que es importante conocerlo y tratar de cumplir lo estipulado. ORIENTACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIO DE BIBLIOTECA PARA ALUMNOS DEL PROGRAMA DE INICIACIÓN UNIVERSITARIA EN BIBLIOTECA. Da la bienvenida al grupo visitante. Describe y recorre cada área y da a conocer los servicios que se ofrecen al grupo visitante. Informa al grupo que se colocará en la biblioteca un cartel con las fechas y requisitos para el trámite de credencial. Página 9 de 9