Centro de Gestión Administrativa

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1 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA MATRIZ DE S Centro de Gestión Administrativa ANÁLISIS DEL VALORACIÓN DEL DOCUMENTO DE TRA DTCD-C001- PARA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Desactualización de los lideres y responsables de procesos y en la documentación del SIG /A) ZONA DE PREVENTIVO: Capacitación y seguimiento de la documentación del SIG Sensibilizar a Personal verificación de la documentación de la pagina del SIG Líder de Proceso PERMANENTE Listado Maestro de Documentos DTSNC-C002- CONTROL DEL SERVICIO Y/O PRODUCTO NO CONFORME Inadecuada identificación del producto No conforme para el SIG (E) ZONA DE, PREVENTIVO: Capacitación y seguimiento del producto no conforme eficacia de la capacitación en el seguimiento del producto no conforme. Lideres y responsables de los procesos y 1 MES DTIAIA -C003- IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES Inadecuado nivel de implementación de a ruta sanitaria (eje ambiental) por elevada rotación de personal PREVENTIVO: Fortalecimiento del Grupo de Gestión Ambiental para incrementar la frecuencia de las sensibilización a contratistas y personal TO Fortalecer camapa de orden y aseo Sensibilizar a Personal TO y contratistas Servicio Aseo Medir la efectividad de la sensibilización Diseño plan de acción mitigación de efectos Verificación del Cumplimiento de las actividades Líder de Proceso DE-C-001 ESTRATÉGICO DE-P-004- PROCEDIMIENTO IDENTIIFCACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS AMBIENTALES (SIG DG) Insuficientes recursos(eje ambiental) para tramitar Análisis de Vertimientos y reportar medición a la Secretaria Distrital Ambiental (E) ZONA DE, PREVENTIVO: Gestionar Adecuación trampas de grasa y permisos presupuestales para el analisis de vertimientos Tramitar autorizaciones presupuestales-- Diseñar plan de trabajo Gestionar Análisis y Radicar solicitud ante la SDA Grupo de Apoyo Administrativo DE-C-001 ESTRATÉGICO DE-P-004- PROCEDIMIENTO IDENTIIFCACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS AMBIENTALES (SIG DG) Insuficientes recursos(eje ambiental) para tramitar retiro de publicidad exterior visual y tramitar registro ambiental ante la Secretaria Distrital Ambiental (E) ZONA DE, PREVENTIVO: Gestionar permisos presupuestales con la Dirección General de la entidad (E) ZONA DE Tramitar autorizaciones presupuestales-- Diseñar plan de trabajo Gestionar legalizaciónn Publicidad Exterior ante la ante la SDA Grupo de Apoyo Administrativo DE-C-001 ESTRATÉGICO DE-P-004- PROCEDIMIENTO IDENTIIFCACION DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS AMBIENTALES (SIG DG) Desactualización normativa en el eje ambiental aplicable al CGA PREVENTIVO: Actualizar periódicamente matriz legal ambiental Monitoreo trimestral sitios web autoridades nacionales y locales ambientales Analizar aplicabilidad legal al CGA Actualizar matriz legal Líder Procedimiento DTAP-C004- INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL DTAP-C004- INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL Inoportuna obtención de la Oferta Educativa de los Centros Lideres y Socios de la Red de Gestión Administrativa y Servicios Financieros, frente al calendario académico, para ser aprobada en el aplicativo SOFIA PLUS Baja identificación de necesidades reales del sector, como insumo para la generación de estrategias que permitan atender los requerimientos empresariales y de la comunidad educativa del CGA PREVENTIVO: Promover el cumplimiento del cronograma por parte de los responsables de los Centros de formación a nivel nacional, enviando el calendario académico con una semana de anticipación PREVENTIVO: Mantener estudios de caracterización ocupacional, planes operativos, encuestas de satisfacción del servicio.,, Aplicar el cronograma para remitir información a los responsables. Generar un Acto Administrativo, divulgar y promover el cumplimiento del cronograma. Políticas claras y aplicadas. Lista de chequeo Definir Indicador para medir la eficacia en la promoción de encuentros con los actores de la mesa sectorial a través de Consejos Generales, Consejos Ejecutivos Subdirector de Centro y los diferentes eventos de participación con el sector. DTAP-C005-PLANEACION OPERATIVA Insuficientes recursos para la elaboración del plan operativo PREVENTIVO: Realizar una lista de chequeo verificando que las dependencias suministraron la información, Definir un indicador para medir el nivel de cumplimiento de entrega de información por parte de las dependencias de acuerdo con el cronograma estipulado Coordinador Administración Educativa

2 ANÁLISIS DEL VALORACIÓN DEL DOCUMENTO DE TRA DTAP-C006- PROGRAMACION ESPÉCIFICA Bajo rendimiento productivo en el desarrollo de las actividades del CGA por condiciones visuales, auditivas y olfativas inadecuadas S.O. PREVENTIVO: Mantenimiento periódico de red eléctrica, red hídrica, y aislamiento acústico eficiencia del mantenimiento de redes eléctricas, hídricas y sistema acústico Coordinador Administración Educativa 1 MES DTSP-C007- SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN Inoportunidad en la entrega por parte de los lideres del análisis cuantitativo y cualitativo de sus procesos y PREVENTIVO: Solicitarles trimestralmente la medición y análisis de sus y procesos a los lideres y responsables. Capacitar a los lideres y responsables para la pertinencia y adecuación del SIG Lideres de proceso y responsables de Matriz de indicadores GTH-C-001 GESTION DEL TALENTO HUMANO GTH-P-010 PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN Y AL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRA (SIG-DG) Desactualización normativa en el eje Syso aplicable al CGA PREVENTIVO: Actualizar periódicamente matriz legal Syso, Monitoreo trimestral sitios web autoridades nacionales y locales ambientales salud ocupacional Determinar aplicabilidad legal al CGA Actualizar matriz legal Líder Procedimiento M-02 GESTION DEL TALENTO HUMANO DTIPVR-C002-M-02 IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACION DE S Y DETERMINACION DE OHSAS Insuficiencia en la gestión para la solución de los hallazgos identificados en las inspecciones (E) ZONA DE PREVENTIVO: Gestionar las acciones PREVENTIVOs o correctivas a partir de los hallazgos identificados *Establecer un plan de trabajo para disminuir, eliminar y controlar los riesgos identificados en las inspecciones *Realizar los controles pertinentes Administración y Mantenimiento de Instalaciones y Maquinaría Grupo Apoyo Administrativo 1 Año M-02 GESTION DEL TALENTO HUMANO DTIAT-C001-M-02 INVESTIGACION INCIDENTES Y ACCIDENTES No se realice el reporte de accidentes de trabajo PREVENTIVO: Plan de sensibilización acerca de la importancia de reportes de accidentes *Realizar sensibilizaciones a los trabajadores, contratistas y administrativos del CGA acerca de incidentes y accidentes y la importancia de su reporte *Instalar en las diferentes coordinaciones buzones en para los reportes de incidentes *Realizar la gestión de tramite del incidente a fin de solucionar, mejorar o mitigar la situación presentada. COPASO 1 Año DE LA IN Insuficientes Recursos y Métodos inadecuados, aplicados en la identificación y ubicación en sitio de los equipos asignados a los cuentadantes (E) ZONA DE PREVENTIVO: Levantar periódicamente la información por secciones (coordinaciones), identificando ubicación, cantidades y estado operativo de los elementos (E) ZONA DE *Asignar responsables para controlar la integridad y disponibilidad de los elementos en cada coordinación, durante las las jornadas de formación. *Definir un indicador de eficacia en la identificación de elementos y DE LA IN Incumplimiento semestral del informe de la infraestrcutura del centro PREVENTIVO: Utilizar una guaya o armella de seguridad para amarrar los cables, evitando qel hurto o que se suelten algúnperiférico Verificarr y actualizar el inventario del centro periodicamente (mensual) Que als coordinaciones académicas impantes una brigada de personal permanente de seguridad en los ambeintes Elaboración de cornograma y asignaciónd e actividades de buenas prácticas preventivas laborando fechas de inspección de elementos y verificación para constatar que todos los equipos esten a satisfaccion Verificar el cronograma mensual del perosnal de Proa para levantamiento y verificación del inventario general del centro Coordinar con los vigias de seguridad el control de los ambientes según als coordinacioes y

3 ANÁLISIS DEL VALORACIÓN DEL DOCUMENTO DE TRA DE LA IN Mala conectyividad en las redes inhalámbricas de formación, RED APRENDIZ, APRENDIZ S21 Verificar, registrar y reubicar por ambientes los Acess-Point subutilizables Cada ambiente de formación que tenga equipos no supere 15 y tenga un acccess point y DE LA IN Inadecuada manipulación de las conexiones de los equipos de computo (eléctrico y datos) por parte de los aprendices en ambientes de formación Verificar y registrar y reubicar puntos eléctricos y de datos subutilizables Verificar y reubicar tomas subutilizadas en ambientes para evitar incidentes eléctricos y GD-C-001 GESTION DOCUMENTAL GD-P-002 PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS Y PRODUCIDAS POR LA ENTIDAD - (SIG DG) Inestabilidad del Aplicativo On Base (E) ZONA DE PREVENTIVO: Realizar solicitud a través de correo electrónico y llamadas a los ingenieros onbase Gestionar con la, para que se revise las fallas Procedimiento formales aplicados. GD-C-001 GESTION DOCUMENTAL GD-P-003 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Y CONTRACTUALES- (SIG DG) Inestabilidad del Aplicativo On Base (E) ZONA DE PREVENTIVO: Realizar solicitud a través de correo electrónico y llamadas a los ingenieros onbase Gestionar con la, para que se revise las fallas Procedimiento formales aplicados. Inoportuna entrega de acciones correctivas y preventivas por DTACP-C009- CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS parte de las dependencias (E) ZONA DE, PREVENTIVO: Realizar seguimiento periódico por medio del Formato de Q,R,S. y llamadas telefónicas a nuestros clientes, eficacia en la capacitación del personal sobre de Q, R, S. 1 MES DTACP-C009- CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Baja implementación de acciones preventivas y correctivas en los procesos y PREVENTIVO: Capacitar a los funcionarios y realizar seguimiento periódico en la implementación de controles en sus procesos, Capacitación para detectar riesgos en los procesos y levantar el mapa correspondiente Lideres y responsables de los procesos y DTRD-C008- REVISION POR LA DIRECCION Inoportunidad en la entrega por parte de los lideres del análisis cuantitativo y cualitativo de sus procesos y PREVENTIVO: Solicitarles trimestralmente la medición y análisis de sus y procesos a los lideres y responsables. Capacitar a los lideres y responsables para la pertinencia y adecuación del SIG Lideres de proceso y responsables de Informe de procesos y M-06 GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS DTACP-C001-M-06 PARA LA ADMINISTRACION Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Bajo presupuesto para satisfacer las necesidades del centro (E) ZONA DE PREVENTIVO: Consulta permanente del presupuesto para el trimestre.,evitar, COMPARTIR O TRANSFERIR Solicitar a adición recursos o traslados internos de presupuesto Usuarios M-06 GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS DTACP-C002-M-06 PARA CAUSAR CONTABLEMENTE LAS CUENTAS POR PAGAR Baja planeación o seguimiento en la ejecución del PAC - Bogotá y, de acuerdo a la programación de líneas de pago (E) ZONA DE PREVENTIVO: Seguimiento periódico al cronograma de ejecución del presupuesto asignado para el PAC,EVITAR, Definir un indicador de eficacia para la ejecución del PAC 1 MES GIL-C-001 PROCESO GESTIÓN DE GIL-P-001PROCEDIMIENTO INGRESO DE BIENES (SIG DG) Perdida de elementos de consumo almacenados en bodega INFRAESTRUCTURA Y LOGÍSTICA M-08 GESTION DE INFRAESTRCUTURA Y LOGISTICA DTAM-C003-M-08 PARA LA ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y MAQUINARIA. Insuficiente Presupuesto para el cumplimiento de las metas planeadas en el plan operativo anual en cuanto a contratación para el mantenimiento de infraestructura física del edifico, maquinaria (ascensores, motobombas, tanques, fumigación e higiene) PREVENTIVO:Realizar el conteo anual de elementos de consumo almacenados en Bodega PREVENTIVO: Mantener informada al Subdirector y Grupo Administrativo, sobre la disponibilidad presupuestal para la contratación., COMPARTIR Conteo de elementos de consumo mediante formato 1 y 2, posterior contraste de formatos Solicitar a adición recursos o traslados internos de presupuesto Usuarios 1 año Formatos de medición (Conteo)

4 ANÁLISIS DEL VALORACIÓN DEL DOCUMENTO DE TRA M-09 GESTION CONTRACTUAL DTCIPA-C001-M-09 CONTRATACION DE INSTRUCTORES Y/O PERSONAL DE APOYO Inadecuado control en la información establecida para el estudio de conveniencia, consecución de cotizaciones empleadas para la elaboración de los C.D.P. PREVENTIVO: Verificación y aplicación del Manual de Contratación, para mitigar la posibilidad de inconsistencias, Aplicar los mecanismos de control relacionados con el estudio de la conveniencia y las cotizaciones. M-09 GESTION CONTRACTUAL DTCIPA-C001-M-09 CONTRATACION DE INSTRUCTORES Y/O PERSONAL DE APOYO GFPI-C-001 PROCESO GESTION DE GFPI-P-001 PROCEDIMIENTO DISEÑO CURRICULAR (SIG LA DG) DTPOE-C001-M-10 PLANEACIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA EDUCATIVA Inoportuna entrega de comprobantes de pago de seguridad social integral por parte de los instructores, conforme con lo establecido en el contrato de prestación de servicios. Inadecuado perfil de los integrantes del equipo de diseño curricular: competencias técnico- tecnológicas, pedagógicas, y actitudinales o axiológicas Inadecuado cumplimiento de las fechas establecidas en el calendario académico para planear y publicar la oferta abierta trimestralmente. (A)ZONA DE PREVENTIVO: Verificación y estadística de los registros PREVENTIVO: Capacitar a Instructores sobre la elaboración y actualización de Diseños curriculares. PREVENTIVO: Informar vía correo electrónico las fechas para cumplir cada uno de los en la planeación y publicación de la oferta abierta., asumir el riesgo Anuncios, avisos, retroalimentación con los funcionarios Supervisor de contrato Definir indicador de efectividad de la capacitación en la elaboración y actualización de diseños curriculares. Líder de proceso Seguimiento del calendario académico establecido para cada trimestre, a través encargado del proceso de un sistema que genera alarma de las fechas a cumplir (Google calendar). trimestral DTI-C002-M-10 INGRESO Inadecuado cumplimiento de las fechas establecidas en el calendario académico para programar y ejecutar fase I, II y matriculas (A)ZONA DE PREVENTIVO: Informar vía correo electrónico las fechas para cumplir cada uno de los en la programación y ejecución de la fase I, II y matriculas asumir el riesgo Seguimiento del calendario académico establecido para cada trimestre, a través encargado del proceso de un sistema que genera alarma de las fechas a cumplir (Google calendar). trimestral Baja conectividad y conexión a internet o equipos que impidan el desarrollo eficaz del programa de inducción a los aprendices Baja cumplimiento en control operativo con relación a la oferta de acciones de formación (lineamientos, pautas y políticas impartidas por la Dirección de Formación Integral. Inoportuna entrega de materiales de formación Inoportuna entrega de calificación de proveedores insuficiente número de aprendices matriculados por fusionadas de Fichas de caracterización en Sofía (A)ZONA DE (E) ZONA DE, PREVENTIVO: Mantener disponible el material en medio magnético y físico para el desarrollo de la inducción. PREVENTIVO: Verificar y mantener la lista maestra de controles operativos trimestrales PREVENTIVO: Establecer un cronograma de solicitudes de materiales de formación para la consolidación oportuna del plan de compras PREVENTIVO: Establecer un cronograma para la oportuna entrega de los datos de acuerdo a las nuevas fechas de aplicación PREVENTIVO: Verificar el número de aprendices activos en cada ficha desde la inducción para optimizar los recursos asignados (E) ZONA DE,, COMPARTIR Y TRANSFERIR EL Actualizar y realizar seguimiento a las versiones del programa de inducción Definir indicador de eficacia en la aplicabilidad de los lineamientos, pautas y políticas relacionadas con la oferta de programas de formación aprobados por la red Gestión Administrativa y Servicios Financieros. eficacia en la entrega de solicitudes de materiales de formación *Solicitar cambio de fecha de aplicación del instrumento. *Definir indicador para medir efectividad de las acciones propuestas en el plan de mejoramiento de Solicitud de informe del aplicativo Sofía Dirección de Formación Profesional académicas Coordinador de Formación Profesional 1 MES ( Ajuste realizado en el aplicativo) Ficha técnica) Alta deserción de los aprendices en el proceso de formación Incumplir con la entrega de materiales de formación a los instructores y grupos de inducción PREVENTIVO: Realizar socialización del Reglamento del Aprendiz SENA y efectuar seguimiento seguimiento de asistencia a los cursos activos. PREVENTIVO: Seguimiento al proceso de inducción/ Evaluación oportuna en el aplicativo Sofía/ Plus y cambio de estado de inducción a formación Verificación de migración de las, *Definir Indicador de eficacia de la socialización del Reglamento del Aprendiz SENA * Definir Indicador de eficacia en la deserción de aprendices Designar a un líder de seguimiento a Inducción a Aprendices para agilizar la evaluación de evidencias y garantizar la migración al aplicativo académicas Ficha técnica) (Cantidad de Materiales Insuficiente recurso de Talento Humano para impartir la formación complementaria en gestión Documental PREVENTIVO: Programación previa, Asignar instructores para formación complementaria Coordinación académica

5 ANÁLISIS DEL VALORACIÓN DEL DOCUMENTO DE TRA Insuficiencia en la entrega y diligenciamiento de formatos establecidos para el buen funcionamiento en la Formación Complementaria PREVENTIVO Seguimiento a través de reuniones para sensibilización de la implementación del, Continuar con las reuniones periódicas y revisión de formatos en la entrega Líder de proceso No obtener de los instructores la calificación una vez haya terminado su respetiva capacitación generando la demora en certificar o cancelar los diferentes grupos de formación complementaria que se encuentran pendientes en el sistema PREVENTIVO: Solicitar a través de correos que califiquen los usuarios Verificar la entrega de evidencias del Formato respectivo Responsable de Procedimiento DTSEP-C005-M-10 SEGUIMIENTO A ETAPA PRODUCTIVA Insuficiente monitoreo y evaluación de la etapa productiva a los aprendices. PREVENTIVO: Seguimiento a los grupo asignados Gestionar la asignación de de instructores por parte de la coordinación a seguimiento a etapa productiva. académicas DTBA-C006-M-10 FOMENTO A BIENESTAR Y LIDERAZGO DEL APRENDIZ Insuficiente presupuesto al proyectado por Bienestar en el POA PREVENTIVO: Realizar seguimiento a la asignación presupuestal, Seguimiento por medio de actas de reunión Funcionario a cargo de Bienestar RELACIONAMIENTO DTCA-C001- PARA GESTIONAR EL CONTRATO DE Baja contratación de aprendices susceptibles de contrato de aprendizaje (PROBABLE) (E) ZONA DE PREVENTIVO.Atención personalizada a los empresarios para enviar a los aprendices a entrevistas Asignar responsable para deshabilitar aprendiz por 3 meses del SGVA RELACIONAMIENTO DTCA-C001- PARA GESTIONAR EL CONTRATO DE Incumplimiento en la meta de contrato de aprendizaje asignada al centro (E) ZONA DE PREVENTIVO Realizar eventos empresariales, entrega de hojas de vida en los mismos Realizar seguimiento trimestral al indicador para tomar medidas o actividades que permitan el aumento de la meta RELACIONAMIENTO DTCA-C001- PARA GESTIONAR EL CONTRATO DE Inasistencia de Aprendices a entrevistas para celebrar contratos de aprendizaje (PROBABLE) (E) ZONA DE PREVENTIVO.Seguimiento periódico a las entrevistas de los aprendices Realizar talleres de entrevista, habilidades blandas, presentación de hoja de vida RELACIONAMIENTO DTCA-C001- PARA GESTIONAR EL CONTRATO DE Baja actualización de la información del sistema de gestión virtual por parte de las Empresas y-o aprendices (E) ZONA DE PREVENTIVO Asesorar a las empresas y aprendices por medio virtual, telefónicamente y charlas de sensibilización. *Definir indicador de eficacia en la actualización de la información del SGVA Sistema de Gestión Virtual de Aprendices por lo Aprendices y Empresarios RELACIONAMIENTO EMPRESARIAL Y DTFVCB-C008-M-10 PARA LA EJECUCIÓN DE DE FORMACIÓN COMPLEMENTARIA BLACKBOARD EN AMBIENTES VIRTUALES Desactualización de las fichas de matricula en el tiempo establecido por parte de los aprendices de Formación Virtual. () PREVENTIVO: Solicitar correo alterno, envío de correo y anuncios, seguimiento a los tutores, Diligenciar un correo alterno, para verificar datos de registro, en el momento de la inscripción GCC-C-001 CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES GCC-G-001 GUIA PARA CERTIFICAR COMPETENCIAS LABORALES Incumplimiento en las metas propuestas, debido a las inconsistencias presentadas en la ejecución del proceso en su nueva versión (PROBABLE) (E) ZONA DE, PREVENTIVO: Solicitar a los aspirantes mediante comunicación para dar tramite al registro de proyectos E-Reducir, Evitar o Transferir el riesgo Recibir las solicitudes de los aspirantes al proceso de ECCL, mediante comunicación física y electrónica y dar trámite de inmediato registrando proyectos según los nuevos lineamientos del Grupo de Certificación Grupo de Certificación. Líder del proceso. Bimestral Numero de solicitudes atendidas / Numero de solicitudes recibidas M-11 GESTION DE EMPRENDIMIENTO Y EMPRESARISMO DTGEE-C001-M-11 GESTION PARA EL EMPRENDIMIENTO Y EL EMPRESARISMO Incumplimiento en la continuidad de la gestión de la unidad de emprendimiento PREVENTIVO: Realizar empalmes de entrega de cargos de los gestores Definir políticas claras en la entrega de cargos (Política Implementada) REGC-C-001 RELACIONAMIENTO REGC-P-004 PROCEDIMIENTO PETICIONES, QUEJAS EMPRESARIAL Y RECLAMOS Y SUGERENCIAS (PQRS) - (SIG DG) Inoportuno seguimiento a las respuestas generadas por las dependencias a las cuales se les asigna las PQR y S PREVENTIVO: Realizar Seguimiento permanente a la oportunidad de la respuesta, mediante el formato F012-04, con el fin de asegurar su eficacia, oportunidad (eficacia) de la respuesta sobre la entrega a tiempo del formato por parte de los responsables Líder del proceso 1 MES

6 ANÁLISIS DEL VALORACIÓN DEL DOCUMENTO DE TRA RELACIONAMIENTO DTMC-C002- MEDICIÓN Y CONTROL EMPRESARIAL Y Omitir datos del desempeño del Asesor corporativo de la tabulación (PROBABLE) (E) ZONA DE, PREVENTIVO: verificar los datos y analizar encuestas aplicadas a los empresarios, Definir un indicador para la verificación de los datos de las encuestas aplicadas a los empresarios