INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Transcripción

1 COPIA CONTROLADA No. 1 Banco Central de Reserva de El Salvador INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Octubre de 201 O

2 ÍNDICE 1. GENERALIDADES Antecedentes Base Legal Ámbito de Aplicación OBJETIVOS DEFINICIONES NORMAS GENERALES NORMAS ESPECÍFICAS Envfo de Documentación al Archivo General Digitalización de Documentos Registro y Control de Documentos Préstamo de Documentos Físicos para Consultas Accesos para Registros y Consulta de Documentos Digitalizados Conservación y Destrucción de Documentos Físicos Conservación y Eliminación de Documentos Electrónicos Medidas de Seguridad DISPOSICIONES ESPECIALES... & 7. VIGENCIA, DISTRIBUCIÓN Y DIVULGACIÓN... & CUADRO DE CONTROL DE MODIFICACIONES... S

3 I!Rl:SEJ~VADEEL SALVADOR llci/1~ill 1. GENERALIDADES 1.1 Antecedentes El Banco Central de Reserva de El Salvador, en el ejercicio de sus funciones, genera documentos y registros de naturaleza administrativa, contable, jurídica y técnica, los cuales constituyen archivos para futuros usos institucionales, en papel, microfilmaciones o medios electrónicos. Los archivos, en razón de la especialización tecnológica, están bajo la administración del Departamento de Servicios Generales en lo relacionado a papeles, microfilmaciones y documentos digitalizados; y del Departamento de Informática, lo concerniente a medios electrónicos. Debido al uso de nueva tecnología para el respaldo de las operaciones y documentos, y los cambios administrativos en la organización, se requiere de la emisión de un documento actualizado conforme a las necesidades institucionales. 1.2 Base Legal El presente instructivo se emite para operativizar lo establecido en el marco legal siguiente: Artículo 23, lit. j), Ley Orgánica del Banco Central de Reserva de El Salvador Artículos 95 y 99 numeral 1, Ley de la Corte de Cuentas de la República Artículos 451 y 455, Código de Comercio Artículo 2 ordinal 2, Artículos 6 y 12, Ley del Archivo General de la Nación Artículo 15, Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, Artículo 30, Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Especificas del Banco Central de Reserva Instructivo para el ingreso a las instalaciones del Banco. 1.3 Ámbito de Aplicación Todas las unidades administrativas del Banco Central de Reserva de El Salvador; al DSG como responsable de administrar el archivo general; y a las unidades, como generadoras de documentos y registros; y administradoras de archivos especializados 2. OBJETIVO Establecer las normas bajo las cuales se ejecutará la recepción, custodia, conservación, préstamo y destrucción de la documentación y registros, ya sea en medios físicos, cintas de microfilmación o medios electrónicos. PAGINA No 118

4 3. DEFINICIONES 3.1 Archivos Físicos Especializados: Documentos de consulta inmediata y permanente, de temática especializada, confidenciales o por requerimiento normativo, tales como: contables, legales, expedientes de personal, resoluciones del Consejo Directivo, los cuales resulta conveniente mantener en custodia de las unidades. 3.2 Archivo General: Conjunto de documentos y registros de todas las unidades del Banco, en medios físicos, microfilmados, digitalizados o resguardados en cualquier otro medio electrónico para su conservación y consulta, administrado de forma centralizada por el Departamento de Servicios Generales. 3.3 Banco: Banco Central de Reserva de El Salvador 3.4 Digitalización: Proceso para resguardo y consulta de documentos en forma electrónica, a través del sistema institucional. 3.5 Fecha del documento o de registro: Es la fecha marcada en el documento por cualquier medio, correspondiente al día en que fue procesado generando una operación o acto de la Institución. 3.6 Unidad: Todas las Gerencias, Departamentos y Secciones del Banco Central de Reserva de El Salvador. 4. NORMAS GENERALES. 4.1 El Departamento de Servicios Generales, será el responsable de administrar los documentos y registros que existan en el archivo general, en medios físicos, microfilmados y digitalizados. 4.2 Las Unidades del Banco que podrán administrar Archivos Físicos Especializados, que por su misma naturaleza, no resulta conveniente formen parte del Archivo General, serán: Presidencia, Departamento Jurídico, Departamento de Auditoría Interna, Departamento de Adquisiciones y Contrataciones, Departamento Financiero y Departamento de Desarrollo Humano y Organización. Las unidades no mencionadas en el párrafo anterior que consideraren necesario administrar sus propios archivos físicos especializados, deberán justificar su necesidad por escrito a la Gerencia de Administración y Desarrollo la administración de los mismos, quien autorizará o denegará conforme a la justificación y, cuando proceda, habilitará el espacio y mobiliarios disponibles para atender el requerimiento. Las unidades que administren archivos especializados deberán manifestar por escrito a la Gerencia de Administración y Desarrollo, el tiempo de resguardo de sus documentos especializados. 4.3 La Unidades deberán atender las recomendaciones del Departamento de Servicios Generales respecto a mantener la adecuada distribución del espacio evitar el sobrepaso de los niveles de los edificios.

5 SERVICIOSGENERALES 4.4 Los Departamentos de Servicios Generales e Informática rendirán un informe anual a la Gerencia de Administración y Desarrollo, referente a la gestión de los archivos de la institución. Este informe será presentado en el primer trimestre de cada año. 5. NORMAS ESPECÍFICAS 5.1 Envío de Documentación al Archivo General Cada Jefe de Unidad será responsable de identificar y remitir la documentación que deba resguardarse en el archivo por razones legales, administrativa, histórica o de consulta que requiera de su custodia Las unidades deberán entregar la documentación al archivo general por lo menos una vez al año, siempre y cuando se tenga la necesidad de resguardarla Los documentos como: revistas, boletines y otros, no serán objeto de custodia en el Archivo General. 5.2 Digitalización de Documentos Se deberán digitalizar para preservarlos como antecedentes y consultarlos en línea en forma inmediata o través del tiempo, los documentos de las unidades siguientes: Del Departamento de Auditoría Interna: Informes Del Departamento Financiero: Registros Contables Del Departamento Jurídico: Contratos Del Departamento de Adquisiciones y Contrataciones: Registro de Contratación de obras, bienes y servicios Departamento de Desarrollo Humano y Organización: Expedientes de empleados y ex empleados Presidencia: memorándum, informes, resoluciones de Consejo Directivo, correspondencia y documentación en general que pudiera servir de base para la toma de decisiones de Presidencia y Consejo Directivo del Banco. Las Unidades antes enumeradas podrán solicitar la digitalización de otros documentos institucionales no descritos en los numerales anteriores, previa autorización de la Jefatura del Departamento de Servicios Generales Las otras unidades del Banco podrán solicitar la digitalización de los documentos que generan como producto de sus operaciones, previa autorización de la Jefatura del Departamento de Servicios Generales.

6 - ~ _- If'STRUC'fl!IQ PA{CiFl:A ADMllVJSTRACJONDE-LOSARCHJJ{OS <iif:ji5jt$?jcjjiiiliiijs-iyjfe6isrr:vs.. -._ Los documentos que no representen una razón legal o de compromiso futuro para el Banco, podrán ser destruidos inmediatamente después de haber sido digitalizados, previa autorización del jefe de la unidad que remitió los documentos Las Unidades podrán solicitar la adición o sustitución de documentos en el sistema de digitalización previa autorización del Gerente de área o del jefe del Departamento que depende de la Presidencia, para lo cual deberán solicitarlo por escrito al jefe del Departamento de Servicios Generales. La sustitución de documentos no implicará la eliminación de ningún documento. 5.3 Registro y Control de Documentos El Departamento de Servicios Generales llevará un registro de la documentación de las unidades, bajo su custodia en el Archivo General, ya sea en papel, en cintas de microfilm o digitalizadas. Copia de este registro será conservada por la unidad responsable de los documentos Las unidades que realicen directamente la digitalización de sus documentos serán responsables de los registros y almacenamiento de éstos. 5JJ El Departamento de Informática será el responsable de la administración y control de la información electrónica almacenada en los servidores institucionales del equipo de cómputo. 5.4 Préstamo de Documentos Físicos para Consultas El préstamo de los documentos depositados en el Archivo General deberá solicitarse por medio de los formularios elaborados para tal fin o por correo electrónico remitido por el jefe de la unidad solicitante al jefe del Departamento de Servicios Generales Cuando se soliciten documentos por medio de formularios, éstos serán proporcionados por el Departamento de Servicios Generales, los cuales deberán ser autorizados por el Jefe de la Unidad que remitió la documentación al archivo y que requiere consultarse Cuando se trate de proporcionar documentos que no pertenezcan al solicitante, será requisito indispensable que la solicitud lleve el Visto Bueno del jefe de la Unidad a que corresponde. Se exceptúa de esta disposición al Departamento de Auditoría Interna, cuando se solicite documentos para realizar exámenes; en cuyo caso, la solicitud deberá ser firmada por el Auditor Interno. 5AA En el caso que se requiera consultar documentos de unidades que ya no existan, se deberá obtener el Visto Bueno del jefe de la unidad que retomó dichas funciones; y en caso que las funciones ya no se realizaran, se obtendrá autorización de la Gerencia de Administración y Desarrollo.

7 RESERVA DEEL SALVADOR La confidencialidad, custodia, y buen trato de los documentos, hasta la fecha de la devolución al archivo general, será responsabilidad del jefe de la unidad que autorizó el préstamo de la documentación Las unidades usuarias deberán devolver los documentos prestados, dentro de los siguientes diez días hábiles o en la fecha límite de entrega señalada en la solicitud. Si la unidad usuaria necesitara los documentos por un tiempo mayor al establecido, deberá solicitarlo por escrito o correo electrónico al Jefe del Departamento de Servicios Generales, quien indicará el nuevo plazo de préstamo de documentos. 5.5 Accesos para Registros y Consulta de Documentos Digitalizados El Departamento de Servicios Generales será el responsable de la autorización de acceso al sistema digital de documentos Los Gerentes o jefes de Departamento determinarán los usuarios que tendrán acceso al sistema de digitalización institucional, los cuales podrán ser personales o de uso colectivo. 5.6 Conservación y Destrucción de Documentos Físicos Los documentos de carácter administrativo que se encuentren en el archivo general se conservarán por 5 años a partir de la fecha de emisión del documento Los registros contables y los documentos generados por las contrataciones realizadas por el Departamento de Adquisiciones y Contrataciones del Banco, se conservarán por un periodo de 1 O años a partir de la fecha de emisión del documento La destrucción de documentos se realizará una vez al año o cuando lo estime conveniente el Departamento de Servicios Generales y conforme a lo establecido en los numérales y Los documentos contenidos en los archivos especializados serán conservados por el período que el Gerente de área, jefe de unidad asesora o de Departamento que depende de la Presidencia, defina En el caso de documentos de los cuales no se tenga certeza de su calidad de históricos, previo a su destrucción, se hará del conocimiento al Director del Archivo General de la Nación, para que opine al respecto. 5.7 Conservación y Eliminación de Documentos Electrónicos. Los documentos resguardados digitalmente se conservaran en forma indefinida. En el caso de la información que se maneja a través del resto de los sistemas informáticos, El Departamento de Informática la conservará y depurará de acuerdo con la normativa establecida para tal fin.

8 5.8 Medidas de Seguridad Las áreas del Archivo General se considerarán áreas de acceso restringido. El acceso a estas áreas por visitantes o personal no relacionado con las labores de archivo, microfilm o digitalización deberá contar con la autorización correspondiente, según el Instructivo para el Ingreso a las Instalaciones del Banco Las unidades responsables de custodiar información bajo cualquier medio, deberán procurar que los lugares de resguardo reúnan las medidas de seguridad necesarias y ambiente adecuado, para evitar su contaminación y deterioro En los casos de documentos resguardados en microfilm, digitalizados u otros medios electrónicos, deberá mantenerse un archivo de respaldo en un edificio diferente de donde se encuentra el archivo de consulta, que reúna las mismas condiciones indicadas en el numeral anterior. 6. DISPOSICIONES ESPECIALES 6.1 La conservación de documentos fisicos en el archivo general, o de respaldo electrónico por plazos mayores a los establecidos en la legislación correspondiente, será autorizada por el Gerente de Administración y Desarrollo, según el medio de almacenamiento, a solicitud razonada de la Unidad interesada. 6.2 La administración de documentos de otras instituciones, los cuales deba custodiar el Banco en carácter de depositario judicial, será regulada por el instrumento normativo elaborado para tal fin. 6.3 Los aspectos no contemplados en el presente instructivo, serán resueltos por el Consejo Directivo. 7. VIGENCIA, DISTRIBUCIÓN Y DIVULGACIÓN 7.1 El presente instructivo entrará en vigencia a partir del15 de noviembre de 2010 y derogará el Instructivo para la Administración de los Archivos de Documentos y Registros del BCR aprobado por el Consejo Directivo, CD-24/2006 del 26 de junio de El Consejo Directivo conservará un original de este instrumento y entregará el otro original al Departamento de Desarrollo Humano y Organización. Asimismo entregará la Copia Controlada N" 1 al Departamento de Servicios Generales y lo autoriza para distribuir copias controladas de la siguiente manera: Copia Controlada N" 2 Copia Controlada No 3 Copia Controlada No 4 Presidente Vicepresidente

9 Copia Controlada N" 5 Copia Controlada No 6 Copia Controlada N" 7 Copia Controlada W 8 Copia Controlada No 9 Copia Controlada W 1 O Copia Controlada No 11 Copia Controlada W 12 Copia Controlada W 13 Copia Controlada W 14 Gerente del Sistema Financiero Gerente Internacional Gerente de Operaciones Financieras Gerente de Administración y Desarrollo Jefe Departamento Jurídico Auditor Interno Jefe Departamento de Investigación Económica y Financiera Jefe Departamento de Comunicaciones Jefe Departamento de Seguridad Bancaria Jefe Departamento de Adquisiciones y Contrataciones 7.3 El presente instructivo será divulgado a todas las unidades por el Departamento de Servicios Generales y será publicado en el Sistema de Instrumentos Administrativos (SIA) para consulta general.

10 N CUADRO DE CONTROL DE MODIFICACIONES Aprobador Revisión Versión Anterior Versión Aprobada y fecha.. APROBADO POR: CJJ.37/20W de/13 de octubre de 2010