PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA

Transcripción

1 1. OBJETIVO Desarrollar las actividades establecidas que se deben seguir en el Senado de La República, para la administración y operación de la nómina y la emisión de certificados. 2. ALCANCE Se inicia con los listados de novedades emitidos por las diferentes dependencias involucradas (Dirección General, Secretaria General, División de Recursos Humanos, Selección y Capacitación, Pagaduría) y finaliza con él envió de los reportes de nómina de Senadores, UTL, planta, a la División Financiera y Presupuesto. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Reportes: información generada por el sistema de nómina, frente a una consulta realizada por los usuarios del mismo. Aportes parafiscales: aporte de la nómina mensual, que se realiza sobre los factores que constituyen salario y que son base para la liquidación del aporte parafiscal. Descuentos por Libranzas: son los descuentos que se presentan cuando el funcionario autoriza a entidades que cuenten con convenio vigente con la Entidad como: fondos de empleados, cooperativas, bancos, cuota sindical entre otros, a que realicen deducciones sobre su salario o prestaciones sociales. Cronograma de recepción de Novedades y pagos de nómina: planificación anual, con fechas límites establecidas para la recepción de novedades, cierre y pago de nóminas mensuales. Embargos: corresponde a una retención del salario declarado por un juez o un organismo competente para ser aplicado a la nómina. EPS: entidad promotora de salud. ARL: administradora de riesgo laboral. Novedades de Movimiento de la planta de personal: corresponde a las novedades de insubsistencia o renuncia, nombramiento y posesión, traslados, ascensos, encargos y comisiones de estudio y de carrera fuera o dentro de la entidad. Nómina Periódica: corresponde al pago mensual percibido por cada funcionario proporcional al tiempo laborado durante el mes. Nómina Adicional: corresponde a una nómina diferente a la periódica, para hacer el pago de un devengado no pagado en la nómina correspondiente (novedad recibida fuera de tiempo establecido), para un pago retroactivo o para un devengado que debe pagarse en una fecha diferente al de la nómina periódica (prima de navidad, prima de servicios, prima semestral). Novedades de información salarial: corresponde a las novedades que afectan la retefuente, afiliaciones y traslados de fondos de salud, pensión o cesantías y afiliaciones a sindicatos. Novedades de incapacidades y licencias: involucran las novedades de licencias por maternidad, por paternidad, no remuneradas (luto o calamidad domestica), remuneradas, incapacidades por enfermedad general otorgadas por la EPS del afiliado, por riesgos laborales otorgadas por la ARL. ELABORO REVISO APROBO Nombre: M. Rincón Nombre: Yury Heltmhur García T. y Marisol Rincón Rozo Nombre: GRUPO EVALUADOR SGC Cargo: Jefe Cargo: Jefe División de Recursos Humanos y Jefe Sección No. Acta y Fecha: 046 del 29 de septiembre 2016 Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 1 de 12

2 Otros descuentos: Descuentos autorizados por los funcionarios, como medicina prepagada, seguros exequiales, aportes a AFC, seguros de vida, etc. Emolumentos: Liquidación para aportes parafiscales que se establecen según la normatividad vigente. Nomina: Relación general de los funcionarios y miembros del Senado, en la cual registran los devengados, deducidos y neto a pagar por concepto de salarios y prestaciones sociales a cada funcionario vinculado en planta de personal de la entidad en el respectivo periodo de pago. Novedad: Insumo de nómina que corresponde al documento soporte que relaciona las situaciones administrativas, descuentos legales, jurídicas y voluntarias que tiene un efecto directo en la liquidación y pago de nómina. Planilla Integrada: Es un sistema implementado por el Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Salud y de Protección Social, para realizar los aportes a la seguridad social, pensiones, salud, ARL y parafiscales. Reporte de terceros: Documento generado por el aplicativo de nómina que corresponde a la relación de descuentos aplicados a los funcionarios en la liquidación de nómina para ser girados a terceros. 4. RESPONSABLES Responsable del procedimiento: Jefe, es responsable de: a) recibir las novedades de las diferentes dependencias en las fechas establecidas y para el periodo correspondiente. b) verificar la capacidad de endeudamiento y de pago de los funcionarios, acorde con las libranzas recibidas. c) proyectar las resoluciones de vacaciones colectivas y horas extras, para aprobación del Director (a) General. d) aplicar las novedades del periodo. e) generar, revisar y corregir los errores de pre nómina. f) realizar el cierre de nómina. g) generar la nómina definitiva y los reportes de devengados y deducciones correspondientes, una vez se hayan realizado las correcciones de pre nómina y el respectivo cierre. h) firmar el resumen de nómina junto con los demás funcionarios de la que participan. Director (a) General: es responsable de: suscribir todos los actos administrativos que afectan la nómina de igual forma la aprobación del cronograma de recepción de novedades, pagos de nómina y listados finales de las respectivas nóminas. Secretario General: es responsable de a) dar fe con su firma de lo actuado y numerar todas las resoluciones proferidas por el Director (a) General, que afecten la nómina, b) reportar las situaciones administrativas de los Senadores, tales como posesiones, retiros, declaratoria de vacancia de Senadores por renuncia, fallecimiento, perdida de investidura o suspensión por investigación, licencias no remuneradas, permisos, inasistencia injustificada a sesiones o cualquier otra novedad que pueda llegar a afectar la nómina de los Senadores, c) remitir a la Dirección General Administrativa y a la División de Recursos Humanos, los actos administrativos y situaciones que puedan afectar la nómina, según sea su competencia. Jefe División de Recursos Humanos: es responsable de a) reportar las novedades de su competencia de acuerdo con lo establecido en este procedimiento, b) firmar los respectivos formatos de novedades, c) ordenar el cierre de nómina de conformidad con el cronograma de recepción de novedades y pagos de nómina, d) firmar los listados finales de nómina, e) autorizar las modificaciones Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 2 de 12

3 de liquidación en el sistema, f) delegar la revisión y elaboración de los reportes de novedades y notificación de actos administrativos de acuerdo con los controles establecidos. Administrador del aplicativo de nómina: es responsable de: a) realizar backups de nómina antes y después de cada cierre tanto de las tablas del aplicativo como de los listados finales. b) crear, eliminar o modificar usuarios y perfiles de nómina. c) aplicar modificaciones causadas por errores involuntarios a los archivos históricos siempre y cuando sean autorizados por el Jefe de Recursos Humanos y. d) instalar las actualizaciones al aplicativo y las modificaciones enviadas por el proveedor del software, e) apoyar el proceso de nómina cuando se presentan circunstancias atípicas como pagos con retroactivos, cambios de normatividad, f) modificación o actualización de reglas de liquidación acordes con la normatividad vigente, g) dar apoyo al aplicativo de nómina cuando este sea requerido, h) hacer seguimiento a los compromisos adquiridos en los contratos de actualización de nómina. Jefe de la Pagaduría: es responsable de a) previa verificación de la capacidad de pago y endeudamiento del funcionario por parte de la control, el pagador autoriza y remite nuevamente a la registro y control las libranzas para la afectación de la nómina, b) inclusión, validación en el sistema de nómina, archivo y custodia de los embargos remitidos por las autoridades competentes. El Jefe de la Selección y Capacitación: es responsable de a) remitir a la las novedades de nómina, relacionadas con las posesiones de los funcionarios nombrados, ascendidos o encargados, con su respectiva EPS, fondo de pensiones, fondo cesantías a la que este afiliado. 5. CONDICIONES GENERALES Las novedades que afecten la nómina, deben ser reportadas en los formatos establecidos por el Sistema de gestión de calidad. Las novedades referentes a posesiones, nombramientos, retiros, renuncias, traslados, comisiones, encargos, ascensos, insubsistencias, retiros, horas extras en tiempo o en dinero, disfrute, interrupción o aplazamiento de vacaciones, prima de vacaciones, indemnización de vacaciones, compensación de vacaciones, licencias remuneradas o no remuneradas, estarán amparadas en actos administrativos, que para tal fin expida el Director(a) General. Para efectos de revisión, se podrá realizar vía correo electrónico con los usuarios asignados o en forma física sobre la pre nómina impresa. Como autocontrol, la revisa la pre nómina, además de los funcionarios designados de las dependencias que remiten las novedades. Las novedades de libranzas, descuentos y aportes a cooperativas, autorizados por el funcionario, serán reportadas por la Pagaduría y a la. El Director (a) General, remitirá a la División de Recursos Humanos los formatos de programación, ejecución y control diario, de las horas extras con el visto bueno del Director (a) General, quien la firmará previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal (CDP). La proyección de la resolución de liquidación de horas extras y vacaciones, la elaborará la Sección de, de acuerdo con el reporte de novedades, remitido por la División de Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 3 de 12

4 recursos Humanos; en caso de necesitarse resoluciones especiales o motivadas la proyección la elaborará la División de Recursos Humanos. Las novedades de vacaciones, se deben reportar en el mes inmediatamente anterior a la fecha del inicio del disfrute y los aplazamientos se deben reportar antes del inicio del disfrute de éstas, deberán ser solicitadas por el Jefe Inmediato y aprobadas mediante acto administrativo. Para efectos de indemnización de vacaciones de personal activo el Director (a) General deberá solicitar a la Presupuesto el respectivo CDP, para efectos de autorizar la proyección de resolución por parte de la División de Recursos Humanos. La Dirección General Administrativa mediante circular, determinará las fechas de inicio y terminación de las vacaciones colectivas de los funcionarios de la Entidad, en el mes de noviembre de cada año. Los funcionarios del área administrativa, deberán presentar a la Dirección General Administrativa, las solicitudes de disfrute de vacaciones con el visto bueno de su jefe inmediato, con una antelación de 30 días calendario a la fecha del inicio del disfrute. Si el disfrute es para él mes de diciembre, el reporte lo debe hacer la División de Recursos Humanos, en las novedades de noviembre respectivamente, mientras que dichos funcionarios no tengan vacaciones colectivas. Las resoluciones para el pago por indemnización, interrupción y aplazamiento de vacaciones, serán proyectadas por la División de Recursos Humanos, para la firma del Director(a) General. Todas las novedades referentes a Senadores, serán remitidas por la Secretaria General a la Dirección General Administrativa y División de Recursos Humanos. Es obligación del funcionario y de su jefe inmediato, reportar a la División de Recursos Humanos las novedades de incapacidades y licencias, de manera inmediata vía correo electrónico al correo recursoshumanos@senado.gov.co y de manera física en los tres días hábiles siguientes a la expedición de la misma, anexando la respectiva incapacidad en original, que solo puede ser otorgada por la empresa promotora de salud a la que este afiliado el funcionario o por la administradora de riesgos laborales ARL. Es obligación del funcionario, informar a la División de Recursos Humanos la aceptación o rechazo de traslado de fondo (salud, pensión y cesantías). La División de Recursos Humanos, deberá reportar las novedades de aceptación de traslados de fondos a la, para que afecten directamente a la nómina. Las novedades de embargo serán recepcionadas, custodiadas e ingresadas al sistema por la Pagaduría, previa autorización del jefe de dicha sección. Los cierres y pagos de las diferentes nóminas: periódica, prima de navidad, prima semestral, prima de servicios, bonificación de dirección, se harán efectivas de acuerdo al cronograma de pagos de cada año. El formato de paz y salvos y de saldos pendientes de descuentos por nómina, lo entregara la División de Recursos Humanos de acuerdo con el formato de paz y salvo establecido por el sistema de gestión de calidad, con el fin de que el funcionario lo trámite, el cual también se podrá descargar desde la página web de la entidad. La administración y los backups del aplicativo de nómina, serán responsabilidad de la División de Planeación y Sistemas, específicamente del administrador del sistema. Los cambios estructurales tales como modificación de reglas, manipulación de tablas, estructuras de archivos, cambios de remuneración entre otras, será responsabilidad del administrador del sistema. Se requiere anualmente, contar con el contrato de mantenimiento preventivo y correctivo que permita hacer los cambios estructurales necesarios frente a la normatividad vigente, es necesario que el supervisor del contrato de nómina y el dueño del proceso gestionen que este mantenimiento sea constante. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 4 de 12

5 La aprobación de códigos de descuentos de nómina, serán autorizados por la Dirección General Administrativa, quien remitirá a la Pagaduría para revisión y verificación de requisitos, una vez cumplido con esto, la Pagaduría enviará a la División de Planeación y Sistemas, para la asignación del código en el aplicativo de nómina. Es de aclarar que la Sección de Pagaduría es responsable de la asignación de códigos, verificar que la entidad operadora se encuentre inscrita en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranzas RUNEOL, de conformidad a la ley 1527 de La División de Planeación y Sistemas, deberá informar a la los códigos nuevos de descuento aprobados, junto con el nombre de la cooperativa o entidad financiera a quien se le aprueba. Para asignar un código en el sistema de información a una entidad que preste servicios de libranzas o a una cooperativa, es indispensable que presente ante la Dirección General Administrativa la siguiente documentación: si es cooperativa, copia de la autorización expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria para realizar actividades financieras; si no, copia de la autorización expedida por la Superintendencia Bancaria para realizar actividades financieras; certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio; copia del RUT; fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal; dos referencias comerciales de estar realizando actividades similares con otras entidades del sector público; fotocopia de los estados financieros del último año (balance general y estado de resultados) y el portafolio de servicios actualizado. Las cooperativas se deben regular conforme a lo estipulado para la aprobación de códigos y la regulación interna para los convenios con las entidades financieras. La emisión de certificados de tiempo de servicio de funcionarios y certificados de factores salariales, los expedirá la, en el siguiente horario lunes y martes 8:30 a.m. a 12:00 p.m. y 2:00 p.m. a 5:00 p.m. y Jueves 8:30 a.m. a 12:00 p.m. La expedición de certificados de periodos anteriores a 1996, se entregaran en un plazo de ocho días hábiles. La expedición de certificado de tiempo de servicio para ex funcionarios menores a dos años de su retiro, lo expedirá la División de Recursos Humanos a los ocho días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la solicitud y la correspondiente a los ex funcionarios que superen este lapso de tiempo, la expedirá esta misma división, previa solicitud de la información contenida en las historias laborales, a la Unidad de Archivo administrativo, quienes para efecto de dar respuesta, contarán con un término perentorio de tres días. Los certificados de funciones serán expedidos por la División de Recursos Humanos a los cinco días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la solicitud. Mientras el aplicativo no sea en línea, no se podrá hacer reversión de la nómina una vez cerrada. Las certificaciones para expedición de bonos pensionales de los formatos establecidos por el Ministerio de Hacienda, deberán ser expedidos por el Jefe de la. De igual forma y para efecto de control antes de la respectiva firma, deberán ser revisados por otra persona diferente a quien los realizó siempre y cuando se cuente con el personal. Las certificaciones para expedición de bonos pensionales de los formatos establecidos por el Ministerio de Hacienda de los Ex Senadores y Senadores, deberán ser expedidos por el Jefe de la Pagaduría de acuerdo al certificado laboral expedido por la Secretaria General. Los estudios de capacidad de endeudamiento deberán estar acompañados de: solicitud de libranza, carta de autorización del funcionario firmada conjuntamente por la entidad financiera o crediticia, paz y salvo cuando se requiera, documento que especifique el monto de la deuda, el valor a descontar, el número de cuotas y la nómina de la que debe ser descontado el crédito y desprendible del último pago correspondiente al descuento. Las libranzas no se podrán tramitar ni aprobar si comprometen vigencias diferentes a la actual. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 5 de 12

6 La planilla única de autoliquidación de aportes, deberá ser pagada a más tardar el primer día hábil de cada mes de acuerdo con el digito de verificación del NIT de la Entidad, con el fin de evitar intereses moratorios. Las novedades en dicha planilla solo pueden corresponder a novedades del respectivo mes. En caso de existir novedades de traslados de fondos del mes anterior que no pudieron ser reportadas en la planilla, deberán ser reportadas a los fondos a través de oficios antes de 15 días calendario o a través de una planilla de corrección de ser posible. La doceava mensual de cesantías para el Fondo Nacional del Ahorro (FNA), deberá ser pagada en la misma fecha de acuerdo con las dos anteriores condiciones establecidas, de igual forma los parafiscales y los aportes a seguridad social. Las novedades de licencias, e incapacidades, podrán ser remitidas en cualquier momento siempre y cuando pertenezcan al periodo de pago, de lo contrario no podrán ser reportadas en planilla acarreando detrimento fiscal. Es decir, quedan exceptuadas de ser solamente remitidas los primeros 14 días de cada mes. Las novedades de licencias, e incapacidades deberán ser reportadas de manera inmediata y ser incluidas en la planilla en las fechas reales de ocurrencia, para tal fin se requiere que sean reportadas a la, tan pronto se tenga conocimiento de la novedad. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Descripción de la Actividad PROYECTAR EL CRONOGRAMA DE PAGO DE NOMINA Responsable o Rol Registros 1 Proyectar el cronograma de pago de nóminas a más tardar el mes de febrero de cada año, para aprobación del ordenador del gasto, el cual contiene las fechas de pago: nómina periódica, prima de servicios, prima de navidad, prima bonificación por dirección, prima semestral (ley 52), fechas límites de radicación de novedades, fechas límites de recepción de novedades en Presupuesto, fecha de pago. Jefe Sección Cronograma 2 RECIBIR REPORTE MENSUAL DE NOVEDADES Recibir los reportes de novedades de la División de Recursos Humanos y la Selección y Capacitación, según cronograma aprobado, referentes a situaciones administrativas. designado Sección Comunicación interna y Formato según novedad 3 RECIBIR REPORTE DE NOVEDADES SENADORES Recibir de la División de Recursos Humanos, las posesiones de Senadores remitidas por la Secretaria General. Jefe Reporte de Formato TH- Fr13 Comunicaciones internas Secretaria General Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 6 de 12

7 No. 4 Descripción de la Actividad REALIZAR EL REPORTE DE HORAS EXTRAS Realizar el reporte de horas extras dentro de las novedades del mes siguiente a que se causen, a la Registro y. Responsable o Rol designado de Recursos Humanos Registros Formato según novedad REGISTRAR LAS NOVEDADES DEL PERIODO A LIQUIDAR EN EL SISTEMA DE NOMINA 5 Recibir, clasificar y organizar por concepto las novedades reportadas por las diferentes dependencias. Ingresar las novedades al aplicativo y verificar que la información digitada en el aplicativo, corresponda a los soportes de novedades. s designados Formato según novedad 6 PROYECTAR EL ACTO ADMINISTRATIVO DE HORAS EXTRAS Proyectar el acto administrativo para revisión y legalización de la División de Recursos Humanos en un término no mayor a un día, de acuerdo con los soportes de reconocimiento de horas extras, enviado por la División de Recursos Humanos. designado Proyecto Acto Administrativo 7 REGISTRAR LAS HORAS EXTRAS EN EL SISTEMA Registrar en el sistema de nómina, el reporte definitivo de novedades de horas extras y el número de la resolución remitido. designado Sección Reporte TH- Fr02 REALIZAR EL ESTUDIO DE CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO 8 Recibir y estudiar la capacidad de endeudamiento de las solicitudes de libranzas, con entidades financieras o crediticias de acuerdo al Art. 5 Ley 1527 de Una vez verificada la capacidad de pago, se da visto bueno por parte de la Sección y se remite a la Pagaduría, para su aprobación y firma (este trámite no durará más de dos días hábiles en cada sección). designado Novedades de Libranzas 9 INCLUIR LAS NOVEDADES DE LIBRANZAS Incluir las novedades de libranzas en el sistema de nómina de acuerdo con las libranzas aprobadas por la Pagaduría. NA Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 7 de 12

8 No. Descripción de la Actividad REMITIR LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL MENSUAL Responsable o Rol Registros 10 Remitir por parte de la Presupuesto, en los cinco primeros días del mes a la, la disponibilidad presupuestal, con el fin de que la solicite los faltantes respectivos a la Presupuesto y esta a su vez, tramite los respectivos traslados, lo anterior solo en caso de que algún rubro este por debajo de lo establecido en el PAC del respectivo mes. designado Presupuesto Comunicación interna ELABORAR Y LIQUIDAR LA PRE-NOMINA 11 Liquidar la pre-nómina antes de la fecha de cierre de la respectiva nómina, de acuerdo con el cronograma establecido, e informar a la División de Recursos Humanos, Secciones de Selección y Capacitación y Pagaduría para la respectiva revisión. Documento de Pre-nomina REVISAR LA PRE-NOMINA Revisar la pre-nómina e informar a la, las modificaciones a que haya lugar, de no informarse se entenderá que están correctamente incluidas las novedades. Esta actividad no podrá tomar más de dos días hábiles. Nota: los documentos correspondientes a la prenomina, se mantendrán disponibles por un periodo de seis meses. LIQUIDAR Y CERRAR LA NOMINA Liquidar y hacer cierre definitivo de la nómina, para lo cual, la requiere de dos días hábiles para hacerlo. REALIZAR EL BACKUP Realizar el Backup mensual de las tablas del aplicativo y de los reportes generados, una vez el funcionario asignado de lo solicite. FIRMAR EL RESUMEN DE NOMINA Firmar por parte de los funcionarios que realizan la inclusión directa en el sistema de cada una de las novedades por los s designado de Recursos Humanos, Selección y Capacitación y Pagaduría Asignado Administrador del sistema de Nómina y Asignado s involucrados Recursos Humanos, Documento de Pre-nomina NA Comunicación interna Resumen de Nómina y Oficio Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 8 de 12

9 No. Descripción de la Actividad jefes de la y la División de Recursos Humanos, por último el (la) Director (a) General, y remitirlo a la Presupuesto para la expedición de los respectivos certificados de disponibilidad presupuestal. Responsable o Rol Registros 16 TRANSMITIR LA PLANILLA INTEGRADA Realizar la transmisión de planilla integrada de autoliquidación de aportes por el respectivo operador. asignado de la NA REALIZAR LA TRANSMISIÓN DEL ARCHIVO PLANO AL FONDO NACIONAL DEL AHORRO 17 Realizar mensualmente la transmisión del archivo plano de los aportes realizados al Fondo Nacional del Ahorro, por la plataforma de fondo virtual, una vez cerrada la nómina y antes del primer día hábil del siguiente mes, con el fin de que la Pagaduría realice el respectivo pago. asignado de la NA TRANSMITIR PAGOS 18 Realizar la transmisión de los pagos de las diferentes nóminas a los funcionarios y Senadores, una vez la Sección de haya subido los archivos correspondientes en la plataforma virtual del Banco. asignado de la Pagaduría NA 19 ABONAR A CUENTAS Autorizar y abonar los pagos a las cuentas individuales. Jefe Pagaduría NA GENERAR Y ENVIAR REPORTES DE NOMINA 20 Generar y remitir a las dependencias correspondientes los reportes de pagos a terceros y deducciones de nómina ( Pagaduría), listados alfabéticos y de ingresos y retiros (Carnetización, Sección Bienestar y Urgencias Médicas, Biblioteca, Caja de Compensación, División de Planeación y Sistemas). Asignado de Reporte de Nomina 7. PUNTOS DE CONTROL Recepción de novedades (Comparación) Revisión de pre-nomina Autorizaciones de capacidad de endeudamiento. Cronograma de recepción de Novedades y pagos de nómina Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 9 de 12

10 8. BASE LEGAL Ver normograma 9. ANEXOS Anexo No.1: Flujograma del procedimiento. 10. FORMATOS TH-Fr01 Reporte novedades de retiros. TH-Fr02 Reporte novedades de horas extras. TH-Fr03 Reporte novedades licencias e incapacidades TH-Fr04 Reporte novedades traslados de pensión y cesantías. TH-Fr05 Reporte novedades traslados de EPS. TH-Fr06 Reporte de novedades aclaratorias y revocatorias de resoluciones. TH-Fr07 Reporte novedades primas técnica de UTL y planta. TH-Fr08 Reporte novedades fecha de no solución de continuidad. TH-Fr09 Reporte novedades prorrogas de encargos y provisionales. TH-Fr10 Reporte novedades encargo del cargo y de funciones. TH-Fr11 Reporte novedades modificación de categoría de UTL. TH-Fr12 Reporte novedades de movimientos entre planta y UTL. TH-Fr13 Reporte novedades nombramiento de Senadores. TH-Fr14 Reporte novedades de comisiones de carrera administrativa. TH-Fr15 Reporte alivio retención en la fuente. TH-Fr16 Reporte novedades suspensión funcionarios. TH-Fr17 Reporte novedades licencias e incapacidades Senadores. TH-Fr18 Reporte novedades vacaciones. TH-Fr19 Reporte resolución vacaciones. TH-Fr20 Reporte retención en la fuente. TH-Fr51 Formato reporte novedades plan complementario medicina prepagada. TH-Fr49 Autorización de descuento por vacaciones. TH-Fr54 Formato reporte de descuentos autorizados por funcionarios. TH-Fr55 Formato reporte de novedades suspensión de pago y aportes. 11. DOCUMENTOS RELACIONADOS N.A Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 10 de 12

11 12. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN FECHA 01 Por cambio en la estructura de codificación del SGC esta versión reemplaza el anterior documento PE02-S04_V05 Subproceso administración de nómina Se emite versión para divulgación e implementación. 29 de mayo de Actualización y ajuste general del documento, fortaleciendo las actividades, condiciones generales, responsabilidades y términos. 29 de septiembre de 2016 Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 11 de 12

12 Anexo No 1. Flujograma Inicio Proyectar el cronograma de pago de nómina Recibir reporte mensual de novedades Recibir reporte de novedades de senadores Realizar el reporte de horas extras Registrar las novedades del periodo a liquidar en el sistema de nómina Proyectar el acto administrativo de horas extras Liquidar y cerrar la nómina Revisar la prenómina Elaborar y liquidar la pre-nomina Remitir la disponibilidad presupuestal mensual Incluir las novedades de libranzas Realizar el estudio de capacidad de endeudamiento Registrar las horas extras en el sistema Realizar el backup Firmar el resumen de nómina Transmitir la planilla integrada Realizar la transmisión del archivo plano al Fondo Nacional del Ahorro Transmitir pagos Abonar a cuentas Generar y enviar reportes de nómina Fin CONVENCIONES FLUJOGRAMA Actividades Documentos relacionados Conector de documentos relacionados Conector de actividades Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 12 de 12