Ajustes contables por concepto congelación, descongelación, devolución y otros conceptos

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1 SGC-VAF Ajustes contables por concepto congelación, descongelación, devolución y otros conceptos VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIVERSIDAD DE SANTANDER SGC-VAF

2 Versión: 05 Página 1 de PROPÓSITO Indicar los pasos para efectuar los ajustes contables que se requieren por concepto de congelación, descongelación, devolución de dinero u otros solicitados por conceptos diferentes a los anteriores. 2. ALCANCE Este instructivo inicia desde la identificación de tipo de ajuste contable hasta la realización del mismo, acorde con los soportes contables y/o información registrada en el sistema de información. 3. CONDICIONES GENERALES Las notas corresponden a los ajustes contables que se realizan ya sea por concepto de congelación, descongelación, errores en la contabilización u otros conceptos. Se debe verificar previamente en el sistema de información los saldos a favor del estudiante, para casos de descongelación. Los saldos a favor del estudiante se generan, una vez confirmado los valores oficiales de matrícula o derechos pecuniarios determinados por la UDES, frente a un monto mayor consignado por el estudiante o entidad financiera. Los ajustes por contabilización errónea se realizan una vez determinado el error, el cual puede ser identificado por los funcionarios de Crédito y Cartera, Contabilidad o por el mismo estudiante, principalmente. El valor congelado tiene un término para uso de un año de lo contrario el valor queda en cero. Según los siguientes casos, se elaboran los registros, así: o Legalización total del pago: factura y recibo de caja o Congelación: factura, recibo de caja y nota crédito o Descongelación: factura, recibo de caja o nota contable o Ajustes contables: Nota Contable o Error de contabilización: nota crédito

3 Versión: 05 Página 2 de 45 Cuando se realice la reversión de las facturas ICETEX según aprobación del caso CAE se chequea factura de contado o a crédito, teniendo en cuenta las indicaciones del jefe y/o coordinador(a) de Crédito y Cartera. Antes de efectuar una congelación debe existir una factura o recibo de caja previo, por el servicio cancelado. Antes de realizar una descongelación debe estar el dinero previamente congelado mediante una nota crédito. Cuando se elaboran las notas crédito el vendedor o semestre debe ser igual a la factura que vamos a reversar o congelar. El campo de medio de pago en datos generales para las notas Credito donde se van a realizar congelaciones es 08 OTROS. Si no aplica para congelación el medio de pago debe ser igual a la factura que vamos a reversar. Los criterios para la aceptación de este instructivo son: disponibilidad y confiabilidad del sistema de información, disponibilidad de recursos y confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación cuando no se hayan especificado. Las solicitudes de información, consultas o cambios en la aplicación de este instructivo serán atendidas mediante correo electrónico y deben ser aprobadas previamente por el líder del subproceso. Las actividades posteriores a la entrega de este instructivo son: remitir a tesorería los casos que correspondan a devoluciones de dinero. 4. NOTAS CRÉDITO Se elaboran por el módulo de facturación y se realizan cuando se requiere reversar un pago, ya sea por doble facturación, porque el documento quedo mal elaborado o por congelación del pago realizado, teniendo en cuenta los siguientes parámetros según sea el caso, se ingresa así: Ofimática Modulo de Facturación Datos Notas Crédito NC: Consecutivo Notas Crédito Se ingresa el código del estudiante en el campo Cliente, en el campo de producto hay que tener en cuenta que si son pagos de meses anteriores para los conceptos de

4 Versión: 05 Página 3 de 45 matrícula, idiomas, informática e inscripción el producto no es el mismo de factura, los productos a utilizar son: PRODUCTO DESCRIPCIÓN 777 DEVOLUCIÓN INSCRIPCIÓN TECNOLOGÍAS 778 DEVOLUCIÓN INSCRIPCIÓN PREGRADO 779 DEVOLUCIÓN INSCRIPCIÓN POSGRADO 780 DEVOLUCIÓN MATRÍCULA TECNOLOGÍAS 781 DEVOLUCIÓN MATRÍCULA PREGRADO 782 DEVOLUCIÓN MATRÍCULA POSGRADO 783 DEVOLUCIÓN IDIOMAS TECNOLOGÍAS 784 DEVOLUCIÓN IDIOMAS PREGRADO 785 DEVOLUCIÓN IDIOMAS POSGRADO 786 DEVOLUCIONES SEMINARIOS 787 DEVOLUCIONES DIPLOMADOS 788 DEVOLUCIONES CONGRESOS - SIMPOSIOS 789 DEVOLUCIONES CERTIFICADOS TECNOLOGÍAS 790 DEVOLUCIONES CERTIFICADOS PREGRADO 791 DEVOLUCIONES CERTIFICADOS POSGRADO 792 DEVOLUCIÓN INFORMÁTICA TECNOLOGÍAS 793 DEVOLUCIÓN INFORMÁTICA PREGRADO 794 DEVOLUCIÓN INFORMÁTICA POSGRADO 795 DESCUENTOS DE MATRÍCULA TECNOLOGÍAS 796 DESCUENTOS DE MATRÍCULA PREGRADO 797 DESCUENTOS DE MATRÍCULA POSGRADO 798 DEVOLUCIÓN HOMOLOGACIÓN TECNOLOGÍAS 799 DEVOLUCIÓN HOMOLOGACIÓN PREGRADO 800 DEVOLUCIÓN HOMOLOGACIÓN POSGRADO 801 DEVOLUCIÓN VALIDACIÓN TECNOLOGÍAS 802 DEVOLUCIÓN VALIDACIÓN PREGRADO 803 DEVOLUCIÓN VALIDACIÓN POSGRADO

5 Versión: 05 Página 4 de 45 Para el caso de pagos de años anteriores por cualquier concepto, el producto a utilizar es: SERVICIO NOMBRE 813 GASTOS AÑOS ANTERIORES TECNOLOGÍAS 873 GASTOS AÑOS ANTERIORES PREGRADO 874 GASTOS AÑOS ANTERIORES POSGRADO Y se diligencian los demás datos, según el cuadro Campos a diligenciar :

6 Versión: 05 Página 5 de 45 Cuadro Campos Nota Crédito Por reversión

7 Versión: 05 Página 6 de 45 Los campos a diligenciar son: Las Notas crédito se realizan para los siguientes casos: 4.1 MOVIMIENTOS DEL MISMO MES Con el fin de minimizar operaciones en la reversión de facturas doblemente legalizadas (validación y generación manual), se reversa la factura (especialmente la que no se le entrega al estudiante Validación) realizando una nota crédito con código de integración normal (403), de contado, afectando el servicio doblemente registrado y llevarlo directamente a la cuenta por cobrar del banco. Este procedimiento solo aplica para los movimientos del mismo mes.

8 Versión: 05 Página 7 de 45 El valor total puede variar según el caso presentado: Por un mayor legalizado inicialmente, el dato a ingresar debe ser la diferencia (por ejemplo, el estudiante canceló un millón de pesos, pero la secretaria de caja de Crédito y Cartera registró un millón doscientos mil pesos, el valor incluir en la casilla de valor unitario será de doscientos mil la diferencia). En caso de presentarse lo contrario, el registro de un menor valor al consignado, se debe realizar una factura por la diferencia. 4.2 MOVIMIENTO MESES ANTERIORES En el caso de las facturas dobles correspondientes al mes anterior a la integración de contabilidad, se seguirá el proceso habitual: hacer nota crédito con código de integración cero e informar a Contabilidad por correo para que hagan el respectivo ajuste.

9 Versión: 05 Página 8 de REVERSIÓN DE FACTURAS CREDITO Para realizar la reversión de facturas crédito doblemente legalizadas, se reversa la factura realizando una nota crédito con código de integración normal (403), a crédito, afectando el servicio doblemente registrado, el tipo de cartera y llevarlo directamente a la cuenta de la financiera correspondiente. Luego se hace una nota contable con código de integración cero, para dar de baja a la deuda que figura en cartera. Este procedimiento aplica para los movimientos del mismo mes y de meses anteriores. El registro en Ofimática es: Ofimática/Modulo de Facturación Datos Notas Crédito NC: Consecutivo Notas Crédito

10 Versión: 05 Página 9 de 45 En todos los casos indicar en la NOTA el número de factura que se está reversando y el motivo por el cual se reversó, ejemplo: REVERSION DE FRA POR DOBLE FACTURACIÓN. La Notas Crédito se archivan en la carpeta correspondiente adjuntando el respectivo soporte.

11 Versión: 05 Página 10 de DINEROS A FAVOR DEL ESTUDIANTE 5.1 CONGELACIÓN Hace referencia al mayor valor pagado por los estudiantes al momento de legalizar un servicio, solo se aplican cuando queda un saldo a favor superior a $3.000 (a fecha de 2014), si el valor a favor es inferior se factura al concepto aprovechamientos con código 493. El valor congelado tiene un término para uso de un año de lo contrario el valor queda en cero. Para la congelación por diferentes conceptos la codificación es así: En Facturación (se legaliza los pagos por concepto de matrícula o derechos pecuniarios) El registro se efectúa: Ofimática/facturación/datos/factura/ se ingresa con el código del estudiante y se diligencian los datos según el documento soporte. Se registra el servicio a cancelar, si es el caso, y el monto restante o total se congela así: 1. Cuando se congela dinero, el valor a congelar se registra en una factura al servicio 480, así:

12 Versión: 05 Página 11 de 45 El sistema arroja como soporte, una vez efectuado la contabilización, una factura 2. Para ver reflejado el dinero congelado en el módulo de cartera al día siguiente luego de efectuar la validación automática según instructivo Legalización De Pagos Realizados Por Matrícula, Derechos Pecuniarios, Otros Servicios y Abonos a Cartera Diferentes a ICETEX, se realizar el siguiente proceso: 1. En ofimática se ingresa al módulo de FACTURACIÓN/ OPCIONES ESPECIALES/ Inf. Especiales UDES/ UDES - Congelamiento 2. Generar 3. Se chequean los valores a congelar 4. Actualizar 5. OK En Cartera (corresponde a abonos o pagos finales por concepto de matrícula o derechos pecuniarios, los cuales se hayan legalizado mediante un crédito previamente) El registro se efectúa: Ofimática/cuentas por cobrar Cartera/datos/abonos/ se ingresa con el código del estudiante y se diligencian los datos según el documento soporte. Se registra el servicio a cancelar, si es el caso, y el monto restante o total se congela así: 1. Cuando se va a congelar se debe llevar en el campo concepto al 102 y código de integración 105. Nota: Cuando el valor que queda a favor es inferior a $3.000 (a fecha de 2014), se lleva en el campo concepto al 118 y código de integración 118.

13 Versión: 05 Página 12 de Luego de efectuar el recibo de caja o la nota contable, se debe hacer una Nota Crédito por Congelación con código de integración cero, al servicio 480 por el valor a congelar, a la cuenta por cobrar cero 0 a crédito. Ofimática/facturación/datos/nota crédito/ se ingresa con el código del estudiante y se elabora teniendo en cuenta el recibo de caja como soporte

14 Versión: 05 Página 13 de En Validación Corresponde a los casos, cuando se ha efectuado el pago del servicio mediante el código de barras de los servicios por pago parcial (el código de barras viene ya con la identificación del abono parcial), por lo tanto, se debe validar previamente el ingreso del dinero a la cuenta de la UDES. Una vez efectuada la validación, según instructivo Legalización De Pagos Realizados Por Matrícula, Derechos Pecuniarios, Otros Servicios Y Abonos a Cartera Diferentes a ICETEX, se genera la factura y el recibo de caja, así: 1. Cuando se congela dinero, se lleva al servicio 480, así:

15 Versión: 05 Página 14 de Posterior a la realización de la Validación diaria, se descarga el archivo que detalla los dineros que fueron congelados, así: Ofimática Modulo de Facturación Opciones Especiales Inf. Especiales UDES UDES Congelamiento dar clic en GENERAR Efectuada la generación en el sistema, emite la relación de todos los dineros que están legalizados a los servicios 480 por validación. Se debe ubicar en la última columna: Procesar, donde se activen los valores a congelar, mediante un clic frente a cada valor y se Actualiza Efectuada la Actualización de datos, se podrá visualizar por el módulo de Cartera (para consulta), el dinero que tiene congelado el estudiante, así: Ofimática/Cartera - Consultas factura Consulta por Cliente Código del Estudiante Movimiento

16 Versión: 05 Página 15 de 45 Nota: El valor congelado aparece en negativo, por ejemplo: -480, NOTA CRÉDITO POR CONGELACIONES También se realizan notas crédito para congelar casos de dineros aprobados por el CAE (Comité de Asuntos Estudiantiles) La nota crédito se registra así: Ofimática Modulo de Facturación Datos Notas Crédito N1: Notas Crédito por Congelaciones

17 Versión: 05 Página 16 de 45

18 Versión: 05 Página 17 de 45 Se deben diligenciar en el campo de valor, según el dato aprobado por el CAE, o según el valor que corresponda a la factura o recibo de caja. CLIENTE FECHA / EXPEDICIÓN ELABORACIÓN DE NOTA CREDITO POR CONGELACIÓN FECHA / VENCIMIENTO VENDEDOR CENTRO DE COSTOS TIPO DE VENTA PRODUCTO VALOR Código del Estudiante Del día de elaboración Colocar un año después para dar cumplimiento al reglamento estudiantil (Un año de vigencia) Del semestre que realizo el pago a congelar Según - Código del Programa 01 - Contado MOVIMIENTO Se modifican solo los siguientes campos Código de servicio a congelar Valor en número, aprobado por Congelación DATOS GENERALES Se modifican solo los siguientes campos 1. DATOS CLIENTE CUENTA POR COBRAR CODIGO DE INTEGRACIÓN 403 MEDIO DE PAGO CONDICIONES DE FACTURA FACTURA DE CONTADO Sin marcar, para que afecte el módulo de cuentas por cobrar o lo que indique el caso 4. DATOS GENERALES NOTA EJP: CASO CAE F17B123 - CONGELACIÓN DE IDIOMAS B2017 Una vez generada la nota crédito, se imprime y se adjunta a sus respectivos soportes, para remisión a Contabilidad Transferir dinero congelado por cambio de Código, de un mismo estudiante Si un estudiante tiene dinero congelado, cambia de código por algún motivo y solicita transferir el dinero congelado al nuevo código, primero en el módulo de facturación se elabora una factura con código de integración cero (genérica) al código que tiene

19 Versión: 05 Página 18 de 45 el dinero congelado, cuenta por cobrar cero, a crédito, luego en el módulo de cartera se hace una nota contable (código de integración cero) cruzando la factura con la nota crédito (Valor negativo dinero congelado), para dar de baja al dinero congelado, así: Procedemos realizando la congelación y/o descongelación al código actual, según sea el caso: Si el estudiante va a utilizar el dinero congelado de una vez, se hace la factura de contado al nuevo código afectando la cuenta para descongelar. Si el estudiante desea que el dinero le quede congelado al nuevo código, se hace una Nota Crédito, producto 480, cuenta por cobrar cero, código de integración cero, a crédito, para que pueda visualizar por cartera el dinero congelado. Nota: CASO CAE F16B123 Traslado de dinero congelado del código Una vez elaboraba la respectiva facturación y abonos a cartera, se imprimen y se adjuntan a sus respectivos soportes, para remisión a Contabilidad Transferir dinero congelado autorizado por el CAE de un estudiante a otro Si un estudiante tiene dinero congelado, solicita transferir el dinero congelado a otro estudiante y el caso fue aprobado por el CAE, primero en el módulo de facturación se elabora una factura con código de integración cero (genérica) al código que tiene el dinero congelado, cuenta por cobrar cero, a crédito, luego en el módulo de cartera se hace una nota contable (código de integración cero) cruzando la factura con la nota crédito (Valor negativo dinero congelado), para dar de baja al dinero congelado. Procedemos realizando la congelación al código del estudiante autorizado: Se elabora una Nota Crédito, producto 480, cuenta por cobrar cero, código de integración cero, a crédito, para que pueda visualizar por cartera el dinero congelado. Nota: CASO CAE F16B123 Traslado de dinero congelado del código Finalizamos el proceso enviando un correo al departamento de Contabilidad solicitando el respectivo ajuste contable. Una vez elaboraba la respectiva facturación y abonos a cartera, se imprimen y se adjuntan a sus respectivos soportes, para remisión a Contabilidad.

20 Versión: 05 Página 19 de Devolución al ICETEX según caso CAE aprobado Los casos que pueden presentarse para devolución de dinero ICETEX, son: Estudiantes que cancelan el semestre con recursos propios mientras esperan el desembolso ICETEX. Los estudiantes que tramitan el crédito ICETEX sin descuento y después proceden a solicitarlo. Mayor valor solicitado al ICETEX por el funcionario de la Universidad de Santander al momento de su legalización. Programas que no cumplen con la cantidad mínima de estudiantes y no pueden iniciar su apertura. Estudiantes que por fuerza mayor o inconvenientes ajenos a su voluntad cancelan el semestre. O cualquier otra situación que se pueda presentar, tener en cuenta que todas las devoluciones de dinero al ICETEX deben ser tramitadas y aprobadas por el CAE (Comité de Asuntos Estudiantiles). Aprobada la devolución por el CAE y antes de dar inicio a la reversión de la factura en la cual se legalizo el crédito ICETEX, debemos verificar si dicho desembolso tiene el fondo de sostenibilidad, recordemos que el fondo se refleja en la parte inferior de la resolución, así:

21 Versión: 05 Página 20 de 45 Luego se procede a realizar la reversión de la factura donde inicialmente se legalizó la matricula, total o parcial según la aprobación del caso CAE, teniendo en cuenta el numeral (5.2. Nota crédito por congelaciones). ELABORACIÓN DE FACTURA PARA EL FONDO DE SOSTENIBILIDAD CLIENTE FECHA / EXPEDICIÓN FECHA / VENCIMIENTO VENDEDOR CENTRO DE COSTOS TIPO DE VENTA PRODUCTO VALOR Código del Estudiante Del día de elaboración Del día de elaboración Del semestre que realizo el pago Según - Código del Programa 01 Contado cuando la reversión es parcial o 02 Crédito cuando se realiza total MOVIMIENTO Se modifican solo los siguientes campos Código de servicios a reversar Valor en número, aprobado por reversar DATOS GENERALES Se modifican solo los siguientes campos 1. DATOS CLIENTE CUENTA POR COBRAR CODIGO DE INTEGRACIÓN 403 MEDIO DE PAGO CONDICIONES DE FACTURA FACTURA DE CONTADO NOTA Sin marcar 4. DATOS GENERALES EJP: REVERSIÓN TOTAL DE LA FAC# CASO CAE F17B123 AUTORIZARON DEVOLUCIÓN MATRICULA B facturación del fondo de sostenibilidad Si el desembolso cuenta con fondo de sostenibilidad se debe realizar una factura con el respectivo consecutivo, utilizando los siguientes servicios y cuenta por cobrar dependiendo del programa al que pertenece el estudiante:

22 Versión: 05 Página 21 de 45 Se ingresa al sistema de información teniendo en cuenta el instructivo CRC-IN-008-UDES numeral 4.4.2Facturacion. FONDO DE SOSTENIBILIDAD PRODUCTO PROGRAMA 875 Pregrado 876 Tecnología 814 Posgrado Ejemplo de liquidación del fondo de sostenibilidad: Ejemplo Valor a devolver $ Valor aprobado por el CAE Valor del fondo (2%) $ Este % se refleja al final de la resolución ICETEX Valor restante $ Valor real para devolver al ICETEX ELABORACIÓN DE FACTURA PARA EL FONDO DE SOSTENIBILIDAD CLIENTE Código del Estudiante FECHA / EXPEDICIÓN Del día de elaboración FECHA / VENCIMIENTO Del día de elaboración VENDEDOR Del semestre que realizo el pago CENTRO DE COSTOS Según - Código del Programa TIPO DE VENTA 01 PRODUCTO VALOR MOVIMIENTO Se modifican solo los siguientes campos Fondo de sostenibilidad según el programa Según el valor que arroje, tomando como guía el ejemplo de liquidación del fondo de sostenibilidad. DATOS GENERALES Se modifican solo los siguientes campos 1. DATOS CLIENTE CUENTA POR COBRAR CODIGO DE INTEGRACIÓN 403 MEDIO DE PAGO CONDICIONES DE FACTURA FACTURA DE CONTADO NOTA Marcar 4. DATOS GENERALES EJP: LEGALZIACION FONDO DE SOSTENIBILIDAD CASO CAE F17B327 APROBARON DEVOLUCIÓN DE IDIOMAS

23 Versión: 05 Página 22 de 45 Adjunto a la factura debe quedar copia del caso CAE, donde fue aprobada dicha devolución, así: Ajustes años anteriores Corresponde a los casos, cuando el CAE (Comité de Asuntos Estudiantiles) aprueba la congelación de dineros pagados y no utilizados en años anteriores. La nota crédito se registra así: Ofimática Modulo de Facturación Datos Notas Crédito N1: Notas Crédito por Congelaciones

24 Versión: 05 Página 23 de 45 Se deben diligenciar en el campo de valor, según el dato aprobado por el CAE, o según que corresponda a la factura o recibo de caja.

25 Versión: 05 Página 24 de 45 ELABORACIÓN DE NOTA CREDITO POR CONGELACIÓN CLIENTE FECHA / EXPEDICIÓN FECHA / VENCIMIENTO VENDEDOR CENTRO DE COSTOS TIPO DE VENTA Ajustes Años Anteriores Código del Estudiante Del día de elaboración Colocar un año después para dar cumplimiento al reglamento estudiantil (Un año de vigencia) Del semestre que realizo el pago a congelar Según - Código del Programa 01 - Contado MOVIMIENTO Se modifican solo los siguientes campos PRODUCTO Gastos Años Anteriores (813) VALOR Valor en número, aprobado por Congelación DATOS GENERALES Se modifican solo los siguientes campos 1. DATOS CLIENTE CUENTA POR COBRAR CODIGO DE INTEGRACIÓN 0 - Cuando no es necesario que el ajuste realizado ingrese a Contabilidad MEDIO DE PAGO CONDICIONES DE FACTURA FACTURA DE CONTADO Sin marcar, para que afecte el módulo de cuentas por cobrar o lo que indique el caso 4. DATOS GENERALES NOTA EJP: CASO CAE F17B123 - CONGELACIÓN DE IDIOMAS B2016

26 Versión: 05 Página 25 de Reactivación de dineros congelados Corresponde a los casos, cuando el CAE (Comité de Asuntos Estudiantiles) aprueba la reactivación de dineros congelados que se habían dado de baja por vencimiento de términos: La nota crédito se registra así: Ofimática Modulo de Facturación Datos Notas Crédito N1: Notas Crédito por Congelaciones Se deben diligenciar en el campo de valor, según el dato aprobado por el CAE.

27 Versión: 05 Página 26 de 45 ELABORACIÓN DE NOTA CREDITO POR CONGELACIÓN CLIENTE FECHA / EXPEDICIÓN FECHA / VENCIMIENTO VENDEDOR CENTRO DE COSTOS TIPO DE VENTA Reactivación de Dineros Congelados Código del Estudiante Del día de elaboración Colocar un año después para dar cumplimiento al reglamento estudiantil (Un año de vigencia) Del semestre que realizo el pago a congelar Según - Código del Programa 01 - Contado MOVIMIENTO Se modifican solo los siguientes campos PRODUCTO Gastos Años Anteriores (813) VALOR Valor en número, aprobado por Congelación DATOS GENERALES Se modifican solo los siguientes campos 1. DATOS CLIENTE CUENTA POR COBRAR CODIGO DE INTEGRACIÓN 0 - Cuando no es necesario que el ajuste realizado ingrese a Contabilidad MEDIO DE PAGO CONDICIONES DE FACTURA FACTURA DE CONTADO Sin marcar, para que afecte el módulo de cuentas por cobrar o lo que indique el caso 4. DATOS GENERALES NOTA EJP: CASO CAE F17B123 - ACTIVACIÓN DE DINEROS CONGELADOS

28 Versión: 05 Página 27 de DESCONGELACIÓN En Facturación (se descongela los dineros para legalizar los pagos por concepto de matrícula o derechos pecuniarios) Crédito y Cartera debe verificar previamente por el módulo de cartera si el estudiante tiene dinero congelado (Ofimática Cuentas por Cobrar Cartera Cartera Consultas Factura Consulta por Cliente) Si el estudiante efectivamente tiene dinero congelado, se confirma mediante el registro de un valor negativo en cartera. Este valor es el que el estudiante tiene a su favor, siendo así se procede a realizar la factura a crédito por el módulo de facturación, de la siguiente forma: Ofimática/Facturación/facturas/se ingresa con el código (cliente) del estudiante y se elabora la factura correspondiente a la descongelación, acorde con el valor del servicio Ejemplo. Facturación descongelación UDES Bucaramanga

29 Versión: 05 Página 28 de 45 La factura debe registrarse a crédito y la cuenta por cobrar es la , código de integración 401. Los campos a diligenciar en Movimiento - Datos Generales de la factura de descongelación son los siguientes: CLIENTE FECHA / EXPEDICIÓN FECHA / VENCIMIENTO VENDEDOR CENTRO DE COSTOS TIPO DE VENTA PRODUCTO VALOR ELABORACIÓN DE FACTURA POR DESCONGELACIÓN Código del Estudiante Del día de elaboración Del día de elaboración Corresponde al semestre que va a pagar Según - Código del Programa 01 - Contado MOVIMIENTO Se modifican los campos que se consideren Código del servicio que pagan Valor del producto DATOS GENERALES Se modifican solo los siguientes campos 1. DATOS CLIENTE CUENTA POR COBRAR CODIGO DE INTEGRACIÓN CONDICIONES DE FACTURA FACTURA DE CONTADO NOTA Sin marcar, para que afecte el módulo de cuentas por cobrar 4. DATOS GENERALES EJP: DESCONG - CURSO DE INFORMATICA En la opción de BODEGA, cambia dependiendo del campus, así: BODEBGA, BODECUC, BODEVAL. El valor corresponde al monto solicitado por el estudiante para el pago de un servicio en particular, sea total o parcial y se debe corroborar el valor del mismo, consultando la tabla de valores de derechos pecuniarios o recibo de pago de la matrícula.

30 Versión: 05 Página 29 de 45 Posterior a la realización de la factura, se va al módulo de cartera para hacer un recibo de caja cruzando la factura con la nota crédito (Valor negativo dinero congelado), afectando la cuenta por cobrar , de la siguiente forma: Ofimática Modulo de cartera Cuentas por Cobrar Cartera CN Nota Contable Cartera

31 Versión: 05 Página 30 de 45 Si el dinero congelado no le cubre el total del servicio solicitado, el estudiante deberá cancelar la diferencia del valor que no le cubre el dinero congelado, como él disponga: en una entidad financiera, si lo hace en efectivo o con tarjeta. Se realiza una nueva factura por el valor restante cancelado, en cumplimiento al instructivo LEGALIZACIÓN DE PAGOS REALIZADOS POR MATRÍCULA, DERECHOS PECUNIARIOS, OTROS SERVICIOS Y ABONOS A CARTERA DIFERENTES A ICETEX, ítem 7.2. Facturación En Cartera (corresponde a la descongelación para abonos o pagos finales por concepto de matrícula o derechos pecuniarios, los cuales se hayan legalizado mediante un crédito previamente) Si un estudiante tiene una deuda en el módulo de cartera y solicita que le sea cancelada con el dinero que tiene congelado, se realiza un Recibo de Caja o nota contable cruzando la factura con la nota crédito (Valor negativo dinero congelado), de la siguiente forma: Ofimática Modulo de cartera Cuentas por Cobrar Cartera CN Nota Contable Cartera

32 Versión: 05 Página 31 de 45

33 Versión: 05 Página 32 de 45 Se deben diligenciar los siguientes campos en la legalización de la descongelación en cartera: ELABORACIÓN DE RECIBO DE CAJA O NOTA CONTABLE PARA DESCONGELACIÓN Movimiento de Cartera DCTO Número de Nota Contable FECHA Es la fecha del día de elaboración CLIENTE Código del Estudiante BANCO POR MOVIMIENTO Abonos Enter 1- FACTURAS A PAGAR Se modifican solo los siguientes campos: TIPO DE CPTO PAGO 101 CÓDIGO INTEGRACIÓN 101 TIPO CPTO PAGO NC 0 CÓDIGO INTEGRACIÓN 0 ACEPTAR Enter Marque con X las facturas que paga y salve con CONTROL W Se modifican solo los siguientes campos: Toma con una X la factura del Valor negativo COLUMNA PAGA Toma con una X la factura del Valor positivo Oprime CONTROL W Vuelve al Movimiento de Cartera Se modifican solo los siguientes campos: CONTROL W Imprimir 6. DEPURACIÓN MENSUAL DE DINEROS CONGELADOS La depuración mensual de dineros congelados hace referencia de los dineros que los estudiantes tienen congelados y que por vencimiento de términos se determina que ya no pueden permanecer más tiempo a favor del estudiante. Para ello el líder del Subproceso reporta mensualmente a la secretaria de Crédito y Cartera, el listado de los estudiantes y valores que ya vencieron. En el módulo de facturación se elabora una factura genérica con código de integración cero (genérica) al código que tiene el dinero congelado, afectando la cuenta , a crédito, luego en el módulo de cartera se hace una nota contable afectando la

34 Versión: 05 Página 33 de 45 cuenta por cobrar , cruzando la factura con la nota crédito (Valor negativo dinero congelado), para dar de baja el dinero congelado, así:

35 Versión: 05 Página 34 de DAR DE BAJA DINEROS CONGELADOS PARA DEVOLUCIÓN Corresponde a los casos, cuando el CAE (Comité de Asuntos Estudiantiles) aprueba la devolución de dineros que se encuentran congelados. En el módulo de facturación se elabora una factura genérica con código de integración cero (genérica) al código que tiene el dinero congelado, cuenta por cobrar cero, a crédito, luego en el módulo de cartera se hace una nota crédito, cuenta por cobrar cero, cruzando la factura con la nota crédito (Valor negativo dinero congelado), para dar de baja el dinero congelado, así:

36 Versión: 05 Página 35 de 45

37 Versión: 05 Página 36 de DAR DE BAJA UN PESO Cuando en cartera por algún motivo quede cargado un peso, para proceder y dar de baja este peso se debe realizar por el módulo de cartera una nota contable afectando la cuenta , previa autorización del líder o coordinador de Credito y Cartera. 9. FACTURA GENÉRICA POR EL MÓDULO DE COMPRAS Estas facturas se elaboran cuando se va a tramitar un caso CAE de devolución de dinero. Efectuada la factura genérica o nota crédito por el módulo de FACTURACIÓN, se debe crear la factura genérica por el módulo de COMPRAS, la cual permite alimentar el módulo de cuentas por pagar. La ruta es Ofimática/ Compras / Facturas / Facturas Genéricas

38 Versión: 05 Página 37 de 45 Se escoge la opción FACTURAS GENERICAS, se elige en el menú el ícono de crear registro de la nueva pantalla que el sistema genera INGRESO FACTURAS

39 Versión: 05 Página 38 de 45 Se ingresa el documento de identidad en la opción de PROVEEDOR. En el campo DCTO. PRV se coloca el mismo número de la factura. Las fechas ya están predeterminadas por el sistema de información.

40 Versión: 05 Página 39 de 45 En el campo Centro de Costos se ingresa el código correspondiente al programa académico al cual pertenece el estudiante y hace referencia la devolución. En el campo código de integración colocar siempre el número 0. Producto: ingresar la palabra GENERICA Descripción: corresponde al nombre del producto, el cual se generará por defecto Bodega: corresponde a la sede C. costo: aparece por defecto Lote: ingresar el número 0 Cod. PRV: siempre colocar 0 Cantidad: siempre se digita el número 1 Und: siempre se digita el número 0 Valor unitario: corresponde al valor aprobado para la devolución, según lo relacionado en el Formato para casos CAE Iva: siempre se ingresará el número 0 Cod. R. Fte: Siempre se ingresa el número 0 C.Ret.Ica: siempre se ingresa el número 0 Descuento: ingresar el número 0 Imp.1: ingresar el número 0 %Imp.1: ingresar el número 0 Imp.2: ingresar el número 0 %Imp.2: ingresar el número 0 Imp.3: ingresar el número 0 %Imp.3: ingresar el número 0 Valor total: aparecerá por defecto Nota: se deja en blanco

41 Versión: 05 Página 40 de 45 Los únicos campos que se diligencian en DATOS GENERALES son: a. DATOS PROVEEDOR Tipo CXP: NORMAL cuando es pago directo o PNT cuando es pago a nombre de terceros. el sistema carga la información de acuerdo a la parametrización dada en la creación del proveedor (paso inicial). Cuenta x pagar: el sistema carga la información de acuerdo a la parametrización dada en la creación del proveedor. Tipo mto: 10 (entradas por compras). El sistema genera este dato por defecto Importación: Se deja en blanco b. DATOS TRIBUTARIOS No efectuar modificación c. CONDICIONES DE FACTURACIÓN Número de Cuotas: siempre colocar el número 1 Imprimir compra: se marca esta opción Contado: dejar en blanco d. DATOS GENERALES Nota: se debe registrar el número del caso CAE y una breve descripción del concepto por el cual se realizará la devolución. Ejemplo: CAE 120- devoluc. 70% matrícula A2014- por enfermedad. e. MONEDA DE NEGOCIACIÓN: no se hace modificación alguna f. DESCUENTOS FINANCIEROS: no se hace modificación g. TOTALES: no se hace modificación Una vez diligenciados los datos en esta pantalla se dá click en aceptar. Posterior a esta instrucción se despliega la pantalla movimiento, se accede a la opción de grabar

42 Versión: 05 Página 41 de 45 y se genera un mensaje de reconocimiento del sistema (configuración), el cual se da aceptar, para continuar a imprimir la factura. Finalmente se despliega la pantalla de impresión de la factura, de la cual se imprime una original para adjuntar al caso CAE que se enviará a tesorería para trámite de devolución de dinero (ver procedimiento DEVOLUCIÓN DE DINERO PARA LOS CASOS APROBADOS POR EL COMITÉ ASUNTOS ESTUDIANTILES - CAE CRC-PR-002-UDES)

43 Versión: 05 Página 42 de 45 Imagen factura genérica por el módulo de Ofimática/COMPRAS

44 Versión: 05 Página 43 de 45 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión Inicial Eliana Vargas Ariza Jefe de Crédito y Cartera 15/05/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016 Se elimina el servicio 549 en el numeral 4.2 Se modifica el servicio para congelar dinero y se ajusta el procedimiento de congelación, numeral Cartera 02 Se modifica el ítem 2 del numeral Se elimina el servicio 481 en numeral Validación Eliana Vargas Ariza Jefe de Crédito y Cartera 24/05/2016 Se incluye el uso de nota crédito para congelar dineros en casos CAE, numeral 5.2 Se modifica el número de cuenta y código de integración, numeral en facturación

45 Versión: 05 Página 44 de 45 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 02 Se modifica la Tabla Elaboración de Factura por congelación, numeral En condiciones generales se aclara la elaboración de las notas crédito. Eliana Vargas Ariza Jefe de Crédito y Cartera 24/05/2016 Se ajustas el numera 4 Notas Crédito Se elimina en el numeral 4.2 Movimiento meses anteriores explicación de los servicios anticipados 03 Se incluye numerales: 4.3 Reversión de facturas crédito Eliana Vargas Ariza Jefe de Crédito y Cartera 27/09/ Transferir dinero congelado por cambio de código, de un mismo estudiante Transferir dinero congelado autorizado por el CAE de un estudiante otro Ajustes años anteriores

46 Versión: 05 Página 45 de 45 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Reactivación de dineros congelados En el encabezado, actualización del logo institucional por aplicación de la mención Vigilada Mineducación Eliana Vargas Ariza Jefe de Crédito y Cartera Carmen Guerrero González Coordinadora SGC-VAF 27/09/ Teniendo en cuenta que se elimina el Instructivo devolución de dinero para los casos aprobados por el comité de asuntos estudiantiles cae; se ajusta el presente instructivo. Así mismo se incluye el ajuste contable a realizar cuando se va devolver dinero al ICETEX. Se adiciona las actividades posteriores a la entrega y los criterios de aceptación del instructivo. Eliana Vargas Ariza Jefe de Crédito y Cartera 15/12/2017 Se incluye la palabra devolución en el nombre del instructivo. 05 Ajuste de pie de página de acuerdo a Procedimiento Control de Documentos y Registros v 10. Esperanza Rojas Rojas Directora de Gestión Documental 11/08/2018