Instituto Nacional de Pediatría Dirección de Planeación Coordinación de Archivos PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2018

Transcripción

1 PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2018 Titular del Órgano Interno de Control Titular de la Unidad de Transparencia Responsable del Área Coordinadora de Archivos C.P. Fanny Mancera Jiménez Lic. Agustín Arvizu Álvarez Lic. Leslie Gabriela Olvera Becerra 1

2 CONTENIDO 1.- Presentación Marco Legal Objetivo General Acciones Plan Anual de Desarrollo Archivístico Cronograma de Actividades Necesidades de limpieza Necesidades de equipamiento Glosario Bibliografía Normatividad

3 1.- PRESENTACIÓN El Instituto Nacional de Pediatría por medio de la y con base en lo estipulado en la Ley Federal de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el día 23 de Enero de 2012, así como su reglamento, y demás disposiciones aplicables, que establecen como una obligatoriedad de las dependencias de Gobierno Federal presentar un Plan Anual de Desarrollo Archivístico en el que se constituyan objetivos y las acciones a seguir para el cumplimiento a la normatividad en la materia, permitiendo la mejora en el ejercicio de los archivos. Por ello, se presenta al Comité de Transparencia de este Instituto el Plan de Desarrollo Archivístico 2018, el cual será el instrumento que permita llevar a cabo las funciones y atribuciones precisas, eficaces y factibles para la administración, organización, clasificación, conservación y custodia de los archivos con la finalidad de brindar la información solicitada a los usuarios. 2.- MARCO LEGAL El Área Coordinadora de Archivos con fundamento en la Ley Federal de Archivos se obliga a emitir un Plan Anual de Desarrollo Archivístico tal como es decretado en el Artículo 12 y sus siguientes fracciones: I. Elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalente los procedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcionamiento y operación de los archivos de los sujetos obligados, con base en la integración de un Plan Anual de Desarrollo Archivístico y de conformidad con lo establecido en esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables; y VI. Elaborar y presentar al Comité de Información o equivalente el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual deberá ser publicado en el portal de Internet de cada institución, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento. En cuanto a las acciones establecidas para la organización y conservación de archivos, se fundamentará en: Art. 12 fracción II. Elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalente el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos; así como de los expedientes que contengan información y documentación clasificada como reservada y/o 3

4 confidencial, a fin de asegurar su integridad, de conformidad con lo establecido en esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables; Para la creación y/o actualización de los instrumentos archivísticos de control y de consulta, tales como: Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental Inventarios General, Transferencia y de Baja Documental Guía Simple de archivos Se fundamentarán en: Ley Federal de Archivos DOF. 23 de Enero de 2012: Art. 12 fracción III. Elaborar, en coordinación con los responsables de los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, el inventario general, así como los demás instrumentos descriptivos y de control archivístico; VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y las disposiciones establecidas por el Archivo General de la Nación, en el caso del Poder Ejecutivo Federal; o bien, por la autoridad que determinen las disposiciones secundarias aplicables en los demás sujetos obligados; y Artículo 19. Los sujetos obligados deberán elaborar los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes: I. El cuadro general de clasificación archivística; II. El catálogo de disposición documental; III. Los inventarios documentales; a) General, b) De transferencia; y c) De baja; y IV. La guía simple de archivos. La capacitación al personal Responsable de los Archivos de Trámite y demás personal interesados para el ejercicio de sus funciones se fundamentará en: 4

5 Artículo 12 fracción V. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para el sujeto obligado; Para la Automatización de los procesos archivísticos de la gestión documental que permita la administración, control y localización de la información se fundamentaran en: Art. 12 fracción VIII. Coordinar con el área de tecnologías de la información del sujeto obligado las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos. ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivo y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único, publicado en el DOF 15 de Mayo de 2017: Prever que sus Sistemas institucionales de archivos cuenten con una estructura organizacional operativa, tanto para el Área coordinadora de archivos, como para las Áreas operativas; II. Asegurar que el coordinador de archivos satisfaga el perfil establecido en el RLFA y cuente con las competencias de planeación, organización, dirección y control, y Realizar, a través del responsable de la coordinación de archivos y de sus unidades administrativas y, en su caso, con el apoyo del AGN, las acciones necesarias para la administración de archivos y gestión documental, a fin de garantizar la organización, disponibilidad, localización, integridad y conservación de los archivos. 3.- OBJETIVO GENERAL Implementar un Plan Anual de Desarrollo Archivístico que permita a las unidades de trámite y al archivo de concentración organizar, controlar, conservar y custodiar la documentación, aplicando criterios homologados conforme a la normatividad vigente aplicable en materia archivística. 4.- ACCIONES Las siguientes acciones que integran el Plan Anual de Desarrollo Archivístico son para el cumplimiento de las atribuciones precisas, eficaces y factibles hacia mejora de la administración, organización, clasificación, conservación y custodia de los archivos. 5

6 5.- PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2018 Acciones a emprender para la modernización y mejoramiento continuo de los procesos archivísticos y cumplimiento a la normatividad vigente aplicable: 1.- Aplicación del Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) Difundir el nuevo CADIDO (validado en Diciembre 2017) a través de la página institucional así como el intranet con el propósito de que sea conocido con sus modificaciones y se aplique de manera correcta Difundir el listado de documentación de comprobación administrativa inmediata establecida en el CADIDO para su aplicación adecuada Capacitar a los responsables de las unidades de trámite y el responsable del archivo de concentración en su aplicación y los cambios realizados. 1.4 Informe y retroalimentación de las capacitaciones otorgadas a cada una de sus direcciones Iniciar su aplicación de manera homogénea con las áreas del Instituto con el apoyo de los responsables de los archivos de tramité y el responsable del archivo de concentración Clasificar, conservar, controlar y custodiar la documentación generada del proceso. 2.- Inventarios Generales 2.1 Revisión a detalle de los inventarios generales de las áreas generadoras y si se detectan errores realizar mediante oficio un listado de recomendaciones para su perfeccionamiento continuo. 2.2 Dar continuidad a la solicitud del Inventario (2018) de expedientes a cada área generadora (Unidades de Trámite) con base a la normatividad vigente aplicable e iniciar el cumplimiento de las vigencias documentales del CADIDO Asesorar a los responsables de los archivos de trámite y al responsable del archivo de concentración en la aplicación correcta para los futuros inventarios (transferencias documentales y bajas documentales). 6

7 2.4. Crear dos bases de datos alimentadas de todos los inventarios generales referentes a las unidades de tramité y lo concentrado en el archivo de concentración, con el propósito de recuperar, concentrar y administrar, localizar y recuperar de manera integral toda la información de las áreas del instituto Actualizar las bases de datos contantemente cada que surja un inventario general o de transferencia Clasificar, conservar, controlar y custodiar la documentación generada del proceso. 3.- Guía General de Archivos 3.1. Solicitar la elaboración de la Guía General de Archivos a todas las unidades administrativas del Instituto con apoyo de la Coordinación de archivos Dar seguimiento a la información entregada por las áreas para conformar la Guía General de Archivos Someter a validación el instrumento ante el Archivo General de la Nación Clasificar, conservar, controlar y custodiar la documentación generada del proceso. 4.- Capacitación y Difusión 4.1. Dar continuidad a la capacitación dirigida a Directores, mandos medios y responsables de la unidades de trámite y el responsable del archivo de concentración en materia de archivos y la normatividad vigente aplicable, así como lo promovido por el INAI con el objetivo de sensibilizarlos en el conocimiento de la importancia de la correcta organización, control y custodia de la documentación dentro de un sistema de archivos Asistir a las reuniones ordinarias y extraordinarias que sean convocadas por el Comité de Transparencia, cursos y eventos efectuados en el INAI y AGN en materia de archivos para el desarrollo de habilidades, aptitudes y actitudes propias hacia el cumplimiento de las funciones del Área Coordinadora de Archivos. 4.3 Difusión interna de los procesos e instrumentos archivísticos a través de diversos medios tales como, gaceta institucional, recibo de pago, página web institucional, trípticos, entre otros. 7

8 4.4. Actualización y creación en caso de ser necesario de los documentos electrónicos de la página institucional del INP en el rubro de Coordinación de archivos Clasificar, conservar, controlar y custodiar la documentación generada del proceso. 5.- Donación a la CONALITEG 5.1. Continuar con la sensibilización de las unidades generadoras para la separación de documentación en desuso así como la de comprobación administrativa inmediata toda vez de que haya cumplido con su vigencia y sea susceptible a depurar Apoyar en el acopio de la documentación que sea para depuración y pueda ser donada a la CONALITEG Solicitar a la CONALITEG una vez por semestre el retiro de la documentación a depurar y así dar cumplimiento al programa "Recicla para leer" Clasificar, conservar, controlar y custodiar la documentación generada del proceso. 6.- Designación, ratificación y modificación de Responsables de Archivo de Tramite 6.1. Solicitar a través de oficio a las áreas que designen, ratifiquen y/o modifiquen a sus RATs cada 6 meses Alimentar la base de datos de control de Responsables del Archivo de Trámite Seguir con la actualización de RATs Clasificar, conservar, controlar y custodiar la documentación generada del proceso. 7.- Diagnósticos documentales 7.1. Recibir y dar contestación por oficio a las solicitudes de las áreas para observar la situación actual de control y custodia de la documentación generada Acudir al área en la fecha y hora pactada e iniciar el cuestionario del diagnóstico y llenar el formato establecido. 8

9 7.3. Levantar la minuta de los puntos expuestos, los acuerdos tomados y las firmas correspondientes Analizar la situación y entregar por escrito al área correspondiente un listado de recomendaciones para la mejora del control, administración y custodia de la documentación concentrada Clasificar, conservar, controlar y custodiar la documentación generada del proceso. 8.- Continuidad para la creación de un Sistema de Correspondencia y Control de Gestión de manera electrónica (SIGO) 8.1. Realizar ejercicios de prueba en la pantalla de registro de documentos con la finalidad de detectar si aún persisten errores Notificar a través de correo electrónico al Departamento de Gestión de la Información los resultados de las pruebas y en caso de que detecten errores adjuntar la impresión de pantalla para mayor claridad Diseñar la siguiente etapa del proyecto denominada "Turnado" a través de un flujograma Presentar la propuesta por parte de la al Departamento de Gestión de la Información y el Departamento de Tecnologías de la Información para su validación y desarrollo en el sistema Una vez diseñada la pantalla de turnado, realizar las pruebas pertinentes para el perfeccionamiento de la misma En caso de encontrar anomalías nuevamente notificar a través de correo electrónico al Departamento de Gestión de la Información los resultados de las pruebas y en caso de que detecten errores adjuntar la impresión de pantalla para mayor claridad Diseñar y estructurar las siguientes etapas necesarias para el funcionamiento del sistema para dar cumplimiento a la normatividad existente Clasificar, conservar, controlar y custodiar la documentación generada del proceso. 9.- Apoyo de Servicio Social y Estancia Profesional 9

10 7.1. Dar continuidad con los proyectos presentados en la Universidad Nacional Autónoma de México y la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía con los alumnos y las áreas para coadyuvar la clasificación y ordenación de la documentación concentrada en los archivos de trámite y la elaboración de la transferencia documental primaria al archivo de concentración en el Instituto Trabajar en los proyectos con los prestadores de servicio social iniciando por las áreas con mayor volumen documental Clasificar, conservar, controlar y custodiar la documentación generada del proceso. 10

11 6.- CRONOGRAMA DE ACTIVIDES PROCESO Aplicación del Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) 2017 ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE Inventarios Generales Guía General de Archivos Capacitación y Difusión Donación a la CONALITEG Designación, ratificación y modificación de Responsables de Archivo de Tramite Diagnósticos documentales Continuidad para la creación de un Sistema de Correspondencia y Control de Gestión de manera electrónica (SIGO) Apoyo de Servicio Social y Estancia Profesional 11

12 CALENDARIO DE CAPACITACIÓN Instituto Nacional de Pediatría MES ÁREA ACTIVIDAD RECIBIO CAPACITACIÓN ENERO - MARZO Dirección de Enseñanza y Subdirecciones, Dirección de Administración y subdirecciones, Dirección Médica y Subdirecciones, Dirección de Investigación y Subdirecciones, y Subdirección Asuntos jurídicos Asesorar a las áreas en la interpretación e implementación del CADIDO 2017 en la documentación custodiada. Directores, Subdirectores y Responsables de los Archivos de Trámite ABRIL- JUNIO Áreas del Instituto Asesorar a las áreas para la creación de Guía General de Archivos JULIO- DICIEMBRE Áreas del Instituto Asesorar a las áreas en los procesos de transferencias y bajas documentales que serán aplicables a mediano plazo Responsables del Archivo de Trámite Responsables del Archivo de Trámite JULIO- DICIEMBRE Áreas del Instituto Actualización de Normatividad aplicable y Planes de trabajo anuales Responsables del Archivo de Trámite 12

13 7.- NECESIDADES DE LIMPIEZA Como parte de las funciones que se deben realizar como Coordinadora de Archivos es solicitar a las áreas pertinentes las necesidades de limpieza así como de equipamiento. Por ello, y para que el archivo se conserve de manera optima es necesario que se limpie, aspire y fumigue periódicamente con el propósito de detener de manera paulatina la presencia de agentes de deterioro tales como el polvo, los insectos y la aceleración de reacciones negativas en los químicos que conforman el papel. CALENDARIO ACTIVIDAD MES PERIODICIDAD Detalle Limpieza Enero - Diciembre 2 veces por mes Archivo de concentración: - Barrido y trapeado de piso - Limpieza de puerta trasera y delantera y anaqueles Fumigación Enero - Diciembre 1 vez por mes Aplicación en el Archivo de concentración y oficinas de la Coordinación. Aspirado Junio 1 vez por año Aplicación en el Archivo de Concentración 13

14 8.- NECESIDADES DE EQUIPAMIENTO Con la finalidad de cumplir de forma eficiente con las actividades de los procesos archivísticos así como la manipulación de documentos dentro de los archivos es indispensable contar con el siguiente material de manera permanente: - Batas de trabajo (3 piezas talla grande) ANUALMENTE: - 8 Carpetas tipo lefortt (tamaño carta) - Cubre bocas (3 cajas de 100 piezas) - Guantes de látex (3 cajas con 100 piezas) - Hojas de color (2 paquete de 100 hojas) Se debe considerar en el Almacén General la existencia de hilo de algodón y agujas para todas áreas que cuenten con Archivo de trámite. 9.- GLOSARIO Archivo: El conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades. Archivo de concentración: La unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica y que permanecen en ella hasta su transferencia secundaria o baja documental. Archivo histórico: La unidad responsable de la administración de los documentos de conservación permanente y que son fuente de acceso público. Archivo de trámite: La unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa, los cuales permanecen en ella hasta su transferencia primaria. Área Coordinadora de Archivos: La instancia responsable de administrar la gestión documental y los archivos, así como de coordinar las áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos. Baja documental: La eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores históricos. 14

15 Catálogo de Disposición Documental: El registro general y sistemático que establece los valores documentales, vigencia documental, los plazos de conservación y disposición documental. Clasificación archivística: Los procesos de identificación y agrupación de expedientes homogéneos en términos de lo que establece el Cuadro general de clasificación archivística, con base en la estructura funcional de los sujetos obligados. Clasificación de la información: El proceso mediante el cual el sujeto obligado determina que la información en su poder está en alguno de los supuestos de reserva o confidencialidad, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Conservación: El conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos de archivo, sin alterar su contenido; Cuadro General de Clasificación Archivística: El instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. Datos personales: Cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable. Destino final: Selección de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico. Documentación de Comprobación Administrativa Inmediata: Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato: vales de fotocopias, minutarios, registros de visitantes, listados de envíos diversos, facturas de correspondencia de entrada y salida, tarjetas de asistencia, etc. No son documentos estructurados con relación a un asunto. Su vigencia administrativa es inmediata o no más de un año y no son transferidos al Archivo de Concentración. Documentos de archivo electrónico: Al que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de la dependencia o entidad de la Administración Pública Federal que precisa de un dispositivo electrónico para su registro, almacenamiento, acceso, lectura, impresión, transmisión, respaldo y preservación. 15

16 Expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados Ficha Técnica de Prevaloración: Documento para la autorización del Destino Final, que contiene la descripción de las características generales del Archivo y de la Unidad Administrativa Productora de la documentación; Guía General de Archivo: El esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales, de conformidad con el Cuadro general de clasificación archivística. Inventario documental: Los instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental). Plan Anual de Desarrollo Archivístico: Instrumento elaborado por el Área Coordinadora de Archivos que contempla las acciones a emprender a escala institucional para la actualización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual, una vez aprobado por el Comité de Información deberá ser publicado en el sitio de Internet de cada Dependencia y Entidad, así como sus respectivos informes anuales de cumplimiento. Trasferencia Documental: El traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria). 8.- BIBLIOGRAFÍA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. D.O.F En línea [Consultado el 11 de enero de 2017]. World Wide Web: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Lineamientos para la Creación y Uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos. D.O.F En línea [Consultado el 11 de enero de 2017]. World Wide Web:

17 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal.24 de agosto de 2012 Acuerdo: 2.3/10. En línea [Consultado el 11 de enero de 2017]. World Wide Web: CAMARA DE DIPUTADOS. Ley Federal de Archivos D.O.F En línea [Consultado el 11 de enero de 2017]. World Wide Web: CAMARA DE DIPUTADOS. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. D.O.F En línea [Consultado el 11 de enero de 2017]. World Wide Web: En línea [Consultado el 11 de enero de 2017]. World Wide Web: CAMARA DE DIPUTADOS. Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. DOF En línea [Consultado el 11 de enero de 2017]. World Wide Web: En línea [Consultado el 11 de enero de 2017]. World Wide Web: CAMARA DE DIPUTADOS. Ley General de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados. D.O.F En línea [Consultado el 11 de enero de 2017]. World Wide Web: En línea [Consultado el 11 de enero de 2017]. World Wide Web: CAMARA DE DIPUTADOS. Ley Federal De Transparencia y Acceso a la Información Pública. D.O.F En línea [Consultado el 11 de enero de 2017]. World Wide Web: CAMARA DE DIPUTADOS. Reglamento de la Ley Federal de Archivos. D.O.F. 13/05/2014. En línea [Consultado el 11 de enero de 2017]. World Wide Web: DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN. Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivo y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único D.O.F En línea [Consultado el 16 de mayo de 2017]. World Wide Web:

18 9.- NORMATIVIDAD Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos D.O.F ACUERDO que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivo y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único D.O.F Decreto del Instituto Nacional de Pediatría. D.O.F Estatuto Orgánico del Instituto Nacional De Pediatría Septiembre 2016 Ley Federal de Archivos D.O.F Ley Federal De Transparencia y Acceso a la Información Pública D.O.F Última reforma Ley General de Salud D.O.F Última reforma D.O.F Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública D.O.F Ley General de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados DOF: Ley de los Institutos Nacionales de Salud D.O.F Última reforma en D.O.F Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares DOF Lineamientos para la Creación y Uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control De Documentos D.O.F Reglamento de la Ley Federal de Archivos DOF: 13/05/