UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS

Transcripción

1 VERSIÓN: 02 PÁGINA: 1 de 7 PROCEDIMIENTO DE SISTEMATIZACIÓN, CAPACITACION, USO, MANEJO BASES DE 1. Objeto: Suministrar a los usuarios la inducción de los servicios ofertados por la dependencia como los son: Bases de datos, búsqueda y recuperación del acervo bibliográfico en físico de la Universidad de los Llanos, a través de medios tecnológicos adquiridos, igualmente se pretende proporcionar a través del repositorio institucional todas las publicaciones cuyos derechos de autor pertenecen a la Universidad de los Llanos. 2. Alcance: Ofrecer a la comunidad universitaria en general un sistema de información óptimo para el mejoramiento del servicio del Sistema de Bibliotecas. 3. Referencias Normativas: Resolución Rectoral No 0324 de 1997, Por la cual de reorganiza el Comité de Biblioteca Resolución Rectoral No 1260 de 2014, Por la cual se dictan normas para el préstamo bibliográfico en las bibliotecas y Centro de Documentación del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de los Llanos. 4. Definiciones: Acceso Remoto: Posibilidad de consulta de las bases de datos a través de equipos terminales y/o dispositivos móviles que se encuentren por fuera del campus universitario o que utilicen conexiones con rangos diferentes a las estipuladas por la institución. Bases de datos: Fuentes de información bibliográfica en formato digital, con posibilidad de consulta remota a través de equipos terminales y dispositivos móviles Capacitador: Persona quien gracias a sus conocimientos en el manejo y uso de las bases de datos realiza la acción pedagógica y difusión de las estrategias de búsqueda y la utilización óptima en las fuentes de información bibliográficas virtuales. Catalogación: Identificación de los datos del libro, autor, título, año, lugar de edición, de acuerdo a normas técnicas internacionales establecidas. Catalogador: Funcionario del área de Bibliotecas encargado del proceso de catalogación. Catálogos: Lista ordenada o clasificada de materiales bibliográficos ofertados generalmente por casas editoriales o librerías. Clasificación: Identificación y ubicación del libro dentro de un tema especifico. Material Bibliográfico: Conjunto de recursos y fuentes de información en medio físico y electrónico (libros, revistas, folletos, cds, bases de datos entre otros.) Repositorio: Es un archivo donde se depositan, en formato digital, materiales derivados de la producción científica o académica cuyos derechos de autor son de la institución. Sesión de Capacitación: Las sesiones de capacitación corresponden a jornadas de instrucción en el uso de los servicios del sistema de bibliotecas y/o en el aprendizaje del manejo y las estrategias de búsqueda en las bases de datos. Son dirigidas por un facilitador ELABORO: Equipo de trabajo oficina de biblioteca REVISO: Myriam Romero Barrios APROBÓ: Claudio Javier Criollo CARGO: N/A CARGO: Jefe de división oficina biblioteca CARGO: Representante de la alta dirección FIRMA FIRMA FIRMA

2 VERSIÓN: 02 PÁGINA: 2 de 7 perteneciente al sistema de bibliotecas o por un instructor especializado proveniente de las diversas firmas de bases de datos con las cuales se suscribe convenio. Sistema de préstamo y devolución: Herramienta virtual que le permite al funcionario controlar los registros por usuario y generar informe de gestión del procedimiento. Sistema Estadístico: Herramienta virtual que permite al funcionario descargar de manera interactiva las consultas realizadas a las distintas bases de datos ofertadas en la página de la biblioteca. Sistema integrado de información: Colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite, es un sistema de archivos electrónicos. Usuarios: Estudiantes, egresados, docentes, administrativos y comunidad general. 5. Condiciones Generales: Al inicio del periodo se ingresan lo nuevos usuarios (estudiantes de primer semestre y docentes vinculados por primera vez) que la oficina de admisiones, registro y control entrega. No puede existir en la base de datos de préstamo doble existencia del usuario. El usuario es registrado con su documento de identidad si es profesor o código estudiantil si es estudiante El material bibliográfico que es ingresado al sistema debe estar previamente clasificado y catalogado. e. La asignación de inventario en el sistema se realiza de acuerdo a la asignación en el libro de registro manual previamente consignado en el proceso de catalogación. 6. Contenido: 1. Administración del sistema 2. Configurar los campos en la Base de datos Bibliográfica. 3. Definir campos de acuerdo al tipo de material. 4. Normalizar entradas de autoridad, temas, autores, títulos, etc.

3 VERSIÓN: 02 PÁGINA: 3 de Diseñar llaves de seguridad por categoría de usuario Validar códigos y asientos que forman el registro catalográfico. 7. Realizar ejercicios de pruebas 8. Captura de datos Registrar los procesos de catalogación de acuerdo a las normas técnicas bibliotecológicas y al tipo de material Ingresar datos del libro o material bibliográfico en cada uno de los campos diseñados Producción de informes Organizar búsquedas bibliográficas, (Materias, áreas, títulos, autores, número de inventario, signatura topográfica, etc.) 13. Generar impresiones de bibliografías seleccionadas 14. Directorio de Usuarios Ingresar datos del libro o material bibliográfico en cada uno de los campos diseñados Solicitar listados de estudiantes, docentes y personal administrativo vinculado con la universidad a la oficina de admisiones. Jefe Oficina División Biblioteca. Oficio de solicitud

4 VERSIÓN: 02 PÁGINA: 4 de Ingresar listados de usuarios al Sistema y realizar depuración de la base de datos. Manejo del Módulo de Consulta y Bases de Datos Virtuales Capacitar al personal y a los usuarios de la biblioteca sobre el manejo del módulo de consulta y bases de datos virtuales. Llevar Registro de las capacitaciones a personal y a usuarios. Asistir a los usuarios en el proceso de consulta bibliográfica y de las bases de datos virtuales 22. Mantenimiento del Sistema Realizar Bapkup de seguridad de la Base de datos bibliográfica Realizar tareas de mantenimiento de la Base de datos bibliográfica Revisión e instalación de la Base de datos en la Biblioteca sede urbana y centros de documentación Revisión y mantenimiento de los equipos asignados a los módulos de consulta e ingreso de la base de datos Recibir y revisar el material bibliográfico en medio magnético o en físico con el formato de autorización de derechos. Iniciar sesión en el Sistema integrado de información para la sistematización del material bibliográfico. FO-GAA-03 Formato Capacitaciones FO-DOC-97 Formato autorización derechos -Diligenciado-

5 VERSIÓN: 02 PÁGINA: 5 de Seleccionar el material bibliográfico de acuerdo al programa o facultad. Identificar para el material bibliográfico: ISBN, Autor, título, edición, ciudad, editorial, año de publicación, número de páginas, volúmenes, idioma, material acompañante. Identificar para publicación periódica: ISSN, Editor, título, edición, ciudad, periodicidad, volúmenes, idioma, material acompañante. Ingresar el material bibliográfico al Sistema integrado de información Revisión del correcto funcionamiento de la página web. 34. Realizar actualización de enlaces 35. Realizar nuevas adecuaciones en el diseño y adiciones de bases de datos, imágenes, enlaces, videos, documentos, entre otras cosas. Material ingresado al Repositorio Institucional.

6 7. Flujograma: UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS VERSIÓN: 02 PÁGINA: 6 de 7 Administración del sistema Configurar los campos en la Base de datos Bibliográfica Definir campos de acuerdo al tipo de material Normalizar entradas de autoridad, temas, autores. Diseñar llaves de seguridad por categoría de usuario Validar códigos y asientos que forman el registro catalográfico Captura de datos Registrar los procesos de catalogación de acuerdo a las normas técnicas bibliotecológicas y al tipo de material Ingresar datos del libro o material bibliográfico en cada uno de los campos diseñados Realizar ejercicios de pruebas Procedimiento De Sistematización, Capacitación, Uso, Manejo Bases De Datos Y Repositorio Institucional Producción de informes Directorio de Usuarios Capacitación, Uso, Manejo Bases De Datos Mantenimiento del Sistema Organizar búsquedas bibliográficas, (Materias, áreas, títulos, autores, número de inventario, signatura topográfica, etc.) Solicitar listados de estudiantes, docentes y personal administrativo Capacitar al personal de biblioteca en el manejo del modulo de consulta de la base de datos Realizar Bapkup de seguridad de la Base de datos bibliográfica Ingresar listados al Sistema y eliminar los datos anteriores. Generar impresiones de bibliografías seleccionadas Realizar búsqueda en línea por cualquier palabra registrada en cada uno de los campos del registro bibliográfico Realizar tareas de mantenimiento de la Base de datos bibliográfica Definir las políticas de préstamo Revisión e instalación de la Base De datos Informes permanentes de usuarios y colecciones prestadas Revisión y mantenimiento de los equipos asignados a los módulos de Repositorio Institucional. Recibir y revisar el material bibliográfico en medio magnético o en físico. Seleccionar el material bibliográfico de acuerdo al programa o facultad. Identificar para el material bibliográfico: ISBN, Autor, título, edición, ciudad, editorial, entre otros. Ingresar el material bibliográfico al Sistema integrado de información. Mantenimiento de la página web Revisión del correcto funcionamiento de la página web. Realizar actualización de enlaces. Realizar nuevas adecuaciones en el diseño y adiciones de bases de datos, imágenes, enlaces, videos, documentos, entre otras cosas. FIN

7 VERSIÓN: 02 PÁGINA: 7 de 7 8. Documentos de Referencia: FO-GAA-03 Formato de Capacitaciones FO-DOC-97 Formato Autorización de derechos. 9. Historial de Cambios: Fecha Cambio Nueva versión 20/11/2011 Documento Nuevo 01 20/06/2017 Se actualiza el objeto, alcance y definiciones del proceso, además se modifican las actividades y el flujograma de manera que el documento coincida con la realidad operativa. 02