Centro de Gestión Administrativa

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1 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN MATRIZ DE S Versión: 02 Fecha: 20/11/2013 Código: MR01 P08-01 DE Centro de Gestión Administrativa ANÁLISIS DEL VALORACIÓN DEL P01-01 DE Procedimiento de documentos Internos y Externos del SIG Desactualización de los lideres y responsables de procesos y s en la documentación del SIG /A) ZONA DE : Capacitación y seguimiento de la documentación del SIG Sensibilizar a Personal verificación de la documentación de la pagina del SIG Líder de Proceso PERMANENTE Listado Maestro de Documentos P02-01DE Procedimiento para Controlar el Servicio y/o producto No Conforme Inadecuada identificación del producto No conforme para el SIG, : Capacitación y seguimiento del producto no conforme eficacia de la capacitación en el seguimiento del producto no conforme. Lideres y responsables de los procesos y s 1 MES P03-01DE Procedimiento de Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos ambientales P03-01DE Procedimiento de Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos ambientales P04-01DE Procedimiento de Identificación de Requisitos Legales y otros requisitos ambientales Inadecuado nivel de implementación de a ruta sanitaria (eje ambiental) por elevada rotación de personal Inadecuado nivel de implementación de a ruta sanitaria (eje ambiental) por elevada rotación de personal Insuficientes recursos(eje ambiental) para tramitar Análisis de Vertimientos y reportar medición a la Secretaria Distrital Ambiental, : Plan de sensibilización a contratistas y personal TO : Plan de sensibilización a contratistas y personal TO : Gestionar permisos presupuestales con la Dirección General de la entidad, Sensibilizar a Personal TO y contratistas Servicio Aseo Medir la efectividad de la sensibilización Diseño plan de acción mitigación de efectos Verificación del Cumplimiento de las actividades Sensibilizar a Personal TO y contratistas Servicio Aseo Medir la efectividad de la sensibilización Diseño plan de acción mitigación de efectos Verificación del Cumplimiento de las actividades Tramitar autorizaciones presupuestales-- Diseñar plan de trabajo contemplando ley de garantías Gestionar Proceso Contractual Obtención de resultado de análisis{ y radicar ante la SDA Líder de Proceso Líder de Proceso Grupo de Apoyo P04-01DE Procedimiento de Identificación de Requisitos Legales y otros requisitos ambientales Insuficientes recursos(eje ambiental) para tramitar retiro de publicidad exterior visual y tramitar registro ambiental ante la Secretaria Distrital Ambiental, : Gestionar permisos presupuestales con la Dirección General de la entidad Tramitar autorizaciones presupuestales-- Diseñar plan de trabajo contemplando ley de garantías Gestionar Retiro Publicidad Exterior Radicar solicitud de registro ante la SDA Grupo de Apoyo P04-01DE Procedimiento de Identificación de Requisitos Legales y otros requisitos ambientales Desactualización normativa en el eje ambiental aplicable al CGA : Actualizar periódicamente matriz legal ambiental, Monitoreo trimestral sitios web autoridades nacionales y locales ambientales Analizar aplicabilidad legal al CGA Actualizar matriz legal Líder Procedimiento P05-01DE Procedimiento Inteligencia Organizacional P05-01DE Procedimiento Inteligencia Organizacional Inoportuna obtención de la Oferta Educativa de los Centros Lideres y Socios de la Red de Gestión Administrativa y Servicios Financieros, frente al calendario académico, para ser aprobada en el aplicativo SOFIA PLUS Baja identificación de necesidades reales del sector, como insumo para la generación de estrategias que permitan atender los requerimientos empresariales y de la comunidad educativa del CGA : Promover el cumplimiento del cronograma por parte de los responsables de los Centros de formación a nivel nacional, enviando el calendario académico con una semana de anticipación : Mantener estudios de caracterización ocupacional, planes operativos, encuestas de satisfacción del servicio.,, Aplicar el cronograma para remitir información a los responsables. Generar un Acto, divulgar y promover el cumplimiento del cronograma. Políticas claras y aplicadas. Lista de chequeo Definir Indicador para medir la eficacia en la promoción de encuentros con los actores de la mesa sectorial a través de Consejos Generales, Consejos Ejecutivos Subdirector de Centro y los diferentes eventos de participación con el sector.

2 ANÁLISIS DEL VALORACIÓN DEL P06-01DE Procedimiento Planeación Operativa Insuficientes recursos para la elaboración del plan operativo : Realizar una lista de chequeo verificando que las dependencias suministraron la información, Definir un indicador para medir el nivel de cumplimiento de entrega de información por parte de las dependencias de acuerdo con el cronograma estipulado Coordinador Administración Educativa P07-01 DE Programación Específica Bajo rendimiento productivo en el desarrollo de las actividades del CGA por condiciones visuales, auditivas y olfativas inadecuadas S.O. : Mantenimiento periódico de red eléctrica, red hídrica, y aislamiento acústico eficiencia del mantenimiento de redes eléctricas, hídricas y sistema acústico Coordinador Administración Educativa 1 MES P08-01DE Procedimiento Seguimiento a la Planeación Inoportunidad en la entrega por parte de los lideres del análisis cuantitativo y cualitativo de sus procesos y s : Solicitarles trimestralmente la medición y análisis de sus y procesos a los lideres y responsables. Capacitar a los lideres y responsables para la pertinencia y adecuación del SIG Lideres de proceso y responsables de Matriz de indicadores C02 GTH P03-02GTH Procedimiento para Coordinar y Desarrollar la L TALENTO Evaluación del Desempeño de Funcionarios de la Entidad Inoportuna Evaluación de Desempeño, con relación a los resultados (subjetivos, subutilizados) : Verificar la aplicación de las normas mediante correos electrónicos, Circulares Directrices de la, Teleconferencias, Videoconferencias, Conversatorios. *Remitir la normatividad a través de correos electrónicos, circulares a las Subdirecciones de cada Centro. *Conversatorio en todos los Centros de Formación. Oficina de Gestión del Talento Humano Políticas claras y aplicadas C02 GTH P04-02GTH Procedimiento para la Identificación de L TALENTO Requisitos Legales y otros requisitos en Gestión de Seguridad y salud en el trabajo Desactualización normativa en el eje Syso aplicable al CGA : Actualizar periódicamente matriz legal Syso, Monitoreo trimestral sitios web autoridades nacionales y locales ambientales salud ocupacional Determinar aplicabilidad legal al CGA Actualizar matriz legal Líder Procedimiento C02 GTH P05-02GTH Procedimiento para Identificación de Peligros, L TALENTO Valoración de Riesgos y determinación de controles OHSAS Insuficiencia en la gestión para la solución de los hallazgos identificados en las inspecciones : Gestionar las acciones s o correctivas a partir de los hallazgos identificados *Establecer un plan de trabajo para disminuir, eliminar y controlar los riesgos identificados en las inspecciones *Realizar los controles pertinentes Administración y Mantenimiento de Instalaciones y Maquinaría Grupo Apoyo 1 Año C02 GTH P06-02GTH Procedimiento para Investigación de Accidentes L TALENTO No se realice el reporte de accidentes de trabajo y Incidentes de trabajo : Plan de sensibilización acerca de la importancia de reportes de accidentes *Realizar sensibilizaciones a los trabajadores, contratistas y administrativos del CGA acerca de incidentes y accidentes y la importancia de su reporte *Instalar en las diferentes coordinaciones buzones en para los reportes de incidentes *Realizar la gestión de tramite del incidente a fin de solucionar, mejorar o mitigar la situación presentada. COPASO 1 Año C03 GTI TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION P01-13GTI Procedimiento de Gestión de Configuración Insuficientes Recursos y Métodos inadecuados, aplicados en la identificación y ubicación en sitio de los equipos asignados a los cuentadantes : Levantar periódicamente la información por secciones (coordinaciones), identificando ubicación, cantidades y estado operativo de los elementos *Asignar responsables para controlar la integridad y disponibilidad de los elementos en cada coordinación, durante las las jornadas de formación. *Definir un indicador de eficacia en la identificación de elementos y Coordinaciones ( Responsables Asignados) C04-GD P01-04GD Procedimiento Control de Registros Alta inestabilidad del aplicativo ONBASE : Realizar seguimiento a la conectividad de los clientes WEB del centro Definir un indicador de eficiencia sobre los reportes técnicos generados por las fallas del aplicativo y reportados a la Mesa de Ayuda de la, para el formateo de los equipos de computo Procedimiento formales aplicados.

3 ANÁLISIS DEL VALORACIÓN DEL C04-GD P02-04 GD Procedimiento administración de comunicaciones oficiales recibidas y producidas por la entidad Inestabilidad del Aplicativo On Base : Realizar solicitud a través de correo electrónico y llamadas a los ingenieros onbase Asumir el riesgo Gestionar con la, para que se revise las fallas Líder de proceso y Encargada del C04-GD P03-04 GD control de documentos normativos y contractuales Inestabilidad del Aplicativo On Base : Realizar solicitud a través de correo electrónico y llamadas a los ingenieros onbase Asumir el riesgo Gestionar con la, para que se revise las fallas Líder de proceso y Encargada del C05-GEC DE P02-05-GEC Procedimiento De acciones Correctivas y Preventivas Inoportuna entrega de acciones correctivas y preventivas por parte de las dependencias, : Realizar seguimiento periódico por medio del Formato de Q,R,S. y llamadas telefónicas a nuestros clientes, eficacia en la capacitación del personal sobre de Q, R, S. 1 MES C05-GEC DE P02-05-GEC Procedimiento De acciones Correctivas y Preventivas Baja implementación de acciones preventivas y correctivas en los procesos y s : Capacitar a los funcionarios y realizar seguimiento periódico en la implementación de controles en sus procesos, Capacitación para detectar riesgos en los procesos y levantar el mapa correspondiente Lideres y responsables de los procesos y s C05-GEC DE P03-05-GEC Procedimiento de Revisión por la Dirección Inoportunidad en la entrega por parte de los lideres del análisis cuantitativo y cualitativo de sus procesos y s : Solicitarles trimestralmente la medición y análisis de sus y procesos a los lideres y responsables. Capacitar a los lideres y responsables para la pertinencia y adecuación del SIG Lideres de proceso y responsables de Informe de procesos y C07-GRF DE RECURSOS FINANCIEROS P01-07-GRF Procedimiento para la Administración y Control del Presupuesto Bajo presupuesto para satisfacer las necesidades del centro : Consulta permanente del presupuesto para el trimestre.,evitar, COMPARTIR O TRANSFERIR Solicitar a adición recursos o traslados internos de presupuesto Usuarios C07-GRF DE RECURSOS FINANCIEROS P02-07-GRF Procedimiento para Causar Contablemente las cuentas por Pagar Baja planeación o seguimiento en la ejecución del PAC - Bogotá y, de acuerdo a la programación de líneas de pago : Seguimiento periódico al cronograma de ejecución del presupuesto asignado para el PAC,EVITAR, Definir un indicador de eficacia para la ejecución del PAC 1 MES P01-08GIL Procedimiento Ingreso de Bienes Perdida de elementos de consumo almacenados en bodega :Realizar el conteo anual de elementos de consumo almacenados en Bodega Conteo de elementos de consumo mediante formato 1 y 2, posterior contraste de formatos 1 año Formatos de medición (Conteo) C08-GIL DE INFRAESTRUCTURA Y LOGISTICA P07-08GIL Procedimiento Para la administración y mantenimiento de Instalaciones y maquinaria Insuficiente Presupuesto para el cumplimiento de las metas planeadas en el plan operativo anual en cuanto a contratación para el mantenimiento de infraestructura física del edifico, maquinaria (ascensores, motobombas, tanques, fumigación e higiene) : Mantener informada al Subdirector y Grupo, sobre la disponibilidad presupuestal para la contratación., COMPARTIR Solicitar a adición recursos o traslados internos de presupuesto Usuarios C09-GCCON DE CONTRATACION Y CONVENIOS P01-09GCCON Procedimiento Contratación de Instructores y/o Personal de Apoyo Inadecuado control en la información establecida para el estudio de conveniencia, consecución de cotizaciones empleadas para la elaboración de los C.D.P. : Verificación y aplicación del Manual de Contratación, para mitigar la posibilidad de inconsistencias, Aplicar los mecanismos de control relacionados con el estudio de la conveniencia y las cotizaciones. C09-GCCON DE CONTRATACION Y CONVENIOS P01-09GCCON Procedimiento Contratación de Instructores y/o Personal de Apoyo Inoportuna entrega de comprobantes de pago de seguridad social integral por parte de los instructores, conforme con lo establecido en el contrato de prestación de servicios. : Verificación y estadística de los registros, Anuncios, avisos, retroalimentación con los funcionarios Supervisor de contrato P01-11GFPI Procedimiento Diseño Curricular Inadecuado perfil de los integrantes del equipo de diseño curricular: competencias técnico- tecnológicas, pedagógicas, y actitudinales o axiológicas (A)ZONA DE : Capacitar a Instructores sobre la elaboración y actualización de Diseños curriculares. Definir indicador de efectividad de la capacitación en la elaboración y actualización de diseños curriculares. Líder de proceso

4 ANÁLISIS DEL VALORACIÓN DEL P03-11GFPI Procedimiento Planeación y publicación de la Oferta Educativa Inadecuado cumplimiento de las fechas establecidas en el calendario académico para planear y publicar la oferta abierta trimestralmente. : Informar vía correo electrónico las fechas para cumplir cada uno de los s en la planeación y publicación de la oferta abierta. asumir el riesgo Seguimiento del calendario académico establecido para cada trimestre, a través encargado del proceso de un sistema que genera alarma de las fechas a cumplir (Google calendar). trimestral P04-11GFPI Procedimiento Ingreso Inadecuado cumplimiento de las fechas establecidas en el calendario académico para programar y ejecutar fase I, II y matriculas (A)ZONA DE : Informar vía correo electrónico las fechas para cumplir cada uno de los s en la programación y ejecución de la fase I, II y matriculas asumir el riesgo Seguimiento del calendario académico establecido para cada trimestre, a través encargado del proceso de un sistema que genera alarma de las fechas a cumplir (Google calendar). trimestral Baja conectividad y conexión a internet o equipos que impidan el desarrollo eficaz del programa de inducción a los aprendices (A)ZONA DE : Mantener disponible el material en medio magnético y físico para el desarrollo de la inducción. COMPARTIR Y TRANSFERIR EL Actualizar y realizar seguimiento a las versiones del programa de inducción Dirección de Formación Baja cumplimiento en control operativo con relación a la oferta de acciones de formación (lineamientos, pautas y políticas impartidas por la Dirección de Formación Integral. Inoportuna entrega de materiales de formación Inoportuna entrega de calificación de proveedores insuficiente número de aprendices matriculados por fusionadas de Fichas de caracterización en Sofía, : Verificar y mantener la lista maestra de controles operativos trimestrales : Establecer un cronograma de solicitudes de materiales de formación para la consolidación oportuna del plan de compras : Establecer un cronograma para la oportuna entrega de los datos de acuerdo a las nuevas fechas de aplicación : Verificar el número de aprendices activos en cada ficha desde la inducción para optimizar los recursos asignados,, Definir indicador de eficacia en la aplicabilidad de los lineamientos, pautas y políticas relacionadas con la oferta de programas de formación aprobados por la red Gestión Administrativa y Servicios Financieros. eficacia en la entrega de solicitudes de materiales de formación *Solicitar cambio de fecha de aplicación del instrumento. *Definir indicador para medir efectividad de las acciones propuestas en el plan de mejoramiento de Solicitud de informe del aplicativo Sofía Coordinador de Formación 1 MES ( Ajuste realizado en el aplicativo) Ficha técnica) Alta deserción de los aprendices en el proceso de formación Incumplir con la entrega de materiales de formación a los instructores y grupos de inducción : Realizar socialización del Reglamento del Aprendiz SENA y efectuar seguimiento seguimiento de asistencia a los cursos activos. : Seguimiento al proceso de inducción/ Evaluación oportuna en el aplicativo Sofía/ Plus y cambio de estado de inducción a formación Verificación de migración de las, *Definir Indicador de eficacia de la socialización del Reglamento del Aprendiz SENA * Definir Indicador de eficacia en la deserción de aprendices Designar a un líder de seguimiento a Inducción a Aprendices para agilizar la evaluación de evidencias y garantizar la migración al aplicativo Ficha técnica) (Cantidad de Materiales Insuficiente recurso de Talento Humano para impartir la formación complementaria en gestión Documental : Programación previa, Asignar instructores para formación complementaria Coordinación académica Insuficiencia en la entrega y diligenciamiento de formatos establecidos para el buen funcionamiento en la Formación Complementaria Seguimiento a través de reuniones para sensibilización de la implementación del, Continuar con las reuniones periódicas y revisión de formatos en la entrega Líder de proceso No obtener de los instructores la calificación una vez haya terminado su respetiva capacitación generando la demora en certificar o cancelar los diferentes grupos de formación complementaria que se encuentran pendientes en el sistema : Solicitar a través de correos que califiquen los usuarios Verificar la entrega de evidencias del Formato respectivo Responsable de Procedimiento P07-11GFPI Procedimiento Etapa Productiva Insuficiente monitoreo y evaluación de la etapa productiva a los aprendices. : Seguimiento a los grupo asignados Gestionar la asignación de de instructores por parte de la coordinación a seguimiento a etapa productiva.

5 ANÁLISIS DEL VALORACIÓN DEL P12-11GFPI Procedimiento Fomento a Bienestar y liderazgo del Aprendiz Insuficiente presupuesto al proyectado por Bienestar en el POA : Realizar seguimiento a la asignación presupuestal, Seguimiento por medio de actas de reunión Funcionario a cargo de Bienestar Baja contratación de aprendices susceptibles de contrato de aprendizaje (PROBABLE).Atención personalizada a los empresarios para enviar a los aprendices a entrevistas Asignar responsable para deshabilitar aprendiz por 3 meses del SGVA Incumplimiento en la meta de contrato de aprendizaje asignada al centro Realizar eventos empresariales, entrega de hojas de vida en los mismos Realizar seguimiento trimestral al indicador para tomar medidas o actividades que permitan el aumento de la meta Inasistencia de Aprendices a entrevistas para celebrar contratos de aprendizaje (PROBABLE).Seguimiento periódico a las entrevistas de los aprendices Realizar talleres de entrevista, habilidades blandas, presentación de hoja de vida Baja actualización de la información del sistema de gestión virtual por parte de las Empresas y-o aprendices Asesorar a las empresas y aprendices por medio virtual, telefónicamente y charlas de sensibilización. *Definir indicador de eficacia en la actualización de la información del SGVA Sistema de Gestión Virtual de Aprendices por lo Aprendices y Empresarios P15-11GFPI Procedimiento para la Ejecución de Acciones de Formación Complementaria Blackboard en Ambientes Virtuales Desactualización de las fichas de matricula en el tiempo establecido por parte de los aprendices de Formación Virtual. () : Solicitar correo alterno, envío de correo y anuncios, seguimiento a los tutores, Diligenciar un correo alterno, para verificar datos de registro, en el momento de la inscripción C12-GCC COMPT CUALIFICACIONES P02-12GCC Procedimiento Evaluación y Certificación de Competencias Laborales Insuficiente recurso humano que consolide el nivel de cumplimiento de metas, de acuerdo a los tipos de población atendida : Implementar un formato que consolide los avances en cuanto al cumplimiento de las metas de certificación., Seguimiento ala información consolidada C12-GCC COMPT CUALIFICACIONES P02-12GCC Procedimiento Evaluación y Certificación de Competencias Laborales Incumplimiento en las metas propuestas, debido a las inconsistencias presentadas en la ejecución del proceso en su nueva versión (PROBABLE), : Solicitar a los aspirantes mediante comunicación para dar tramite al registro de proyectos E-Reducir, Evitar o Transferir el riesgo Recibir las solicitudes de los aspirantes al proceso de ECCL, mediante comunicación física y electrónica y dar trámite de inmediato registrando proyectos según los nuevos lineamientos del Grupo de Certificación Grupo de Certificación. Líder del proceso. Bimestral Numero de solicitudes atendidas / Numero de solicitudes recibidas C15-GEE EMPRENDIMIENTO Y EMPRESARISMO- P01-15-GEE Procedimiento Gestión para el Emprendimiento y Empresarismo Incumplimiento en la continuidad de la gestión de la unidad de emprendimiento : Realizar empalmes de entrega de cargos de los gestores Definir políticas claras en la entrega de cargos (Política Implementada) C16-REGC RELAC EMP- CLIENTE P01-16-REGC Procedimiento de Peticiones, Quejas,Reclamos y Sugerencias Inoportuno seguimiento a las respuestas generadas por las dependencias a las cuales se les asigna las PQR y S : Realizar Seguimiento permanente a la oportunidad de la respuesta, mediante el formato F012-04, con el fin de asegurar su eficacia, oportunidad (eficacia) de la respuesta sobre la entrega a tiempo del formato por parte de los responsables Líder del proceso 1 MES C16-REGC RELAC EMP- CLIENTE P02-16-REGC Procedimiento de La Medición y Control Omitir datos del desempeño del Asesor corporativo de la tabulación (PROBABLE), : verificar los datos y analizar encuestas aplicadas a los empresarios, Definir un indicador para la verificación de los datos de las encuestas aplicadas a los empresarios