MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE INVENTARIO SUBDIRECCIÓN FINANCIERA

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE INVENTARIO SUBDIRECCIÓN FINANCIERA 1

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3 3 Financiera, Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala Autoridades Licda. Mayra Alejandra Carrillo De León Directora General Héctor Alfredo Ruíz Fuentes Director Ejecutivo Cuerpo de Asesores Lic. Hamilton Estuardo Espina González Asesor Financiero Licda. Ana Roxana Urrutia Oliva Asesora de Recursos Humanos Licda. Ingrid Ofelia Castillo Barrientos Asesora Jurídica Colaboración Lic. Marvin Eli Omar Calderón Abrego Auditor Interno Lic. Álvaro Augusto Álvarez Diéguez Subdirector Financiero Guatemala, Marzo 2014

4 4 ÍNDICE GENERAL Financiera, Consejo Nacional de la Juventud -CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala i. Introducción. 6 ii. Objetivos. 7 iii. Justificación. 8 iv. Alcance. 9 v. Disposiciones legales. 10 vi. Estructura Organizacional 11 vii. Definiciones. 13 viii. Responsabilidades. 15 ix. Normas Específicas Registro de equipo fungible y no fungible del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la 18 República de Guatemala Procedimiento Flujograma Traslado temporal y permanente de equipo fungible y no fungible (interno) del Consejo Nacional de la Juventud 23 CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala Procedimiento Flujograma Baja de activos fungibles y no fungibles del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la 26 República de Guatemala Procedimiento Flujograma Activos fungibles y no fungibles en desuso del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la 33 República de Guatemala Procedimiento Flujograma. 36 Pérdida, faltante o extravío de activos fungibles y no 5. fungibles del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- 38 Presidencia de la República de Guatemala Procedimiento Flujograma. 42

5 5 Traslado permanente (externo) de activos fungibles y no 6. fungibles del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- 45 Presidencia de la República de Guatemala Procedimiento Flujograma Anexos. 48

6 6 INTRODUCCIÓN El presente instrumento técnico muestra en forma detallada los procedimientos para el control, registro y resguardo de activos fungibles y no fungibles del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, preparado con el afán de ofrecer una herramienta útil al Encargado (a) de Inventario, facilitándole los pasos que conllevarán a obtener los resultados deseados en dicha área. Se encuentra orientado al personal involucrado en las actividades del Departamento de Inventarios, además de aquellos ajenos a la misma con interés de conocer su funcionamiento organizacional 1 ; por tratarse de un documento normativo y de consulta deberá permanecer en los centros de trabajo, por lo que se recomienda realizar su revisión y actualización constante; así como la socialización del mismo, con el personal de la institución. 1 DECRETO , LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA.

7 7 OBJETIVOS GENERAL Mejorar la calidad y eficiencia de las actividades realizadas en la sección de Inventario del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, mediante la formalización y estandarización de los métodos de trabajo, así como la presentación de normas internas que regulen los procedimientos establecidos. ESPECÍFICOS 1. Establecer procedimientos adecuados para el desarrollo de las funciones operativas de registro, control y resguardo de activos fungibles y no fungibles. 2. Señalar de manera clara y precisa las actividades y responsabilidades de quienes participen en los procesos de la sección de Inventario. 3. Detallar los procedimientos administrativos que se realizan en la sección de Inventario. 4. Cumplir con los principios y objetivos fijados en las disposiciones legalmente establecidas, inherentes a la sección de Inventario. 5. Servir como material de consulta para la inducción y capacitación de personal de la Financiera.

8 8 JUSTIFICACIÓN El presente trabajo surge de la necesidad de actualizar los procedimientos de control, registro y resguardo de activos fungibles y no fungibles del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala; lo que permitirá simplificar los métodos de trabajo, evitar duplicidad de procesos, optimización de recursos, obteniendo una mayor eficiencia en los procesos operativos. Su aplicación y vigencia servirá de base para la orientación de personal de nuevo ingreso, al proveerle la herramienta técnica que facilite su incorporación al puesto de trabajo.

9 9 ALCANCE El contenido del presente manual tiene aplicación práctica en todas las operaciones que tengan relación en cuanto al control, registro y resguardo de activos fungibles y no fungibles del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, donde cada Servidor Público y empleado tiene definido el grado de responsabilidad en la ejecución de los procedimientos de acuerdo al puesto de trabajo que desempeña.

10 10 DISPOSICIONES LEGALES 1. Constitución Política de la República de Guatemala. 2. Acuerdo Gubernativo , Creación del Consejo Nacional de la Juventud. 3. Acuerdo Gubernativo , Reglamento de Inventario de los Bienes Muebles de la Administración Pública. 4. Acuerdo Gubernativo , Proceso de Baja de Bienes de Inventario. 5. Decreto , Ley de Acceso a la Información Pública. 6. Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. 7. Decreto , Venta o permuta de bienes. 8. Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado.

11 11 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA Fuente: de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala.

12 12 DEFINICIONES INGRESO A INVENTARIO Es el acto de registrar y codificar todos aquellos activos fungibles y no fungibles, propiedad del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, de conformidad con las bases legales vigentes. ACTIVO Se refiere a los bienes no fungibles adquiridos por entidades del sector público en un periodo determinado, comprende la adquisición de maquinarias, equipos y accesorios nuevos que se usan o completan a la unidad principal, tales como: maquinaria y equipo de producción, equipo de oficina, medico sanitario y de laboratorio, educacionales, de transporte, etc. ACTIVO NO FUNGIBLE Son aquellos bienes de inventario que tienen una vida útil mayor a un año. ACTIVO FUNGIBLE Son aquellos que tienen una vida útil menor a un año. BIENES MUEBLES Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad. BIENES INMUEBLES Son aquellos considerados bienes raíces, por tener de común la circunstancia de estar íntimamente ligados al suelo, tales como terrenos, casas, entre otros. TARJETA DE RESPONSABILIDAD Son documentos autorizados por la Contraloría General de Cuentas CGC- y sirven para determinar la responsabilidad por los activos no fungibles que el servidor público o empleado tiene cargado o en uso, independientemente del puesto que desempeñe, se detallan los bienes con las mismas

13 características descritas en los documentos de soporte, incluyendo una codificación del mismo para facilitar su búsqueda. 13 LIBRO DE REGISTRO DE INVENTARIO Es utilizado para registrar los activos fungibles y no fungibles de acuerdo a la documentación de soporte, el cual debe estar autorizado por la Contraloría General de Cuentas CGC-, así mismo los ingresos y los egresos deben operarse en orden cronológico, además que las mismas deben realizarse en el mismo año de realizada la compra o donación. CODIFICACIÓN Se refiere a la forma que se identifican los activos fungibles y no fungibles, con el propósito de facilitar su control y búsqueda. BAJA DE ACTIVOS Es la rebaja física y contable que se realiza a los activos fungibles y no fungibles cuando estos se encuentren en mal estado, obsoletos, haya vencido su vida útil, etc. Dicho registro debe ser autorizado por la Dirección de Bienes del Estado y CGC a solicitud de las autoridades del CONJUVE. TRASLADO DE ACTIVOS Comprende el traslado temporal o definitivo de activos fungibles y no fungibles del CONJUVE, con previa autorización de las Autoridades Competentes.

14 14 RESPONSABILIDADES DIRECCIÓN GENERAL Coordina y supervisa el desarrollo de las actividades administrativas del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- de la Presidencia de la República de Guatemala, dentro del marco de las políticas, programas y estrategias que conllevan a la eficacia, racionalización y transparencia en el manejo y uso de los recursos, con la finalidad de agilizar las acciones del Consejo 2. DIRECCIÓN EJECUTIVA Estará a cargo de un Director Ejecutivo, quien llevará a cabo las funciones Ejecutivas de la Institución de conformidad con los lineamientos e instrucciones del Director (a) General. Tendrá a su cargo la administración de los bienes y fondos del Consejo, cumplirá y ejecutará las disposiciones emanadas de la Dirección General, a quien mantendrá informada acerca del funcionamiento de su Dirección y sobre los asuntos que requieran. Propondrá a la Dirección General la creación de los servicios necesarios para su buen funcionamiento y ejercerá de las demás funciones y facultades que le correspondan de conformidad con los reglamentos que se dicten y las normas que fueran aplicadas 3. SUBDIRECCIÓN FINANCIERA Planifica, coordina, registra y controla la ejecución presupuestaria del CONJUVE; también se encarga de dar cumplimiento a los compromisos de carácter constitucional e institucional programados en las obligaciones presupuestarias de las obligaciones del Consejo. Deberá estar actualizado en las leyes que rigen el quehacer de la manteniéndose en constante capacitación 4. SECCIÓN DE INVENTARIOS Responsable de ejecutar actividades relacionadas con el movimiento, rotación y consistencia de mobiliario y equipo registrado en inventarios (sistema físico), brindar atención cuando se solicitan 2 Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página Ibid, página Ibi, página 15.

15 15 bienes, proteger mobiliario y equipo que se encuentran en bodega de resguardo. Realizar las gestiones correspondientes a los cambios de tarjeta de responsabilidad autorizados por la Contraloría General de Cuentas CGC- y reportes en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-. Así como todas aquellas atribuciones que se desprendan del departamento de Inventarios 5. 5 Ibid, página 16.

16 NORMAS ESPECÍFICAS 1. El Encargado (a) de Inventarios es el responsable de llevar un control de registros en los libros de activos fungibles y no fungibles, así como las tarjetas de responsabilidad que respaldan dichos registros, ambos deben estar autorizados por la Contraloría General de Cuentas CGC Es responsabilidad del Encargado de Inventario elaborar la tarjeta de responsabilidad inventario de activos fungibles y no fungibles por cada bien, así como registrar cada una de ellas en el libro de registro de inventario autorizado por la CGC. 3. Es responsabilidad del Encargado (a) de Inventario la codificación individual de todos los activos fungibles y no fungibles del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. 4. El Encargado (a) de Inventario es responsable de operar todas las alzas y bajas de activos no fungibles en el módulo de inventarios del Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-. 5. Cada Servidor Público del CONJUVE, según su grado de responsabilidad y funciones le serán otorgados bienes para el desempeño de sus labores, por lo que está obligado a firmar la tarjeta de responsabilidad de activos fungibles y no fungibles, siendo el responsable del manejo y custodia del bien designado. 6. Los activos fungibles y no fungibles, pueden ser utilizados fuera de las instalaciones del CONSEJO, únicamente con previa autorización de la Dirección General o quien haga sus veces 6, cuando sean actividades que realice la institución, siempre y cuando se cuente con la solicitud o requerimiento para poder ser utilizados. 7. Con el propósito de mantener actualizados los registros de activos, el Encargado (a) de Inventarios anualmente debe realizar una verificación física de los activos fungibles y no fungibles del CONJUVE, a efecto de regularizar faltantes o sobrantes que pudieran establecerse, utilizando la FORMA FIN-02 (Formulario de detalle de inventarios por cuenta) y FORMA FIN-001 (Formulario de resumen de inventario institucional). 8. El Subdirector Financiero y Encargado (a) de Inventarios, están obligados a remitir a más tardar el treinta y uno (31) de enero de cada año, un informe pormenorizado de los bienes muebles que tenga 6 LA DIRECCIÓN EJECUTIVA ES EL ENTE RESPONSABLE DE ASUMIR LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN EL CASO DE QUE LA DIRECTORA GENERAL NO SE ENCUENTRE EN FUNCIONES; LO ANTERIOR, CON BASE A LO DESCRITO EN ACUERDO GUBERNATIVO , CREACIÓN DE CONJUVE. ARTÍCULO 4, INCISO A, CON AUTORIZACIÓN DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA PRESIDENCIA.

17 registrado el CONJUVE al treinta y uno (31) de diciembre de cada año, a las Direcciones de Bienes del Estado y Licitaciones y Contabilidad, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas MFP Es responsabilidad del Subdirector Financiero y Encargado de Inventarios, reportar a la Dirección General o quien haga sus veces, la existencia de activos fungibles y no fungibles no utilizables o en desuso, por encontrarse en mal estado, para que por medio de esta instancia se solicite a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, proceda al traslado, destrucción o trámite de baja correspondiente Es responsabilidad del Subdirector Financiero y Encargado de Inventario, reportar a la Dirección General o quien haga sus veces, la existencia de activos fungibles y no fungibles no utilizables o en desuso, en buenas condiciones físicas y técnicas, para que por medio de esta instancia se solicite a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, proceda a ingresarlos como bienes en tránsito y posteriormente los asigne a otra dependencia que los necesite Para los casos de que los bienes no sea posible su reparación o utilización, el Subdirector Financiero o quien haga sus veces es el responsable de suscribir acta administrativa de baja describiéndolos, separando aquellos que tengan componentes de metal y consistencia destructible, indicándose su valor registrado en el libro de inventario autorizado por la CGC, adjuntando certificación de inventario y autorización de la Dirección General para que continúe su trámite En los casos de pérdida, faltante, robo o extravío, el Subdirector Financiero, a través del Encargado de la Unidad debe suscribir acta, solicitando la intervención de la persona que tenga firmado el bien o los bienes Los expedientes de baja o perdida, faltante, robo o extravío deben remitirse a la CGC, por parte de la Dirección General, para que emita opinión que si procede, ordene la baja que corresponda La Dirección General o quien haga sus veces son los responsables de autorizar los traslados (internos y externos) de activos fungibles y no fungibles del CONJUVE. 7 ACUERDO GUBERNATIVO , REGLAMENTO DE INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, ARTÍCULO IBID. ARTÍCULO 1. 9 IBI. ARTÍCULO IB. ARTÍCULO I. ARTÍCULO ARTÍCULO 9.

18 18 REGISTRO DE EQUIPO FUNGIBLE Y NO FUNGIBLE DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

19 PROCEDIMIENTO Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Financiera Departamento de Inventario- Título del Procedimiento: Registro de equipo fungible y no fungible del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 1 / 2 Inicia: Departamento de Almacén Departamento Puesto Responsable Proveedor Responsable de la entrega Administrativa / Departamento de Almacén Financiera / Departamento de Inventario Encargado (a) de Almacén Encargado (a) de Inventario Paso No Finaliza: Administrativa Actividad 19 Entrega los bienes adjudicados de acuerdo al requerimiento de compra. Recibe del proveedor la factura original que describe la compra de los bienes, suministros y/o servicios, y verifica que cumpla con el requerimiento de compra, en caso de no cumplir solicita la correcciones pertinentes. Da ingreso al almacén los suministros y equipo fungible y no fungible 13 detallado en la factura. Elabora constancia de ingreso a almacén y a inventario (ver anexo I), con el equipo fungible y no fungible 14, firmado y sellando la constancia de ingreso, para posteriormente trasladar para firma con el Encargado (a) de Inventario y visto bueno del Subdirector (a) Administrativo. Traslada al Encargado de Inventario fotocopia de la factura, para revisar y recabar la información relacionada con el bien adquirido. Recibe fotocopia de la factura con el número de ingreso a almacén y a inventarios, adjuntando los documentos relacionados al bien adquirido. Realiza verificación física de los bienes, utilizando la fotocopia de la factura del bien, acorde a la naturaleza del mismo. Con base a la documentación determina si es un activo fungible o no fungible. Codifica el bien con el código asignado por el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN- en lo que respecta a los bienes no fungibles 15 (este registro es correlativo para todas las instituciones del Estado) y los fungibles con registros internos. 13 ES CONSIDERADO BIEN FUNGIBLE AQUEL QUE TIENE UNA VIDA ÚTIL MENOR DE UN AÑO; Y NO FUNGIBLE CON UNA VIDA ÚTIL MAYOR A UN AÑO. 14 PARA COMPRAS POR MEDIO DE EVENTOS: COMPRAS DIRECTAS, CONTRATO ABIERTO Y COTIZACIÓN O LICITACIÓN; EL SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO ES EL RESPONSABLE DE AUTORIZAR LA CONSTANCIA DE INGRESO A ALMACÉN Y A INVENTARIO, FIRMANDO LA MISMA PARA TRASLADAR AL DEPARTAMENTO DE INVENTARIO. 15 EN LO QUE RESPECTA A LOS ACTIVOS NO FUNGIBLES DEBEN VERIFICARSE LAS CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS DEL BIEN ADQUIRIDO, PARA TAL EFECTO DEBE COMPROBARSE MARCA, MODELO, SERIE (SI HUBIERA), ETC.

20 Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Financiera Departamento de Inventario- Título del Procedimiento: Registro de equipo fungible y no fungible del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 1 / 3 Inicia: Departamento de Almacén Departamento Financiera / Departamento de Inventario Administrativa / Departamento de Almacén Administrativa Puesto Responsable Encargado (a) de Inventario Encargado (a) de Almacén Subdirector (a) Administrativo Paso No Finaliza: Administrativa Actividad 20 Ingresa la descripción del bien al libro de inventarios autorizado por la Contraloría General de Cuentas CGC-, registrando el código del activo no fungible, y al SICOIN lo siguiente: descripción del activo no fungible, datos inherentes de la factura; número de constancia de ingreso a almacén y a inventarios; nombre de la persona responsable del bien y, otra información adicional. Elabora la tarjeta de responsabilidad correspondiente (ver anexo II), con los datos registrados en el Libro de Inventario autorizado por la CGC, de conformidad con la información anteriormente mencionada. Traslada el activo al responsable y solicita firma al trabajador que tendrá en uso y custodia dicho bien. Recibe firma del trabajador y verifica que haya sido firmada y archiva. Traslada al departamento de Almacén el número de folio del libro de activos autorizado por la CGC, donde fue asentado el registro del activo no fungible. Recibe número de folio del libro de activos autorizado por la CGC, donde fue asentado el registro del activo no fungible, y lo anota en la constancia de ingreso a almacén y a inventario (ver anexo I). Envía documentos originales del expediente al Departamento de Compras para continuar con los trámites necesarios para el pago correspondiente. Recibe y revisa todos los documentos del expediente y realiza trámite de pago, en caso de faltar algún documento solicita al Encargado de Inventario.

21 FLUJOGRAMA 21

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23 23 TRASLADO TEMPORAL Y PERMANENTE DE EQUIPO FUNGIBLE Y NO FUNGIBLE (INTERNO) DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

24 PROCEDIMIENTO Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Financiera Departamento de Inventario- Título del Procedimiento: Traslado temporal y permanente de equipo fungible y no fungible (interno) del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 1 / 1 Inicia: Unidad Solicitante. Departamento Unidad solicitante Dirección Ejecutiva Unidad solicitante Financiera / Departamento de Inventario Puesto Responsable Responsable del mobiliario y equipo Director Ejecutivo o quien haga sus veces Responsable del mobiliario y equipo Encargado (a) de inventario Paso No Finaliza: Financiera / Departamento de Inventario. Actividad 24 Gestiona solicitud de traslado temporal o permanente del bien (o los bienes) que tiene bajo su responsabilidad, para tal efecto solicita el visto bueno del Director Ejecutivo o quien haga sus veces. Recibe y verifica la solicitud de traslado autorizando con visto bueno (continúa proceso), en caso contrario devuelve para las correcciones pertinentes. Recibe solicitud de traslado autorizado con visto bueno y traslada al Encargado (a) de Inventario para que proceda al traslado del bien (o los bienes) que se encuentran bajo su responsabilidad. Recibe la solicitud de traslado autorizado por las instancias correspondientes y verifica la (s) tarjeta (s) que el solicitante tiene actualmente bajo su responsabilidad. Programa fecha de entrega del bien (o los bienes) conjuntamente con el solicitante y la persona que se hará cargo. Procede a entregar el (o los) bien (es) al personal que se hará cargo de los activos. Solicita la firma en la (s) tarjeta (s) de responsabilidad por parte del (o los) interesado (s). Actualiza los registro (s) correspondientes.

25 FLUJOGRAMA 25

26 26 BAJA DE ACTIVOS NO FUNGIBLES Y FUNGIBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD -CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

27 PROCEDIMIENTO Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Financiera Departamento de Inventario- Título del Procedimiento: Baja de activos no fungibles y fungibles del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 1 / 3 Inicia: Financiera / Departamento de Inventario. Departamento Financiera / Departamento de Inventario Financiera Financiera / Departamento de Inventario Financiera Puesto Responsable Encargado (a) de inventario Subdirector Financiero Encargado (a) de inventario Subdirector Financiero Paso No Finaliza: Financiera / Departamento de Inventario. Actividad 27 Identifica los bienes no fungibles y fungibles en mal estado 16, que requieren baja del inventario ubicándolos en un lugar determinado 17. Suscribe borrador de acta administrativa en la que se haga constar ampliamente la situación del (o los) bien (es) no fungibles y fungibles, separando aquellos que tengan componentes de metal e indicándose su valor registrado. Elabora solicitud al Subdirector Financiero para que autorice el trámite de aprobación de la baja de los activos no fungibles y fungibles, adjuntando borrador de acta. Recibe y revisa la solicitud de trámite de baja, así como el borrador de acta, en caso de cumplir con los procedimientos legales y administrativos aprueba con visto bueno, en caso contrario devuelve al Encargado (a) de inventario para realizar los cambios requeridos. Recibe documentos con el visto bueno del Subdirector Financiero, por consiguiente suscribe el acta en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas CGC-, la cual es firmada por la Dirección General, Auditor Interno, Financiera y Departamento de Inventario. Firmada el acta administrativa, realiza la certificación correspondiente solicitando el visto al Subdirector Financiero. Recibe y revisa la certificación del acta administrativa en caso de cumplir con los procedimientos legales y administrativos aprueba con visto bueno, en caso contrario devuelve al Encargado (a) de inventario para realizar los cambios requeridos. 16 SI ES PARA DAR DE BAJA VEHÍCULOS ES NECESARIO QUE SE ELABORE UN DICTAMEN POR PARTE DE UN MÉCANICO AUTORIZADO DE GOBIERNO, Y EN EL CASO DEL EQUIPO DE COMPUTO DEBERÁ CONTAR CON UN DICTAMEN DEL ÁREA DE INFORMATICA. 17 ACUERDO GUBERNATIVO, NÚMERO , REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS MFP- ARTÍCULO 1.

28 Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Financiera Departamento de Inventario- Título del Procedimiento: Baja de activos no fungibles y fungibles del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 2 / 3 Inicia: Financiera / Departamento de Inventario. Departamento Financiera / Departamento de Inventario Financiera Dirección General Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones Contraloría General de Cuentas Puesto Responsable Encargado (a) de inventario Subdirector Financiero Director (a) General Paso No Delegación 13 Delegación 14 Finaliza: Financiera / Departamento de Inventario. Actividad 28 Recibe certificación de acta con el visto bueno del Subdirector Financiero. Realiza certificación del libro de inventarios autorizado por la CGC, donde estén registrados los activos no fungibles y fungibles que conforman el expediente. Prepara oficio que tiene como propósito solicitar autorización del trámite de baja por parte de la Dirección General, adjuntando la documentación mencionada en los pasos 8 y 9; para tal efecto solicita el visto bueno del Subdirector Financiero. Recibe y revisa solicitud de baja, en caso de cumplir con los procedimientos legales y administrativos aprueba con visto bueno, en caso contrario devuelve al Encargado (a) de inventario para realizar los cambios requeridos. Recibe y revisa expediente de baja, en caso de cumplir con lo requerido se autorizara con visto bueno, enviando oficio a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que se designe un delegado y solicite la intervención de un auditor de la CGC, para que procedan a la verificación del estado de los bienes; en caso contrario devuelve al Subdirector Financiero para realizar los cambios requeridos. Recibe y revisa el expediente, y procede a suscribir la resolución, y traslada a la Delegación de la CGC, en el Ministerio de Finanzas Públicas. Recibe y revisa resolución, por lo tanto nombra a un auditor gubernamental para que conjuntamente con el Encargado (a) de inventario del Consejo Nacional de la Juventud, realicen una verificación física de los bienes.

29 Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Financiera Departamento de Inventario- Título del Procedimiento: Baja de activos no fungibles y fungibles del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 3 / 3 Inicia: Financiera / Departamento de Inventario. Departamento Contraloría General de Cuentas Financiera / Departamento de Inventario Puesto Responsable Delegación Encargado (a) de inventario Paso No Finaliza: Financiera / Departamento de Inventario. Actividad 29 Programa fecha de revisión y notifica al Encargado de Inventario del Consejo. Emite resolución en donde se específica que se procede a incinerar o destruir los bienes o clasificarlos para venta por chatarra. Recibe resolución por parte de la CGC, por lo que envía los bienes clasificados como materiales ferrosos a las bodegas de Bienes de Estado y si es incinerable indican el lugar correspondiente 18. Al recibir notificación se procede a la baja física de los bienes no fungibles y fungibles, registrando las bajas en el libro de inventario autorizado por la CGC. Solicita en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN- en el módulo de inventario, la baja de activos no fungibles y fungibles, requiriendo la aprobación a Contabilidad del Estado para la baja definitiva de los bienes en mal estado. 18 Si es incinerable se localiza el lugar con la presencia de los representantes de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas MFP-, Delegado de la Contraloría General de Cuentas y Encargado (a) de Inventario del Consejo Nacional de la Juventud; para proceder a la incineración o destrucción de los bienes.

30 FLUJOGRAMA 30

31 31

32 32

33 33 ACTIVOS NO FUNGIBLES Y FUNGIBLES EN DESUSO DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD -CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

34 PROCEDIMIENTO Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Financiera Departamento de Inventario- Título del Procedimiento: Activos no fungibles y fungibles en desuso del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 1 / 2 Inicia: Financiera / Departamento Finaliza: Dirección de Bienes del Estado y de Inventario. Departamento Financiera / Departamento de Inventario Financiera Financiera / Departamento de Inventario Financiera Financiera / Departamento de Inventario Puesto Responsable Encargado (a) de inventario Subdirector Financiero Encargado (a) de inventario Subdirector Financiero Encargado (a) de inventario Paso No Licitaciones Actividad 34 Identifica los bienes no fungibles y fungibles no utilizables o en desuso. Suscribe borrador de acta administrativa en la que se haga constar que existen activos no fungibles y fungibles en desuso. Elabora oficio dirigido al Subdirector Financiero indicando que existen activos en desuso, con el propósito de que autorice el trámite, adjuntando borrador de acta. Recibe y revisa la solicitud de trámite de activos en desuso, así como el borrador de acta, en caso de cumplir con los procedimientos legales y administrativos aprueba con visto bueno, en caso contrario devuelve al Encargado (a) de inventario para realizar los cambios requeridos. Recibe documentos con el visto bueno del Subdirector Financiero, por consiguiente suscribe el acta en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas CGC-, la cual es firmada por la Dirección General, Auditor Interno, Financiera y Departamento de Inventario. Firmada el acta administrativa, realiza la certificación correspondiente solicitando el visto al Subdirector Financiero. Recibe y revisa la certificación del acta administrativa en caso de cumplir con los procedimientos legales y administrativos aprueba con visto bueno, en caso contrario devuelve al Encargado (a) de inventario para realizar los cambios requeridos. Recibe certificación de acta con el visto bueno del Subdirector Financiero.

35 Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Financiera Departamento de Inventario- Título del Procedimiento: Activos no fungibles y fungibles en desuso del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 2 / 2 Inicia: Financiera / Departamento Finaliza: Dirección de Bienes del Estado y de Inventario. Departamento Financiera / Departamento de Inventario Financiera Dirección General Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones Puesto Responsable Encargado (a) de inventario Subdirector Financiero Director (a) General Paso No Delegación 13 Licitaciones Actividad 35 Realiza certificación del libro de inventarios autorizado por la CGC, donde estén registrados los activos no fungibles y fungibles que conforman el expediente. Prepara oficio que tiene como propósito solicitar autorización del trámite de activos en desuso por parte de la Dirección General, adjuntando la documentación mencionada en los pasos 8 y 9; para tal efecto solicita el visto bueno del Subdirector Financiero. Recibe y revisa oficio de solicitud de activos en desuso, en caso de cumplir con los procedimientos legales y administrativos aprueba con visto bueno (traslada a Dirección General para autorización), en caso contrario devuelve al Encargado (a) de inventario para realizar los cambios requeridos. Recibe y revisa expediente de activos no fungibles y fungibles en desuso, autorizando con visto bueno, enviando oficio a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, para que los ingrese como bienes en tránsito. Recibe y revisa el expediente, y procede a ingresarlos los bienes como activos en tránsito, con el propósito de ponerlos a disposición de otra institución del Estado que los necesite.

36 FLUJOGRAMA 36

37 37

38 38 PÉRDIDA, FALTANTE O EXTRAVÍO DE ACTIVOS NO FUNGIBLES Y FUNGIBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD -CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

39 39 PROCEDIMIENTO Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Financiera Departamento de Inventario- Título del Procedimiento: Pérdida, faltante o extravío de activos no fungibles y fungibles del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la Republica de Guatemala. Hoja: 1 / 3 Inicia: Financiera / Departamento de Inventario. Departamento Departamento Responsable Financiera / Departamento de Inventario Financiera Contraloría General de Cuentas Puesto Responsable Responsable Encargado (a) de Inventario Subdirector Financiero Paso No Delegación 8 Finaliza: Financiera / Departamento de Inventario. Actividad En el momento del siniestro deberá presentar denuncia ante la Policía Nacional Civil PNC- o Ministerio Público. Suscribe oficio circunstanciado de los hechos, informando de la pérdida a su jefe inmediato, adjuntando la denuncia ante la Policía Nacional Civil PNC- o Ministerio Público. Solicita ante su jefe inmediato la suscripción del Acta Administrativa haciendo constar los hechos acaecidos por la pérdida, faltante o extravío del bien o los bienes; donde participen el Auditor Interno, Director Ejecutivo, Subdirector Financiero, Encargado de Inventarios. Conforma expediente, el cual debe incluir: denuncia ante la Policía Nacional Civil PNC- o Ministerio Público, oficio circunstanciado dirigido al jefe superior inmediato y certificación de acta administrativa en la unidad donde se haya suscrito, y traslada expediente al Encargado (a) de Inventario. Recibe y verifica la documentación de soporte que respalda el bien o los bienes, adjuntando: fotocopia de tarjeta de responsabilidad y certificación de ingreso al inventario. Elabora oficio de traslado para remitir a la Contraloría General de Cuentas CGC-, para que dictamine lo procedente, adjuntando los documentos de los pasos (4 y 5); para tal efecto traslada al Subdirector Financiero para visto bueno, y posteriormente solicita autorización a la Dirección General para su traslado. Recibe y verifica el expediente, en caso cumplir con los procedimientos legales y administrativos, elabora providencia de envió a la CGC, para que emita el dictamen correspondiente, en caso contrario devuelve al Encargado de Inventario para correcciones. Recibe y verifica el expediente, emitiendo dictamen con o sin responsabilidad por parte del responsable del bien, enviando opinión a la Dirección General del Consejo.

40 Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Financiera Departamento de Inventario- Título del Procedimiento: Pérdida, faltante o extravío de activos no fungibles y fungibles del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 2 / 3 Inicia: Financiera / Departamento de Inventario. Departamento Dirección General Departamento Responsable Financiera / Departamento de Inventario Departamento Responsable Puesto Responsable Director (a) General Responsable Encargado (a) de Inventario Paso No Responsable 15 Finaliza: Financiera / Departamento de Inventario. Actividad 40 Recibe opinión por parte de la CGC, y de acuerdo al dictamen procede a notificar lo resuelto al responsable del bien, solicitando el cumplimiento de dicha resolución. Si la resolución es con responsabilidad el responsable podrá optar por reponer el bien (A), o pago (B) y, si fuera sin responsabilidad el Encargado de Inventario con base en el dictamen suscrito por la CGC debe registrar la baja del bien perdido, robado o extraviado en el libro de inventario autorizado por la CGC. (C) (A) Si el responsable optare por reponer el bien deberá entregar uno igual o con mejores características (si fuese equipo de cómputo debe contar con dictamen técnico por parte del departamento de informática). Solicita ante su jefe inmediato la suscripción del Acta Administrativa de aceptación del bien, donde participen el Auditor Interno, Director Ejecutivo, Subdirector Financiero y Encargado de Inventarios; solicitando certificación de acta en la unidad donde se haya suscrito. Traslada el expediente al Encargado de Inventarios para que realice la certificaciones correspondientes adjuntando los documentos descritos en los pasos (10, 11 y 12) Recibe y revisa el expediente por parte del responsable, y procede realizar las certificaciones contables en la tarjeta de responsabilidad, libro de inventario autorizado por la CGC y Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN- (serie, marca, modelo, color, entre otros) (B) Si el responsable optare por pagar el bien, el dinero será depositado en la cuenta de fondo común. (el valor a pagar será el costo actual del bien, no el registrado en libros contables) situación que debe ser demostrada adjuntado dos cotizaciones legitimas a la boleta de depósito.

41 Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Financiera Departamento de Inventario- Título del Procedimiento: Pérdida, faltante o extravío de activos no fungibles y fungibles del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 3 / 3 Inicia: Financiera / Departamento de Inventario. Departamento Departamento Responsable Financiera / Departamento de Inventario Departamento Responsable Financiera / Departamento de Inventario Puesto Responsable Paso No. Responsable 16 Encargado (a) de Inventario Responsable 19 Encargado (a) de Inventario Finaliza: Financiera / Departamento de Inventario. Actividad 41 Traslada el expediente al Encargado de Inventarios para que realice la certificaciones correspondientes adjuntando los documentos descritos en los pasos (10, 12 y 15) Recibe y revisa el expediente por parte del responsable, y procede a registrar las bajas en el libro de inventario autorizado por la CGC y SICOIN. Notifica a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, adjuntando copia de los documentos descritos en los pasos (10, 12 y 15). (C) Si el dictamen emitido por la CGC fuese sin responsabilidad, debe trasladarse al Encargado de Inventario para realice la baja contable, adjuntando copia del dictamen. Recibe copia del dictamen de la CGC sin responsabilidad por parte del responsable, y procede a registrar la baja en el libro de inventario y SICOIN. Notifica a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, adjuntando copia de los documentos de soporte.

42 FLUJOGRAMA 42

43 43

44 44

45 45 TRASLADO PERMANENTE (EXTERNO) DE ACTIVOS NO FUNGIBLES Y FUNGIBLES DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD -CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

46 46 PROCEDIMIENTO Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Financiera Departamento de Inventario- Título del Procedimiento: Traslado permanente (externo) de activos no fungibles y fungibles del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala. Hoja: 1 / 1 Inicia: Unidad Solicitante. Departamento Puesto Responsable Paso No. Unidad Solicitante Interesado 1 Dirección General Financiera Dirección General Financiera Ministerio de Finanzas Públicas Directora General Financiera / Departamento de Inventario Directora General Financiera / Departamento de Inventario Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones Financiera / Departamento de Inventario Finaliza: Unidad Solicitante. Actividad Realiza la solicitud de traslado dirigido a la Dirección General de Consejo. Recibe solicitud de traslado de bienes por parte de la Unidad solicitante; y traslada al Encargado (a) de inventario del Consejo para que verifique si existe disponibilidad de mobiliario y equipo, en caso contrario finaliza el proceso. Recibe y verifica solicitud de traslado, evaluando los bienes que se encuentran en desuso (buenas condiciones). Suscribe oficio el cual debe describir los activos que pueden ser traslados en forma permanente, con el visto bueno del Subdirector Financiero. Posteriormente traslada a Dirección General para su autorización. Recibe y verifica opinión del Encargado (a) de Inventario, autorizando el traslado de los bienes mediante acuerdo interno; trasladando la documentación a la Financiera para suscripción del Acta de entrega. Recibe y verifica los documentos, posteriormente elabora Acta de entrega de los bienes trasladados, donde participen el Auditor Interno, Director Ejecutivo, Subdirector Financiero, Encargado de Inventarios y Unidad solicitante, solicitando la firma a los involucrados. Conforma expediente y solicita a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas MFP-, la resolución (de baja) del bien o los bienes trasladados, adjuntado copia de los documentos citados. Recibe y verifica el expediente, autorizando el mismo mediante resolución interna, en caso contrario devuelve a la Financiera para que realice las correcciones. Aprobado el expediente se traslada a Contabilidad del Estado del MFP para autorización, así mismo se 9 Financiera realiza la baja del inventario en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-. Unidad Solicitante Interesado 10 Procede a dar registro a los bienes trasladados.

47 FLUJOGRAMA 47

48 ANEXOS 48

49 ANEXO I 49

50 ANEXO II 50

51 51 Presidencia de la República de Guatemala Guatemala, Mayo 2014 Financiera Sección de Inventario - Manual de Procedimientos de la Sección de Inventario