Políticas y Procedimientos de la Rectoría Administrativa

Transcripción

1 Políticas y Procedimientos de la Rectoría Administrativa Capítulo Uno: Gestión de Objetos perdidos. Rectoría Administrativa Dirección de Seguridad Gestión de Objetos.

2 REGISTRO DE ACTUALIZACIONES 1.0 Diciembre 2015 ÚLTIMA MODIFICACIÓN MOTIVO Creación del documento PÁGINAS AFECTADAS Todas las páginas ELABORADO REVISADO FECHA FIRMA CARGO Dirección de Infraestructura y. Rectoría Administrativa. APROBADO FECHA FIRMA CARGO Vicerrector de Administración y Finanzas. Analista de Procesos de Calidad. Consejo Universitario.

3 ÍNDICE Sección Página I. Introducción. II. Alcance y Objetivos... III. Responsables. IV. Política.

4 Revisión Página 4 de I. Introducción La Universidad es clara en sus valores como institución. Uno de nuestros valores es la Ética y profesionalismo. De este valor, se desprende la necesidad de tener un adecuado manejo de las situaciones que afectan a las visitas y a la comunidad universitaria en el tema de la pérdida de artículos. II. Alcance y Objetivos El alcance del presente documento establece un conjunto de políticas de gestión o manejo de objetos perdidos dentro del campus universitario, junto con sus obligaciones y responsabilidades para el buen manejo de los mismos por parte de los colaboradores de la institución. Este procedimiento es aplicable a los funcionarios administrativos, estudiantes y docentes en general que tengan que utilizar las instalaciones de la Universidad. Entre los objetivos se tienen: 1. Normar el proceso de reporte de objetos perdidos. 2. Establecer un proceso claro de consulta para la persona afectada en la pérdida del objeto. 3. Brindar consejos útiles a la comunidad universitaria en cómo evitar situaciones de pérdidas.

5 Revisión Página 5 de III. Responsables La es, en primera instancia, la responsable de que se cumpla con todas las disposiciones establecidas en este documento, en segunda instancia el Vicerrectorado Administrativo y Financiero, y en tercera instancia el, quienes velarán por la gestión del proceso. El, es el responsable final de que se cumplan las políticas y los procedimientos establecidos en este documento. IV. Políticas Artículo 1. Definiciones. Afectado: es todo estudiante, visitante, personal docente y administrativo que perdió un artículo personal dentro del campus universitario. Artículo: cualquier objeto personal, excepto vehículos, que estén dentro del campus universitario y sean propiedad de una persona que es parte de la Comunidad Universitaria o visitante. Comunidad Universitaria: es todo estudiante activo, estudiante egresado, personal docente y administrativo que se encuentre en el campus. : es la oficina encargada del mantenimiento de la infraestructura y los servicios generales de la Universidad. Además administra el protocolo del programa de objetos perdidos de la Universidad. Dirección de Seguridad: es la oficina encargada de todos los aspectos de seguridad y protección de bienes muebles e inmuebles dentro de las propiedades que arrienda o es dueña la Universidad. Lost & Found: es el nombre del programa de Gestión de Objetos perdidos.

6 Revisión Página 6 de Número de identificación: es el número de cédula de identidad o pasaporte el afectado. Oficial de Seguridad: personal encargado de salvaguardar la protección la comunidad Universitaria; este reporta directamente a la Dirección de Seguridad. Estas son las personas encargadas de recibir los objetos perdidos y de reportarlos a la oficina de la Dirección de Infraestructura. Personal Docente: Son todos los colaboradores en planilla permanente y temporal de la Universidad dentro de la estructura organizacional del Rectorado Asociado Académico. Personal Administrativo: Son todos los colaboradores en planilla permanente y temporal de la Universidad dentro de la estructura organizacional del Rectorado Asociado Administrativo. Visitante: es toda persona que no es parte de la Comunidad Universitaria. Artículo 2. Sobre cómo debe proceder un afectado en la búsqueda de su pertenencia personal. Art. 2.1 La Universidad proporciona el servicio gratuito de Lost & Found a la comunidad universitaria y visitas para los artículos perdidos dentro del campus. Art. 2.2 La Universidad no se hace responsable por la pérdida y reposición material o económica de los artículos de visitas y de la comunidad universitaria que se hayan perdido dentro del campus. Art. 2.3 Toda visita o miembro de la comunidad universitaria es responsable de salvaguardar sus artículos.

7 Revisión Página 7 de Art. 2.4 Para comprobar si el artículo perdido ha sido encontrado y entregado en el programa Lost & Found, el afectado debe ponerse en contacto por medio del correo electrónico: lostandfound@ulacit.ac.cr, con la siguiente información: Nombre completo. Número de teléfono. Correo electrónico. Número de identificación. Descripción del objeto perdido que debe incluir: descripción general, marca, modelo (si lo hay), color, tamaño, otras características, foto si la tuviese. Fecha, hora y lugar aproximado donde cree que dejo el artículo perdido. Art. 2.5 Si se encuentran coincidencias con algunos de los artículos en el inventario, se le notificará al propietario potencial inmediatamente a través de un correo electrónico o una llamada telefónica. Art. 2.6 El horario de atención normal para la entrega de los artículos hallados será de lunes a viernes de 10 a.m. a 12 p.m. y de 3 p.m. a 6:00 p.m., Sábados de 10 a.m. a 1 p.m., en la oficina de Lost & Found. Artículo 3. Sobre la recepción de los artículos encontrados. Art. 3.1 Todos los artículos que se encuentren en el campus deben ser entregados de inmediato y directamente al oficial de seguridad en el Lobby 1, Lobby 2 o la entrada al parqueo administrativo. Art. 3.2 Se le solicitará la siguiente información cuando entregue el artículo encontrado:

8 Revisión Página 8 de Fecha y hora aproximada que encontró el artículo. Lugar donde se encontró el artículo. Nombre de la persona que lo encontró. Y esta se colocará en la boleta de entrega del artículo. Art. 3.3 El oficial coordinará con el supervisor de seguridad el traslado inmediato del artículo encontrado a: La oficina designada para el programa Lost & Found cuando se encuentre dentro del horario normal de funcionamiento de esta dependencia. A la custodia de la Dirección de Seguridad cuando este fuera del horario normal de funcionamiento de la oficina designada para el programa Lost & Found para que sea entregado cuanto antes a esta dependencia. Art. 3.4 Teléfonos celulares, dispositivos electrónicos, tarjetas de crédito, tarjetas de débito, documentos de identificación y llaves perdidas en un plazo no mayor de 4 horas, podrá dirigirse directamente a la oficina de Lost & Found en horario normal o al supervisor de seguridad fuera del horario normal para verificar si fueron entregadas y que le sean devueltos. Artículo 4. Sobre consejos de cómo proteger y ubicar rápidamente sus pertenencias. Art. 4.1 Es ideal el que se pueda marcar o identificar los artículos de su propiedad con su nombre o número de identificación, siempre que sea posible.

9 Revisión Página 9 de Art. 4.2 En el caso de libros se recomienda escribir su nombre o número de identificación en la portada interior del libro. Art. 4.3 En el caso de teléfonos celulares estos pueden tener la batería descargada o la contraseña de bloqueo al ser entregados al programa Lost & Found. Por lo que se recomienda: Descargar, en el caso de teléfonos inteligentes, o tabletas, aplicaciones para la búsqueda de los dispositivos y verificar su funcionamiento. Ayudaría mucho una etiqueta con el nombre o número de identificación. El usuario debe tener en consideración que deberá buscar, por sus propios medios, el teléfono a través de la aplicación y la plataforma electrónica del fabricante de la aplicación. Esto se debe a que puede requerir claves de seguridad para acceso por parte del fabricante de la aplicación. Ninguna persona del personal docente, administrativo u oficiales de seguridad puede realizar este proceso a nombre del afectado. El personal docente, administrativo u oficiales de seguridad de la Universidad no se hacen responsables del extravío del dispositivo o su búsqueda. Art. 4.4 En el caso de unidades USB no se abrirán estas unidades para revisar su contenido y tratar de identificar al propietario. Esto con el fin de evitar la introducción de virus y otros códigos maliciosos en la red de la Universidad. Se recomienda al usuario: Etiquetar la unidad USB con su nombre o número de identificación. Si el dispositivo es muy pequeño intente colocarlo en un llavero con sus datos. Art. 4.5 Si usted piensa que el artículo perdido fue robado, debe presentar una denuncia por robo ante las autoridades policiales.

10 Artículo 5. Sobre el manejo de los artículos perdidos. Revisión Página 10 de Art. 5.1 En el caso de los objetos encontrados y entregados o no dentro del programa Lost & Found, deberán ser registrados en la base de datos del programa. Art. 5.2 Los productos se mantendrán durante un mínimo de 30 días guardados. Art. 5.3 Por razones de salud, no se guardaran artículos mojados (trajes de baño, maletines, toallas), ropa interior, zapatos, artículos con comida, vajilla utilizada (contenedores de alimentos, botellas de agua de plástico, utensilios de comer) o ropa sucia. Art. 5.4 Toda persona que retire artículos perdidos, deben mostrar un documento de identificación y debe brindar nombre y firma en la boleta de entrega del artículo.. Art. 5.5 Tarjetas de crédito, tarjetas de débito, documentos de identificación y llaves serán destruidas después de un mínimo de 15 días de haber sido recibidos. Art. 5.6 Los demás artículos no reclamados después de un mínimo de 30 días se consideran para el programa de donaciones de la Universidad. Art. 5.7 Para cualquier consulta o duda por favor dirigirse al correo electrónico: lostandfound@ulacit.ac.cr Art. 5.8 Todo Oficial de Seguridad que incumpla con esta política será sustituido de su puesto.

11 Lista de distribución: Política de Gestión de Objetos. Dirección de Recursos Humanos. Oficina de Servicio al Docente. Dirección de al Estudiante. Dirección de Admisiones. Dirección de Seguridad. Vicerrector de Finanzas y Administración. Vicerrectorado de al Estudiante. Vicerrectorado de Relaciones Externas. Rectorado. Revisión Página de