MERCADEO INSTITUCIONAL

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1 Versión: 08 Página 1 de 8 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: MERCADEO Se deben cumplir los lineamientos institucionales, legales y la documentación del subproceso. CONDICIONES GENERALES Se consideran actividades de promoción institucional: visitas a colegios, visitas de colegios en el Campus, visitas regionales, visitas empresariales, ferias universitarias, participación en eventos académicos, deportivos y culturales y actividades de BTL (Below the line) y que cumplan con el propósito del subproceso. Para el caso de actividades fuera de la Institución, el o los responsables de la actividad, se deben presentar como mínimo con (1) hora de anterioridad a la iniciación del evento. La entrega del material POP, está sujeto al perfil del participante, descrito en el Instructivo de Actividades de MEI-IN-003-UDES. Para las actividades de promoción institucional, se debe hacer firmar el formato Registro de asistencia de actividades de promoción MEI- FT-014-UDES, si la actividad es organizada por la Universidad, firma el representante de la institución contactada o invitada, si la actividad es organizada por externos, firmará el formato constando la asistencia de la Universidad el organizador o encargado del evento. Para eventos que cuenten con la participación de docentes asignados con horas de mercadeo, deberán firmar la asistencia en el formato VAF-FT-010-UDES. Los asistentes a los eventos que muestren interés en la Universidad de Santander, diligenciaran los formatos MEI-FT-011-UDES y MEI-FT-012-UDES. Si el interesado indica algún programa con el que la Universidad de Santander no cuente, se registrará el programa más afín y en la opción de otro programa, se indicará aquel que le interesa; en el caso que alguno de los campus cuente con el programa de interés, se registrará en el campus que lo oferta. Las coordinaciones de, deben remitir semestralmente el informe de las actividades junto con sus análisis o comentarios, a la Jefatura de. Los criterios de aceptación para este procedimiento son: que se haya ejecutado el Procedimiento Logística Actividades de MEI-

2 Versión: 08 Página 2 de 8 PR-005-UDES y confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación cuando no estén documentados. Durante la ejecución de este procedimiento, se atenderán las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO P Planeación de la actividad La planeación de la actividad se lleva a cabo según el procedimiento Logística Actividades de MEI-PR-005-UDES. Responsable de la actividad Según procedimiento Según procedimiento H Inicio de la actividad El responsable da inicio a la actividad de acuerdo a los parámetros de la programación establecidos por el organizador. Si se requiere apoyo de otros funcionarios de la Universidad, deberán firmar su asistencia en el respectivo formato VAF-FT-010- UDES. Responsable de la Actividad El tiempo está sujeto al tipo de actividad Listado de asistencia VAF-FT-010-UDES Registro de Asistencia de actividades de promoción MEI-FT-014-UDES Desarrollo de la Actividad Se presenta la información institucional, de los programas académicos y se complementa haciendo entrega del material P.O.P y suvenires de la Universidad. Se da respuesta a las inquietudes y sugerencias planteadas. El test de Orientación Vocacional, se aplica cuando sea solicitado. Responsable de la Actividad Sujeto al tipo de actividad Tabla de Respuestas Fotografías y Videos Formato de base de datos pregrado MEI-FT-011-UDES Formato de base de datos posgrados

3 Versión: 08 Página 3 de 8 Los participantes de la actividad, realizan el registro en los formatos MEI-FT-011-UDES y/o MEI-FT-012- UDES según el interés en la oferta académica. Se solicita al representante de la institución evaluar la actividad organizada por el subproceso. MEI-FT-012-UDES Evaluación de las actividades de promoción MEI-FT-019-UDES H Elaboración y entrega de Informe Los eventos se registran en el cuadro de control operativo y trimestralmente se hace un reporte de la actividad en el formato Reporte de Actividades de MEI-FT-007-UDES para ser entregado al líder de. Las Coordinaciones de consolidan la información de las actividades realizadas y envían semestralmente el informe a la Jefatura de. Responsable de la Actividad Coordinador 1 Reporte Actividades de MEI-FT- 007-UDES Cuadro de control operativo MEI-FT-016-UDES Correo electrónico Informe consolidado de actividades Seguimiento CRM El líder de, asigna a un empleado para el ingreso de la información de contacto recopilada en los formatos de Base de datos de Pregrado y Posgrado, en el aplicativo CRM. Una vez actualizada la información en el CRM, se verifica la confiabilidad de los datos registrados a la muestra establecida y con base en ella, se inician las actividades de seguimiento. Líder de Equipo de Temporada de Inscripciones según calendario académico. Actualización de CRM

4 Versión: 08 Página 4 de 8 V Verificación de Preinscritos De acuerdo al seguimiento realizado a las bases de datos recopiladas en actividades de promoción y atención al cliente, se verifican el número de interesados que se preinscribieron en la Universidad. Líder de 1 Indicador de Promoción ID 10 A Toma de decisiones A partir de los resultados del indicador, se generan los planes de acción respectivos Líder de 2 Planes de acción FIN

5 Versión: 08 Página 5 de 8 DEFINICIONES Material POP: corresponde al material publicitario ubicado o distribuido en el punto de venta, con el fin de crear posicionamiento y recordación de marca en las personas a las que es entregado (público objetivo). Suvenires: se refiere a los obsequios corporativos que hacen parte de las acciones de Merchandising que utilizan las empresas con el fin de crear recordación de marca. Actividades BTL: actividades que utilizan medios publicitarios diferentes a los convencionales (radio, televisión, cine, publicidad exterior, prensa).

6 Versión: 08 Página 6 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Profesional Mcdo. C. Pérez 12/11/ Se realiza cambio en el encabezado de los documentos según lineamientos del Procedimiento Control de documentos y Registros. Profesional Mcdo. C. Pérez 07/05/ Se incluye la condición general sobre los informes de las coordinaciones semestrales, se elimina el formato MEI-FT-006- UDES y se ajustan las actividades que contemplaban este formato, se aclara el tiempo para la actividad de Seguimiento CRM Profesional Mcdo. C. Pérez 24/06/2015 Se incluye en las Condiciones Generales: 03 Firma de formatos de asistencia a las actividades según condición de anfitrión o participante Profes. Nadya C. Pérez 17/11/2015 Quien diligencia los formatos de Bases de datos pregrado y posgrado Registro de otros programas de interés

7 Versión: 08 Página 7 de 8 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 04 Se ajusta la actividad Elaboración y entrega de informe, indicando la periodicidad de su presentación y responsable. Profes. Nadya C. Pérez 10/02/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC. Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ En condiciones generales se aclara el uso de los formatos MEI-FT-014-UDES Y VAF-FT-010- UDES. Se ajusta la descripción de la actividad Registro de datos, se incluye el registro correspondiente. Profes. Nadya C. Pérez 07/10/2016 Se ajusta en condiciones generales la responsabilidad en las sedes sobre actividad de promoción institucional. 07 Se aclara en la descripción de la actividad Registro de datos, el desarrollo semanal de la misma en CRM. Profes. Nadya C. Pérez 04/11/2016

8 Versión: 08 Página 8 de 8 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Nadia Carolina Pérez Camacho 08 Se ajusta la estructura del documento a los lineamientos de la norma ISO 9001 versión 2015 y a lineamientos institucionales Erika Solano Guerrero Coordinadora Campus Cúcuta Yasenis Manjarrez Fragozo Coordinadora Campus Valledupar 31/07/2017 Gloria Liliana Osorio Avendaño Asesora VAF