MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISIÓN Y PAGO DE SERVIDORES CÍVICOS SOCIALES SEGUNDA VERSIÓN AÑO: 2014

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISIÓN Y PAGO DE SERVIDORES CÍVICOS SOCIALES SEGUNDA VERSIÓN AÑO:

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3 3 CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA AUTORIDADES Licda. Mayra Alejandra Carrillo De León Directora General Héctor Alfredo Ruíz Fuentes Director Ejecutivo CUERPO DE ASESORES Lic. Hamilton Estuardo Espina González Asesor Financiero Licda. Ana Roxana Urrutia Oliva Asesora de Recursos Humanos Licda. Ingrid Ofelia Castillo Barrientos Asesora Jurídica COLABORACIÓN Lic. Marvin Eli Omar Calderón Abrego Auditor Interno Lic. Álvaro Augusto Álvarez Diéguez Subdirector Financiero Lic. Jesper Mario Fuentes Orozco Encargado de Planificación y Programación Silvia Aida Lemus Quevedo Departamento de Planificación y Programación William Alejandro Yup de León Departamento de Planificación y Programación Enlace CONJUVE Servicio Cívico Guatemala, Febrero 2014

4 4 ÍNDICE GENERAL Dirección Ejecutiva, Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República i. Introducción. 5 ii. Objetivos. 6 iii. Justificación. 7 iv. Alcance. 8 v. Disposiciones legales. 9 vi. Derechos y obligaciones de los Servidores Cívicos. 10 vii. Estructura organizacional. 11 viii. Responsabilidades. 12 ix. Definiciones. 15 x. Documentos de respaldo para el Comprobante Único de Registro CUR Control de pago de Servidores Cívicos Sociales del Consejo Nacional de la Juventud Procedimiento Flujograma Supervisión de Servidores Cívicos Sociales del Consejo Nacional de la Juventud Procedimiento Flujograma Anexos. 26

5 5 INTRODUCCIÓN El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito contar con una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades del Servicio Cívico Social; presentando un instrumento de apoyo y mejora institucional. Para su empleo, el manual comprende en forma ordenada, secuencial y detallada los procedimientos a seguir en cuanto a la supervisión y pago de servidores cívicos; así como la documentación de soporte que debe contener el comprobante único de registro CUR- para proceder al registro del gasto. Está orientado al personal involucrado en desarrollo del proyecto del Servicio Cívico Social, además de aquellos ajenos a la misma con interés de conocer su funcionamiento organizacional 1 ; por tratarse de un documento normativo y de consulta deberá permanecer en los centros de trabajo, por lo que se recomienda realizar su revisión y actualización constante; así como la socialización del mismo, con el personal de la institución. 1 DECRETO , LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA.

6 6 OBJETIVOS GENERAL Garantizar la supervisión y pago oportuno de los Servidores Cívicos Sociales asignados al Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, así como proveer los medios necesarios para que cumplan las setecientas veintiocho (728) horas establecidas en el -Artículo 40- de la Ley de Servicio Cívico y -Artículo 5- su reglamento. (Decreto y Acuerdo Gubernativo ) ESPECÍFICOS 1. Que los ciudadanos conozcan y se involucren en la realidad social, económica y cultural de nuestro país. 2. Estimular, a través del conocimiento social de la Nación, la solidaridad entre los guatemaltecos. 3. Promover la participación ciudadana en forma directa en la solución de los problemas comunales y nacionales 4. Velar que el Servidor Cívico Social cumpla con responsabilidad, cumpliendo con los principios y objetivos fijados en la Ley de Servicio Cívico y su reglamento. 5. Servir como material de consulta para la inducción y capacitación de personal.

7 7 JUSTIFICACIÓN El presente trabajo surge de la necesidad de actualizar los procedimientos de supervisión y pago de Servidores Cívicos Sociales asignados al Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala; lo que permitirá simplificar los métodos de trabajo, evitar duplicidad de procesos, optimización de recursos, obteniendo una mayor eficiencia en los procesos operativos. Su vigencia servirá de base para la orientación de personal de nuevo ingreso, al proveerle la herramienta técnica que facilite su incorporación al puesto de trabajo.

8 8 ALCANCE El contenido del presente manual tiene aplicación práctica en todas las operaciones que tengan relación en cuanto a supervisión y pago de Servidores Cívicos Sociales asignados al Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Presidencia de la República de Guatemala, donde cada funcionario y empleado tiene definido el grado de responsabilidad en la ejecución de los procedimientos de acuerdo al puesto de trabajo que desempeña.

9 9 DISPOSICIONES LEGALES 1. Constitución Política de la República de Guatemala. 2. Acuerdo Gubernativo , Creación del Consejo Nacional de la Juventud. 3. Decreto Ley de Servicio Cívico y su reglamento (Acuerdo Gubernativo ). 4. Decreto , Ley de Acceso a la Información Pública.

10 10 DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES CÍVICOS Según Acuerdo Gubernativo número de fecha 26 de noviembre de 2010, del Reglamento de la Ley de Servicio Cívico, artículo 6 Derechos, indica que en los ciudadanos guatemaltecos que realicen Servicios Cívicos gozan de los derechos siguientes: Recibir trato justo y respetuoso en el desempeño del Servicio Cívico. Recibir insumos necesarios para la ejecución del Servicio Cívico. Contar con credencial o identificación que le acredite su condición de Servidor Cívico. Recibir constancia de haber prestado el servicio o haber exceptuado del mismo; Recibir la remuneración correspondiente. El artículo 7 Obligaciones, del mismo reglamento hace referencia a los compromisos que debe cumplir los Servidores Cívicos, siendo estos: Presentarse puntualmente a las actividades en la institución en la que presta el Servicio Cívico. Cumplir con responsabilidad y honestidad. Acatar las disposiciones de las instituciones donde se preste el servicio. Informar por escrito a la institución en la que presta el servicio de la interrupción del mismo. Utilizar debidamente la credencial, los distintivos e insumos, que la institución ponga a su disposición durante la realización del servicio.

11 11 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA CONJUVE Fuente: Subdirección de Recursos Humanos

12 RESPONSABILIDADES DIRECCIÓN GENERAL Coordina y supervisa el desarrollo de las actividades administrativas del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República, dentro del marco de las políticas, programas y estrategias de conllevan a la eficacia, racionalización y transparencia en el manejo y uso de los recursos, con la finalidad de agilizar las acciones del Consejo Es la unidad responsable de cumplir con el número de Servidores Cívicos Sociales asignados a la Institución. DIRECCIÓN EJECUTIVA Estará a cargo de un Director Ejecutivo, quien llevará a cabo las funciones Ejecutivas de la Institución de conformidad con los lineamientos e instrucciones del Director (a) General. Tendrá a su cargo la administración de los bienes y fondos del Consejo, cumplirá y ejecutará las disposiciones emanadas de la Dirección General, a quien mantendrá informada acerca del funcionamiento de su Dirección y sobre los asuntos que requieran. Propondrá a la Dirección General la creación de los servicios necesarios para su buen funcionamiento y ejercerá de las demás funciones y facultades que le correspondan de conformidad con los reglamentos que se dicten y las normas que fueran aplicadas 3. Es el ente responsable de verificar que los informes de los Servidores Cívicos Sociales coincidan con las actividades programadas y el número de horas establecidas en cada etapa, aprobándolos con visto bueno, para su posterior pago por parte de la Subdirección Financiera. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN Ejecuta y coordina proyectos y programas con el fin de mantener al día los Planes Operativos Anuales de la Institución. Se encarga de orientar técnicamente a los Coordinadores del Consejo Nacional de la Juventud en la realización el POA anual 4. 2 Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página Ibid, página Ibid, página 19.

13 13 Es el responsable de llevar el control de servidores en coordinación con los registros de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, así como la revisión y recopilación de la documentación de soporte. En virtud de lo anterior, debe emitir un informe general del Servicio Cívico Social, que incluya la situación del proyecto y las actividades realizadas, así como indicar las deserciones, permisos y ausencias. Es la unidad responsable de elaborar los programas de actividades, que deberán ser presentados a más tardar en el mes de abril de cada año a la Junta Nacional de Servicio Cívico a través de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico. 5 SUBDIRECCIÓN FINANCIERA Planifica, coordina, registra y controla la ejecución presupuestaria del Consejo Nacional de la Juventud; también se encarga de dar cumplimiento a los compromisos de carácter constitucional e institucional programados en las obligaciones presupuestarias de las obligaciones del CONJUVE. Deberá estar actualizado en las leyes que rigen el quehacer de la Subdirección manteniéndose en constante capacitación 6. Es el ente responsable de velar que exista disponibilidad presupuestaria y financiera para el pago de Servidores Cívicos Sociales; y de efectuar la etapa de pago en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-, previa autorización de la Dirección Ejecutiva, girando sus instrucciones al Contador General para que elabore documento de aviso al Banco de Desarrollo Rural BANRURAL- para las respectivas transferencias a cada cuenta, así como el traslado y firma de oficio a la Unidad de Transparencia. DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Se encarga del análisis, evaluación, control y ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del Consejo Nacional de la Juventud, así como lo relacionado a gestiones de modificaciones, ampliaciones, disminuciones, cuota financiera y anticipo, fondo rotativo, seguimiento físico y plan anual de presupuesto de la institución 7. 5 Ley de Servicio Cívico, Decreto y su reglamento, Acuerdo Gubernativo , artículo 8. inciso a). 6 Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página Ibid, página 15.

14 14 Es el responsable de mantener la disponibilidad presupuestaria, así como realizar la programación de la cuota financiera de acuerdo a la fechas estipuladas por el Ministerio de Finanzas Públicas; y efectuar el registro de la etapa de compromiso en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Planifica, organiza y coordina todas las actividades relacionadas con el área contable, con el objeto de obtener las consolidaciones requeridas por la Institución 8. Es responsable de realizar los registros correspondientes en el Sistema Informático de Gestión SIGES-, y realizar las etapas de devengado en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN-; así como las siguientes actividades: Llevar un registro de saldos de la cuenta bancaria. Revisar la documentación de soporte de pago de Servidores Cívicos Sociales, y que la misma cumpla con los requisitos básicos establecidos en el presente Manual. Verificar que la transferencia de fondos se haya efectuado en cada cuenta de los Servidores Cívicos Sociales. SECRETARIA EJECUTIVA DE SERVICIO CÍVICO La Secretaría estará a cargo de una unidad administrativa especializada, bajo la dirección de un Secretario Ejecutivo. Esta unidad dispondrá de los recursos y el personal necesario para cumplir las tareas que le encomiende la Junta 9 Nacional de Servicio Cívico. Se encargará de aperturar las cuentas monetarias en el Banco de Desarrollo Rural BANRURAL- a cada uno de los Servidores Cívicos Sociales, enviando al Consejo Nacional de la Juventud las nóminas de la cuentas aperturadas. 8 Ibid, página Ley de Servicio Cívico, Decreto y su reglamento, Acuerdo Gubernativo , artículo 11.

15 DEFINICIONES REMUNERACIÓN Se entenderá por remuneración, el pago que reciba el Servidor Cívico por el cumplimiento de su deber constitucional 10. SERVIDOR CÍVICO Es el ciudadano guatemalteco que se encuentre prestando un servicio al país, de conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley de Servicio Cívico y su reglamento 11. SERVICIO CÍVICO Es la actividad que efectúan los ciudadanos guatemaltecos de forma personal y determinada, para contribuir al desarrollo del país o servir a la defensa de la patria 12. SERVICIO CÍVICO SOCIAL Es la actividad que los ciudadanos guatemaltecos deben prestar a favor del país en instituciones civiles, públicas o privadas no lucrativas, para lograr un bien común y contribuir al desarrollo de la nación 13. SERVICIO CÍVICO SOCIAL ORDINARIO Es la realización del Servicio Cívico Social de forma continua diaria, alterna o fines de semana a escogencia del guatemalteco 14. EDADES El Servicio Cívico deberán prestarlo los guatemaltecos aptos, comprendidos entre los dieciocho (18) y veinticuatro (24) años de edad 15. TIEMPO DE SERVICIO El tiempo requerido para la realización de Servicio Cívico Social en su forma ordinaria, debe de ser de setecientas veintiocho (728) horas acumuladas Ley de Servicio Cívico, Decreto y su reglamento, Acuerdo Gubernativo , artículo 2. inciso c). 11 Ibid, inciso d), página Ibid, inciso e), página Ibid, inciso g), página Ibid, inciso h), página Ibid, artículo 3, Edades, página 3.

16 16 DOCUMENTOS DE RESPALDO PARA EL COMPROBANTE ÚNICO DE REGISTRO CUR- A continuación se presenta la documentación de respaldo para CUR de gasto: Copia del Acuerdo Interno que aprueba el pago para cada Servidor Cívico Social. Informe General del Servicio Cívico suscrito por el Encargado de Planificación y Programación con el visto bueno del Director Ejecutivo, que incluya la situación del proyecto y las actividades realizadas, así como indicar las deserciones, permisos y ausencias. Informe de actividades por cada Servidor Cívico Social, con el visto bueno del Director Ejecutivo del Consejo Nacional de la Juventud. Fotocopia del Documento Personal de Identificación DPI- de cada Servidor Cívico Social. Cuenta Monetaria del Banco de Desarrollo Rural BANRURAL- de cada Servidor Cívico Social. Planilla debidamente firmada por cada Servidor Cívico Social que recibe el pago, indicando: lugar donde presta el servicio, nombres y apellidos completos, número de horas prestadas por cada servidor, número de DPI, firma del servidor, valor de la hora prestada y monto total a recibir.

17 17 CONTROL DE PAGO DE SERVIDORES CÍVICOS SOCIALES DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

18 PROCEDIMIENTO Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Dirección Ejecutiva Departamento de Planificación y Programación- Título del Procedimiento: Control de pago de Servidores Cívicos Sociales del Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la Republica. Hoja: 1 / 3 Inicia: Dirección General Departamento Dirección General Departamento de Planificación y Programación Puesto Responsable Directora General Encargado de Planificación y Programación Paso No. 1 2 Finaliza: Subdirección Financiera Actividad 18 Cumple con el número de Servidores Cívicos Sociales y traslada documentos de respaldo al Departamento de Planificación y Programación. Recibe y revisa los documentos idóneos para las prestación del Servicio Cívico, siendo estos los siguientes : Hoja de responsabilidad. (ver anexo I) Solicitud de alistamiento. (ver anexo II) Ficha socioeconómica. (ver anexo III) Fotocopia de documento personal de identificación DPI-. En caso de faltar algún documento, será el ente responsable de solicitar dicha papelería. Dirección Ejecutiva Departamento de Planificación y Programación Dirección Ejecutiva Director Ejecutivo Encargado de Planificación y Programación Director Ejecutivo Realiza la programación de actividades, trasladando al Director Ejecutivo para visto bueno. Recibe y verifica la programación de actividades de Servidores Cívicos Sociales, autorizando con visto bueno (si se cumple con lo descrito en el presente Manual continúa proceso); en caso contrario devuelve al Encargado de Planificación y Programación para realizar las correcciones pertinentes. Recibe planificación de actividades de Servidores Cívicos con visto bueno de la Dirección Ejecutiva, permitiendo realizar las supervisiones planificadas 16. (ver procedimiento de supervisión de Servidores Cívicos Sociales del Consejo Nacional de la Juventud) Recibe y revisa expedientes de soporte por parte de los Servidores Cívicos, posteriormente traslada a la Dirección Ejecutiva para aprobación. Recibe y verifica los expedientes que respaldan las actividades de los Servidores Cívicos Sociales autorizando con visto bueno (si se cumple con lo descrito en el presente Manual continúa proceso); en caso contrario devuelve al Encargado de Planificación y Programación para realizar las correcciones pertinentes. 16 La programación de actividades debe presentarse a más tardar en el mes de abril de cada año a la Junta Nacional de Servicio Cívico a través de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, cumpliendo así con lo descrito en el artículo 8, Etapas, inciso a) del Reglamento de Servicio Cívico, Acuerdo Gubernativo número , de fecha Guatemala 26 de noviembre de 2010.

19 Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Dirección Ejecutiva Departamento de Planificación y Programación- Título del Procedimiento: Control de pago de Servidores Cívicos Sociales del Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la Republica. Hoja: 2 / 3 Inicia: Dirección General Departamento Departamento de Planificación y Programación Subdirección Financiera Subdirección Financiera / Departamento de Contabilidad Subdirección Financiera / Departamento de Presupuesto Subdirección Financiera / Departamento de Contabilidad Subdirección Financiera Subdirección Financiera / Departamento de Contabilidad Puesto Responsable Encargado de Planificación y Programación Subdirector Financiero Contador General Encargado de Presupuesto Contador General Subdirector Financiero Contador General Paso No Finaliza: Subdirección Financiera Actividad 19 Recibe expedientes que respaldan las actividades de los Servidores Cívicos Sociales con visto bueno de la Dirección Ejecutiva, trasladando a Subdirección Financiera para trámite de pago. Recibe y revisa documentación soporte de las actividades de los Servidores Cívicos Sociales, (si se cumple con lo descrito en el presente Manual continúa proceso); en caso contrario devuelve al Encargado de Planificación y Programación para realizar las correcciones pertinentes. Recibe expediente aprobado por el Subdirector Financiero y procede a solicitar la cuota financiera, posteriormente traslada la departamento de Presupuesto para programación de cuota. Recibe expediente y procede a realizar la programación de cuota. Aprobada la cuota financiera, procede a comprometer el gasto en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN- y traslada al Contador General para registrar el gasto. Recibe expediente con la programación de cuota aprobada y procede a regístralo en el Sistema Informático de Gestión SIGES-, para posteriormente devengar el gasto en el sistema SICOIN, trasladando al Subdirector Financiero para generar orden de pago. Recibe expediente con el gasto devengado en SICOIN, posteriormente da solicitud de pago, verificando la transferencia de la Tesorería Nacional del Banco de Guatemala, trasladado documentos al Contador General. Recibe expediente aprobado por el Subdirector Financiero, posteriormente traslada los recursos financieros a la cuenta monetaria del Banco de Desarrollo Rural BANRURAL-. Elabora oficio para transferencia a cada cuenta de los Servidores Cívicos y tramita firmas del Subdirector Financiero, Director General o quien haga sus veces.

20 Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Dirección Ejecutiva Departamento de Planificación y Programación- Título del Procedimiento: Control de pago de Servidores Cívicos Sociales del Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la Republica. Hoja: 3 / 3 Inicia: Dirección General Departamento Subdirección Financiera / Departamento de Contabilidad Subdirección Financiera Puesto Responsable Contador General Subdirector Financiero 20 Finaliza: Subdirección Financiera Paso Actividad No. Envía oficio de transferencia al BANRURAL y nómina por medio de correo electrónico a través de un archivo 17 encriptado para que solo el Banco pueda abrirlo, para acreditar a cada cuenta de los servidores cívicos sociales, el monto que corresponda. 18 Archiva documentación de soporte. Verifica que se hayan efectuado los depósitos 19 correspondientes en cada cuenta.

21 FLUJOGRAMA 21

22 22

23 23 SUPERVISIÓN DE SERVIDORES CÍVICOS SOCIALES DEL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD CONJUVE- PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA

24 PROCEDIMIENTO Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Dirección Ejecutiva Departamento de Planificación y Programación- Título del Procedimiento: Supervisión de Servidores Cívicos Sociales del Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la Republica. Hoja: 1 / 1 Inicia: Departamento de Planificación y Programación. Departamento Departamento de Planificación y Programación Departamento de Planificación y Programación Programa de Servicio Cívico Social Departamento de Supervisión Departamental Departamento de Planificación y Programación Puesto Responsable Encargado de Planificación y Programación o quien haga sus veces Encargado de Planificación y Programación o quien haga sus veces Servidores Cívicos Delegados Departamentales Encargado de Planificación y Programación o quien haga sus veces Paso No Finaliza: Departamento de Planificación y Programación. Actividad Recibe planificación de actividades de Servidores Cívicos con visto bueno de la Dirección Ejecutiva, permitiendo realizar las supervisiones planificadas 17. Supervisa y monitorea al Delegado Departamental y realiza visitas aleatorias a los Servidores Cívicos Sociales. Realizan actividades, informes y bitácoras correspondientes al proyecto de Servicio Cívico Social. Recopilan informes (ver anexo IV) y bitácoras de horas (ver anexo V) de los Servidores Cívicos Sociales y trasladan al Encargado de Planificación y Programación. Recibe de los delegados departamentales los informes y bitácoras de horas de los Servidores Cívicos Sociales. Realiza un informe general de las horas y visitas realizadas a los Servidores Cívicos Sociales, adjuntando los informes individuales por cada servidor, trasladando al Director Ejecutivo para visto bueno. 17 La programación de actividades debe presentarse a más tardar en el mes de abril de cada año a la Junta Nacional de Servicio Cívico a través de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, cumpliendo así con lo descrito en el artículo 8, Etapas, inciso a) del Reglamento de Servicio Cívico, Acuerdo Gubernativo número , de fecha Guatemala 26 de noviembre de 2010.

25 FLUJOGRAMA 25

26 ANEXOS 26

27 ANEXO I 27

28 ANEXO II 28

29 ANEXO III 29

30 ANEXO IV 30

31 ANEXO V 31

32 32 Presidencia de la República de Guatemala Guatemala, Marzo 2014 Dirección Ejecutiva Manual de Procedimientos de Pago y Supervisión de Servidores Cívicos Sociales