NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN ING. PEDRO ARNAL

Transcripción

1 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN ING. PEDRO ARNAL GERENCIA GENERAL DE SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CARACAS, ABRIL DE 2018

2 Normas y Procedimientos para el Préstamo de Documentos en el Centro de Documentación Ing. Pedro Arnal Hoja de Aprobación Por medio de la presente autorizo el siguiente documento: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN ING. PEDRO ARNAL May. Eddison Torrealba Presidente de HIDROCAPITAL V. º B. º: Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas V. º B. º: Gerencia de Planificación y Desarrollo Elaborado por: Carmen D. Peña Yasmín Jabana El presente Manual de, entrará en vigencia a partir de su aprobación, según Nota de Cuenta para la Junta Directiva, de fecha: Nro.: Ref.:, Presentada por el Mayor Eddison Torrealba, Presidente de HIDROCAPITAL. Código 0211-MNP-011 Versión 01 Elaborado el: 03/04/2018

3 Índice Índice Objetivo 4 Alcance 4 Normas Generales 5 Normas Específicas 5 Servicio de Préstamo y Consulta del Acervo Bibliográfico 5 De la Reproducción de Documentos 6 Procedimiento Administrativo Préstamo a Usuarios Externos 7 Procedimiento Administrativo Préstamo a Usuarios Internos 9 Flujograma Préstamos a Usuarios Externos 10 Flujograma Préstamos a Usuarios Internos 11 Página 3 de 11

4 Objetivo Alcance Objetivo Establecer lineamientos normativos sobre los procesos y servicios que presta el Centro de Documentación Ing. Pedro Arnal (CEDIPA) de Hidrocapital, con el fin de apoyar a los Usuarios Internos y Externos en el acceso oportuno de información especializada. Alcance El presente manual está dirigido a los empleados de Hidrocapital, Hidroven, Instituciones Públicas y Privadas, Comunidad y Público en General. Página 4 de 11

5 Normas Generales Normas Específicas Normas Generales 1. El Centro de Documentación Ing. Pedro Arnal, está conformado por libros, leyes, normas, manuales, informes técnicos, memorias, vídeos y documentos electrónicos, en las especialidades de abastecimiento de agua, saneamiento y materias afines de interés para la institución y la comunidad. 2. Horario de atención al público: lunes a viernes de 8:00 A 12:30 y de 2:00 a 5:00 p.m. 3. El servicio está dirigido al personal de HIDROCAPITAL, estudiantes, investigadores, instituciones públicas y privadas, comunidad y público en general. 4. El personal de Hidrocapital podrá acceder a través de la INTRANET a los boletines especializados y a la base de datos, así como consultar los documentos y obras en formato electrónico en la Biblioteca Digital. 5. Todos los usuarios deben comprometerse a cancelar el valor vigente de la obra o documento, en caso de daño o extravío. 6. Durante la permanencia en las áreas de consulta deben mantener el teléfono celular apagado o en modo vibración. 7. Los usuarios deberán mantener un tono de voz adecuado, evitando molestar al resto de los usuarios. 8. No se permite fumar, ingerir alimentos o bebidas, durante su permanencia en las áreas del CEDIPA. Normas Específicas Servicio de Préstamo y Consulta del Acervo Bibliográfico 9. El personal de HIDROCAPITAL, deberá presentar su carnet de Identificación como trabajador de la empresa. Los usuarios externos su cédula de identidad o pasaporte. 10. El personal verificará el correcto llenado de los formatos de solicitudes de préstamo, que deben contener los datos solicitados. Las consultas pueden realizarse por correo electrónico, teléfono, Intranet de HIDROCAPITAL o en persona. 11. El personal responsable, es el único (a) autorizado (a) para la ubicación en la estantería de la obra sea física, electrónica o audiovisual. 12. Prohibido fotografiar, subrayar o hacer cualquier anotación en libros, revistas, memorias, folletos, etc. que pertenezcan al CEDIPA. 13. Los usuarios EXTERNOS deberán dejar en los estantes destinados para este fin, sus bolsos, morrales, maletines y/o computadores, entre otros. Página 5 de 11

6 Normas Específicas 14. Al finalizar la consulta, los usuarios deberán dejar sobre las mesas, o entregar al personal las obras consultadas, y en ningún caso deberán colocarlo de nuevo en las estanterías. 15. El préstamo circulante solo está permitido para el personal de HIDROCAPITAL. Los usuarios deberán devolver las obras o documentos recibidos en calidad de préstamo, en un tiempo máximo de 8 días continuos, contados a partir de la fecha de solicitud. Se podrá renovar el préstamo por 8 días más, solo si otro usuario no lo ha solicitado. 16. El personal del CEDIPA deberá catalogar, clasificar y registrar en los respectivos sistemas de registro, las colecciones, obras o documentos que ingresan. De la Reproducción de Documentos 17. El servicio de reproducción es a partir de las 8:30 a.m. y hasta media hora antes del cierre del CEDIPA. 18. Para el servicio de fotocopiado el personal debe llenar la planilla con los datos del usuario, el material a fotocopiar y el precio. 19. Los usuarios externos que requieran el servicio de reproducción, deberán cancelar en la respectiva Oficina Comercial el monto establecido por Hidrocapital. 20. Para el servicio electrónico de documentos el usuario debe traer un CD 21. Se fotocopiará únicamente el material bibliográfico del CEDIPA. Página 6 de 11

7 Procedimiento Administrativo Préstamo a Usuarios Externos Procedimiento Administrativo Préstamo a Usuarios Externos Responsable Usuario Externo Usuario Externo Acción 1. Recibe al Usuario Externo y orienta en cuanto al tema a investigar. 2. Verifica y revisa mediante las bases de datos, los documentos solicitados. 3. Entrega al Usuario la planilla de Solicitud de Préstamo en Sala. 4. Selecciona el documento a consultar. 5. Entrega al personal del CEDIPA, el formato de Solicitud de Préstamo en Sala, completamente lleno con los datos de la obra seleccionada. 6. Recibe la planilla de Solicitud de Préstamo en Sala, completamente llena con todos los datos solicitados. 7. Ubica y entrega el documento u obra al Usuario Externo. 8. Indica al Usuario Externo si desea fotocopiar el documento, o si desea copiar la versión original en un Archivo Digitalizado. 9. Entrega al Usuario Externo el formato de cancelación de copias. Si es el caso. 10. Solicita al Usuario Externo que se dirija a la Oficina Comercial respectiva, a fin de cancelar el monto total de lo que desea reproducir. 11. Procede a cancelar en la Oficina Comercial respectiva, el monto total de la reproducción. 12. En el caso de memorias descriptivas entregar al personal encargado la comunicación con la autorización emanada de PRESIDENCIA 13. Entrega al personal de CEDIPA la factura, como constancia de pago del servicio. Página 7 de 11

8 Procedimiento Administrativo Préstamo a Usuarios Externos 14. Recibe del Usuario Externo la factura, como constancia de cancelación del servicio de reproducción. 15. Verifica el monto cancelado en la factura. 16. Entrega las Copias o CD al Usuario Externo. 17. Archiva la factura. Página 8 de 11

9 Procedimiento Administrativo Préstamo a Usuarios Internos Procedimiento Administrativo Préstamo a Usuarios Internos Responsable Usuario Interno Usuario Interno Acción 1. Recibe al Usuario Interno y orienta en cuanto al tema que desea investigar. 2. Verifica y revisa mediante las bases de datos, la selección del documento a consultar 3. Entrega al Usuario Interno la planilla de Solicitud de Préstamo en Sala o Circulante. Si es el caso. 4. Selecciona el documento a consultar. 5. Entrega al personal del CEDIPA, el formato de Solicitud de Préstamo en Sala, completamente lleno con los datos del documento a consultar. 6. Recibe la planilla de Solicitud de Préstamo en Sala o Circulante, completamente llena con todos los datos solicitados. 7. Ubica y entrega el documento solicitado al Usuario Interno. 8. Informa al Usuario Interno el tiempo máximo de devolución del documento, si es el caso. 9. Entrega el documento a consultar al Usuario Interno. 10. Recibe del personal el documento solicitado. 11. Entrega el documento consultado al personal. 12. Recibe del Usuario Interno la devolución del documento. 13. Verifica que el documento recibido, coincida con los datos del formulario de préstamo. 14. Archiva el formulario de Préstamo en Sala o Circulante, en una carpeta de respaldo identificada con el nombre de Reporte Estadístico. Página 9 de 11

10 Flujograma Préstamo a Usuarios Externos Flujograma Préstamos a Usuarios Externos Coordinación del CIDI Usuario Externo Coordinación del CIDI INICIO 1 Recibe al Usuario Externo y orienta en cuanto al tema a investigar. 2 Verifica y revisa mediante las bases de datos, los documentos solicitados. 3 Entrega al Usuario la planilla de Solicitud de Préstamo en Sala. 6 Recibe la planilla de Solicitud de Préstamo en Sala, completamente llena con todos los datos solicitados. 7 Ubica y entrega el documento u obra al Usuario Externo. 8 Indica al Usuario Externo si desea fotocopiar el documento, o si desea copiar la versión original en un Archivo Digitalizado. 9 Entrega al Usuario Externo el formato de cancelación decopias. Si es el caso. 10 Solicita al Usuario Externo que se dirija a la Oficina Comercial respectiva, a fin de cancelar el monto total de lo que desea reproducir. 4 Selecciona el documento a consultar. 5 Entrega al personal del CEDIPA, el formato de Solicitud de Préstamo en Sala, completamente lleno con los datos de la obra seleccionada. 11 Procede a cancelar en la Oficina Comercial respectiva, el monto total delareproducción. 12 En el caso de memorias descriptivas entregar al personal encargado la comunicación con la autorización emanada de PRESIDENCIA 13 Entrega al personal de CEDIPA la factura, como constancia de pago del servicio. 14 Recibe del Usuario Externo la factura, como constancia de cancelación del servicio dereproducción. 15 Verifica el monto cancelado en lafactura. 16 Entrega las Copias o CD al Usuario Externo. 17 Archiva la factura. FIN Página 10 de 11 Código 0211-MNP-011 Versión 01 Elaborado el: 03/04/2018

11 Flujograma Préstamo a Usuarios Internos Flujograma Préstamos a Usuarios Internos Coordinación del CIDI Usuario Interno INICIO 1 Recibe al Usuario Interno y orienta en cuanto al tema que desea investigar. 2 Verifica y revisa mediante las bases de datos, la selección del documento a consultar 3 Entrega al Usuario Interno la planilla de Solicitud de Préstamo en Sala o Circulante. Si es el caso. 6 Recibe la planilla de Solicitud de Préstamo en Sala o Circulante, completamente llena con todos los datos solicitados. 7 Ubica y entrega el documento solicitado al Usuario Interno. 8 Informa al Usuario Interno el tiempo máximo de devolución del documento, si es el caso. 9 Entrega el documento a consultar al Usuario Interno. 4 Selecciona el documento a consultar. 5 Entrega al personal del CEDIPA, el formato de Solicitud de Préstamo en Sala, completamente lleno con los datos del documento a consultar. 10 Recibe del personal el documento solicitado. 11 Entrega el documento consultado al personal. 12 Recibe del Usuario Interno la devolución del documento. 13 Verifica que el documento recibido, coincida con los datos del formulario de préstamo. 14 Archiva el formulario de Préstamo en Sala o Circulante, en una carpeta de respaldo identificada con el nombre de Reporte Estadístico FIN Página 11 de 11 Código 0211-MNP-011 Versión 01 Elaborado el: 03/04/2018