Indicar de forma detallada las actividades de apertura y cierre de la Biblioteca central de la Universidad Industrial de Santander

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1 Revisó Director de Biblioteca PROCESO BIBLIOTECA Aprobó Rector Página: 1 de 6 Fecha de aprobación Diciembre 22 de 2017 Resolución No OBJETIVO Indicar de forma detallada las actividades de apertura y cierre de la Biblioteca central de la Universidad Industrial de Santander 2. ALCANCE Aplica a los funcionarios encargados de la apertura y cierre de las instalaciones de la Biblioteca. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Biblioteca: Edificio donde se conservan un conjunto de colecciones bibliográficas y audiovisuales, ordenados y clasificados para su consulta o préstamo de acuerdo a lo establecido en el Reglamento. Cuaderno de actividades: Libro donde se reportan las acciones o elementos de interés ocurridos durante la apertura o cierre de la Biblioteca. CENTIC: Centro de Tecnologías de Información y Comunicación. Chiller: Unidad enfriadora de agua utilizada para el Sistema de aire acondicionado Comunidad Universitaria: Se entenderá por Comunidad Universitaria: Profesores, estudiantes de pregrado y posgrado, funcionarios administrativos, egresados y pensionados. Coordinador: Profesional que ejerce labores de supervisión, control, apertura y cierre de las instalaciones, designadas por el director de la Biblioteca, como responsable de la seguridad y custodia de los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Universidad ubicados dentro de la Biblioteca del Campus Central. Pisos: Está determinado a cada piso de la Biblioteca, distribuido por áreas temáticas específicas, que comprende el acervo bibliográfico y mobiliario para estudiar (cubículos). Rack: Consiste en una estructura metálica, sencilla, pero resistente, que nos permite organizar los sistemas de telecomunicaciones. Está diseñado para alojar los elementos necesarios para el sistema de cableado o comunicaciones, entre los que se encuentran servidores, switches, ordenadores, sistemas de redes o telefonía.

2 Página: 2 de 6 Seguridad: Conjunto de elementos técnicos, administrativos y humanos destinados a prevenir, disuadir y/o reaccionar ante actos y condiciones que puedan generar daños o pérdidas en las personas, instalaciones, bienes y equipos. Tablero de distribución (Breakers): son gabinetes que contienen los dispositivos de conexión, maniobra, comando, medición, protección, alarma y señalización, que cumplen una función específica dentro de un sistema eléctrico. Su principal función es proteger cada uno de los distintos circuitos en los que se divide la instalación. Deben también soportar los niveles de corrientes de cortocircuito. Terminales de consulta: Ordenadores o computadores que se encuentran a disposición de los usuarios de la Biblioteca, con acceso al catálogo bibliográfico, como herramienta para la consulta de la disponibilidad, ubicación y tipo de material bibliográfico de interés particular. Vigilancia: Actividades enfocadas a monitorear, controlar, revisar, verificar e inspeccionar personas, objetos y lugares de acuerdo a unas normas establecidas previamente; con el objetivo de mantener sistemas de seguridad dentro del entorno. 4. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES 4.1 HORARIO DE LA BIBLIOTECA Días Hora de inicio Hora de finalización Lunes a viernes 06:30 22:00 Sábados 07:30 13:00 Domingos 08:00 13:00 Jornada adicional (Biblioteca 24 horas) 06:00 20:00 del último día Tabla 1. Horario de servicio de la Biblioteca del campus principal UIS APERTURA Y CIERRE DEL EDIFICIO DE LA BIBLIOTECA EN LA SEDE PRINCIPAL DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER UIS Dentro de las actividades que se desarrollan en la Biblioteca, están las acciones encaminadas al cuidado, custodia y seguridad de las instalaciones, por lo que es importante determinar un 1 El horario de servicio puede tener modificaciones, dependiendo de las actividades que se puedan presentar en el transcurso de cada semestre, previamente se dará aviso en comunicado oficial o por la página de la Biblioteca.

3 Página: 3 de 6 instructivo que indique de forma práctica y funcional las actividades que se deben tener en cuenta en el momento de abrir y cerrar las instalaciones de la Biblioteca Apertura de la Biblioteca Uno de los aspectos importantes que se deben tener en cuenta antes de dar inicio al servicio en la Biblioteca es determinar las condiciones óptimas de funcionamiento, esto implica realizar la apertura que determine los factores y elementos indispensables que se deben tener en cuenta para establecer el ambiente indicado para funcionarios y usuarios. Para la realización de este procedimiento, existe un grupo de funcionarios que tienen la responsabilidad de indicar y establecer esas condiciones basadas en los parámetros establecidos para llevar a cabo la acción, los cuales se determinan a continuación: 1. Ingreso del personal encargado de la apertura, el cual se hace por la puerta de entrada alterna (se encuentra por uno de los costados de la Biblioteca y el CENTIC), previamente el funcionario posee la llave. 2. Utilizar las llaves que se encuentran en el lugar designado, para abrir las puertas internas y externas de cada piso. 3. Abrir la llave de paso de agua que cubre el servicio de baños, cafetería, cuarto de aseo y aire acondicionado. 4. Encender luminarias y terminales de consulta de acceso al catálogo bibliográfico. 5. Verificar que cada funcionario de piso, tenga las condiciones óptimas de organización, presentación y disponibilidad para iniciar el servicio. 6. Habilitar el ingreso de usuarios a la Biblioteca desde la puerta principal. 7. Activar el Aire Acondicionado Central, generalmente media hora después de abierta la Biblioteca: 2 Ingresar al cuarto de máquinas (sótano al lado del baño de funcionarios) Abrir llave de paso de agua (de posición vertical a horizontal) En el tablero de distribución, subir Breakers (dos), que se encuentran en la caja de mando del aire acondicionado (Chiller), tener en cuenta que hay un tercer botón que está señalizado de no mover Girar perillas (son cinco), de la caja de Breakers principales a modo manual Activar los tres botones correspondientes a las recuperadoras Activar los seis botones restantes correspondientes a las manejadoras 2 De este modo y a continuación, el coordinador debe establecer los parámetros necesarios para hacer funcionar el aire acondicionado, teniendo en cuenta los lineamientos o pasos para que el arranque de las máquinas (Chiller) se haga de manera adecuada, evitando así, posibles daños o mal funcionamiento de las mismas y que pueden afectar la prestación del servicio en las condiciones adecuadas para los usuarios y personal administrativo

4 Página: 4 de 6 8. Escribir en el cuaderno de actividades, las acciones y/o situaciones que se presenten. El personal encargado de estas funciones, debe tener en cuenta los elementos necesarios para establecer las condiciones adecuadas antes de dar inicio al servicio en la Biblioteca, al momento de ingresar el edificio, se debe realizar un recorrido por los diferentes corredores, verificando el estado de las instalaciones y en caso de evidenciar alguna anomalía, el coordinador de apertura debe reportarla inmediatamente al director de la Biblioteca o profesional encargado de planta física según sea el caso Cierre de la Biblioteca La hora de cierre del edificio se realiza de acuerdo con el horario establecido, la evacuación de los usuarios se hará con una alarma sonora, diez minutos antes de la hora estipulada, con el fin de que tengan tiempo para guardar sus implementos y trabajos que estén realizando (físico, digital), apagado de equipos de cómputo, organización de mobiliario, apagado luces, entre otros factores que se puedan presentar al momento de la salida de los usuarios. A continuación, se mencionan las actividades a seguir: 1. Apagar y asegurar que el equipo de aire acondicionado central este totalmente apagado (media hora antes de activar la alarma para la evacuación de usuarios): 3 Ingresar al cuarto de máquinas (sótano al lado del baño de funcionarios) Cerrar llave de paso de agua (de posición horizontal a vertical) En el tablero de distribución, bajar Breakers (dos), que se encuentran en la caja de mando del aire acondicionado (Chiller), tener en cuenta que hay un tercer botón que está señalizado de no mover Girar perillas (son cinco), de la caja de Breakers principales a modo apagado Desactivar los Tres botones correspondientes a las recuperadoras Desactivar los Seis Botones restantes correspondientes a las manejadoras 2. Activar la alarma sonora (Diez minutos antes de la hora estipulada de cierre) 3. Evacuar a los usuarios de cada uno de los pisos, en forma ordenada 4. Organizar y asegurar que los puestos de trabajo en cada piso estén ordenados 5. Recoger, ubicar, verificar y asegurar en cada piso, que en la mesa de trabajo no quede material bibliográfico 6. Verificar y asegurar que no queden equipos de cómputo ni luces encendidos(as) 3 Para el apagado, se debe realizar los mismos pasos de las actividades de encendido del aire acondicionado, pero en orden contrario, del último ítem hasta el primero.

5 Página: 5 de 6 7. Revisar los bolsos a la salida a cada usuario, con el fin de mitigar el riesgo de pérdida de material bibliográfico 8. Revisar posteriormente cada piso, verificando que el área se encuentre en orden y asegurando que los equipos y las luces estén totalmente apagados(as) 9. Revisar en forma detallada, cada computador ubicado en la Sala de la Base de Datos 10. Revisar y asegurar en los tableros eléctricos, que los Breakers estén en posición apagado 11. Cerrar y asegurar que las puertas en cada piso (internas y externas) estén con llave. 4 Nota: En caso de cualquier emergencia remitirse al Plan Maestro de Emergencias Local (Edificio Biblioteca) o al Plan de Emergencias de la Universidad. 4 El profesional encargado, debe evidenciar en la bitácora de actividades, los procedimientos y acciones realizadas durante el procedimiento de cierre.

6 Página: 6 de 6 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIO REALIZADOS 1 Diciembre 22 de 2017 Creación documento