GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO. Hoja de Control de Actualizaciones del Documento

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1 Hoja de Control de Actualizaciones del Documento VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION 01 23/03/ Se modifica el objetivo y el alcance 2. Se modifican los indicadores. 3. En el diagrama de flujo Selección de personal, actividad No.10 se especifica que la verificación de referencias es obligatoria para los aspirantes que pasan a entrevista con el Coordinador de Área en el FT-GT-08 VERIFICACION DE REFERENCIAS LABORALES /03/ /06/2012 Se modifica la periodicidad de la evaluación de desempeño del personal administrativo de semestral a anual. Se adiciona el FT-GT-12 INFORME DE PRUEBAS PSICOTÉCNICAS en el numeral Se modifican los numerales: 4.2 Adición de fuente de selección Bolsa de Empleo Citación de 3 aspirantes para cubrir la vacante La entrevista inicial es realizada por el Coordinador Administrativo y Financiero Se adicionan otros cargos los cuales requieren tercera entrevista: Coordinador Administrativo y Financiero, Contador, 4.3 La Auxiliar de Contratación una vez es seleccionado el aspirante (administrativo) Le informa que fue seleccionado y los requisitos de ingreso, procede a elaboración y firma de contrato /07/2013 Se incluye el numeral 4.5 Administración del /06/2014 Se incluye numeral 4.6 Nomina. Se elimina el FT-GT-06 Evaluación de desempeño se reemplaza por la plataforma tu 06 12/03/2015 competencia humana. Se modifica numeral 4.4. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE: Milena Arroyave NOMBRE: Guillermo Bolivar NOMBRE: Milena Arroyave Director Gestión del Responsable Mejora Continua Director Gestión del

2 1. OBJETIVO Proveer a la Universidad del recurso humano necesario e idóneo para el desarrollo de sus metas y objetivos mediante el análisis, implementación y control de los procesos de selección, vinculación, administración del, capacitación, formación, y bienestar de los trabajadores. 2. ALCANCE Inicia desde la identificación de necesidades de cubrimiento de vacantes, he incluye los procesos de selección, vinculación, capacitación, administración del y bienestar laboral.. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Aportes parafiscales: aporte equivalente del 9% de la nómina mensual. Se realiza sobre los factores que constituyen salario y que son base para la liquidación del aporte parafiscal. ARL: Administradora de Riesgo Laboral. Candidato: Se denomina candidato a la persona que se postula a ser elegida para algún cargo o responsabilidad en un puesto trabajo. Cronograma de Pagos: planificación mensual en el tiempo, con fechas límites establecidas para la recepción de novedades y pago de nóminas. Descuentos por Libranzas: son los descuentos aplicados en el pago de nómina del empleado, cuando este ha autorizado deducciones sobre su salario y/o prestaciones sociales a la universidad para el pago a entidades que cuenten con convenio vigente con la Entidad tales como: fondos de empleados, cooperativas, bancos, etc. Entrevista de selección: Encuentro conversacional generalmente entre dos personas (entrevistado y entrevistador) donde se genera un intercambio de información a través de preguntas, demostraciones, juegos de roles o cualquier herramienta que permita identificar y evaluar la idoneidad de un candidato para un puesto de trabajo.

3 Embargos: corresponde a una retención del salario declarado por un juez o un organismo competente para ser aplicado a la nómina. (Existen embargos judiciales y embargos de alimentos). EPS: Entidad Promotora de Salud. Novedades de Movimiento de la planta de personal: corresponde a las novedades de insubsistencia o renuncia, nombramiento y posesión, traslados, ascensos, encargos y comisiones de estudio. Nómina Periódica: corresponde al pago mensual percibido por cada funcionario proporcional al tiempo laborado durante el mes. Nómina Adicional: corresponde a una nómina diferente a la periódica, para hacer el pago de un devengado no pagado en la nómina correspondiente (novedad recibida fuera de tiempo establecido), para un pago retroactivo o para un devengado que debe pagarse en una fecha diferente al de la nómina periódica (prima de navidad, prima de servicios, prima semestral). Novedades de información salarial: corresponde a las novedades que afectan la retefuente, afiliaciones y traslados de fondos de salud, pensión o cesantías. Novedades de incapacidades y licencias: involucran las novedades de: licencias por maternidad, paternidad, no remuneradas (luto o calamidad domestica), remuneradas, incapacidades por enfermedad general otorgadas por la EPS del afiliado y/o por riesgos laborales otorgadas por la ARL. Prueba de Tendencia: Herramienta tecnológica de valoración de personal que identifica la orientación comportamental de las personas en ámbito de trabajo, elemento fundamental en la evaluación de competencias laborales. La tendencia conductual anuncia las labores en las que un candidato tendrá mayor posibilidad de éxito. Reclutamiento. Es el proceso de atraer individuos de manera oportuna, en número suficiente y con los atributos necesarios para el desempeño de un cargo, y alentarlos para que soliciten los puestos vacantes en una organización. Obtención de los candidatos para ocupar los puestos de la organización.

4 4. DESARROLLO 4.1. DEFINICION PERFIL DE CARGOS El Director de Gestión del registra en el FT-GT-01 PERFILES DE CARGO, el nombre del cargo, el área de dependencia, jefe directo, personal a cargo, objeto del cargo, localización, formación académica, habilidades, experiencia, horario de trabajo y funciones, que debe tener la persona seleccionada para desempeñar el cargo SELECCIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO A través de la requisición de personal FT-GT-02, el jefe de área solicita a la Coordinación de Gestión del, la contratación, relacionando el perfil del cargo Institucional y aquellas características que no están descritas en el mismo (horario, condiciones especiales). El área de Gestión del revisa posibles candidatos internos con características pertinentes al cargo y los invita a relacionar su hoja de vida en el proceso. Se publica la oferta en fuentes de reclutamiento externo. Nota: Se revisan las hojas de vida y se hace el filtro correspondiente según las características del perfil de cargo FT-GT-01. Se procede a convocar a 3 candidatos para dar inicio al proceso de selección a través de la Entrevista. En caso de existir una propuesta específica por parte del área solicitante se considera como uno de los candidatos. Integra batería de pruebas para aplicar según la descripción/perfil del puesto correspondiente y solicita la incorporación de Currículo Vitae actualizado. Programa la aplicación de pruebas y, en caso de ser necesario, el área que requiere la contratación podrá aplicar y evaluar el resultado de exámenes técnicos. Integra los resultados de los tres candidatos elaborando el FT-GT-05 - Informe Gestión del y envía al jefe de área ENTREVISTA RESPONSABLE DE ÁREA El Jefe de área realiza la entrevista y deja evidencia en el FT-GT-13 ENTREVISTA RESPONSABLE DE AREA.

5 A través de correo electrónico informa al área de el nombre del candidato que considera más apto para ocupar el cargo. Esta decisión debe tener en cuenta el informe proporcionado por Gestión del SOLICITUD Y VERIFICACION DE INFORMACION El área de Gestión del verifica referencias laborales. En caso de hallar un concepto negativo, informa al jefe de área quien deberá autorizar o no la continuidad del candidato en el proceso. En caso de no continuidad deberá decir si alguno de los candidatos presentados puede continuar en reemplazo del anterior. En caso de no ser así, se debe iniciar nuevamente el proceso de reclutamiento. A través de correo electrónico se informará a los candidatos la no continuidad en el proceso. Una vez verificada la información, se llama al candidato y se le informa el proceso de vinculación. Si el concepto es positivo, el área de Gestión del asigna cita de examen preocupacional al candidato más apto para el cargo. Procede a revisarlo y en caso de no hallar restricciones, se le solicita al candidato la documentación para la contratación (FT- GT-17 Ingreso de Personal Administrativo). El Asistente de Gestión del, procede a la elaboración del contrato de trabajo, se obtienen las firmas de las instancias correspondientes, se entrega copia al empleado y el original se archiva en la historia laboral. Posteriormente se hace la afiliación a cada una de las entidades del sistema de seguridad social. Nota: Es indispensable para la contratación Docente y Administrativa el cumplimiento de los requisitos definidos en el FT-GT-17 Ingreso de Personal INDUCCION PERSONAL ADMINISTRATIVO El Área de Gestión del cita al personal contratado para que asista al proceso de inducción. La Inducción y el entrenamiento se planea en el formato FT-GT-04 INDUCCIÓN, la cual consiste en:

6 Inducción General: El Director (a) de Gestión del suministra la información general de la Universidad, a través de la presentación contenida en el video institucional: Información institucional Reglamento interno de trabajo. Politicas y procedimientos institucionales Comité de Convivencia Laboral Inducción de Calidad: E l responsable del proceso de Mejora Continua es el responsable de realizar la inducción al nuevo personal con respecto al SGC de la Universidad. Inducción del puesto de trabajo: El jefe inmediato es la persona encargada de dar a conocer al nuevo personal el perfil de cargo y las funciones inherentes que va a desempeñar y todo lo demás concerniente al desempeño de las funciones. Se resuelven inquietudes sobre el cargo a desempeñar y se registra el grado de entendimiento de este proceso, luego se realiza un recorrido por las instalaciones de la Universidad, ubicando sus principales áreas y se informa a las diferentes áreas de la Universidad sobre la vinculación del nuevo empleado para los correspondientes trámites internos, además le da las palabras de bienvenida y la contextualización del reglamento interno de trabajo. Adicionalmente se le explica al nuevo empleado como registrase en la intranet y se solicita al Área de Tecnología de la Información y la Comunicación la creación del correo institucional y la activación de la clave para acceder a la intranet CAPACITACION PERSONAL ADMINISTRATIVO Las necesidades de entrenamiento y/o capacitación pueden presentarse por alguna de las siguientes situaciones: Como resultado de las evaluaciones de desempeño. Por problemas repetitivos en los procesos. Por adquisiciones o actualizaciones de nuevas herramientas informáticas. Por cambios en los procedimientos de la Institución. Registro de solicitudes. Por iniciativa de la Universidad.

7 Nota: El plan de capacitación es actualizado semestralmente El Coordinador de Gestión del evalúa la pertinencia de las necesidades de capacitación en el formato FT-GT-07 Plan de capacitación, el cual debe ser coherente con las metas propuestas, definidas en el Área de Gestión del. Nota: La eficacia de las capacitaciones se puede verificar por medio de talleres, evaluación de desempeño, observación en el puesto de trabajo. Es de aclarar que en las capacitaciones de carácter informativo no es verificable la eficacia ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO EVALUACION DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL La evaluación de desempeño se realiza anualmente para el personal administrativo a través de la plataforma Tu competencia humana para tomar decisiones sobre: continuidad, ascensos, terminación de contrato e identificar las necesidades de capacitación o entrenamiento. Dicha evaluación se realiza a través de la aplicación de instrumentos de medición bajo la metodología 360 grados, con el fin de obtener información sobre el nivel de productividad y competencias de los colaboradores Con base en los resultados de la evaluación de desempeño, los antecedentes del evaluado y el concepto del jefe inmediato es determinada la continuidad del empleado en la Institución. 4.6 NOMINA Las novedades que afectan la nómina deben estar debidamente soportadas por el documento establecido por la Universidad. Las novedades referentes a posesiones, nombramientos, retiros, renuncias, traslados, comisiones, encargos, ascensos, retiros, horas extras en tiempo o en dinero, disfrute, interrupción o aplazamiento de vacaciones, prima de vacaciones, indemnización de vacaciones, compensación de vacaciones, licencias por maternidad o paternidad, licencias remuneradas o no remuneradas estarán amparadas en actos administrativos que para tal fin expida la Vicerrectoría Administrativa Financiera

8 La proyección de horas extras en la nomina la hará el Departamento de Gestión del de acuerdo a las autorizaciones del Director Administrativo y Financiero quien la firmará previa notificación de la disponibilidad presupuestal. Las novedades de vacaciones se deben reportar en el mes inmediatamente anterior a la fecha del inicio del disfrute y los aplazamientos se deben reportar antes del inicio del disfrute de éstas, deberán ser solicitados por el Jefe Inmediato y aprobadas mediante acto administrativo. La Dirección Administrativa y Financiera mediante circular, determinará las fechas de inicio y terminación de las vacaciones colectivas de los funcionarios de la Entidad en el mes de noviembre de cada año. Es obligación del funcionario y de su jefe inmediato reportar a las novedades de incapacidades, en un término no mayor a tres (3) días hábiles siguientes a la expedición de la misma, anexando la respectiva incapacidad que solo puede ser otorgada por la empresa promotora de salud a la que este afiliado el funcionario o por la administradora de riesgos laborales ARL. Es obligación del funcionario informar a la aceptación por rechazo de traslado de fondo (salud, pensión y cesantías). Las novedades de nómina referentes a libranzas, se realizan de acuerdo con la información suministrada por cada banco con los que exista convenio. El área de Gestión del debe dar cumplimiento a la normatividad vigente en cuanto a la capacidad de endeudamiento del funcionario. Los cierres y pagos de las diferentes nóminas: periódica, prima de navidad, prima semestral, bonificación de dirección se harán efectivas de acuerdo al cronograma de pagos de cada año. La emisión de certificados laborales, son expedidos dentro los dos (2) días hábiles respectivamente siguientes a la fecha de solicitud. La expedición de certificado de tiempo de servicio para ex funcionarios menores a dos años de su retiro lo expedirá la Coordinación de Gestión del a los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la solicitud y la correspondiente a los ex funcionarios que superen este laxo de tiempo, la expedirá

9 este mismo Departamento, previa solicitud a Gestión Documental de la información contenida en las historias laborales, quienes para efecto de dar respuesta, contarán con un término de tres (3) días. Los estudios de capacidad de endeudamiento deberán estar acompañados de: solicitud de libranza, carta de autorización del funcionario firmada conjuntamente por la entidad financiera o crediticia, paz y salvo cuando se requiera, documento que especifique el monto de la deuda, el valor a descontar, el número de cuotas y la nómina de la que debe ser descontado el crédito y desprendible del último pago correspondiente al descuento. Dentro de los ocho (8) primeros días de cada mes las entidades financieras o crediticias deben enviar reporte de novedad para su inclusión en la nómina. ACTIVIDAD Cronograma de pago de nómina: Proyectar el pago de nóminas a más tardar el mes de enero de cada año, para aprobación del ordenador del gasto, el cual contiene las fechas de pago: nómina periódica, prima de servicios, prima de navidad, prima semestral, fechas límites de radicación de novedades y fecha de pago. RESPONSABLE Coordinador Gestión del Reporte mensual de novedades: Recibir los reportes de novedades de las diferentes Dependencias, dentro de los primeros veinte (20) días de cada mes, referentes a posesiones, retiros, nombramientos, comisiones, traslados, encargos, y ascensos. Asistente de gestión del Registro de novedades en el sistema de nómina Registrar en el sistema de nómina las novedades remitidas de traslados, retiros, horas extras, licencias de maternidad y paternidad, licencias remuneradas y no remuneradas, reportes de incapacidades, afiliaciones y/o traslados de fondos de Asistente de gestión del

10 pensiones, fondos de cesantías, empresas promotoras de salud, aportes voluntarios a pensiones y a cuentas de ahorro de fomento a la construcción (AFC) Estudio de capacidad de endeudamiento: Recibir y estudiar la capacidad de endeudamiento de las solicitudes de libranzas con entidades financieras o crediticias de acuerdo al Art. 5 Ley 1527 de Una vez verificada la capacidad de pago se da visto bueno por parte de Gestión del, para su aprobación y firma. Inclusión de novedades de libranzas: Incluir las novedades de libranzas en el sistema de nómina de acuerdo con las libranzas aprobadas por la Dirección Administrativa Financiera y remitidas por las entidades financieras o crediticias. Director. Gestión del Asistente de gestión del Revisión pre-nomina: Revisar la cuatro (4) días antes de la fecha de cierre de la respectiva nómina, de acuerdo a la programación y hacer las modificaciones a que haya lugar Director. Gestión del Cierre de nómina: Liquidar y hacer cierre definitivo de la nómina. Asistente de gestión del Firma del resumen de nómina: Firmar de la nómina por parte de Decano de División, Director Administrativo y Financiero, coordinador Contable y Coordinador de Gestión del Talento Humano. Planilla integrada: Realizar la transmisión de planilla integrada de autoliquidación de aportes por el respectivo operador. Consejo Administrativo Financiero Asistente de gestión del

11 Archivo plano fondo nacional del ahorro: Realizar la transmisión del archivo plano de los aportes realizados al fondo nacional del ahorro por la plataforma de fondo virtual. Asistente de gestión del Transmisión de pagos: Realizar la transmisión de los pagos de las diferentes nóminas a los funcionarios, una vez el Departamento de Compras y Presupuestos haya subido los archivos correspondientes en la plataforma virtual del Banco Director. Compras y Presupuestos. Abono a cuentas: Autorizar y abonar los pagos a las cuentas individuales Director Administrativo y Financiero. Generación y envíos de colillas de pago: Generar y remitir a todos los Funcionarios las colillas de pago, donde se evidencian los pagos y deducciones a que tenga lugar. Asistente de gestión del 4.7 SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DOCENTE A través de la Pre nomina se establecen los docentes que harán parte de nómina académica. A partir de este registro identifica Gestión del los docentes que ingresan nuevos a la universidad. A través del FT-PA-05 AUTORIZACION DE NOVEDADES EN LA NOMINA DOCENTE el Decano podrá solicitar cambios a la pre nómina previamente aprobada a la Dirección Administrativa y Financiera para iniciar el proceso de selección y contración docente. Además en el FT-PA-05 se puede modificar asuntos propios del contrato laboral como horas cátedra, categoría y tipo de contrato.

12 Posterior al aval emitido por la Dirección, el Decano procede a seleccionar hojas de vida a través de referidos o bancos de currículos existentes en la Decanatura, en caso de ser necesario el Departamento de Gestión del apoyará la publicación de la oferta en bolsas de empleo virtuales. El Decano selecciona las hojas de vida de acuerdo al cumplimiento de las características relacionadas en el perfil, y posteriormente cita a entrevista a los candidatos (mínimo dos por vacante), relacionando la información de dicho encuentro en el formato Entrevista docente FT-GT-16. El Decano le relaciona al Departamento de, la hoja de vida del docente que cumple satisfactoriamente con todos los requisitos, dicho Departamento contacta al docente telefónicamente y le indica la programación de las pruebas Psicotécnicas (virtuales). Posteriormente revisa los resultados de las pruebas Psicotécnicas y procede a programar examen pre-ocupacional al candidato; en caso de que los resultados de estas dos fuentes arrojen información particular, el área de, emitirá la recomendación que sea pertinente ya sea para detener el proceso de selección y/o para que la decanatura establezca planes de mejora (se le informa al candidato la no continuidad en el proceso). En caso de no encontrar ninguna novedad, solicita todos los soportes correspondientes a la hoja de vida y verifica la veracidad de las evidencias académicas. Simultáneamente las Secretarais de facultad hacen la debida verificación de referencias laborales y en caso de hallar alguna novedad deberán reportarlo a Gestión del Talento Humano. En caso de encontrar inconsistencias en la verificación de evidencia académica o referencias laborales, el Departamento de, emite a la Decanatura, un concepto sugiriendo la no continuidad del proceso de vinculación. (Se le informa al candidato la no continuidad en el proceso). En caso contrario, Gestión del Talento Humano procede a la afiliación a seguridad social y ARL y convoca al candidato para la firma del contrato; este último documento se elabora de acuerdo a las diferentes modalidades que tiene la Universidad para personal Docente.

13 5. ANEXOS FT-GT-01 Perfiles de cargos FT-GT-02 Requisición del personal FT-GT-04 Inducción FT-GT-05 Informe Gestión del FT-GT-07 Plan de capacitación FT-GT-11 Solicitud de permiso FT-GT-15 Paz y salvo docente FT-GT-16 Entrevista docente FT-GT-17 Ingreso del personal FT-PA-05 Autorización de Novedades en la Nómina Docente FT-MC-01 Asistencia a evento Plataforma tu competencia humana

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