PROCEDIMIENTO COMPRAS MEDIANTE ORDEN DE RETIRO

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1 Página 1 de 5 PROCEDIMIENTO COMPRAS MEDIANTE ORDEN DE RETIRO Realizado / Revisado por: Responsables de Calidad Nombre: Andrés Van Straaten Nestor Prado 19/04/2017 Aprobado por: Director Nombre: Nestor Prado 19/04/2017

2 Página 2 de 5 1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto describir la gestión de Compras mediante Órdenes de Retiro. 2. ALCANCE Se inicia con la definición del Requerimiento, finalizando con la entrega a Contaduría de la factura para su registración y posterior pago. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Requirente Es el responsable de la actividad que genera la necesidad de provisión del bien o servicio. Debe realizar la definición del Requerimiento de la manera más clara, especificando el destino que genera su solicitud. De manera previa a solicitar la Orden de Retiro, deberá evaluar si las condiciones del pedido justifican canalizarlo a través de este Procedimiento Emisor de la Orden de Retiro Es el responsable de generar la Orden de Retiro. De manera previa debe evaluar en conjunto con el Requirente, si las condiciones del pedido justifican canalizarlo a través del presente Procedimiento Autorizado a retirar Es la persona a la cual se autoriza el retiro del material. Debe garantizarse que los bienes recibidos cumplan en calidad y cantidad con los definidos en la Orden de Retiro y también garantizar que los mismos lleguen en tiempo y forma al Requirente. Debe controlar que la factura cumpla con las formalidades impositivas y comerciales requeridas y de entregarlas al emisor de la Orden de Retiro 3.4 Proveedor Es quien abastece del bien o presta el servicio. Debe verificar que la Orden de retiro cumpla con los aspectos formales establecidos en el presente Procedimiento. Debe garantizar la cantidad y calidad de los bienes que entrega y/ o servicios que brinda. 3.5 Autorizante de factura Es quien valida que la factura se ajusta a lo solicitado en la Orden de Retiro. Es responsable del control presupuestario de su área o sector.

3 Página 3 de 5 Debe garantizar que las facturas autorizadas se entreguen en Contaduría para su registro y posterior pago Contaduría Es el área responsable de registrar las facturas en el sistema de gestión administrativa de la CEB. Previo al registro debe verificar que las facturas cumplan con las formalidades requeridas y que tenga detalle suficiente para su correcta imputación contable. 3.7 Compras Es responsable de gestionar la relación comercial con estos Proveedores. Habilita y mantiene operativas las cuentas corrientes, mantiene actualizada su Evaluación de desempeño, les comunica cambios en nuestros Procedimientos, etc. Mantener actualizados los Listados de emisores de órdenes de retiro (ADM- COM-PT002-RG03) Provisión de los formularios de órdenes de retiro numerados (ADM-COM- PT002-RG01) 3.8 Director Es responsable de velar por el cumplimiento de este procedimiento en las gestiones de Compra que se lleven a cabo dentro de su dirección. Podrá delegar en algunas de sus Jefaturas, de manera permanente o temporal, su firma autorizante de facturas, así como la potestad de aplicar excepciones a los montos previstos en este procedimiento, cuando razones de emergencia de servicio lo justifiquen. Podrá modificar el esquema de firmantes de facturas y/ o emisores de órdenes de retiro de su dirección. Ambas comunicaciones deberán ser efectuadas formalmente (vía mail) a Compras y Contaduría CEB, para el control de su efectiva instrumentación. En el caso de autorizaciones temporales (ejemplo: vacaciones o licencias), deberá mencionar el período de vigencia de su delegación. 4. CONDICIONES PARA EL USO DE ORDEN DE RETIRO Detrás de cada compra hay alguna necesidad relacionada con una actividad. Por lo que todo proceso de Compras debe estar orientado a satisfacer dicha necesidad de la manera más eficaz, eficiente y transparente. Se podrán canalizar compras y o contrataciones a través de Orden de Retiro siempre que:

4 Página 4 de 5 Se trate de necesidades derivadas de urgencias de servicio, debidamente justificadas por el responsable del sector requirente. Se trate de bienes que por la baja frecuencia de adquisición no resulten convenientes incorporarlos en la Programación de Compras del área. No se cuente con el producto en cantidad suficiente en ninguno de los Almacenes de la CEB. La compra que se realice mediante este Procedimiento no podrá superar los $ (sin Impuestos). En el caso que el tenor de la emergencia lo amerite, este monto se podrá superar solo con autorización expresa del Director o Jefe autorizado, quién firmará dejando constancia en la factura del motivo de la excepción. 5. DESARROLLO El Requirente comunica en detalle al Emisor de la Orden de Retiro, las especificaciones de qué, cuanto, a quién y para qué comprar. El Emisor de la Orden de retiro, una vez realizada su evaluación, completa el formulario de Orden de Retiro. Dicho formulario consta de una sola hoja troquelada al medio. Cada parte del formulario lleva el mismo Nº de Orden de Retiro. La primera parte del formulario queda en el talonario del Emisor, quien completa: Fecha de emisión de la Orden de Retiro Proveedor seleccionado Retira (nombre y apellido) Concepto (breve descripción de lo encomendado a quién retira, para control del Emisor). La segunda parte, se entrega al Autorizado a retirar. En esta parte el Emisor debe completar: Fecha Autorizado a retirar (nombre y apellido En el caso de personal de contratista CEB agregar tipo y número de Documento) Emisor de la Orden de Retiro (sello y firma del Autorizado) Observaciones para el Proveedor (si las hubiera) En el caso que sea necesario, se podrá agregar a la Orden de Retiro un listado con la especificación de cada producto, con firma del Emisor de la Orden de Retiro.

5 Página 5 de 5 El Autorizado a retirar entrega al Proveedor seleccionado la Orden de retiro, quedando esta como justificación formal de la compra. Recibe los productos, los controla y entrega al sector Requirente. Entrega la factura al Emisor de la Orden de Retiro, quien completa en la primera parte del formulario (su talón de control) los siguientes datos: Número de factura Monto Observaciones (si las hubiera) El Autorizante de la factura (puede ser distinta persona que el Autorizante de la Orden de Retiro), valida la compra, poniendo al dorso de la factura: Firma y aclaración del Autorizado a firmar facturas Imputación Destino (si es necesario aclarar) Nº de móvil para gastos en vehículos Nº de Orden de Retiro que dio lugar a esta factura. Una vez que el autorizante valida la factura, la entrega a Contaduría para su registro y posterior pase a Pagos. 6. DOCUMENTACION DE REFERENCIA Ley Nº (de Procedimiento Fiscal) Artículos 33/34 Decreto 477/2007 Resolución General AFIP Nº 1415 Procedimiento General de Compras CEB 7. REGISTROS ADM-COM-PT002-RG01- Formulario Orden de Retiro ADM-COM-PT002-RG02- Listado de Proveedores con Cuenta Corriente habilitada ADM-COM-PT002-RG03- Listado de Emisores de Ordenes de Retiro ADM-COM-PT002-RG04- Listado de Autorizantes de facturas 8. HISTORIAL DEL DOCUMENTO HISTORIAL DEL DOCUMENTO Fecha Revisión Descripción / Modificaciones Versión Inicial