Uno de los procedimientos más complejos y exactos tiene que ver con el manejo de

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2 Uno de los procedimientos más complejos y exactos tiene que ver con el manejo de la nómina de las empresas, debido a que el talento humano es el elemento clave de las entidades, pues es gracias a los trabajadores que se pueden generar ingresos y utilidades. En este folleto encontrara información importante sobre el control informático y automatizado de tan importante aspecto para su empresa.

3 Algunos aspectos relacionados a la gestión del recurso humano: Es importante tener almacenada y actualizada toda la información necesaria para la liquidación de cada uno de los conceptos y soporte de la nómina de los trabajadores, La pérdida de la información, hace imposible la liquidación de los conceptos de nómina, como por ejemplo, prima de servicios, cesantías, vacaciones, entre otros conceptos. Cada uno de los soportes entregados por los trabajadores deben ser verificados para comprobar la veracidad de la información entregada por ellos, un error que se comete al liquidar la nómina de un trabajador es tomar datos incorrectos del contrato de trabajo, cómo un salario diferente al pactado o pasar por alto las variaciones del mismo durante el periodo a liquidar. Es importante tener en cuenta algunos parámetros que posee la empresa al momento de liquidar la nómina, por ejemplo, que la empresa esté cobijada con la ley 1607 en donde están exoneradas del aporte de parafiscales SENA e ICBF para trabajadores que devenguen menos de 10 salarios mínimos y se convierten en sujetos pasivos del impuesto de renta para la equidad CREE, el no aprovechar aspectos de la normatividad genera un aumento en los gastos de nómina. Es necesario dejar claras todas las especificaciones del contrato como tipo de contrato, fechas de inicio y fin si es el caso de un contrato a término fijo, salario, nivel de riesgo, especificación de horario y actividades, entre otros aspectos, pues este documento es la base para el cálculo de la nómina. La automatización del Pago Integrado de Liquidación de Aportes (PILA) basado en las novedades de liquidación de nómina optimizan los tiempos administrativos y agilizan los tiempos de entrega de dicha información, asignar correctamente la EPS, Caja de compensación y fondo de pensiones, y nivel de riesgo según las actividades previstas para cada uno de los cargos, da cumplimiento a las norma legales en cuanto al cubrimiento del trabajador contra posibles accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Dejar pasar las fechas límites de pago de nómina, seguridad social, prima de servicios, cesantías, entre otros pagos a los que esté obligado el empleador acarrea una serie de sanciones impuestas por las entidades reguladoras. En cuanto a las novedades ocasionales o fijas, se requiere un registro automático para tener pendiente las inasistencias, incapacidades, suspensiones, préstamos, planes funerarios, aportes a fondos de empleados entre otras.

4 Los informes a de auditorías al realizar los pago son importantes para realizar la verificación de la información y evitar pasar por alto todos los errores que se puedan cometan en el transcurso del periodo de liquidación (Quincenal o mensual, semanal, décadal, catorcenal). Es importante realizar informes periódicos para evitar reproceso, búsquedas de datos en muchos lugares y para tener un mayor control de la información de todo el talento humano de las empresas. La expedición de certificados es obligación del empleador y del encargado del talento humano de las empresas expedir certificados en el que conste el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado cuando el trabajador lo solicite. Es necesario que el personal encargado del talento humano de las empresas tenga presente cada una de las prácticas mencionadas anteriormente, para garantizar que la gestión de nómina se haga correctamente, evitar errores, reproceso, aumento de tiempo y posibles sanciones por las entidades reguladoras. Una forma de asegurar que estas prácticas se realicen de la mejor manera y con un margen mínimo de error, es manejar una herramienta que beneficie no solo el proceso de nómina sino que genere productividad y competitividad para las organizaciones. Herramientas de gestión de nómina como NOMINA WEB SERVICES permiten optimizar el tiempo administrativo.

5 Permite paramétrizar las hojas de vida de los empleados agrupando la información por Datos Laborales, Documentos Adjuntos, Criterios de Selección, entidades externas, información aportante (pila). Permite guardar los documentos escaneados y foto del empleado. Opción para generar las prórrogas de los contratos que estén con término definido. Novedades de retiro definitivo del contrato.

6 Novedades de retiro definitivo del contrato de manera colectiva, por centro de costo, operación, cargo, localidad operativa. Ingresa novedades fijas colectivas como embargos, préstamos a empleados, plan exequial, etc. Por centro de costo, operación, cargo, localidad operativa. Ingresa novedades fijas individuales como embargos, préstamos a empleados, plan exequial Etc.

7 Ingresa novedades ocasionales como Horas extras, comisiones, viáticos, etc. Desde su PC, o cualquier dispositivo móvil. Ingresa novedades de ausentismo como incapacidades, permisos, vacaciones disfrutadas, etc. Ingresa programación de vacaciones.

8 LIQUIDACIÓN DEFINITIVA Generación automática de los diferentes procesos de liquidación como nómina, cesantías/intereses primas, teniendo en cuenta las novedades ingresadas en los módulos anteriores. Genera listados de la nómina exportable a Excel Por tipo de NOMINA COMPROBANTES DE PAGO Genera comprobantes de pago para impresión, envió por correo electrónico por tipo de liquidación Permite revertir liquidación Para correcciones en las novedades

9 Genera comprobantes de prestaciones para impresión de pago y sus respectivos valores acumulados. detallando las fechas PAGOS DE NOMINA El módulo de consignación en banco permite realizar el pago de la nómina en efectivo, cheque o consignación a cuenta, también filtra el pago por criterios determinados como localidad operativa, grupo de nómina, centro de costo, etc Permite generar una preliquidación del pago, para posteriormente generar el archivo plano del banco o entidad externa para realizar el pago

10 NominaWS permite generar reportes de pago y exportarlos a Excel como un generador de informes CONSOLIDACIÓN NominaWS permite calcular automáticamente el dato consolidado de los conceptos de presentaciones o cualquier otra provisión que se requiera para los estados financieros.

11 CONTABILIZACIÓN Permite generar contabilización de la nómina, definiendo el tipo de documento y el número correspondiente, exportando a archivo plano y Excel NominaWS permite generar contabilización de consolidación prestaciones sociales

12 APORTES PILA Esta opción permite la autoliquidación de aportes PILA automática con base en las novedades de nómina. Se asocian los beneficiarios UPC (unidad de pago por capitación) Genera planos para los portales del Autoliquidación de aportes

13 AUTOGESTIÓN Esta opción permite a los empleados ingresar al portal con su número de cédula y una clave asignada por el sistema para poder acceder a sus cartas laborales, comprobantes de nómina. Genera cartas laborales básicas, con sueldo variable y sin remuneración generando archivo pdf Descongestiona el proceso operativo de la impresión por parte del área encargada.

14 REPORTES NominaWS experta la información a Excel con el fin de manejar sus tablas dinámicas para generación de reportes e informes como se muestra a continuación Total Suma de VALORMOV CENTRO DE COSTO Total AREA ADMINISTRATIVA DESPACHOS GERENCIA GENERAL MASTER PRODUCCION Total general Total 10% 5%3%5% Total AREA ADMINISTRATIVA DESPACHOS Permite generar cualquier tipo de análisis de datos y gráficas de tablas dinámicas 77% GERENCIA GENERAL MASTER Total Total CALI CALI CALI CALI CALI AREA ADMINISTRATIVA DESPACHOS GERENCIA GENERAL MASTER PRODUCCION

15 PARA EMPEZAR UN GRAN PROYECTO, HACE FALTA VALENTÍA. PARA TERMINAR UN GRAN PROYECTO, HACE FALTA PERSEVERANCIA ESPACIO PARA DISTRIBUIDOR LOCAL CR 24 B No 56 A 57 CALI VALLE TEL ogetsas@gmail.com