M E M O R A N D O. Dirección General de Recursos Humanos. Bogotá D.C, Enero 18 de 2007 DE : DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

Transcripción

1 M E M O R A N D O Bogotá D.C, Enero 18 de 2007 DE : DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS PARA : DECANOS ACADEMICOS, DECANOS DEL MEDIO UNIVERSITARIO, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO Y SECRETARIOS DE FACULTAD ASUNTO : VINCULACION PROFESORES DE HORA CÁTEDRA PRIMER SEMESTRE AÑO 2007 Con el propósito de recordar los procedimientos a seguir en lo concerniente al manejo de la contratación de los profesores hora cátedra durante el primer semestre de 2007, a continuación se relacionan los siguientes aspectos: 1. Los profesores deberán ser acreditados ante la Vicerrectoría Académica a través de cada Facultad, con el formato de nombramiento y el formato de Profesores Hora Cátedra Nivel Salarial, anexando los respectivos documentos soporte. No se realizará pago de nómina al profesor que no se le haya tramitado el nombramiento y el nivel salarial ante la Vicerrectoría Académica. Estos pagos se harán efectivos en el período en que haya sido reportado el nombramiento y el nivel salarial a la, por parte de la Vicerrectoría Académica. 2. Para controlar el manejo presupuestal de la nómina de profesores hora cátedra y monitores, al ingresar la información de las vinculaciones y al realizarse los cambios salariales, el sistema realizará la apropiación presupuestal requerida por la duración del mismo.por lo tanto, al reportar novedades de adición o disminución de horas se debe anexar la respectiva modificación presupuestal, sin este documento no serán tramitadas. 3. El contrato de trabajo será generado en la tercera semana de febrero de acuerdo con la información que ingresen las Facultades en el Sistema de Nómina, posteriormente será enviado y deberá ser firmado por el profesor. En este aspecto les recordamos que es de suma importancia hacer firmar por cada profesor el contrato laboral y devolverlo a la dentro de las fechas estipuladas en el cronograma anexo. 4. Contratación de PROFESORES EXTRANJEROS. Antes de realizar cualquier compromiso con un PROFESOR EXTRANJERO, deben informar por escrito a la Dirección General de Recursos Humanos sobre la intención de vinculación, anexando fotocopia del Pasaporte, la Visa Vigente, y la Cédula de Extranjería, para verificar si el profesor esta habilitado para laborar en la Universidad. La está en la obligación de informar la vinculación y el retiro de los PROFESORES EXTRANJEROS, como máximo 15 días calendario, posteriores al ingreso y retiro. Omitir este reporte implica multas para la Universidad, las cuales serán asumidas por el directo responsable. El registro de tipo y número de identificación de los profesores extranjeros es la Cédula de Extranjería.

2 5. La afiliación a la Seguridad Social debe ser realizada por todos los Profesores que ingresen a laborar por primera vez con la Universidad, por los profesores que no laboraron o laboraron parcialmente durante el Es necesario insistir a los profesores sobre la importancia de efectuar la afiliación a la Seguridad Social a tiempo, incluso cuando ya estén afiliados por otra empresa, puesto que la afiliación se debe hacer por cada empleador que se tenga. El profesor que no haya surtido el trámite de afiliación no puede empezar a trabajar con la Universidad. La Universidad realizó el pago de la Seguridad Social durante el período diciembre-enero, de los profesores que laboraron la totalidad del período académico del segundo semestre de 2006, entre el 23 de Julio de 2006 y el 2 de Diciembre de 2006, manteniendo activas las afiliaciones en Salud y Pensión. En adelante se realizarán los aportes a la Seguridad Social durante los períodos intersemestrales, de los profesores que laboren la totalidad del período académico. Los descuentos de los aportes correspondientes a los profesores, se harán en la Liquidación Definitiva de Acreencias Laborales, al terminar el contrato del semestre. 6. El máximo de horas semanales PARA UN PROFESOR CÁTEDRA POR HORA ES DE 19. EN NINGÚN CASO DEBERÁ EXCEDERSE ESTE NÚMERO DE HORAS (Art.106, Ley 30 de 1992). 7. De igual manera recordamos que para poder contratar profesores y empleados administrativos de planta con cualquier dedicación de tiempo, como profesores cátedra por hora, deben cumplir con lo establecido en la Circular No. 17 emitida por la Vicerrectoría Académica el 2 de julio de Los profesores con dedicación de tiempo completo, máximo pueden dictar hasta 6 horas semanales; los profesores con dedicación de medio tiempo pueden dictar hasta 16 horas semanales y los empleados administrativos máximo pueden asumir 6 horas a la semana. 8. Es importante recordarles el cuidado que se debe tener en el manejo de la información, debido a que una inconsistencia en la captura de cualquiera de los datos básicos del profesor como nombres, apellidos, números de cédula y/o fecha de nacimiento, genera contratiempos en el momento del pago de Nómina, del pago de los aportes a la seguridad social y de la afiliación a la Caja de Compensación. En el registro de los datos de identificación es importante ingresar correctamente las siglas y números que correspondan realmente al documento presentado como son cédula de ciudadanía (CC) y cédula de extranjería (CE). 9. Durante el proceso de registro de novedades y liquidación de prenómina, la de la enviará los respectivos listados, para la verificación de la información registrada y procesada, corrigiendo errores dentro de las fechas establecidas, evitando así demoras e en el proceso normal de pago. 10. Para el semestre que inicia, nuevamente el pago de nómina será consignado en las cuentas que reportaron los profesores durante semestres anteriores. Los profesores que ingresan por primera vez a laborar con la Universidad, deben reportar un número de cuenta en el formato de Solicitud para Consignación anexando la referencia bancaria expedida por la entidad respectiva, preferiblemente en alguna de las siguientes instituciones financieras, Davivienda, Bancolombia, Banco Santander o Banco de Crédito. Igualmente debe informarse a cada profesor que para poder verificar el pago del salario a la persona que cumplió con los servicios remunerados a favor de la Universidad, será preciso que el número de cuenta reportada tenga como único titular al profesor, razón por la cual no podrá hacerse la consignación en cuentas mancomunadas o empresariales.

3 11. Los pagos de Nómina se continuarán realizando así: Cuatro pagos de 5, 4, 4 y 5 semanas. Es muy importante informar a los profesores para que lo tengan en cuenta dentro de su presupuesto personal. 12. Es de recordar que el sistema no permite ingresar información de vinculaciones que correspondan a períodos anteriores al que se esté liquidando. 13. Igualmente, no se pueden ingresar vinculaciones que tengan fechas de inicio posteriores a las del período que se esté liquidando, debido a que esto generaría en el pago de aportes a la seguridad social. 14. La adición de horas, solamente se podrá efectuar cuando el número de horas semanales registradas inicialmente para la materia en People Soft, sea modificado en éste. Dicha modificación debe ser informada a la oportunamente, anexando el soporte que contiene la información actualizada en People Soft. 15. El retiro del profesor debe tramitarse anexando la carta de renuncia del mismo. Cuando la terminación del contrato se da por cualquier otro motivo debe manejarse directamente con la. 16. Les recordamos que el password de acceso a la aplicación es de uso personal y por lo tanto, será responsabilidad del usuario su correcta utilización. 17. En la Dirección de Recursos Físicos se les informará sobre el servicio de parqueadero. Cualquier inquietud sobre el particular, con gusto será atendida en la de la, en las extensiones 2340, 2335 ó 2327 ó en las direcciones de correo electrónico deg@javeriana.edu.co, jaimer@ javeriana.edu.co, dfmoreno@javeriana.edu.co. Cordial saludo, AURA BERNARDA PARRA SANTOS Directora General de Recursos Humanos

4 CALENDARIO PRIMER SEMESTRE DE 2007 NOMINA PROFESORES HORA CÁTEDRA Y MONITORES No CICLO Semana inicia y final 4ª semana de Enero 3ª semana de Febrero 4ª semana de Febrero 3ª semana de Marzo 4ª semana de Marzo 4ª semana de Abril 1ª semana de Mayo 5ª semana de Mayo Inicia Termina No. Semanas 21 de Enero 24 de Febrero 5 25 de Febrero 24 de Marzo 4 25 de Marzo 28 de Abril 4 29 de Abril 2 de Junio 5

5 CRONOGRAMA PRIMER SEMESTRE 2007 NOMINA PROFESORES HORA CÁTEDRA Y MONITORES CRONOGRAMA ENERO-FEBRERO DE Ingreso de Vinculaciones en SRH Facultades Ene.18 Feb.2 Ene.29 Feb.8 2. Ingreso de Nombramiento y Niveles Ene.19 Feb Cierre de Novedades Facultades y Oficina de Feb Generación de Listados y Corrección de Ene.24 Ene.30 Ene.26 Feb.8 5. Generación de Contratos Laborales Feb.15 Feb Envío de Contratos Laborales a Facultades Feb.19 Feb Firma y envío de Contratos Laborales a la Facultades Feb.23 Feb Listados de pre-nómina para visto bueno Feb.21 Feb Generación de Nómina Feb Radicación de Nómina Feb Pago Consignación Feb Entrega desprendibles de pago Feb.28 CRONOGRAMA MARZO DE Ingreso de Vinculaciones en SRH Facultades Mar.1 Mar.9 2. Ingreso de Nombramiento y Niveles Mar.1 Mar Cierre de Novedades Facultades y Oficina de Mar Generación de Listados y Corrección de Mar.8 Mar Generación de Contratos Laborales Mar.15 Mar Envío de Contratos Laborales a Facultades Mar.20 Mar Firma y envío de Contratos Laborales a la Facultades Mar.23 Mar Listados de pre-nómina para visto bueno Mar.23 Mar Generación de Nómina Mar Radicación de Nómina Mar Pago Consignación Mar Entrega desprendibles de pago Mar.30

6 CRONOGRAMA ABRIL DE Ingreso de Vinculaciones en SRH Facultades Abr.9 Abr Ingreso de Nombramiento y Niveles Abr.2 Abr Cierre de Novedades Facultades y Oficina de Abr Generación de Listados y Corrección de Abr.6 Abr Generación de Contratos Laborales Abr.18 Abr Envío de Contratos Laborales a Facultades Abr.19 Abr Firma y envío de Contratos Laborales a la Facultades Abr.24 Abr Listados de pre-nómina para visto bueno Abr.20 Abr Generación de Nómina Abr Radicación de Nómina Abr Pago Consignación Abr Entrega desprendibles de pago Abr.30 CRONOGRAMA MAYO DE Ingreso de Vinculaciones en SRH Facultades May.2 May.9 2. Ingreso de Nombramiento y Niveles May.2 May Cierre de Novedades Facultades y Oficina de May Generación de Listados y Corrección de May.8 May Generación de Contratos Laborales May.15 May Envío de Contratos Laborales a Facultades May.17 May Firma y envío de Contratos Laborales a la Facultades May.23 May Listados de pre-nómina para visto bueno May.23 May Generación de Nómina May Radicación de Nómina May Pago Consignación May Entrega desprendibles de pago May.31

7 FECHAS DE SEMANAS CÁTEDRA POR HORA PRIMER SEMESTRE DE 2007 SEMANA DESCRIPCION SEMANA FECHA INICIAL FECHA FINAL No PRIMER SEMESTRE DE CUARTA SEMANA DE ENERO Enero 21, 2007 Enero 27, PRIMERA SEMANA DE FEBRERO Enero 28, 2007 Febrero 3, SEGUNDA SEMANA DE FEBRERO Febrero 4, 2007 Febrero 10, TERCERA SEMANA DE FEBRERO Febrero 11, 2007 Febrero 17, CUARTA SEMANA DE FEBRERO Febrero 18, 2007 Febrero 24, PRIMERA SEMANA DE MARZO Febrero 25, 2007 Marzo 3, SEGUNDA SEMANA DE MARZO Marzo 4, 2007 Marzo 10, TERCERA SEMANA DE MARZO Marzo 11, 2007 Marzo 17, CUARTA SEMANA DE MARZO Marzo 18, 2007 Marzo 24, QUINTA SEMANA DE MARZO Marzo 25, 2007 Marzo 31, SEGUNDA SEMANA DE ABRIL Abril 8, 2007 Abril 14, TERCERA SEMANA DE ABRIL Abril 15, 2007 Abril 21, CUARTA SEMANA DE ABRIL Abril 22, 2007 Abril 28, PRIMERA SEMANA DE MAYO Abril 29, 2007 Mayo 5, SEGUNDA SEMANA DE MAYO Mayo 6, 2007 Mayo 12, TERCERA SEMANA DE MAYO Mayo 13, 2007 Mayo 19, CUARTA SEMANA DE MAYO Mayo 20, 2007 Mayo 26, QUINTA SEMANA DE MAYO Mayo 27, 2007 Junio 2, JUNIO-JULIO DE 2007 SEMANA DESCRIPCION SEMANA FECHA INICIAL FECHA FINAL N 1 SEGUNDA SEMANA DE JUNIO Junio 10, 2007 Junio 16, TERCERA SEMANA DE JUNIO Junio 17, 2007 Junio 23, CUARTA SEMANA DE JUNIO Junio 24, 2007 Junio 30, PRIMERA SEMANA DE JULIO Julio 1 de 2007 Julio 7 de