REGLAS PARA: LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF

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1 REGLAS PARA: LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF GOBIERNO FEDERAL Nacional

2 REGLAS PARA: LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF OCTUBRE, 2008 Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interno (COMERI), la cual entra en vigor a partir del día siguiente de su publicación en la Nórmatela interna.

3 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 1/17 Elaboró Aprobó Visto Bueno Director General de Profesionalización de la Asistencia Social. Titular del SNDIF Nacional COMERI Ing. Sergio Luis Matute Cifuentes Lic. Cecilia Landerreche Gómez Morín Fecha de Dictamen - Sello INDICE APARTADO PÁGINA 1. OBJETIVO.2 2. FUNDAMENTO LEGAL AMBITO DE APLICACIÓN VIGENCIA.5 5. DISPOSICIONES GENERALES INDICADORES DEFINICIONES.. 16

4 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 2/17 1. OBJETIVO 1.1. Establecer las reglas de integración y operación de los tres tipos de Archivos del SNDIF: Trámite, Concentración e Histórico.

5 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 3/17 2. FUNDAMENTO LEGAL 2.1 Artículos 1, 4, 32 y décimo transitorio de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002, ultima reforma publicada el 6 de junio de Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero de Articulo 2, 3 y 27 del Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Publicado el 8 de febrero de 2006, ultima reforma publicada el 27 de mayo de Artículo 42 al 46 del Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2003.

6 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 4/17 3. AMBITO DE APLICACIÓN 3.1. Estas reglas son aplicables a todas las áreas que conforman el Sistema Nacional DIF.

7 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 5/17 4. VIGENCIA 4.1 El presente documento entrará en vigor a partir del día siguiente de su publicación en la normateca interna.

8 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 6/ Del Área Coordinadora de Archivos 5. DISPOSICIONES GENERALES a) El Área Coordinadora de Archivos del Sistema Nacional DIF. es el Centro de Documentación DIF, Adscrito a la Dirección General de Profesionalización de Asistencia Social. b) El Coordinador de Archivos es el Titular de la Dirección General de Profesionalización de Asistencia Social. c) El Responsable del Archivo de Concentración e histórico es el titular de la Subdirección de Información y Documentación en Asistencia Social. d) El Área Coordinadora de Archivos del Sistema Nacional DIF, supervisar las instalaciones, resguardos y clasificación de los Archivos de Trámite. Al menos 1 veces al año conforme al ANEXO X De las funciones del Área Coordinadora de Archivos. a) Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos; b) Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información; c) Elaborar, en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, así como el inventario general de la dependencia o entidad; d) Coordinar las acciones de los archivos de trámite; e) Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para la dependencia o entidad; f) Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de la dependencia o entidad; g) Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo General de la Nación, y h) Coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia o entidad, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos 5.2. De las funciones de los responsables del Archivo de Trámite Las funciones del Archivo de Trámite son: a) Integrar los expedientes de Archivo, asignándoles la clasificación archivística correspondiente. b) Conservar y organizar la documentación activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental.

9 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 7/17 c) Tener el control del préstamo de expedientes. d) Colaborar con el área coordinadora de Archivos, en la actualización del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario general e) Realizar los inventarios de transferencia primaria al Archivo de Concentración f) Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al Archivo de Concentración, conforme al catálogo de disposició documental del SNDIF De la organización del Archivo de Trámite a) Cada Unidad administrativa tendrá un responsable del Archivo de Trámite designado por el titular de esa Unidad. b) El personal designado como responsable del Archivo de Trámite deberá contar con capacitación en archivonomía y deberá contar al menos con un auxiliar que apoye en las actividades inherentes al puesto. c) El Archivo de Trámite puede contar hasta un máximo de 3 extensiones físicas bajo la coordinación del Responsable del Archivo de Trámite y previa notificación al Área Coordinadora de Archivos. d) Los Titulares de las Unidades Administrativas supervisaran el resguardo y clasificación archivística e Instalaciones de su Archivo (s) de Trámite en el formato reporte al menos una vez al año, estas se llevará a cabo en el mese de junio de cada año. ANEXO IX. e) Los responsables de los archivos de trámite deberán enviar al Área Coordinadora de Archivos el formato-reporte del resguardo y clasificación de sus expedientes, así como el estado de sus instalaciones en los meses de julio conforme al ANEXO IX. f) Cada Unidad Administrativa implementará acciones de organización y mejora que considere convenientes para el adecuado funcionamiento de su Archivo de Trámite, siempre y cuando no contravenga la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal y las presentes Reglas. g) Los Titulares de las Unidades Administrativas evitarán en lo posible la sustitución del responsable del Archivo de Trámite De la recepción, integración y organización de expedientes a) El Archivo de Trámite implementará el sistema de recepción de documentación y/o expedientes, que más le convenga.

10 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 8/17 b) Para la recepción de expedientes y/o documentación en grandes volúmenes podrán utilizar el ANEXO II. Formato e instructivo del inventario de expedientes entregados al Archivo de Trámite. c) Se integrará un nuevo expediente únicamente en el caso de que no exista antecedentes sobre el asunto o materia o cuando la acción corresponda a gestiones gubernamentales diferentes y se trate de programas y proyectos De la integración de expedientes se realizará bajo los siguientes criterios a) Cada expediente contendrá una portada de expediente con los siguientes datos: Unidad administrativa Área generadora Título Clasificación: fondo, sección, serie, subserie. Número de expediente Fechas Resumen del contenido Valor documental Vigencia documental Valoración histórica Número de legajos o carpetas Número de fojas b) El llenado de la portada se realizará con base al Instructivo proporcionado por el área coordinadora de Archivos, ANEXO I de este documento. c) La integración y/o organización de expedientes la realizará únicamente el responsable y/o auxiliares que laboren en el Archivo de Trámite; y en su caso, las extensiones que lo conformen. d) El responsable del Archivo de Trámite implementará el sistema de ordenación de expedientes que más le convenga a fin de facilitar su fácil localización e) La documentación resguardada en el Archivo de Trámite será aquella documentación original, con valor oficial o institucional, validada por las autoridades correspondientes De la clasificación de expedientes a) La clasificación de expedientes la realizará únicamente el responsable y/o auxiliares que laboren en el Archivo de Trámite; y en su caso, las extensiones que lo conformen. b) La clasificación de los expedientes se realizará en la portada y en la ceja del expediente con base al Cuadro General de Clasificación Archivística: fondo, sección serie y, en su caso, subserie.

11 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 9/17 c) Al principio de la clasificación archivística se le asignará el código identificador que le corresponde a cada unidad administrativa según el Anexo VIII Del préstamo de expedientes a) El Archivo de Trámite atenderá las solicitudes de préstamo de expedientes únicamente al personal del SNDIF, así como al titular de la Unidad de Enlace. b) El préstamo de expedientes se realizará con un vale de préstamo según el ANEXO III. c) Cada Archivo de Trámites deberá establecer su horario de servicio, garantizando que el préstamo de expedientes no se vea afectado De los instrumentos archivísticos a) El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento técnico que refleja la estructura del Archivo con base en las atribuciones y funciones del SNDIF. Está organizado en fondo, sección, serie y subserie. Es elaborado por las distintas unidades administrativas del SNDIF bajo la coordinación e integración del Área Coordinadora de Archivos. b) El Catálogo de Disposición Documental es el registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. Es elaborado por las distintas unidades administrativas del SNDIF bajo la coordinación e integración del Área Coordinadora de Archivos. c) La Guía Simple de Archivo es el esquema general de descripción de las series documentales de los Archivos del SNDIF, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales d) Los instrumentos archivísticos Cuadro de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental se actualizan cada año en el mes de enero. e) El responsable del Archivo de Trámite deberá coadyuvar con el área coordinadora de Archivos para la elaboración de los inventarios documentales.

12 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 10/ De la transferencia primaria a) La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y la Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social, a través del Área Coordinadora de Archivos, Establecerán acciones para organizar las transferencias primarias del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración, que lleven a cabo las diferentes unidades administrativas. b) Una vez transcurrido el plazo de conservación (conforme al Catálogo de Disposición Documental), el responsable del Archivo de Trámite, deberá realizar la transferencia primaria al Archivo de Concentración, previo llenado del formato de transferencia primaria ANEXO IV. c) El llenado del formato de transferencia primaria se realizará conforme a su instructivo de llenado. ANEXO IV. d) El responsable del Archivo de Trámite, deberá entregar formato de transferencias primaria en forma impresa debidamente requisitada así como en formato electrónico. ANEXO IV e) Para efectuar la transferencia primaria, el responsable del Archivo de Trámite realizará una solicitud de servicio a la Subdirección de Servicios Generales de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales del SNDIF. f) Las unidades administrativas podrán realizar la transferencia primaria de enero a agosto de cada año. g) La transferencia de documentos implica traspaso de custodia, en ningún caso de propiedad responsabilidad de gestión. h) La transferencia primaria de los expedientes deberán estar dentro de cajas con las siguientes características: Tamaño 43cm.x39 cm.x28 cm. soporte: 15 kg. volumen en m3:0.0394, cartón reforzado retardante al fuego y otras agresiones ambientales, con impresiones: Logotipo DIF 7.5 x 4.2 en parte superior izquierda, Logotipo del Archivo General del SNDIF 7.5 x 4.2 en parte superior derecha, Unidad Administrativa: Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda, Sección (es): Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda, No. Expedientes: Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda. Fechas(s):. Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda, Plazo de Conservación: Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda.

13 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 11/ De las funciones del responsable del Archivo de Concentración Las funciones del Archivo de Concentración son: a) Recibir de los Archivos de Trámite la documentación semiactiva. b) Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental, o al cumplir su periodo de reserva. c) Solicitar al área coordinadora de archivos del SNDIF, en su caso, con el visto bueno de la unidad administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino final. d) Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración y actualización del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general. e) Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria. f) Valorar en coordinación con el Archivo histórico, en su caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de disposición documental. g) Realizar, en su caso, las transferencias secundarias al Archivo Histórico del SNDIF, o al Archivo General de la Nación De la organización del Archivo de Concentración a) La administración, operación y organización del Archivo de Trámite se realizará a través de la coordinación entre la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y la Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social. b) La operatividad y traslado de expedientes de las diversas áreas que conforman el SNDIF, así como la titularidad y mantenimiento del inmueble y/o espacios físicos destinado al Archivo de Concentración, estará a cargo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. c) La organización, ordenación, clasificación, procesamiento técnico de la documentación contenida en el Archivo de Concentración así como préstamo expedientes a las diversas áreas que conforman el SNDIF estará a cargo de la Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social.

14 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 12/ Del préstamo de expedientes del Archivo de Concentración a) El Archivo de Concentración atenderá las solicitudes de préstamo de expedientes únicamente al personal del SNDIF, así como al titular de la Unidad de Enlace. b) El préstamo de expedientes se realizará con un vale de préstamo según el ANEXO VI. c) El Archivo de Concentración mantendrá a disposición de las diversas áreas los expedientes que se encuentren bajo su custodia para su consulta. d) El Archivo de Concentración brindará servicio de lunes a viernes de 9:00 a 15:00 hrs De la transferencia secundaria a) La Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social, a través del Área Coordinadora de Archivos, coordinará acciones para realizar las transferencias secundarias que se realicen del Archivo de Concentración al Archivo Histórico. b) Una vez transcurrido el plazo de conservación conforme al Catálogo de Disposición Documental, el responsable del Archivo de Concentración deberá realizar: c) La transferencia secundaria de documentos con valor evidencial, testimonial o científico al Archivo Histórico, (previo llenado del formato de transferencia secundaria) ANEXO V. d) El llenado del formato de transferencia secundaria se realizará conforme a su instructivo de llenado. ANEXO V. e) Para efectuar la transferencia secundaria, el responsable del Archivo de Concentración promoverá las acciones pertinentes para realizar el traslado de la documentación con valores secundario al Archivo Histórico. f) La transferencia secundaria deberá estar dentro de cajas con las siguientes características: Tamaño 43cm.x39 cm.x28 cm. soporte: 15 kg. volumen en m3:0.0394, cartón reforzado retardante al fuego y otras agresiones ambientales, con impresiones: Logotipo DIF 7.5 x 4.2 en parte superior izquierda, Logotipo del Archivo General del SNDIF 7.5 x 4.2 en parte superior derecha, Unidad Administrativa: Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda, Sección (es): Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda, No. Expedientes: Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda. Fechas(s):. Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda, Plazo de Conservación: Letra arial normal a 28 puntos alineado a la izquierda.

15 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 13/ De la baja documental a) El Archivo de Concentración es la única instancia autorizada para la depuración (eliminación) de la documentación inactiva. b) Para los plazos de conservación y depuración de los documentos, el Archivo de Concentración aplicará lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental. c) Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información se conservaran por dos años más a la conclusión de su vigencia documental. d) En el Archivo de Concentración se deberá realizar un calendario de caducidades de toda la documentación que le sea transferida, a efecto de detectar y retirar oportunamente la documentación caduca que conserva. e) Antes de proceder a la depuración (eliminación) de la documentación que conserva, el Archivo de Concentración recabará la aprobación de la unidad administrativa que haya transferido los materiales en cuestión para garantizar la prescripción efectiva de los valores primarios de tales documentos. Si no se encuentra inconveniente, deberá continuar el proceso de la baja documentos. f) El Archivo de Concentración deberá contar con la aprobación por escrito del Archivo General de la Nación para depurar la documentación inactiva. Si no existe inconveniente se procede a la eliminación de dicho material, en caso de existir alguna observación o inconveniente la documentación se traslada al Archivo Histórico o se evalúa un convenio de comodato con el Archivo General de la Nación. g) Se elaborará un informe final de la depuración, describiendo el conjunto documental depurado, así como las técnicas aplicadas, los resultados de los procesos y se entregará una copia al Archivo Histórico para que pueda ser consultada por el público interesado.

16 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 14/ De las funciones del responsable del Archivo histórico a) Coadyuvar con el área coordinadora de Archivos o, en su caso, con el Archivo de Concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general; b) Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación; c) Recibir los documentos con valor histórico enviados por el Archivo de Concentración; d) Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico; e) Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos, y f) Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta De la organización del Archivo histórico a) La organización y administración del Archivo Histórico estará a cargo de la Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social. b) El responsable del Archivo Histórico deberá contar al menos con un auxiliar que apoye en las actividades inherentes al Archivo Histórico. c) Los documentos deberán agruparse bajo el principio de orden original Del préstamo de expedientes del Archivo histórico a) El Archivo Histórico atenderá las solicitudes de información, a través del Centro Nacional de Documentación DIF, a todas aquellas personas interesadas en consultar documentación histórica del Sistema Nacional DIF. b) El préstamo de documentos se realizará con un vale de préstamo según el ANEXO VII. c) El préstamo de documentos históricos será exclusivamente en sala. Ningún documento podrá salir de las instalaciones del Archivo Histórico. d) El Archivo Histórico brindará servicio de lunes a viernes de 9:00 a 15:00

17 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 15/17 6. INDICADORES 6.1 Con la finalidad de dar seguimiento y evaluar el nivel de avance de cada una de las unidades administrativas en la conformación y organización de sus archivos de trámite la DGPAS realizara visitas a cada una de ellas para verificar los trabajos realizados. Para lo cual se realizara una supervisión anual a cada área en la cual se valoraran las condiciones generales del archivo de trámite ANEXO X.

18 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 16/17 7. DEFINICIONES Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones del SNDIF. Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas del SNDIF, y que permanecen en él hasta su destino final Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa Archivo Histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional. Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos. Catálogo de Disposición Documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. Clasificación Archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional del SNDIF. La cual está constituida en fondo, sección, serie y subserie. Conservación de Archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de información de los documentos de Archivo. Cuadro General de Clasificación Archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un Archivo con base en las atribuciones y funciones del SNDIF. Destino Final: Selección en los Archivos de Trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de darlos de baja o transferirlos a un Archivo Histórico. Documentación Activa: aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el Archivo de Trámite. Documentación Histórica: aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones del SNDIF, por lo que debe conservarse permanentemente. Documentación Semiactiva: aquella de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el Archivo de Concentración.

19 REGLAS PARA LA CONSTITUCIÓN Y OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL SNDIF. México, D.F, octubre de Página 17/17 Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de Archivo, ordenados y relacionados con un mismo asunto, actividad o tramite del SNDIF. Extensión Física de Archivo: Es aquel espacio físico perteneciente al Archivo de Trámite que por motivos de su operatividad requiere constituirse o integrarse en otra ubicación distinta al archivo. Guía Simple de Archivo: Esquema general de descripción de las series documentales de los Archivos del SNDIF, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. Inventarios Documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización Transferencia Primaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un Archivo de Trámite a un Archivo de Concentración. Transferencia Secundaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del Archivo de Concentración al Archivo histórico. Valor Documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas legales fiscales o contables en los Archivos de Tramite o Concentración (valores primarios); o bien, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios). Valoración: Actividad que consiste en la identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. Vigencia Documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

20 ANEXO I. FORMATO E INSTRUCTIVO DE LA PORTADA DEL EXPEDIENTE

21 NOMBRE DEL FORMATO PORTADA DE EXPEDIENTE OBJETIVO Tener un adecuado control de los expedientes que se generan en el área y que son resguardados en al Archivo de Trámite ELABORADO POR El responsable del Archivo de Trámite NO. DE EJEMPLARES Original DISTRIBUCIÓN Original: Archivo de Trámite No. CONCEPTO ANOTAR 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la Unidad Administrativa a la que pertenece el Área Generadora. 2 ÁREA GENERADORA: Nombre del área administrativa que genera el documento 3 TÍTULO: El nombre del expediente de manera clara 4 CLASIFICACIÓN: FONDO: SECCIÓN SERIE SUBSERIE Se refiere a la clave compuesta por el Código Identificador por Unidad Administrativa y la clasificación archivística que le corresponda según el Cuadro General de Clasificación Archivística del SNDIF Según el Cuadro General d e Clasificación Archivística del SNDIF Según el Cuadro General d e Clasificación Archivística del SNDIF Según el Cuadro General d e Clasificación Archivística del SNDIF Según el Cuadro General d e Clasificación Archivística del SNDIF 5 NÚMERO DE EXPEDIENTE: Consecutivo generado por orden natural 6 FECHAS: La fecha (día, mes y año) de cuando inicia el expediente y la fecha (día, mes y año) de cuando se termina Apertura Fecha Inicial Cierre Fecha Final 7 RESUMEN DEL CONTENIDO De manera breve el contenido del expediente. 8 VALOR DOCUMENTAL Administrativo Documentos que se generan para el desarrollo de los Trámites que se realizan dentro de la institución, ejemplo: oficios, tarjetas informativas,planes, programas, proyectos, etc. Legal Documentos que tengan que ver con propiedad, escrituras, bienes, leyes, decretos, acuerdos, etc. Contable Impuestos, ventas, finanzas, contabilidad, edos. financieros, créditos, manifestación de bienes 9 VIGENCIA DOCUMENTAL: Plazo de conservación del expediente en los diferentes tipos de Archivo según el Catálogo de Disposición Documental Archivo de Trámite: Plazo de conservación del expediente en el Archivo de Trámite según el Catálogo de Disposición Documental Archivo de Concentración: Plazo de conservación del expediente en el Archivo de Concentración según el Catálogo de Disposición Documental 10 VALORACIÓN HISTÓRICA Señalar en el caso de que los documentos del expediente tengan algún valor, testimonial, evidencial, histórico o científico 11 NÚMERO DE LEGAJOS O Número de legajos o carpetas que contiene el expediente. CARPETAS: 12 NÚMERO DE FOJAS: Número de fojas que contiene el expediente.

22 1. UNIDAD ADMINISTRATIVA: 2. ÁREA GENERADORA: 3. TÍTULO: PORTADA DE EXPEDIENTE 4. CLASIFICACIÓN: FONDO: SECCIÓN: SERIE: SUBSERIE: 5. NÚMERO DE EXPEDIENTE 6. FECHAS: Apertura: 7. RESUMEN DEL CONTENIDO Cierre: 8. VALOR DOCUMENTAL: Administrativo Legal Contable 9. VIGENCIA DOCUMENTAL: Archivo de Trámite: 10. VALORACIÓN HISTÓRICA 11. NÚMERO DE LEGAJOS O CARPETAS: 12. NÚMERO DE FOJAS: Archivo de Concentración:

23 ANEXO II FORMATO E INSTRUCTIVO DEL INVENTARIO DE EXPEDIENTES ENTREGADOS AL ARCHIVO DE TRÁMITE

24 NOMBRE DEL FORMATO OBJETIVO ELABORADO POR NO. DE EJEMPLARES INVENTARIO DE EXPEDIENTES ENTREGADOS AL ACHIVO DE TRÁMITE Tener un control de los expedientes, que el personal de las distintas las áreas entregan al Archivo de Trámite. Área generadora que entrega expedientes Original y 1 copia DISTRIBUCIÓN Original: Archivo de Trámite Copia: Área generadora que elabora el formato. No. CONCEPTO ANOTAR 1 HOJA DE Número de hojas que contiene el formato 2 SECCIÓN O UNIDAD Nombre de la Unidad Administrativa que genera el formato GENERADORA: 3 SERIE: Espacio para ser llenado por el responsable del Archivo de Trámite 4 FECHA: Día, mes y año de elaboración del formato 5 No. DE EXPEDIENTE Opcional Número de expediente sólo en caso de que se tenga, de lo contrario dejar este espacio en blanco 6 TÍTULO DEL EXPEDIENTE En forma breve el título del expediente 7 FECHAS EXTREMAS Las fechas (día, mes y año) en que se origina y termina la integración del expediente 8 No. DE FOJAS Número total de hojas con que cuenta el expediente. 9 No. DE LEGAJOS O CARPETAS Número de carpetas o legajos que integran el expediente. 10 OBSERVACIONES Algún comentario que se considere relevante. 11 ENTREGA NOMBRE, CARGO Y FIRMA 12 RECIBE NOMBRE, CARGO Y FIRMA Nombre completo, el cargo y la firma del responsable del área administrativa que entrega los expedientes en el Archivo de Trámite. Campo que deberá ser requisitado por el responsable del Archivo de Trámite

25 INSTRUCTIVO DE LLENADO INVENTARIO DE EXPEDIENTES ENTREGADOS AL ARCHIVO DE TRÀMITE HOJA DE (1)... SECCIÒN GENERADORA: (2)... SERIE: (3) FECHA / / (4) No. DE EXPEDIENTE TÌTULO DEL EXPEDIENTE FECHAS EXTREMAS No. DE FOJAS No. DE LEGAJOS O CARPETAS OBSERVACIONES (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) ENTREGA NOMBRE, CARGO Y FIRMA RECIBE NOMBRE, CARGO Y FIRMA

26 INSTRUCTIVO DE LLENADO INVENTARIO DE EXPEDIENTES ENTREGADOS AL ARCHIVO DE TRÀMITE HOJA DE... SECCIÒN GENERADORA:... SERIE: FECHA / / No. DE EXPEDIENTE TÌTULO DEL EXPEDIENTE FECHAS EXTREMAS No. DE FOJAS No. DE LEGAJOS O CARPETAS OBSERVACIONES ENTREGA NOMBRE, CARGO Y FIRMA RECIBE NOMBRE, CARGO Y FIRMA

27 ANEXO III FORMATO E INSTRUCTIVO DEL PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES

28 INSTRUCTIVO DE LLENADO NOMBRE DEL FORMATO OBJETIVO ELABORADO POR NO. DE EJEMPLARES VALE DE PRÉSTAMO Tener un control administrativo de los expedientes, que el personal encargado del Archivo de Trámite, presta a las áreas que los requieren. Área solicitante Original y 1 copia DISTRIBUCIÓN Original: Archivo de Trámite Copia: Unidad Administrativa que solicita el expediente. No. CONCEPTO ANOTAR 1 Clasificación Archivística: Campos que deberán ser requisitados por el responsable del Archivo de Trámite según el Cuadro General de Clasificación Archivística del SNDIF 2 No. de Expediente: 3 Fecha de solicitud Día, mes año en que se elabora la solicitud. 4 Título del Expediente Nombre completo de expediente. 5 Asunto: De manera breve, anotar el contenido del expediente. 6 Nombre del Solicitante: Nombre completo de la persona que realiza la solicitud. 7 Ärea que solicita el expediente Área: 8 Fecha de Devolución: Día, mes y año en que se devuelve el expediente. 9 Autorizó Campos que deberán ser requisitados por el responsable del Archivo de Trámite. El que autoriza debe ser el Responsable del Archivo de Trámite o su jefe inmediato 10 Entrega El que entrega el expediente 11 Recibe Nombre completo y firma de quien recibe el expediente.

29 Clasificación Archivística: (1) ARCHIVO GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DIF ARCHIVO DE TRÁMITE VALE DE PRÉSTAMO No. de Expediente: (2) Fecha de Solicitud: / (3) / Título de Expediente: (4) Asunto: (5) Nombre del Solicitante: (6) Área: (7) Fecha de Devolución: / (8) / Autorizó Entrega Recibe (9) (10) (11) Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma

30 ARCHIVO GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DIF ARCHIVO DE TRÁMITE VALE DE PRÉSTAMO Clasificación Archivística: No. de Expediente: Título de Expediente: Fecha de Solicitud: / / Asunto: Nombre del Solicitante: Área: Fecha de Devolución: / / Autorizó Entrega Recibe Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma

31 ANEXO IV FORMATO E INSTRUCTIVO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

32 INSTRUCTIVO DE LLENADO NOMBRE DEL FORMATO OBJETIVO ELABORADO POR NO. DE EJEMPLARES DISTRIBUCIÓN TRANSFERENCIA PRIMARIA Tener un control de los expedientes, que el personal de las distintas las áreas entregan al Archivo de Trámite. Área generadora que entrega expedientes Original y 1 copia Original: Archivo de Trámite Copia: Área generadora que elabora el formato. No. CONCEPTO ANOTAR 1 HOJA DE Número de hojas que contiene el formato 2 No. TRANSFERENCIA Espacio para ser llenado por el responsable del Archivo de Concentración 3 No REMESA Espacio para ser llenado por el responsable del Archivo de Concentración 4 Día, mes y año de elaboración del formato FECHA: 5 DEPENDENCIA: Siglas de la dependencia (SNDIF). 6 SECCIÓN O UNIDAD Nombre de la Unidad Administrativa que genera el formato. GENERADORA: 7 SERIE: De acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística 8 Poner la clasificación del expediente de acuerdo al Cuadro de Clasificación CLASIFICACIÓN: Archivística 9 No. DE EXPEDIENTE Número de expediente correspondiente. 10 TÍTULO DEL EXPEDIENTE En forma breve el título del expediente 11 FECHAS EXTREMAS Las fechas (día, mes y año) en que se origina y termina la integración del expediente 12 PLAZO DE CONSERVACIÓN Años que permanecerá el expediente de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental. 13 CLAVE TOPOGRÁFICA Espacio para ser llenado por el responsable del Archivo de Concentración. 14 OBSERVACIONES Algún comentario que se considere relevante, como el número de caja en la que se encuentra el (los) expediente(s). 15 EL PRESENTE INVENTARIO Número de cajas. CONSTA DE 16 AMPARA LA CANTIDAD DE Número de expedientes. 17 ENTREGA NOMBRE, CARGO Y FIRMA 18 TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 19 RECIBE NOMBRE, CARGO Y FIRMA Nombre completo, el cargo y la firma del responsable del Archivo de Trámite de la unidad administrativa que entrega los expedientes al Archivo de Concentración. Nombre completo, el cargo y la firma del Titular de la Unidad Administrativa y/o responsable de Archivo de trámite. Campo que deberá ser requisitado por el responsable del Archivo de Concentración

33 FORMATO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA HOJA DE (1) DEPENDENCIA: (5) No. TRANFERENCIA.: (2) SECCIÒN O UNIDAD GENERADORA: (6) No. REMESA: (3) SERIE: (7) FECHA / / (4) CLASIFICACIÓN No. DE TÌTULO DEL EXPEDIENTE FECHAS PLAZO DE CLAVE OBSERVACIONES EXPEDIENTE EXTREMAS CONSERVACIÓN TOPOGRAFICA (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE (15) CAJAS Y AMPARA LA CANTIDAD DE (16) EXPEDIENTES (17) (18) ) (19) Vo. Bo ENTREGA NOMBRE, CARGO Y FIRMA TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA NOMBRE, CARGO Y FIRMA RECIBE NOMBRE, CARGO Y FIRMA

34 DEPENDENCIA: SECCIÒN O UNIDAD GENERADORA: SERIE: CLASIFICACIÓN No. DE EXPEDIENTE FORMATO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA TÌTULO DEL EXPEDIENTE FECHAS EXTREMAS PLAZO DE CONSERVACIÓN HOJA DE No. TRANFERENCIA.: No. REMESA: FECHA / / CLAVE TOPOGRAFICA OBSERVACIONES EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE CAJAS Y AMPARA LA CANTIDAD DE EXPEDIENTES ENTREGA NOMBRE, CARGO Y FIRMA Vo. Bo TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA NOMBRE, CARGO Y FIRMA RECIBE NOMBRE, CARGO Y FIRMA

35 ANEXO V FORMATO E INSTRUCTIVO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA

36 INSTRUCTIVO DE LLENADO NOMBRE DEL FORMATO OBJETIVO ELABORADO POR NO. DE EJEMPLARES DISTRIBUCIÓN TRANSFERENCIA SECUNDARIA Tener control de expedientes con valor histórico, que el personal del Archivo de Concentración entrega al Archivo Histórico. Archivo de Concentración Original y 1 copia Original: Archivo de Trámite Copia: Área generadora que elabora el formato. No. CONCEPTO ANOTAR 1 HOJA DE Número de hojas que contiene el formato 2 No. TRANSFERENCIA Espacio para ser llenado por el responsable del Archivo Histórico 3 No REMESA Espacio para ser llenado por el responsable del Archivo Histórico 4 Día, mes y año de elaboración del formato FECHA: 5 DEPENDENCIA: Siglas de la dependencia (SNDIF). 6 SECCIÓN O UNIDAD Nombre de la Unidad Administrativa que genera el formato. GENERADORA: 7 SERIE: De acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística 8 Poner la clasificación del expediente de acuerdo al Cuadro de Clasificación CLASIFICACIÓN: Archivística 9 No. DE EXPEDIENTE Número de expediente correspondiente. 10 TÍTULO DEL EXPEDIENTE En forma breve el título del expediente 11 FECHAS EXTREMAS Las fechas (día, mes y año) en que se origina y termina la integración del expediente 12 CLAVE TOPOGRÁFICA Espacio para ser llenado por el responsable del Archivo Histórico 13 OBSERVACIONES Algún comentario que se considere relevante, como el número de caja en la que se encuentra el (los) expediente(s). 14 EL PRESENTE INVENTARIO Número de hojas. CONSTA DE 15 AMPARA LA CANTIDAD DE Número de expedientes. 16 LOS AÑOS CONTENIDOS EN Periodo en años. 17 CONTENIDOS EN Número de cajas 18 PESO APROXIMADO DE Peso en kgs aproximado. 19 ENTREGA NOMBRE, CARGO Y FIRMA 20 RECIBE NOMBRE, CARGO Y FIRMA Nombre completo, el cargo y la firma del responsable del Archivo de Concentración. Campo que deberá ser requisitado por el responsable del Archivo Histórico.

37 FORMATO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA HOJA DE (1) DEPENDENCIA: (5) No. TRANFERENCIA.: (2) SECCIÒN O UNIDAD GENERADORA: (6) No. REMESA: (3) SERIE: (7) FECHA / / (4) CLASIFICACIÓN No. DE TÌTULO DEL EXPEDIENTE FECHAS CLAVE OBSERVACIONES EXPEDIENTE EXTREMAS TOPOGRAFICA (8) (9) (10) (11) (12) (13) EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE (14) HOJAS Y AMPARA LA CANTIDAD DE (15) EXPEDIENTES DE LOS AÑOS DE (16) (PERIODO) CONTENIDOS EN (17) CAJAS CON UN PESO APROXIMADO DE (18) kgs. (19) (20) ENTREGA NOMBRE, CARGO Y FIRMA RECIBE NOMBRE, CARGO Y FIRMA

38 DEPENDENCIA: SECCIÒN O UNIDAD GENERADORA: SERIE: FORMATO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA HOJA DE No. TRANFERENCIA.: No. REMESA: FECHA / / CLASIFICACIÓN No. DE EXPEDIENTE TÌTULO DEL EXPEDIENTE FECHAS EXTREMAS CLAVE TOPOGRAFICA OBSERVACIONES EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE HOJAS Y AMPARA LA CANTIDAD DE EXPEDIENTES DE LOS AÑOS DE (PERIODO) CONTENIDOS EN CAJAS CON UN PESO APROXIMADO DE kgs. ENTREGA NOMBRE, CARGO Y FIRMA RECIBE NOMBRE, CARGO Y FIRMA

39 ANEXO VI FORMATO E INSTRUCTIVO DEL VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

40 INSTRUCTIVO DE LLENADO NOMBRE DEL FORMATO OBJETIVO ELABORADO POR NO. DE EJEMPLARES DISTRIBUCIÓN VALE DE PRÉSTAMO Tener un control administrativo de los expedientes, que el personal encargado del Archivo de Concentración, presta a las áreas que los requieren. Área solicitante Original y 1 copia Original: Archivo de Concentración Copia: Unidad Administrativa que solicita el expediente. No. CONCEPTO ANOTAR 1 Clasificación Archivística: Campos que deberán ser requisitados por el responsable del Archivo de Concentración según el Cuadro General de Clasificación Archivística del SNDIF 2 No. de Expediente: 3 Fecha de solicitud Día, mes año en que se elabora la solicitud. 4 Título del Expediente Nombre completo de expediente. 5 Asunto: De manera breve, anotar el contenido del expediente. 6 Nombre del Solicitante: Nombre completo de la persona que realiza la solicitud. 7 Ärea que solicita el expediente Área: 8 Fecha de Devolución: Día, mes y año en que se devuelve el expediente. 9 Autorizó Campos que deberán ser requisitados por el responsable del Archivo de Concentración. El que autoriza debe ser el Responsable del Archivo de concentració o su jefe inmediato 10 Entrega El que entrega el expediente 11 Recibe Nombre completo y firma de quien recibe el expediente.

41 Clasificación Archivística: (1) ARCHIVO GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DIF ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN VALE DE PRÉSTAMO No. de Expediente: (2) Fecha de Solicitud: / (3) / Título de Expediente: (4) Asunto: (5) Nombre del Solicitante: (6) Área: (7) Fecha de Devolución: / (8) / Autorizó Entrega Recibe (9) (10) (11) Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma

42 ARCHIVO GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DIF ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN VALE DE PRÉSTAMO Clasificación Archivística: No. de Expediente: Signatura Topográfica: Fecha de Solicitud: / / Título de Expediente: Asunto: Nombre del Solicitante: Área: Fecha de Devolución: / / Autorizó Entrega Recibe Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma

43 ANEXO VII FORMATO E INSTRUCTIVO DEL VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES DEL ARCHIVO HISTÓRICO

44 INSTRUCTIVO DE LLENADO NOMBRE DEL FORMATO OBJETIVO ELABORADO POR NO. DE EJEMPLARES DISTRIBUCIÓN VALE DE PRÉSTAMO Tener un control de los expedientes, que el personal encargado del Archivo Histórico, presta a los usuarios que los requieren. Usuario solicitante Original Original: Archivo Histórico No. CONCEPTO ANOTAR 1 Clasificación Archivística: Campos que deberán ser requisitados por el responsable del Archivo histórico según el Cuadro General de Clasificación Archivística del SNDIF 2 No. de Expediente: Campos que deberán ser requisitados por el responsable del Archivo histórico 3 Fecha de solicitud Día, mes año en que se elabora la solicitud. 4 Título del Expediente Nombre completo de expediente. 5 Asunto: De manera breve, anotar el contenido del expediente. 6 Nombre del Solicitante: Nombre completo del usuario. 8 Fecha de Devolución: Día, mes y año en que se devuelve el expediente. 9 Autorizó Campos que deberán ser requisitados por el responsable del Archivo histórico. El que autoriza debe ser el Responsable del Archivo Histórico o su jefe inmediato 10 Entrega El que entrega el expediente 11 Recibe Nombre completo y firma de quien recibe el expediente.

45 Clasificación Archivística: (1) ARCHIVO GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DIF ARCHIVO HISTÓRICO VALE DE PRÉSTAMO No. de Expediente: (2) Fecha de Solicitud: / (3) / Título de Expediente: (4) Asunto: (5) Nombre del Solicitante: (6) Área: (7) Fecha de Devolución: / (8) / Autorizó Entrega Recibe (9) (10) (11) Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma

46 ARCHIVO GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DIF ARCHIVO HISTÓRICO VALE DE PRÉSTAMO Clasificación Archivística: No. de Expediente: Título de Expediente: Fecha de Solicitud: / / Asunto: Nombre del Solicitante: Área: Fecha de Devolución: / / Autorizó Entrega Recibe Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma

47 ANEXO VIII CÓDIGO IDENTIFICADOR POR UNIDAD ADMINISTRATIVA

48 CÓDIGO IDENTIFICADOR POR UNIDAD ADMINISTRATIVA CODIGO A B AREA Secretaria Particular de la Titular del Organismo Dirección General de Enlace Interinstitucional C D E F Oficialia Mayor Dirección General de Recursos Humanos Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales Dirección General de Programación Organización y Presupuesto G H HA I Unidad de Atención a Población Vulnerable Dirección General de Alimentación y Desarrollo Comunitario Centro de Desarrollo Comunitario Tlazocihualpilli Dirección General de Protección a la Infancia J K L LA LB LC LD LE LF LG LH Ll LJ LK LL Unidad de Asistencia e Integración Social Dirección General Jurídica y de Enlace Interinstitucional Dirección General de Rehabilitación y Asistencia Social * Casa Hogar para niñas Graciela Zubirán Villareal * CREE Iztapalapa * Instituto Nacional para Rehabilitación de Niños Ciegos y Débiles Visuales *Casa Cuna Coyoacan *Gaby Brimmer *Casa Cuna Tlalpan *Casa Hogar para Ancianos Arturo Mundet *Casa Hogar para Varones *Casa Hogar para Ancianos Olga Tamayo *CREE Tlazocihualpilli *Centro Modelo Nacional "Vicente García Torres *Centro Amanecer para Niños M Dirección de Comunicación Social N Dirección de Asuntos Internacionales O P Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social Órgano Interno de Control

49 ANEXO IX FORMATO REPORTE DE ARCHIVO DE TRÁMITE

50 Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social Dirección de Normalización Evaluación e Información en Asistencia Social Archivo General del Sistema Nacional DIF FORMATO REPORTE DE ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa: Fecha:. Instalaciones CONCEPTO SI NO OBSERVACIONES Instalaciones Espacio Exclusivo Fácil Acceso Planta Baja Iluminación Artificial Mobiliario Ex profeso Equipo de Computo Seguridad (Bajo Llave) Extinguidores Limpieza Células de Archivo GUARDA Cajas de Cartón para Archivo Carpetas Otro (Especifique) Libre de Plagas Fumigación Personal Responsable de Archivo Personal Capacitado Auxiliar de Archivo Expediente Portada y Clasificación 1. Unidad Administrativa 2. Área Generadora 3. Titulo

51 Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social Dirección de Normalización Evaluación e Información en Asistencia Social Archivo General del Sistema Nacional DIF FORMATO REPORTE DE ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad Administrativa: Fecha: CONCEPTOS Si No OBSERVACIONES 4. Clasificación * Fondo * Sección * Serie * Subserie 5. Numero de Expediente 6. Fecha * Apertura * Cierre 7. Resumen del Contenido 8. Valor Documental 9. Vigencia Documental * Archivo de Tramite * Archivo de Concentración 10. Valor Histórico 11. Numero de Legajos 12. Numero de Fojas Expedientes Clasificados Publico Año Año Año Año Año Año Total General Reservados Año Año Año Año Año Año Total General Cantidad de Expedientes por Año Nombre y Firma Responsable de Archivo de Tramite Nombre y Firma Director (a)

52 ANEXO X FORMATO DIAGNOSTICO DE FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

53 Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social Archivo General del Sistema Nacional DIF Diagnóstico de Funcionamiento del Archivo de Trámite Unidad Administrativa: Fecha: CONCEPTOS Si No DEFICIENTE REGULAR BUENO EXCELENTE INSTALACIONES Espacio Exclusivo Fácil Acceso Planta Baja Iluminación Artificial Mobiliario Ex profeso Equipo de Computo Seguridad Extinguidor Limpieza Células de Archivo GUARDA Cajas de Cartón para Archivo Carpetas u otro Libre de Plagas Fumigación PERSONAL Responsable de Archivo Auxiliar de Archivo Personal Capacitado EXPEDIENTE PORTADA Y CLASIFICACIÓN 1. Unidad Administrativa 2. Área Generadora 3. Titulo

54 Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Dirección General de Profesionalización de la Asistencia Social Archivo General del Sistema Nacional DIF Diagnóstico de Funcionamiento del Archivo de Trámite Unidad Administrativa: 4. Clasificación * Fondo * Sección * Serie * Subserie Fecha: CONCEPTOS Si No DEFICIENTE REGULAR BUENO EXCELENTE 5. Numero de Expediente 6. Fecha * Apertura * Cierre 7. Resumen del Contenido 8. Valor Documental 9. Vigencia Documental * Archivo de Tramite * Archivo de Concentración 10. Valor Histórico 11. Numero de Legajos 12. Numero de Fojas Conserva su Alta: SI ( ) NO ( ) Observaciones: Nombre y Firma Responsable y/o Auxiliar Archivo de Tramite Nombre y Firma Jefe Inmediato Nombre y Firma Área Coordinadora de Archivo SNDIF