INSTRUCCIÓN TÉCNICA: ACTUACIÓN EN EDIFICIO: M.I. PEREZ QUINTERO UNIDAD FUNCIONAL DE CONSERJERÍA E INSTALACIONES UNIVERSIDAD DE HUELVA.

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1 Página: 1 de 14 INSTRUCCIÓN TÉCNICA: ACTUACIÓN EN EDIFICIO: M.I. PEREZ QUINTERO UNIDAD FUNCIONAL DE CONSERJERÍA E INSTALACIONES UNIVERSIDAD DE HUELVA Elaborado: Grupo de Mejora Gestión de Espacios Revisado: Fecha: Aprobado: Fecha: Fecha: Noviembre 2008

2 Página: 2 de 14 Contenido 1 OBJETO ALCANCE DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA DESARROLLO...5 Personal de conserjería:...6 Hora de entrada:...6 Hora de salida...6 Cambio de turno...6 Llaves necesarias para entrar/salir del edificio...6 Donde se recogen...6 Donde se entregan:...6 Libro de Incidencias...7 Lugar dónde se encuentra el Libro de Incidencias:...7 Ubicación de Planos del Edificio...7 Lugar dónde se encuentran los planos de los edificios...7 Como se realiza el control de SICAP: No rellenar...7 Alarmas...7 Hay Alarmas?...7 Dónde se encuentra?...7 Cuando se desconecta?...7 Cuándo se conecta?...7 Resto del personal:...7 Hora de entrada : 08: Hora de salida: 21: Puertas a abrir al inicio de la jornada...8 Nº de llave y aula...8 Puertas a cerrar al termino de la jornada...8

3 Página: 3 de 14 Nº de llave y aula...8 Persianas y otros de Espacios Comunes...8 Indicar qué persianas y los lugares donde se encuentran que sean necesario abrir al inicio de la jornada y cerrar al comienzo de ésta...8 Indicar otras acciones no indicadas más arriba a la hora de abrir y cerrar el edificio...8 Luces a encender o apagar durante la jornada....9 Ubicación de los cuadros eléctricos o interruptores:...9 Método de señalización de los interruptores en cada cuadro eléctrico:...9 Aire Acondicionado...9 Espacio donde se encuentra el encendido de la maquinaria del AA y modo de ponerla en marcha...9 Espacio donde se encuentra el encendido de los fancoys y modo de ponerlos en marcha...9 Calefactores...10 Espacio donde se encuentra el encendido de los calefactores y modo de ponerlo en marcha...10 Otras máquinas...10 Espacio donde se encuentra el encendido de la maquinaria y modo de ponerla en marcha...10 Llaves que se entregan habitualmente durante la jornada (Seguir Manual de Gestión de Espacios)...10 Donde se encuentran las llaves:...10 Personal autorizado a retirarlas Existe algún listado de autorizaciones? (Donde)...10 Control de aulas (Seguir Manual de Gestión de Espacios)...11 Poner aquí cualquier especificación que no esté recogido en el manual...11 Medios audiovisuales (Seguir Manual de Gestión de Medios Audiovisuales)...11 Lugar donde se encuentras los MMAA portátiles...11 Lugar donde se encuentran los mandos...11 Lugar donde se encuentran los cables de sonido...11

4 Página: 4 de 14 Lugar donde se encuentra el listado de aulas y salas con los equipos montados en ellas y las instrucciones de utilización...11 Reserva de espacios...11 Quien las realiza...11 Donde se mira el cuadrante diario...11 Se pueden hacer reservas puntuales del mismo día?...12 Infraestructura. Seguir Manual de Gestión de Infraestructura...12 Poner especificaciones no contenidas en el Manual...12 Correo. Seguir Manual Gestión de Correos...12 Donde se recopila la correspondencia...12 Como se reparte internamente en el edificio y horario...12 Otros edificios dónde se reparte/recopila correspondencia, y horario aproximado...12 Donde se encuentra herramientas de clasificación y franqueo de la correspondencia (Peso, pegatinas de Correo, etc.)...12 Tablones de anuncio (Seguir Manual de Información y atención al público)...12 Dónde se encuentra listado de la totalidad de tablones (ubicación, llave, quien los mantiene)...12 Anotar especificaciones referente a su mantenimiento...13 Objetos perdidos (Seguir Protocolo de Objetos Perdidos)...13 Donde se guardan:...13 Donde se encuentra Hoja Registro Objetos Perdidos...13 Servicio de limpieza...13 Anotar cualquier dato relevante como horario de entrada, si es fuera del nuestro, de salida, tareas especiales a realizar durante su jornada...13 Otras: Anotar el resto de tareas a realizar en el edificio que no se hayan recogido en los puntos anteriores HISTÓRICO DE CAMBIOS ANEXOS...14

5 Página: 5 de 14 1 OBJETO El objetivo de la presente Instrucción Técnica es que todo el personal de la unidad de conserjerías e instalaciones que llegue por primera vez a un edificio, sea capaz de abrirlo, cerrarlo, y realizar las tareas propias del día a día, sin que se vea mermada la calidad del servicio que prestamos. 2 ALCANCE El presente manual pretende servir como guía para el personal de las Conserjerías de la Universidad de Huelva 3 DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Manual de Procesos de la Unidad Funcional de Conserjería e Instalaciones IT Gestión de Espacios y documentación de desarrollo IT Gestión de Correos y documentación de desarrollo IT Información y atención al Público IT Gestión de Infraestructuras IT Gestión de Medios Audiovisuales Manual AQUARIUM 4 DESARROLLO Rellenar todos los apartados que a continuación se desarrollan, siempre que en el edificio concurran situaciones del punto indicado, utilizando para ello el espacio necesario. En ningún caso indicar en este protocolo las claves. Solo referir si hacen falta. En tal caso deberá ponerse en contacto con su responsable para que se las facilite. En todos los ordenadores de conserjería se reservará la parte izquierda de la pantalla para los programas de uso de cada edificio. En la parte derecha se colocarán los iconos de las aplicaciones comunes a la Unidad (para ello picar con el botón derecho en el escritorio, seleccionar Organizar Iconos y despicar Organización Automática y Alinear a la Cuadrícula ) a. Mozilla FireFox

6 Página: 6 de 14 b. Accesos directos a SICAP: en las conserjerías autorizadas a ello c. PROTOCOLOS, acceso a la carpeta de la WEB donde se recogerán todos los protocolos d. INFRAESTRUCTURAS, acceso a la base de datos de mantenimiento e. GANES, en las conserjerías donde se realicen las facturas de correos f. Otras Aplicaciones Personal de conserjería: Hora de entrada: 8:00 Turno de mañana 14:30 Turno de tarde Hora de salida 15:00 Turno de la mañana 21:30 u otra, en el caso de haber actividad fuera de horario Cambio de turno a 15:00 Llaves necesarias para entrar/salir del edificio Donde se recogen El personal de conserjería dispone de una llave para entrar en el edificio en el turno de mañana. En caso de no tener puede recogerla de la Conserjería de Biblioteca. La llave para acceder al control 2 (primera planta) hay que recogerla cada mañana del cajetín de llaves del control 1 (planta baja), el cual ya estará abierto a nuestra llegada al edificio Donde se entregan: Al salir del edificio dejaremos las llaves de control 2 junto con las de control 1 en el cajetín de llaves de control 1. En el caso de recogerla de Biblioteca se devolverá a dicha conserjería

7 Página: 7 de 14 Libro de Incidencias Lugar dónde se encuentra el Libro de Incidencias: Mesa auxiliar de Control 2, junto al teléfono. Se trata de un libro con encuadernación roja. Ubicación de Planos del Edificio Lugar dónde se encuentran los planos de los edificios En la cajonera de Control 2 Como se realiza el control de SICAP: No rellenar Alarmas Hay Alarmas? Si, la controla el Personal de Seguridad Dónde se encuentra? Control 1, a la derecha de la puerta. Cuando se desconecta? Cuándo se conecta? Resto del personal: Hora de entrada : 08:00 Hora de salida: 21:00

8 Página: 8 de 14 Puertas a abrir al inicio de la jornada Nº de llave y aula Nº 16 Aula 1.2 Control 1 / Control 2 Nº 17 Aula 1.3 Control 1 / Control 2 Puertas a cerrar al termino de la jornada Nº de llave y aula Nº 16 Aula 1.2 Control 1 / Control 2 Nº 17 Aula 1.3 Control 1 / Control 2 Persianas y otros de Espacios Comunes Indicar qué persianas y los lugares donde se encuentran que sean necesario abrir al inicio de la jornada y cerrar al comienzo de ésta. No hay persianas, pero es importante repasar todas las ventanas de cada aula a la hora de cerrar (2 ventanas grandes y 4 pequeñas en cada aula) Indicar otras acciones no indicadas más arriba a la hora de abrir y cerrar el edificio Al abrir el edificio, hay que dirigirse al Control 1, que ya se encuentra abierto, recoger las llaves del Control 2 y abrir el mismo. A la hora de cerrar, se cierra el control 2 y se colocan las llaves de Control 1 (las cuales han sido entregadas previamente por el personal que trabaja en dicho control) junto con las llaves de Control 2 en el tablero de llaves de Control 1. A continuación se llama al personal de seguridad (tlf 85555) y se deja abierta la puerta de control 1 para que tengan acceso a la alarma

9 Página: 9 de 14 Luces a encender o apagar durante la jornada. Ubicación de los cuadros eléctricos o interruptores: Detrás de la puertas de Control 1. Se trata de una pequeña puerta de color gris metalizado. Método de señalización de los interruptores en cada cuadro eléctrico: Debajo de cada interruptor aparece escrito el espacio al que pertenece. Una cruz encima de cada uno indica aquellos que hay que apagar cada día (un total de 8 interruptores). El resto debe permanecer encendido. Aire Acondicionado Espacio donde se encuentra el encendido de la maquinaria del AA y modo de ponerla en marcha Cada aula dispone de un cuadro en la pared donde se puede conectar el sistema de calefacción y aire acondicionado así como seleccionar temperatura, etc. Por otra parte, tanto control 1 como control 2 disponen de aparatos de aire acondicionado convencionales, los cuales funcionan a través de mandos a distancia (situados en el armario de cada control o sobre la mesa) Espacio donde se encuentra el encendido de los fancoys y modo de ponerlos en marcha

10 Página: 10 de 14 Calefactores Espacio donde se encuentra el encendido de los calefactores y modo de ponerlo en marcha Cada control dispone a su vez de un calefactor portátil situado debajo de la mesa (es importante asegurarnos de que queda apagado a nuestra salida) Otras máquinas Espacio donde se encuentra el encendido de la maquinaria y modo de ponerla en marcha Llaves que se entregan habitualmente durante la jornada (Seguir Manual de Gestión de Espacios) Donde se encuentran las llaves: En un cajetín situado en la pared, a la derecha de la ventanilla de Control 1 y Control 2. Para mayor agilidad, las llaves están clasificadas en colores: azul: llaves pertenecientes a las aulas de la planta baja naranja: llaves pertenecientes a las aulas de planta primera Personal autorizado a retirarlas. Personal de conserjería de control 2 y personal que trabaja en control 1 Existe algún listado de autorizaciones? (Donde) Si, en control 2

11 Página: 11 de 14 Control de aulas (Seguir Manual de Gestión de Espacios) Poner aquí cualquier especificación que no esté recogido en el manual Medios audiovisuales (Seguir Manual de Gestión de Medios Audiovisuales) Lugar donde se encuentras los MMAA portátiles Lugar donde se encuentran los mandos Control 2, en una de las baldas del armario Lugar donde se encuentran los cables de sonido Control 2, En puertas del armario Lugar donde se encuentra el listado de aulas y salas con los equipos montados en ellas y las instrucciones de utilización Reserva de espacios Quien las realiza Consultar en la web ya que se tratan de aulas de Informática, gestionadas por el Servicio de Informática y Comunicaciones Donde se mira el cuadrante diario Hay 2 opciones: a) Web de la Universidad de Huelva:

12 Página: 12 de 14 b) Diariamente se coloca una copia del cuadrante en la ventanilla de cada control Se pueden hacer reservas puntuales del mismo día? No, las reservas han de realizarse con 5 días de antelación Infraestructura. Seguir Manual de Gestión de Infraestructura Poner especificaciones no contenidas en el Manual Correo. Seguir Manual Gestión de Correos Donde se recopila la correspondencia Como se reparte internamente en el edificio y horario Otros edificios dónde se reparte/recopila correspondencia, y horario aproximado Donde se encuentra herramientas de clasificación y franqueo de la correspondencia (Peso, pegatinas de Correo, etc.) Tablones de anuncio (Seguir Manual de Información y atención al público) Dónde se encuentra listado de la totalidad de tablones (ubicación, llave, quien los mantiene) Control 2 llaves Existe un tablón por aula

13 Página: 13 de 14 Anotar especificaciones referente a su mantenimiento Mantenimiento a cargo del personal de conserjería. Los viernes se revisa la información desfasada. Objetos perdidos (Seguir Protocolo de Objetos Perdidos) Donde se guardan: Existe una caja blanca con la inscripción objetos perdidos en el primer estante del armario del control 2 Donde se encuentra Hoja Registro Objetos Perdidos Dichas hojas se encuentran situadas en carpeta azul, objetos perdidos, en estantería armario, junto con el protocolo a seguir Servicio de limpieza Anotar cualquier dato relevante como horario de entrada, si es fuera del nuestro, de salida, tareas especiales a realizar durante su jornada Horario de entrada: 6:00 Horario de salida: 12:00 *excepcionalmente puede haber tareas especiales de limpieza en horario de tarde Otras: Anotar el resto de tareas a realizar en el edificio que no se hayan recogido en los puntos anteriores El control del acceso a los ordenadores de las salas se realiza a través del programa AQUARIUM. Ver manual de dicho programa, 5 HISTÓRICO DE CAMBIOS Edición Fecha Resumen de cambios Creación de la IT

14 Página: 14 de 14 6 ANEXOS