MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DEL CARGO

Transcripción

1 Página 1 de 6 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Coordinador de Soporte Técnico Superior Inmediato: Jefe División de Tecnologías de la Información Personal a Cargo: Auxiliar de Soporte Técnico Dependencia: División Tecnología de la Información II. NATURALEZA DEL CARGO Planear, dirigir y supervisar las actividades de mantenimiento integral de los equipos de cómputo, de comunicación y de seguridad (LAN, WAN, switch, servidores), sistemas eléctricos y electrónicos de COFREM. III. FUNCIONES 1. Planear, programar y ejecutar el plan anual de mantenimiento de equipos de computo, comunicación de propiedad de COFREM, así como de las instalaciones y de transmisión de datos. 2. Ejecutar y/o supervisar la implementación del cableado de nuevas oficinas, en sedes tanto en las instalaciones para transmisión de datos como el sistema eléctrico regulado y soportado con UPS 3. Delegar y participar en la instalación de los equipos de cómputo, comunicaciones y eléctricos en ambientes apropiados para su buen desempeño y operatividad, procurando que las condiciones ambientales se mantengan adecuadas y en línea con los procedimientos internos y estándares sobre este tópico. 4. Configurar e instalar software y aplicativos autorizados en los equipos de cómputo de COFREM, llevando un registro actualizado de las licencias de software instalado en la Corporación. 5. Diseñar, implementar y administrar las redes de comunicaciones de la Corporación. 6. Supervisar la instalación, montaje y operación de los equipos que competen a la División de Sistemas como servidores, computadoras de escritorio, equipos de comunicación y equipos de estabilización de energía (UPS). 7. Emitir el diagnostico de los equipos de computo, de comunicación y de seguridad, que se requiera, participando y delegando el encargado de su mantenimiento y/o reparación 8. Mantener operativamente los siguientes elementos: UPS, equipos de cómputo como CPU s, monitores, teclados, impresoras y equipos de comunicaciones, redes de área local (incluye lo físico y lo lógico), sistemas eléctricos y energía estabilizada y sistema de red de datafonos. 9. Verificar la prestación efectiva de los servicios de comunicaciones y mantenimiento que tiene contratados COFREM, y velar por el cumplimiento de las obligaciones contractuales asumidas. 10. Coordinar con el proveedor de servicios de comunicaciones y transmisión de datos la reanudación de los servicios, en el caso de interrupciones en los enlaces principales y de contingencia. 11. Apoyar el proceso de realización de copias de seguridad en las estaciones de trabajo.

2 Página 2 de Coordinar con los proveedores de los servicios respectivos para realizar el mantenimiento preventivo de UPS, de acuerdo al cronograma o mantenimiento correctivo si es necesario 13. Realizar periódicamente en forma trimestral, la prueba y medición del tráfico de datos para controlar el rendimiento, velocidad y calidad de la respuesta de la red local. 14. Implementar las medidas de prevención para resguardar los activos de información y preservar equipos. 15. Mantener equipos de respaldo para atender situaciones de emergencia. 16. Informar a la dependencia cuando necesite partes del equipo de cómputo para su reparación para que tramite con el Área de Logística. 17. Proporcionar el soporte técnico de reinstalación, mantenimiento correctivo y preventivo y asistencia a usuarios, tanto en PC s individuales como en redes de área local, de acuerdo al programa establecido y/o las emergencias que se presenten. 18. Visitar periódicamente las dependencias de la Corporación, detectando y supliendo las necesidades competentes a la división de sistemas. 19. Generar el reporte final de las actividades realizadas en cada dependencia de la corporación. 20. Supervisar la programación de mantenimientos preventivos y correctivos. 21. Fomentar en su equipo de trabajo una política de autocontrol respecto a las actividades cotidianas de su dependencia, con el fin de que se ajusten a los procedimientos y a los objetivos misionales y estratégicos de la Corporación. 22. Tramitar las respuestas de las quejas, reclamos, sugerencias y derechos de petición relacionados con la dependencia y remitir copia de la respuesta enviada al cliente de forma oportuna a la Coordinación de Servicio al Cliente para su respectivo control y medición. 23. Realizar de manera objetiva la entrevista de valoración de competencias a su equipo de trabajo, estableciendo acuerdos constructivos y haciendo seguimiento de tal manera que aumenten la competencia y promuevan la mejora en el desempeño de sus procesos. 24. Presentar oportunamente los requerimientos de compra cumpliendo con las especificaciones del bien o servicio y anexando los soportes establecidos. 25. Remitir de forma oportuna la información relevante de la dependencia, dando cumplimiento legal y normativo, y contribuyendo al adecuado desarrollo de las actividades de otras dependencias. 26. Velar y verificar que los reportes de información requeridos por los órganos de vigilancia y control se elaboren en forma adecuada y oportuna en concordancia con las directrices definidas y los términos establecidos respectivamente. 27. Coordinar las actividades de su dependencia de tal manera que se evidencie un enfoque por procesos, tomando acciones de mejora continua, procurando un enfoque preventivo en su gestión y evitando reprocesos. 28. Cumplir con oportunidad las tareas e instrucciones proporcionadas por su superior inmediato e informar los avances u obstáculos, con el fin de generar altos niveles de solución, iniciativa, determinación y no dilatar soluciones.

3 Página 3 de Presentar mensualmente a su superior inmediato un reporte ejecutivo de seguimiento y control de datos e información crítica de su dependencia en donde se observe el estado actual de gestión y las acciones de mejora. 30. Implementar, mantener y mejorar los procesos y procedimientos de su dependencia, establecidos por el Sistema de Gestión de la Calidad. 31. Definir e implementar indicadores de gestión para los procesos de la dependencia teniendo en cuenta las metas institucionales, los planes, programas, proyectos, las necesidades de los clientes y al Plan Estratégico de la Corporación. 32. Velar por la supervisión e interventoria de los contratos que celebre COFREM, referentes a las áreas bajo su responsabilidad, o los que le sean asignadas por conocimientos específicos de su profesión y/o experiencia, presentando los respectivos informes. 33. Participar activamente en las reuniones, comités, mesas de trabajo, eventos y demás actividades a las que sea citado 34. Proyectar y ejecutar el presupuesto de manera anual para la implementación de SG-SST y velar por el cumplimiento de los procedimientos, requisitos legales y normas del Sistema en su dependencia. 35. Disponer del tiempo para el entrenamiento, capacitación y formación y demás actividades de SST y promover la adopción de comportamientos seguros en el personal a cargo. 36. Proyectar acciones de mejora continua relativos a Seguridad y Salud en el Trabajo en su dependencia y reportar, identificar y tomar medidas de control frente a los factores de riesgo. 37. Presentar los resultados de seguimiento a indicadores del SG-SST en coordinación con el Jefe de la y el Gestor de Seguridad y Salud en el Trabajo. 38. Presentar el estado actual de las no conformidades, cumplimiento legal y Acciones de mejora continua. 39. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato. IV. AUTONOMIA - Emitir conceptos técnicos sobre el estado de los equipos y sugerir darlos de baja. - Priorizar las actividades a realizar. - Delegar el Colaborador para realización de las actividades solicitadas por las dependencias.

4 Página 4 de 6 V.RESPONSABILIDAD Proceso Soporte Técnico Seguridad y Salud en el Trabajo 1. Responsabilidades por proceso Responsabilidad - Programar, Planear y Coordinar las actividades, para instalación, reinstalación, mantenimientos preventivos y correctivos de los equipos de la Caja. Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo de los colaboradores de su dependencia, participar en las actividades de capacitación e informar oportunamente todo accidente de trabajo. -Responsable del desempeño de SST de su dependencia, de mantener ambientes de trabajo saludables y seguros acordes a los factores de riesgos identificados y promover la participación de todos sus trabajadores en el cumplimiento de los objetivos del Sistema. -Debe garantizar que el SG_SST opere bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Gestión de Calidad - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad.

5 Página 5 de 6 Gestión por Competencias Gestión Documental - Participa en la entrevista técnica de selección y acompaña la inducción de sus colaboradores cuando así se requiera. - Facilita la asistencia del personal a cargo en la formación y entrenamiento programado y participa en la evaluación de su eficacia. - Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el Programa de Formación anual, Plan de Inducción y Cronograma de Seguridad y salud en el trabajo - Facilita la evaluación de la eficacia de las capacitaciones recibidas. - Participa en las acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo. - Cumple con todas las normas, proceso y procedimientos del Sistema de Gestión Documental. 2. Comités en los que participa Comité Objetivo Frecuencia No Aplica 3. Informes que reporta Informes Dirigido a: Frecuencia Reporte de las actividades realizadas en cada dependencia La dependencia que corresponda Cada ves que sea requerido Internas Externas 4. Relaciones con el entorno Jefe de División de Tecnología de la Información Auxiliar de Sistemas Auxiliar de Servicio y Oficina Todas las dependencias Proveedores Propietarios de establecimientos comerciales 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o equipos: Equipo de cómputo, herramientas o elementos para realizar los mantenimientos. b. Dinero, títulos o - Solicitudes y Reportes de Servicio Técnico documentos - Software c. Nivel de Confidencialidad Alto

6 Página 6 de 6 VI. REQUISITOS DEL CARGO EDUCACION FORMACION EXPERIENCIA CONOCIMIENTOS ESENCIALES Título profesional en Ingeniero Electrónico, Ingeniero de Sistemas o afines - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo - Servicios de la Corporación - Aplicativo de la dependencia - Herramientas para el monitoreo y mantenimiento de equipos de cómputo y comunicaciones. - Mantenimiento correctivo y preventivo de equipos de cómputo. - Sistemas de Información y redes - Auditoria interna de calidad Dos (2) años de experiencia - Sistemas Operativos - Hardware y Software - Reparación y mantenimiento de instalaciones, equipos eléctricos y de transmisión de datos. - Programación y ejecución de actividades técnicas - Implementación de soluciones informáticas Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2012 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Calidad del servicio 10 X Liderazgo para el cambio 10 X Pensamiento estratégico 10 X Trabajo en equipo 10 X Orientación a resultados 10 X Comunicación efectiva 10 X Desarrollo de relaciones 10 X Soporte técnico 30 X ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Cargo: Nombre: Jefe División de Héctor Orlando Solano Tecnologías de la Novoa Información Jefe de División de Gestión Humana Nombre: Jorge Arturo Pedraza Leyva Nombre: Germán Andrés Urrea Herrera AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Gregory Enrique Martínez Solís. Acta: DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)