SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA MODELO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

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1 MODELO: RELACIONAMIENTO EMPRESARIAL Y GESTION DEL CLIENTE DOCUMENTO DE TRABAJO : PARA GESTIONAR EL CONTRATO DE APRENDIZAJE Objetivo del Documento de Trabajo: Posibilitar la formación teórico-práctica del aprendiz en un oficio o una ocupación específica, con el patrocinio de una empresa que suministre un apoyo de sostenimiento durante las etapas lectiva y productiva, y que durante esta última ofrezca al aprendiz el espacio y los medios para que desarrolle unos resultados de aprendizaje específicos mediante el desempeño en la propia empresa y en el oficio, actividad u ocupación dentro del manejo administrativo, operativo, comercial o financiero propios del giro ordinario de las actividades del patrocinador y con exclusividad en las actividades propias del aprendizaje de conformidad con el Procedimiento REGC-P-010 Regulación Cuota Aprendizaje del Sistema Integrado de Gestión de la Dirección General Responsable: Coordinador del Grupo de Formación Integral. Gestión Educativa, Promoción y Relaciones Corporativas (Misional) y / o Coordinador de Administración Educativa. Coordinador Académico. Asignado Alcance: Este Documento de Trabajo comprende desde el entrenamiento del aprendiz y empresario para el manejo del aplicativo Gestión Virtual de Aprendices, y finaliza en la terminación del contrato Definiciones y Generalidades El Documento de Trabajo aplica para todos los aprendices de formación titulada, matriculados por oferta abierta, Aprendices: Personas que sean aprendices ó certificadas por el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena. También se consideran aprendices los alumnos de las instituciones que el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, reconozca o autorice para desarrollar cursos o programas orientados a la formación y capacitación de aprendices, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes (Fuente: Artículo 3 del decreto 934 de 2003). Formación Titulada: Tipo de formación orientado a preparar las personas (jóvenes o adultas) para desempeñar oficios u ocupaciones requeridas por los sectores productivos y social, con el fin de satisfacer las necesidades de nuevo talento o la cualificación de trabajadores, estén o no vinculados al mercado laboral, en los niveles operativo, técnico, técnico profesional y tecnológico. Conduce a Certificados de Actitud Profesional (C.A.P.) o a títulos de Técnico Profesional y de Tecnólogo. Su duración oscila entre 880 y horas y contempla etapas lectiva y productiva. Aprendizaje: Es una forma especial dentro del derecho laboral, mediante la cual una persona natural desarrolla formación teórico práctica en una entidad autorizada, a cambio de que una empresa patrocinadora proporcione los medios para adquirir formación profesional metódica y completa requerida en el oficio, actividad u ocupación y esto le implique desempeñarse dentro del manejo administrativo, operativo, comercial o financiero propios del giro ordinario de las actividades de la empresa, por cualquier tiempo determinado no superior a dos años, y por esto reciba un apoyo de sostenimiento mensual, el cual, en ningún caso constituye salario (Ley 789 de 2002, artículo 30). Documentos Asociados - DTCAP-F001- Reporte Novedades de Aprendices - DTCAP-F002- Minuta del Aprendizaje - DTCAP-F003- Asistencia de Aprendices - DTCAP-F004- Cronograma de actividades - GD-F-014 Formato Asistencia (SIG DG) - GFPI-F-065 Formato Selección Alternativa Etapa Productiva (SIG DG) FECHA 19/ 02/ 2015 CÓDIGO: DTCAP-C001-M-07 Versión:09 Página 1 de 6

2 Normatividad Acuerdo 19 de 2004 Por el cual se regula aspectos operativos del Aprendizaje. Ley 789 de diciembre 27 de 2002, reforma laboral. Acuerdo 15 de 2003, por el cual se regulan aspectos operativos del Aprendizaje. Decreto 620 de 2005 Por el cual señala los criterios para la determinación de oficios y ocupaciones objeto de contrato de aprendizaje. Circular del 21 de Mayo de 2009, acerca del uso del Sistema Gestión Virtual de Aprendices y presentación de aprendices a empresas para contrato de aprendizaje. Circular del 5 de Junio de 2009, acerca del Registro de aprendices en el Sistema Gestión Virtual de Aprendices y novedades académicas. FECHA 19/ 02/ 2015 CÓDIGO: DTCAP-C001-M-07 Versión:09 Página 2 de 6

3 ACTIVIDAD INICIO 1 Orientar al aprendiz y a la empresa en el uso del aplicativo Gestión Virtual de Aprendices DESCRIPCIÓN INICIO 1 El funcionario asignado al plan de contratación de conformidad con el Cronograma de Actividades, se encarga de: 1.1 Aprendices matriculados: Capacitar y asesorar a los aprendices seleccionados para cursos de formación titulada en el manejo del aplicativo Gestión Virtual de Aprendices; a través del cual deben autogestionar su contrato de aprendizaje Empresarios: Capacitar y asesorar permanentemente a los empresarios que lo requieran sobre el manejo del aplicativo Gestión Virtual de Aprendices, a través del cual se autogestiona la consecución de aprendices. Esta capacitación se realiza mediante eventos grupales o atención personalizada a empresarios (correo electrónico, atención telefónica), entre otras. RESPONS ABLE Funcionari o asignado REGISTRO DTCAP-F004- Cronograma de actividades DTCAP-F003- Asistencia de Aprendices GD-F-014 Formato Asistencia 2 Registrar opción Etapa Productiva 3 Verificar migración de aprendices al aplicativo S.G.V.A 4 Consultar empresas 2 Registrar opción de etapa productiva contrato de aprendizaje una vez gestionado el formato por parte de los aprendices durante el Documento de Trabajo de inducción. 3 Los aprendices que son susceptibles de contrato de aprendizaje, pueden seleccionar dicha alternativa para realizar la etapa productiva (Circular 240 de 2009). Así mismo, el funcionario asignado verifica que los aprendices que optaron por Aprendizaje como alternativa de etapa productiva, hayan tenido la migración efectiva del Aplicativo SOFIA PLUS a S.G.V.A; posteriormente realiza los ajustes si es el caso. Líder Aprendizaje Administrad or del sistema SOFIA PLUS. asignado Sofía Plus GFPI-F-065 Formato Selección Alternativa Etapa Productiva (SIG DG) Aprendices Registrados de Aplicativo a S.G.V.A. 5 Seleccionar empresa o aprendiz 1 4 El aprendiz cuenta con un listado de empresas en el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices, donde él puede elegir cuál sería la empresa patrocinadora para lo anterior debe tener actualizada su información y permanecer en estado disponible (Reglamento del aprendiz-cap. 3 deberes). 5 El aprendiz a través del aplicativo S.G.V.A puede seleccionar la empresa que cuente con el campo de práctica acorde a sus expectativas y el perfil ocupacional del programa de formación, para realizar su etapa productiva. Debe establecer contacto con la empresa seleccionada. Aprendiz Aprendiz Empresas SGVA FECHA 19/ 02/ 2015 CÓDIGO: DTCAP-C001-M-07 Versión:09 Página 3 de 6

4 ACTIVIDAD 1 DESCRIPCIÓN La empresa a su vez, también puede a través del aplicativo, contactar y seleccionar los aprendices que se ajusten a sus requerimientos. RESPONS ABLE REGISTRO 6 Solicitar Carta de Presentación 6 la empresa debe solicitar la carta de fechas antes de firmar contrato de aprendizaje, al líder de Aprendizaje. Esta carta de fechas sólo será elaborada y enviada vía correo electrónico por el líder de Aprendizaje como única persona autorizada para elaborar dicho documento. Líder de Aprendizaje Aprendiz Empresa Correo Electrónico DTCAP-F002-M- 07 Formato Minuta del Aprendizaje. 7 Suscribir y registrar el contrato de aprendizaje 8 Elaborar Informe de Contratación 7 La empresa debe elaborar el contrato de aprendizaje de acuerdo con las formalidades y modalidades descritas en los Decretos 933 y 2585 de 2003 y registrarlo en el aplicativo del Sistema de Información de Gestión Virtual de Aprendices. El funcionario asignado por el Centro verifica que el contrato haya sido registrado en el Aplicativo Gestión Virtual de aprendices, por parte de la empresa. Si aún no ha sido registrado, se debe hacer el seguimiento a la empresa para colaborarle en este Documento de Trabajo. Empresas Asignado DTCAP-F002-M- 07 Formato Minuta del Aprendizaje 9 Reportar Novedades de Aprendices (Etapa Lectiva) 10 Reportar novedades de Aprendices 8 Elaborar informes (general y específico) mensuales de aprendices con contrato de aprendizaje vigente y entregar al Subdirector, Coordinador de F.P.I., Coordinadores Académicos, Instructores asignados en la etapa productiva, y Relaciones Corporativa de la Regional DC. 9 Cuando se presenta alguna novedad en el Documento de Trabajo de formación de la etapa lectiva, el instructor o coordinador académico reportan la novedad al Líder de Contrato. El Centro de formación notifica a la empresa la situación para dar por terminado el contrato de aprendizaje. Así mismo, cuando el aprendiz informa sobre el incumplimiento de la empresa en el contrato de aprendizaje, se realiza la visita y se determina si se autoriza la terminación del contrato y se reporta las novedades en el SGVA. Asignado Instructor Coordinado Académico Aplicativo Informe de seguimiento a contrato de aprendizaje. - DTCAP-F001- Reporte novedades de aprendices 2 10 Durante la ejecución del contrato, la empresa debe registrar en SGVA las novedades como la suspensión o terminación del contrato especificando la causa: Empresa Instructor de Seguimiento Coordinador es FECHA 19/ 02/ 2015 CÓDIGO: DTCAP-C001-M-07 Versión:09 Página 4 de 6 - DTCAP-F001- Reporte novedades de Aprendices

5 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONS ABLE 2 Académicos 11 Terminar el Contrato Líder de contrato de aprendizaje REGISTRO Informes de visitas y actas de reunión FIN 11 Una vez terminado el contrato de aprendizaje, la empresa cuenta con 20 días hábiles para establecer un nuevo contrato e inicia el plan de ubicación de otro aprendiz a fin de conservar la proporcionalidad de la cuota de aprendices. Las empresas podrán monetizar total o parcialmente su cuota mínima de aprendices y para ello solicitará la información a la Regional del SENA o al Centro de Formación. Empresa Asignado FIN Control de los cambios Versión Fecha de aprobación Descripción del cambio 1 Junio 01 de 2006 Documento Original. 2 Mayo 31 de 2007 Modificación en el nombre institucional, contenido, creación de formatos y asignación del numeral 8: Control de Cambios. 01 Mayo 30 de Se generan los cambios respectivos por lineamientos dados por la Dirección General y se pasa del Sistema de Calidad al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con versión 1(uno); esta disposición es para todo los Documentos del Sistema 02 Febrero 15 de Se aplican los cambios en la matriz detallada Actividad 1, 2013 modificando el nombre del formato F Listado de empresas asistentes a eventos de promoción y en la Actividad 2 se adiciona el. formato F Registro de Alternativa Etapa Productiva. 03 Mayo 23 de Actualización de Normas y Documentos de Referencia, flujograma y matriz detallada Actividades 1 a 7, anulando actividades 8 a 15 de la versión anterior. 04 Junio 2 de Se Recodifica formato F por el F Formato Evaluación Evento Empresarial ubicado en la Actividad No.. 1 de la matriz detallada y traslada al proceso C-04 Mejora Continua, Procedimiento P Medición y Control, Actividad No. 4. Solicitado por Representante de la Subdirección. Comité Del SIMCI Proceso Proceso Proceso 05 Noviembre 30 de 2013 Se generan los cambios respectivos por lineamientos dados por la Dirección General y se pasa del Sistema Integrado de Mejora Continua Institución al Sistema Integrado de Gestión Comité SIG FECHA 19/ 02/ 2015 CÓDIGO: DTCAP-C001-M-07 Versión:09 Página 5 de 6

6 06 Julio 15 de Enero 07 de Noviembre 11 de Febrero 19 de 2015 Se anula el formato F78-P14-11 GFPI Reporte de Aprendices Patrocinados, ya que el Sistema de Gestión Virtual genera los reportes de los estados de los aprendices Se realiza por la Implementación del SIG con base en los lineamientos de la Dirección General y el Centro de Gestión Administrativa Se realiza por la Implementación del MSIG con base en los lineamientos de la Dirección General (Compromiso) y el Centro de Gestión Administrativa Se ajusta actividad 1 por inclusión de DTCAP-F004- Cronograma de actividades; Formato DTBA-F005-M-10 Asistencia Eventos Aprendices que anteriormente se empleaba en el documento de trabajo DTBA-C006-M-10 Fomento al Bienestar de Aprendices por el DTCAP-F003-M-07 como Formato Asistencia de Aprendices V.04 Procedimiento SIG MSIG Responsable de proceso FECHA 19/ 02/ 2015 CÓDIGO: DTCAP-C001-M-07 Versión:09 Página 6 de 6

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