GESTIONAR SOLICITUD DE RECOMENDACIÓN

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1 Página: 1 de 6 INSTRUCTIVO: GESTIONAR SOLICITUD DE RECOMENDACIÓN PARA DAR DE BAJA DE BIENES MUEBLES Y DE CONSUMO

2 Página: 2 de 6 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Gestionar ante el Comité de Administración de Bienes la solicitud de recomendación para dar de baja de bienes muebles y de consumo, que por su deterioro, desgaste u obsolescencia no son útiles para la finalidad a la cual estaban destinados o para el desarrollo de las actividades propias de la Universidad Nacional del Colombia, determinando sus posibles destinos. ALCANCE: Inicia con la revisión y análisis de la solicitud para dar de baja bienes y termina con la remisión de los documentos al Comité de Administración de Bienes. Aplica para las áreas de inventarios en el Nivel de Sede. DEFINICIONES: 1. Bien: Cosas materiales o inmateriales susceptibles de valoración económica y sobre las cuales la Universidad Nacional tiene o puede tener derecho de uso o dominio. 2. Bien de consumo: Bienes que se gastan o consumen por el primer uso que se hace de ellos, o dentro de un período corto de tiempo. 3. Bien mueble: Bien que por su naturaleza se puede trasladar de un lugar a otro, sea moviéndose ellos a sí mismos, como los animales, sea que sólo se muevan por una fuerza externa, como las cosas inanimadas. (cfr. Código Civil, art. 2408) 4. Desmantelamiento: Actividad mediante la cual se desarma un bien con el objetivo de extraer sus partes para prácticas o experiencias académicas de la Universidad Nacional de Colombia. 5. Destrucción: Actividad mediante la cual se extingue, desaparece o destruye un bien, ya sea porque se requiere para prácticas experiencias académicas de la Universidad Nacional de Colombia, o cuando existan razones suficientes que impidan su enajenación o no lo hagan aconsejable. 6. Medio escrito: Comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras formas, que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario. 7. Remate: Actividad mediante la cual se hace venta directa de uno o varios bienes, mediante el mecanismo de la subasta pública, realizada a través de una entidad financiera especializada. 8. SGF QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Los mismos Comités de Contratación de las Sedes, organizados por la Resolución de Rectoría No de 2008, mediante la cual se adopta el Manual de Convenios y Contratos de la Universidad Nacional de Colombia, con la participación del jefe de Inventarios, quien actuará con voz y sin voto, funcionarán como Comités de Administración de Bienes de las Sedes. 3. El Jefe de inventarios de las Sedes Bogotá, Medellín, Manizales y Palmira actuará como Secretario Técnico del respectivo Comité de Administración de Bienes. 4. En consideración a que el Comité de Administración de Bienes de la Sede Bogotá actúa como Comité de las Sedes de Presencia Nacional, éstas deberán remitir la solicitud de recomendación para dar de baja los bienes retirados del servicio, al Secretario Técnico de dicho Comité, cargo que para todos los efectos será ejercido el jefe del área de Inventarios de la Sede Bogotá.

3 Página: 3 de 6 5. Las posibles destinaciones de los bienes a dar de baja son: remate, destrucción, desmantelamiento, traslado entre entidades públicas, venta directa y permuta. Para los casos de remate, la solicitud al Comité de Administración de Bienes deberá ser soportada con el avaluó de los bienes que expida la entidad subastadora. En el evento de que los bienes no se puedan vender en la primera ronda de la subasta pública, el reavalúo para subastas subsiguientes podrá ser solicitado y autorizado directamente por el área de Inventarios de cada Sede. 6. El traslado entre entidades públicas con la propiedad se produce mediante la recepción o entrega de bienes entre entidades contables públicas con la transferencia de la propiedad. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Adelantar proceso de baja de bienes de acuerdo con el destino que se sugiera para los mismos. El área de Inventarios, como responsable de las bodegas de los bienes retirados del servicio, debe cuidar y garantizar que los elementos que se ubiquen allí permanezcan debidamente organizados y clasificados, de forma que se permita gestionar oportunamente el trámite de baja de bienes. De acuerdo con el destino que se sugiera para los bienes a dar de baja, se deberán adelantar las tareas que se relacionan a continuación: 1.1 Bienes a rematar. Por lo menos una vez al año, el área de Inventarios debe gestionar y tramitar el proceso de baja de los bienes retirados del servicio con destino remate en subasta pública, para lo cual se deberá: a. Generar el listado de los bienes retirados del servicio. Esta información debe ser tomada del SGF QUIPU, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el Manual Operativo para el Módulo de Activos Fijos del SGF QUIPU. Cuando se requiera dar de baja bienes de consumo que se encuentren en mal estado, inservibles o sean innecesarios, el listado de estos bienes se generará manualmente. b. Seleccionar los bienes a dar de baja e indicar el posible destino. c. Tomar fotos de los bienes a dar de baja y generar un archivo fotográfico de los mismos. d. Contactar a la entidad subastadora e informarle sobre la necesidad que tiene la Universidad de rematar los bienes. Solicitarle, a través de cualquier medio escrito, el avalúo base de los bienes a rematar, las fechas establecidas por la entidad para la subasta y los costos estimados del proceso. A la solicitud deberán anexarse el listado de los bienes a rematar y el archivo fotográfico de los mismos. e. Atender oportunamente los requerimientos de información adicional que requiera la entidad subastadora o de programación de visitas para revisar los bienes a rematar.

4 Página: 4 de 6 f. Recibir y revisar la información remitida por la entidad subastadora y pactar el avalúo base de los bienes a rematar. g. Generar el listado definitivo de los bienes a dar de baja e incluidos en el avalúo recibido y aceptado de la entidad subastadora. h. Solicitar al Comité de Administración de Bienes, a través de cualquier medio escrito, la recomendación para dar de baja los bienes retirados del servicio. La solicitud debe contener, como mínimo, la información enunciada en el numeral 2 del presente instructivo. Las áreas de inventarios de las Sedes de presencia Nacional deben enviar la solicitud al Jefe de Inventarios de la Sede Bogotá, quien actúa como Secretario Técnico del Comité de Administración de Bienes de la Sede Bogotá. i. Presentar la solicitud al Comité de Administración de Bienes. 1.2 Bienes a destruir. El área de Inventarios, de acuerdo con el estado de deterioro en que se encuentren los bienes retirados del servicio y las condiciones ambientales o comerciales que operen en cada región, podrá solicitar al Comité de Administración de Bienes la recomendación para baja de bienes con destinación de destrucción, para lo cual se deberá: a. Generar el listado de los bienes retirados del servicio. Esta información debe ser tomada del SGF QUIPU, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el Manual Operativo para el Módulo de Activos Fijos del SGF-QUIPU. Cuando se requiera dar de baja bienes de consumo que se encuentren en mal estado, inservibles o innecesarios, el listado de estos bienes se generará manualmente. b. Seleccionar los bienes a dar de baja e indicar el posible destino. c. Tomar fotos de los bienes a dar de baja y generar un archivo fotográfico de los mismos d. Solicitar al Comité de Administración de Bienes, a través de cualquier medio escrito, la recomendación para dar de baja los bienes retirados del servicio. La solicitud debe contener, como mínimo, la información enunciada en el numeral 2 del presente instructivo. Las áreas de Inventarios de las Sedes de Presencia Nacional deben consolidar y enviar las solicitudes al Jefe de Inventarios de la Sede Bogotá, quien actúa como Secretario Técnico del Comité de Administración de Bienes de la Sede Bogotá. e. Presentar la solicitud al Comité de Administración de Bienes.

5 Página: 5 de Bienes cuyo destino será el desmantelamiento, la permuta, la venta directa o el traslado a una entidad contable pública. a. En los casos en que una dependencia de la Universidad Nacional de Colombia requiera adelantar el trámite de desmantelamiento, permuta, venta directa o traslado a una entidad contable pública, para los bienes muebles retirados del servicio, deberá: i. Identificar los bienes a dar de baja y elaborar la solicitud escrita al Comité de Administración de Bienes de la recomendación para dar de baja los bienes retirados del servicio. La solicitud debe contener, como mínimo, la información enunciada en el numeral 2 del presente instructivo. ii. iii. Tomar fotos de los bienes y generar un archivo fotográfico de los mismos Radicar la solicitud en el área de Inventarios de la Sede. b. El área de inventarios deberá recibir y radicar las solicitudes para dar de baja bienes de propiedad de la Universidad Nacional de Colombia, realizada por el solicitante interesado y revisar que se hayan presentado de acuerdo con lo enunciado en el numeral 2 del presente instructivo. Posteriormente validar que el destino de baja requerido esté acorde a las condiciones comerciales y ambientales o las disposiciones internas de la Universidad. c. Las áreas de Inventarios de las Sedes de Presencia Nacional deben consolidar las solicitudes y enviarlas al Jefe de Inventarios de la Sede Bogotá, quien actúa como Secretario Técnico del Comité de Administración de Bienes de la Sede Bogotá. d. El área de inventarios deberá presentar la solicitud al Comité de Administración de Bienes. 2. Solicitud de recomendación para dar de baja de bienes muebles. 2.1 La solicitud de recomendación para dar de baja de bienes que se presente al Comité de Administración de Bienes debe contener, como mínimo, la siguiente información: a. Número de bienes a dar de baja para cada destino b. Destino de baja de los bienes (remate, destrucción, desmantelamiento, permuta, venta directa o traslado a una entidad contable pública) c. Justificación del destino de los bienes a dar de baja d. Documentos y soportes que se adjuntan a la solicitud 2.2 A la solicitud de recomendación de baja de bienes que se presente al Comité de Administración de Bienes se deben adjuntar los siguientes documentos: a. Listado de bienes a dar de baja. (Aplica para todos los destinos) b. Avalúo base de los bienes a dar de baja. (Aplica para el destino remate de bienes) c. Archivo fotográfico de los bienes. (Aplica para todos los destinos)

6 Página: 6 de 6 d. Copia de la solicitud de la entidad pública interesada en recibir bienes de la Universidad. (Aplica para el destino traslado a una entidad contable pública). e. Conceptos técnicos ambientales o de mercado, cuando se requiera ampliar la justificación de alguno de los posibles destinos de las bajas de bienes. f. Manifestación de aceptación de permuta por parte del proveedor interesado en la misma, cotización de los bienes a adquirir y concepto técnico del área competente donde se avale el valor y las especificaciones técnicas de los bienes a entregar. (Aplica para destino permuta) g. Los demás que se consideren necesarios para justificar el destino de los bienes a dar de baja. h. Copias de las solicitudes de las dependencias interesadas en desmantelar, destruir, vender, rematar o permutar bienes de la Universidad Nacional de Colombia, debidamente justificadas y soportadas con los conceptos técnicos emitidos por las áreas competentes, así: i. Cuando se trate de equipos eléctricos, electrónicos y electromecánicos: por la Dirección Nacional de Laboratorios Unidad de Equipos Interfacultades CEIF, para la Sede Bogotá; por el área de Laboratorios o el delegado del Vicerrector o Director de Sede, para las demás Sedes. ii. Cuando se trate de equipos de cómputo y licencias de software: por la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones DNIC para la Sede Bogotá; por el área de Informática o el delegado por el Vicerrector o Director de Sede, para las demás Sedes. iii. Cuando se trate de libros: por la Dirección Nacional de Bibliotecas para la Sede Bogotá; por el área de Bibliotecas, para las demás Sedes. iv. Cuando se trate de vehículos: por el área de Transporte. i. Los conceptos técnicos deben indicar las características del bien, la placa, el atributo, la empresa, la ubicación y el estado, de acuerdo con la información registrada en el SGF QUIPU. ELABORÓ CARGO Ana Lucía Angulo Luz Stella Godoy Jefe Division Nacional de Servicios Administrativos Jefe de Sección de Almacén e Inventarios REVISÓ CARGO Áreas de Almacén e Inventarios o Dependencias que hagan sus veces en la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen. Jefes de Almacén e Inventarios o quienes hagan sus veces y servidores públicos responsables del procedimiento, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. APROBÓ CARGO Ángela María González Lozada Gerente Nacional Financiera y Administrativa FECHA Febrero 10 de 2011 FECHA Abril 13 de 2011 FECHA Mayo 17 de 2011